Una Guía para Principiantes en Equipos Ágiles

Los miembros del sector empresarial a menudo buscan previsibilidad, pero eso no es posible.

Los mercados pueden ser impredecibles, con circunstancias imprevisibles en cualquier momento.

La transparencia organizacional no es una bola de cristal, pero puede proporcionar cierta perspectiva sobre la trayectoria en que se encuentra un equipo.

Al dar acceso inmediato a todos sobre el estado de cada proyecto y cada tarea, las alertas tempranas sobre proyectos e iniciativas permiten que los equipos pivoten y se ajusten antes de que un proyecto se descarrile.

El resultado es una mayor agilidad del equipo en general: las prioridades se pueden reevaluar, los recursos reasignarse y los planes cambiarse para mitigar los desafíos y maximizar los resultados potenciales.

¿Qué es un Equipo Ágil?

Los equipos ágiles suelen ser pequeños grupos de miembros de equipos multifuncionales que se reúnen alrededor de un proyecto con límite de tiempo. Se espera que el equipo ágil tenga todas las competencias necesarias para completar el proyecto, ya sea programación, diseño, redacción o capacidad de toma de decisiones. Los roles y responsabilidades no son tan importantes como los resultados finales que deben atribuirse a todo el equipo en lugar de a un miembro individual del equipo.

Según un artículo publicado en Agile Alliance, el equipo se reúne solo para ese proyecto específico. Una vez que el proyecto finaliza, el equipo se disuelve o se reorganiza con miembros diferentes en un proyecto diferente con nuevos entregables. Una de las funciones principales de tener equipos ágiles es la capacidad de entregar productos de alta calidad dentro de un período relativamente corto pero medible. Para lograr un alto rendimiento en un plazo ajustado, los equipos ágiles se ensamblan para entregar resultados de alta calidad en ráfagas cortas e intensas.

Dos Formas de Describir un Equipo Ágil Multifuncional

Un equipo multifuncional es parte de un sistema o producto/servicio que abarca todas las competencias necesarias.

Un equipo multifuncional tiene todas las habilidades necesarias para desarrollar un producto/servicio. La solicitud de cambio se realiza sin demora.

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Roles y Responsabilidades del Equipo Ágil

En muchos casos, los equipos ágiles se dividen en tres roles y responsabilidades principales: el miembro del equipo ágil, el scrum master y el propietario del producto.

• El Miembro del Equipo Ágil: Un miembro del equipo es cualquier individuo que contribuye al equipo ágil. Una persona puede ser miembro del equipo de múltiples equipos ágiles. El miembro del equipo ágil puede ser un desarrollador de software, diseñador de UI/UX, analista de datos, etc.
• El Scrum Master / Líder del Equipo: El scrum master actúa como entrenador del equipo ágil y facilita las reuniones del equipo.
• El Propietario del Producto: Actúa como representante del cliente, involucra a partes interesadas clave como gerentes de proyecto y otros propietarios de productos, y garantiza que el proyecto cumpla con los entregables acordados.

Estructura del Equipo Ágil

La estructura del equipo ágil suele ser más horizontal que lineal. No es tan importante cómo está estructurado el equipo ágil sino cómo se desempeña. Sin embargo, hay algunas estructuras diferentes que podrías usar al armar tu propio equipo ágil.

Aquí hay 6 ejemplos de estructuras de equipos ágiles:

Equipo Ágil de Generalistas

Un generalista no es alguien que sabe un poco de muchas cosas diferentes, sino alguien que tiene competencia en múltiples campos diferentes. En la estructura del equipo ágil de generalistas, cualquiera puede asumir cualquier tarea.

Eso no significa que la persona generalista sea un experto, pero sabe lo suficiente sobre los estándares y mejores prácticas para resolver un problema. Eso es muy beneficioso cuando surgen problemas: no necesitas hacer coincidir calendarios con especialistas fuera del equipo ya que ya tienes un miembro del equipo que tiene la competencia central para diseñar una solución.

