7 Consejos para mejorar la productividad y alineación en equipos remotos

Todo cambió en marzo de 2020, con el cambio masivo de todo el personal posible al trabajo remoto debido a las medidas de COVID-19. El modelo sin precedentes cortó todos los lazos con el lugar de trabajo físico para muchas personas, y todos necesitaban adaptarse de la noche a la mañana. Hoy, más de un año después, muchos aún trabajan desde casa o de forma híbrida, utilizando solo parcialmente los espacios de oficina.

Nuestras salas de estar son ahora donde están nuestras estaciones de trabajo, tomamos descansos en nuestra cocina o en la terraza, y nos conectamos con nuestros compañeros de trabajo a través de aplicaciones de chat y colaboración.

Es más, algunas de las personas que cambiaron de lugar de trabajo durante la pandemia nunca han visto a su equipo en persona, solo en línea. Esta es la nueva normalidad a la que las organizaciones necesitaban adaptarse a nivel mundial. Y dado que se espera que el trabajo remoto continúe durante mucho tiempo, la pregunta de cómo mantener alta la productividad o incluso aumentarla durante este período es muy comprensible. Así que continúa leyendo para descubrir cómo puedes lograr eso fácilmente para tu equipo y organización.

¿Qué es un equipo remoto?

Los equipos remotos son aquellos que han intercambiado el espacio de la oficina por su propio hogar y están trabajando sin estar presentes físicamente en reuniones semanales, sesiones de lluvia de ideas y cualquier otro tipo de cooperación en equipo.

Al comienzo de este gran cambio (que ocurrió con poco o ningún aviso), muchos pensaron que era solo por poco tiempo y temporal. Según esta encuesta de Deloitte, el 31% de los empleadores pensó que sus equipos regresarían al sitio en algún momento en 2020 y el 30% en la primera mitad de 2021.

Ahora es seguro decir que el trabajo remoto está aquí para quedarse en una forma u otra. Para muchos, la combinación entre trabajar desde casa y pasar tiempo en la oficina será el modelo más deseado.

Y aunque la mayoría de las empresas revisan regularmente cuáles son las actitudes hacia el regreso a la oficina entre los trabajadores, mientras el mundo se desplaza lentamente hacia la reapertura de todo, muchas personas no quieren que el trabajo remoto termine. Según FlexJobs, un asombroso 51% de las personas encuestadas dijeron que "definitivamente" buscarían un nuevo trabajo si no pueden continuar trabajando de forma remota en su rol actual, el 65% dijo que quería continuar trabajando completamente de forma remota después de la pandemia y el 33% optó por el arreglo de trabajo híbrido. Definitivamente hay algo cautivador sobre la libertad y flexibilidad que tienen los equipos de trabajo remoto. Así que es lógico que las organizaciones necesiten encontrar una forma no solo de mantener a todos felices, sino de hacer que la productividad se dispare y en una trayectoria siempre ascendente.

Cómo gestionar equipos remotos

Antes de "la nueva normalidad", cada equipo tenía contacto real: ocupábamos los mismos espacios y podíamos sentarnos y hablar entre nosotros, hacer lluvia de ideas, verificar el progreso de proyectos y tareas, y hacer control de daños cuando era necesario. Los gerentes de equipos estaban en el mismo entorno, lo que en última instancia conducía a buena visibilidad y productividad diaria. Eso era antes, pero ahora las cosas son diferentes. La gestión de equipos remotos se convirtió en una necesidad para la que muchos líderes de equipo y gerentes no estaban preparados. Los desafíos incluyen:

• Incapacidad de supervisar cara a cara
• Falta de acceso a información sobre el progreso de proyectos o tareas
• Desconexión de las necesidades y perspectivas del equipo
• Tiempo de respuesta más lento y problemas con la gestión del tiempo

Aun así, todos los desafíos y obstáculos pueden superarse con algunas prácticas de gestión básicas que cada equipo puede implementar para que los gerentes tengan una buena visión general.

Aquí hay algunos consejos de productividad del trabajo remoto para ejecutar una buena gestión del equipo remoto.

• Enfatizar la comunicación: durante este período remoto, los gerentes deben continuar comunicándose con sus equipos con la misma frecuencia y profundidad que lo hacían cuando estaban en la oficina. Esta comunicación puede ocurrir a través de un canal preferido: correo electrónico, llamadas (con video o sin), y chat frecuentemente.

• Usar buenas herramientas de colaboración: la tecnología es más que una amiga en este momento, es el salvavidas de tu equipo. Así que elige la herramienta que proporcionará a tu equipo la capacidad de mantenerse conectado, compartir recursos, comunicarse y mantenerse mutuamente actualizado sobre sus tareas en curso diariamente.

