7 Inconvenientes de los Equipos Distribuidos: Cómo Identificarlos y Evitarlos

Gradualmente, los equipos distribuidos y remotos se convirtieron en la nueva normalidad para un enorme porcentaje de empresas en todo el mundo. Debido a este cambio, sin embargo, muchas organizaciones rápidamente descubrieron los peligros inevitables de inconvenientes que ponen en peligro la productividad y crean dificultades para los líderes que necesitan que sus equipos colaboren sin interrupciones – sin importar en qué zona horaria se encuentren. Entonces, ¿cómo pueden las empresas dedicadas a gestionar equipos distribuidos en 2021 contrarrestar posibles perturbaciones? Continúa leyendo para descubrirlo.

Equipos Distribuidos: Qué Son y Cómo Funcionan

Los equipos distribuidos son equipos que constan de dos o más empleados que trabajan en diferentes áreas, no comparten el mismo espacio físico de trabajo y comúnmente pueden ubicarse en diferentes ubicaciones geográficas y zonas horarias. Sin embargo, un equipo distribuido también puede constar de algunos miembros del equipo que simplemente trabajan permanentemente desde casa, mientras que otros usan un espacio de oficina de la empresa.

Para asegurar que tus equipos distribuidos trabajen con la máxima eficacia, las empresas necesitan vigilancia constante haciéndose siempre las siguientes preguntas:

• ¿Mi equipo está colaborando eficientemente?
• ¿Mi equipo está coordinando todos los proyectos de manera oportuna?
• ¿Mi equipo está utilizando las herramientas adecuadas para mantenerse conectado?

Las respuestas a estas preguntas proporcionarán una comprensión de si la empresa tiene un buen flujo de negocios.

Los equipos distribuidos deben trabajar con la misma comodidad y eficiencia que los equipos en la misma ubicación y establecer las mejores prácticas comunicativas desde el principio es esencial.

Puedes tener tu gestor de SEO ubicado en Londres, tu director de marketing en Nueva York y tu equipo de diseño en Praga – estos arreglos de trabajo flexible dependen enormemente de la agilidad, la tecnología y la colaboración. Y todos los signos apuntan a que están aquí para quedarse – según un estudio reciente, el 76% de los millennials dice que aceptarían un recorte de salario por más flexibilidad. La buena noticia es que el entorno hace que los equipos distribuidos sean una tendencia duradera en nuestros días. Aún así, esto no disminuye los obstáculos potenciales que estos equipos podrían tener que superar si la manera de resolverlos no se considera de antemano.

Equipos Distribuidos vs. Equipos Remotos: Diferencias y Características

Cuando hablamos de equipos que no ocupan el mismo espacio físico, podríamos escuchar términos como distribuido o remoto refiriéndose a ellos. Las similitudes entre los dos son muchas y obvias, incluyendo trabajar lejos de la oficina, tener más autonomía e independencia en tareas diarias, estar físicamente lejos de sus compañeros de equipo pero permanecer estrechamente interconectados en proyectos con la ayuda de la tecnología. Pero ¿cuáles son las diferencias que separan a los equipos distribuidos de los remotos? Aquí hay algunas características.

Diferencia Número 1:

• Los equipos distribuidos tienen todos los miembros del equipo literalmente distribuidos entre sí en varias ubicaciones, a veces en todo el mundo, sin importar si están usando un espacio de oficina o trabajando desde casa
• Los equipos remotos también trabajan físicamente separados entre sí pero generalmente no están distribuidos alrededor del mundo; generalmente trabajan dentro de aproximadamente la misma distancia del espacio de oficina

  

Diferencia Número 2:

• Los equipos distribuidos se extienden a mayores distancias, por lo que hay una buena probabilidad de que algunos de ellos nunca se reúnan con los otros en persona, solo virtualmente
• Los equipos remotos generalmente intentan reunirse ocasionalmente ya que es menos probable que estén a una larga distancia entre sí
  

Diferencia Número 3:

• Los equipos distribuidos no siempre son remotos – en algunas ubicaciones, varios miembros del equipo podrían estar ligados a una oficina y todos ellos trabajando desde un edificio de oficinas
• Los equipos remotos generalmente no están ligados a una oficina, aunque generalmente están en la misma ubicación a nivel de país

  

En ambos tipos de equipos, sin embargo, la vigilancia sobre la comunicación y la colaboración es un imperativo constante – no olvides revisar nuestros 7 consejos para aumentar la productividad en equipos remotos.