• Mantener reuniones inteligentes: es bueno tener un tiempo de reunión equilibrado y tener reuniones más largas solo para lo realmente importante. Para cosas más pequeñas, puedes crear el hábito de tener una reunión rápida en línea de 15 minutos para mantener el seguimiento. También es una buena idea grabar y compartir ciertas reuniones.

• Enfoque en resultados: manteniendo un buen registro de todas las tareas y teniendo buena comunicación y visibilidad en el progreso, los gerentes tienen su vista en los resultados y saben precisamente qué tiene éxito y qué no. Al no intentar microgestionar el tiempo de tu equipo remoto, las horas trabajadas, etc., simplemente sigue el registro del trabajo realizado. Esto es especialmente valioso cuando el equipo se extiende por diferentes ubicaciones.

• Tener confianza y responsabilidad juntas: mientras el equipo es remoto, muchos gerentes sienten la tentación de microgestionar y mirar sobre su hombro constantemente, aunque sea virtualmente. Los trabajadores fuertes prosperan cuando sus líderes confían en ellos. Entonces, establece expectativas y mantén un registro (preferiblemente a través de una herramienta), pero mantente alejado de inspecciones innecesarias.

Seguir estos consejos establece a los gerentes para un buen equilibrio con su equipo remoto, ya que resaltan los requisitos centrales para que la gestión remota tenga éxito. El equipo remoto aún necesita la atención de un gerente, pero de manera diferente, proporcionando estabilidad y flexibilidad al mismo tiempo.

¿Están los trabajadores remotos más productivos?

Esta es probablemente la pregunta más importante de las organizaciones cuyos equipos continúan trabajando remotamente bien entrada 2021. En el reciente informe El futuro del trabajo remoto, el 32% de los gerentes dijeron que la productividad en los equipos realmente ha aumentado con el cambio remoto. Un informe de CIPD de abril de este año muestra que los empleadores son menos propensos a decir que el aumento del trabajo desde casa ha disminuido la productividad (23%) y el 38% de los empleadores dicen que la productividad se ha mantenido igual (sin cambios desde junio de 2020).

El debate sobre la productividad es animado y muchas empresas intentan medir la productividad regularmente para evaluar qué está haciendo el trabajo remoto. Un estudio británico de ESRC muestra que el 54% de los trabajadores dicen que ahora están haciendo mucho más "por hora" en comparación con los tiempos previos al confinamiento. Casi el 90% afirma que la productividad se mantiene. Y otra investigación muestra que las personas son igualmente productivas desde casa y desde la oficina.

Aun así, con todos los resultados multidireccionales, los empleadores permanecen preocupados por cómo se mantendrá la productividad en su negocio si el trabajo remoto continúa indefinidamente.

Y con muchas personas rechazando las restricciones de una ubicación física, habiendo encontrado la libertad de flexibilidad, podría haber una colisión en el futuro en el que los empleadores intenten obligar a su equipo a regresar a la oficina.

Sea cual sea el caso, ciertos escollos pueden reducir el nivel de productividad de los equipos remotos, como:

• Tendencias de agotamiento: hubo un estudio de la plataforma de empleo en línea global Monster que mostró que el trabajo remoto aumentó el estrés y el agotamiento, así como el trabajo extra, y el agotamiento fácilmente conduce a una productividad disminuida

• Pérdida de comunicación: para equipos que necesitan ser unidos en sus proyectos, en desarrollo, ventas o trabajo creativo, existe el riesgo de perder la conexión y tener discrepancias en el resultado, plazos perdidos y pérdida general de contacto diario, especialmente si no hay una buena herramienta de colaboración presente

• Distracciones durante el horario de trabajo: aunque esto no es cierto para todos, un gran porcentaje de personas es incapaz de trabajar solas en una habitación cuando está en casa y tiene la distracción de mascotas, cónyuge e hijos alrededor

Para adelantarse a estos peligros, muchas empresas ahora intentan activamente medir la productividad de sus trabajadores remotos y contrarrestarlos activamente.

Cómo medir la productividad de los trabajadores remotos

Se sigue esperando que los equipos remotos entreguen resultados; es lo que los negocios conocen de corazón y probablemente una de sus mayores preocupaciones desde el comienzo de la pandemia. Hay varias formas buenas de medir exactamente eso: la productividad que muestran los trabajadores remotos y los resultados que realizan. Esto no solo es bueno para la tranquilidad de los gerentes y la organización en su conjunto, sino para ver el plan de objetivos futuros y oportunidades de mejora. Así que aquí hay algunas formas mediante las cuales puedes medir la productividad a corto y largo plazo.