Por Qué el Modelo de Equipo Distribuido Está Aquí para Quedarse

Una predicción de Upwork basada en su "Informe Futuro del Trabajador" dice que para 2028, el 73% de las empresas estarán gestionando equipos distribuidos. Las organizaciones han encontrado que a través de este método ofrecen un mejor equilibrio entre trabajo y vida personal y las personas encuentran más productividad operando de esa manera.

Pero para examinar más a fondo por qué se espera que los equipos distribuidos jueguen un papel importante en el futuro de muchas empresas, veamos cinco de los beneficios más notables para los empleadores.

Beneficio 1: Talento Sin Limitaciones

Con el modelo de equipos distribuidos, las empresas pueden atraer y contratar expertos de todos los campos sin importar dónde estén posicionados geográficamente

Beneficio 2: Flexibilidad en los Plazos

Distribuir tu equipo en diferentes países, especialmente tus especialistas en marketing y ventas, podría resultar en una mayor distribución en mercados potenciales y clientes en todo el mundo y una cobertura más amplia de oportunidades en todo momento

Beneficio 3: Evolución del Trabajo y Mayor Productividad

Establecer un equipo distribuido significa dar a las personas mucha libertad en no tener que estar físicamente en un lugar específico para hacer su trabajo. Tener esta agilidad generalmente significa que lo único que se está rastreando es la productividad y los resultados y que no estás limitando a tu equipo por mucho más

Beneficio 4: Rentabilidad

Muchas empresas con pagos anuales promedio altos para roles específicos, como desarrolladores, eligen posicionar su equipo en países donde el conjunto de habilidades sigue siendo alto, pero el salario anual es mucho menor

Beneficio 5: Más Fácil Que Nunca

En 2021, gestionar un equipo distribuido es más fácil que nunca, con herramientas que conectan a los compañeros de equipo y les permiten colaborar y compartir recursos a través de aplicaciones que permiten:

• Compartir archivos
• Mensajería y chat
• Gestión de tareas y proyectos
• Análisis y evaluación

Todo esto serviría como una línea vital básica para equipos que están distribuidos y dependen de la verdadera colaboración para mantenerse exitosos. Para asegurar que como empleador hayas proporcionado la mejor oportunidad para eso, elegir la herramienta de software adecuada es crucial y podría ser la diferencia entre entregar resultados mediocres o realmente excelentes.

7 Inconvenientes de los Equipos Distribuidos: A Qué Estar Atento

Trabajar con equipos distribuidos y no estar físicamente con tus colegas podría crear una multitud de dificultades en ciertas situaciones. Para superar los desafíos de los equipos distribuidos, primero necesitamos ver los riesgos potenciales. Entonces, veamos los 7 inconvenientes más comunes que enfrentan los equipos distribuidos.

1. Colaboración Deficiente

En un entorno virtual y con personas a menudo en diferentes zonas horarias, la mentalidad de "cada uno por su cuenta" es un peligro real. Aquí, una herramienta de gestión de proyectos es esencial para mantener la colaboración en el primer plano de los objetivos, rastrear entregas individuales así como el rendimiento general

2. Pérdida de Comunicación

No es un problema trivial en absoluto. Con equipos distribuidos ubicados en todo el mundo, podrían volverse desconectados y no tener las discusiones necesarias que sus tareas requieren. Las herramientas de comunicación como parte integral de los procesos cotidianos son la respuesta a este desafío.

3. Falta de Transparencia

Cada proyecto debe ser altamente visible en cada etapa – más aún cuando estás gestionando equipos distribuidos. El uso diario de una herramienta de gestión de proyectos con tareas claramente delineadas, dependencias, posibles bloqueadores y fechas de vencimiento resuelve este obstáculo.

4. Dificultades con el Conocimiento y el Intercambio de Archivos

No estar en la misma zona horaria a menudo podría significar que cuando un vendedor necesita algo del gerente de marketing, tendrá que esperar un día laboral completo para que se conecte. Tener una biblioteca compartida para archivos y mantener todo lo que uno podría necesitar en el mismo lugar, para que siempre tengan la versión más actualizada de las cosas, es crucial para resolver esto.

5. Pérdida de Grandes Ideas

Si un equipo está trabajando en el mismo espacio, las personas generan ideas con más frecuencia y dan seguimiento a las ideas. Con la distancia, esto resulta más difícil y las grandes ideas a menudo no se comparten o se pierden en la comunicación, especialmente con múltiples herramientas cambiando. Valiosa aquí sería la capacidad de crear tareas rápidamente a partir de discusiones en línea y rastrear esas tareas con un esquema claro de propiedad.

6. Disrupciones Causadas por una Mala Organización

En cada proyecto, los resúmenes, archivos, pasos y responsabilidades deben estar claramente delineados desde el principio. No hacerlo podría resultar en disrupciones y retrasos sin importar cuán talentoso sea el equipo.

7. Mala Trazabilidad

Los resultados son importantes en cualquier punto, por lo que medirlos continuamente minimiza la probabilidad de errores y ayuda a corregir el rumbo a tiempo.

Principales Consejos para Gestionar Equipos Distribuidos

Con todos los desafíos y riesgos que conlleva trabajar con equipos distribuidos, las empresas necesitan pensar preventivamente y asegurar que han cubierto todas las bases. Cada gerente quiere asegurar que se entreguen resultados de la mejor manera mientras se mantiene a su equipo feliz y próspero. Entonces, veamos los principales consejos para gestionar equipos distribuidos con una aplicación de software como Slingshot.

1. Tener Todos los Activos Digitales en Un Lugar

No es necesario cambiar de aplicación o usar diferentes canales. Al unificar todos tus activos digitales en un lugar, tu equipo puede colaborar eficientemente en todas las zonas horarias y siempre tener acceso a los archivos más actualizados. Con Slingshot, tus proveedores de nube se integran en la aplicación, permitiendo la carga y/o vinculación a cualquier archivo – para que cada miembro del equipo tenga acceso a los archivos más recientemente actualizados a nivel de tarea

2. Tener Conversaciones en Contexto

La comunicación, las ideas y las joyas de la lluvia de ideas nunca se pierden en Slingshot, con una funcionalidad de chat que coloca las conversaciones en contexto según cada proyecto/equipo/tarea – y también te permite crear tareas directamente a partir de un elemento de conversación

3. Tener una Propiedad Clara

Con sus características de gestión de proyectos, Slingshot ayuda con la propiedad, la división de tareas y el seguimiento de cualquier problema o bloqueo a lo largo de las campañas.

4. Tener una Descripción General en Cualquier Momento

Usar una aplicación como Slingshot significa tenerla como tu centro de gestión de proyectos, conectando todos los datos necesarios para tu equipo – seguimiento de tareas, fechas de vencimiento, resultados de campañas pagadas, progreso del proyecto y discusiones en contexto

5. Tener Tu Análisis Listo de Un Vistazo

Usar características impulsadas por datos ayuda a los equipos a mantenerse al tanto de los datos actuales de las campañas, a través de paneles, seguimiento de KPI, y les da la capacidad de pasar de una perspectiva a una acción en segundos

Con Slingshot, los equipos pueden mantenerse al tanto de los proyectos incluso en diferentes zonas horarias gracias a la combinación de gestión moderna de proyectos y archivos de equipo, chat y análisis de datos todo dentro de una aplicación.

Prueba Slingshot hoy o ponte en contacto con nosotros si deseas una demostración o tienes alguna pregunta.