• Tener visibilidad en las tareas: realiza un seguimiento del resultado y tiempo de finalización para las tareas, luego compara con el punto de referencia para estimar y obtener una visión general de las fechas de vencimiento y realizar un seguimiento del progreso fácilmente a través de software

• Buena comunicación remota: tu equipo necesita estar en un lugar virtualmente como lo estaban en un lugar físicamente antes de la pandemia; así que asegúrate de tener una herramienta de comunicación y colaboración que haga que sea cómodo. Y para los gerentes, esta sigue siendo la mejor manera de rastrear la participación del equipo

• Gestión de archivos compartidos en línea: tener siempre todo a mano es invaluable cuando tu equipo está trabajando remotamente y aumenta la productividad con tiempo y esfuerzo ahorrados

• Colaboración en línea: asegúrate de que siempre ves la participación y actividad en cada proyecto, sin perder un tiempo precioso en reuniones largas; la colaboración en línea se trata de transparencia, la capacidad de discutir problemas e ideas todo en un lugar, y una buena retroalimentación

• Aumentar transparencia, no vigilancia: asegúrate de tener una buena visión general de todas las fechas de vencimiento, eventos, participación y progreso y sigue eso, no el tiempo que tu equipo pasa en línea y cuándo hacen el trabajo

Al aprovechar la tecnología y tener opciones para un cambio rápido de dirección cuando sea necesario, la productividad en equipos remotos seguirá creciendo con el tiempo.

7 consejos para mejorar la productividad del equipo remoto: Los beneficios de una aplicación todo en uno

Con equipos que no necesariamente trabajan en el mismo lugar, ser productivo depende enormemente del software de colaboración que utilizan. Pero tener que cambiar constantemente entre más de una aplicación diariamente puede resultar cansador y resultar en una pérdida de productividad. Una solución todo en uno como Slingshot es la respuesta para resolver el caos de estos obstáculos que generalmente resultan en tiempo valioso perdido.

Así que aquí hay 7 consejos para mejorar la productividad del equipo remoto usando una aplicación de colaboración todo en uno en lugar de múltiples herramientas.

1. Mantén todos los archivos en un solo lugar: como dijimos, cambiar entre múltiples herramientas resulta en pérdida de tiempo y distracción; es mucho mejor dedicar tiempo y esfuerzos para colaborar en un solo lugar y mantener todos los archivos allí. A través de aplicaciones como Slingshot, tus proveedores en la nube se integran en la aplicación, permitiendo la carga y/o vinculación de cualquier archivo; así que cada miembro del equipo tiene acceso a los archivos más recientemente actualizados a nivel de tarea

2 Unir la función de chat con datos: la mayoría de los equipos remotos necesitan depender de datos todos los días, especialmente cuando se necesita un seguimiento del progreso y gestión de campañas. Con una aplicación todo en uno, los miembros del equipo pueden discutir ideas y problemas sin cambiar y al mismo tiempo usar análisis de datos para tomar decisiones basadas en datos.

3 Tener información disponible en cualquier momento: si echamos un vistazo a Slingshot en sus características de aplicación de colaboración, esencialmente puede servir como centro central de gestión de proyectos, conectando todos los información necesaria para tu equipo: seguimiento de tareas, fechas de vencimiento, resultados de campañas pagadas, progreso del proyecto y discusiones en contexto

4 Organización rápida sin interrupciones: al mantener documentos clave y resúmenes de proyectos al frente, la organización de equipos remotos ocurre rápidamente y sin problemas, mientras que al mismo tiempo las personas pueden obtener información rápida sobre el cronograma de la campaña, tener contenido listo, detectar bloqueadores y aclarar rutas hacia el éxito sin la necesidad de hurgar en el caos

5 Tener buena colaboración entre equipos: asegúrate de que la alineación entre departamentos (por ejemplo, ventas y marketing) esté presente en todo momento, rastreando métricas, KPIs, y tener todos los recursos en un lugar, mapear cronogramas, colaborar en ROI, seguimiento del presupuesto, etc.

6. Asegurar excelente gestión de proyectos: si eliges una aplicación con componentes sólidos de inteligencia empresarial que proporcionen dashboards y análisis, y características de gestión de proyectos, puedes asegurar que cualquier problema o bloqueo se trate en el acto o incluso antes de que suceda

7. Dirección clara sobre expectativas y responsabilidad: dentro de cada tarea, es bueno tener un cronograma de todo el proceso de principio a fin, todos los archivos disponibles, resumen, discusiones y direcciones claras, sin necesidad de múltiples iteraciones

El trabajo en equipo remoto es obviamente para quedarse, así que cada buen equipo merece la oportunidad no solo de mantenerse bueno sino de prosperar y ser excelente.