Si quieres incorporar una estructura de equipo ágil de generalistas, necesitas encontrar a las personas adecuadas para que funcione. No todos en el equipo son expertos en análisis de datos o especialistas en ventas, así que debes identificar a las personas de múltiples pasiones en tu organización para incluirlas en tu equipo ágil. Además, para que esto funcione, necesitas un proyecto que no requiera ninguna experiencia temática específica.

Equipo Ágil Especialista

Los especialistas se denominan expertos en la materia o PEMS. A diferencia del generalista, el equipo ágil especialista consta de expertos con profunda experiencia en el campo. En este tipo de equipo, todos son responsables de sus propias tareas relacionadas con la experiencia.

Los especialistas pueden ser más beneficiosos para tu equipo porque a menudo son más rápidos en sus tareas específicas y llegan a soluciones más eficientes (gracias a su profunda experiencia). Sin embargo, a veces un equipo lleno de especialistas no es ideal y tus especialistas pueden terminar sentados esperando su siguiente tarea, ya que están sobrecalificados para el trabajo regular. Por eso, este enfoque se recomienda para organizaciones experimentadas.

Equipo Ágil Híbrido

Esta estructura de equipo ágil combina tanto generalistas como especialistas. Mientras que los especialistas enfocan sus esfuerzos en tareas que requieren su profunda experiencia, los generalistas son responsables de la integridad del proyecto.

Se sabe que esta estructura de equipo ágil funciona mejor para proyectos ágiles a gran escala y complejos.

Equipo Ágil en Transición

La estructura del equipo ágil en transición es básicamente el proceso de transición de tu organización a un enfoque basado en principios ágiles. Cambiar a una nueva forma de trabajar podría no ser fácil para todos, así que tienes que ayudar a tu equipo a adoptar el nuevo enfoque de trabajo. Necesitarán tiempo para acostumbrarse a las prácticas, el lenguaje y los procesos ágiles. La desventaja de la estructura ágil en transición es una línea de tiempo de entrega extendida.

Equipo Ágil Paralelo

La estructura del equipo ágil paralelo no es la más fácil de gestionar. En este equipo, el trabajo de todos cambia por sprint. Por ejemplo, en un sprint todos escribirán código y luego en el siguiente sprint, todos se involucran en probarlo.

Si no hay una razón particular para usar esta estructura, entonces quizás sea mejor elegir otra.

Subequipo Ágil de Producto

Los subequipos de producto son unidades autónomas de un equipo más grande. Esta estructura se puede aplicar a proyectos complejos que deben desglosarse para simplicidad, responsabilidad y visibilidad. En tal estructura, tu equipo ágil tendrá responsabilidad en un área específica de trabajo mientras mantiene el entregable general hecho de varias subareas.

Cada equipo ágil que es parte del proyecto trabajará juntos para contribuir a los objetivos y metas del proyecto.

Tu Estructura de Equipo Ágil

Como líder del equipo ágil, es tu responsabilidad establecer la estructura de tu equipo ágil. Afortunadamente, ágil es un enfoque adaptativo, así que puedes configurarlo de la manera que funcione mejor para tu organización y proyecto. Las estructuras anteriores son generales, y no es necesario seguir ninguna de ellas: prueba, cambia y ajusta hasta que encuentres la mejor estructura de equipo ágil para tu propio equipo y necesidades.

¿Cuál es el Tamaño Recomendado de un Equipo Ágil

El tamaño ideal del equipo ágil es pequeño, generalmente entre 5 y 11 personas, pero el número óptimo es alrededor de 3 a 7 personas. Si tienes más de 7 personas en tu equipo, puedes crear múltiples equipos ágiles más pequeños.

Cómo Mantiene un Equipo Ágil los Requisitos

Los equipos ágiles mantienen sus requisitos en un backlog. En Scrum, se llama Product Backlog y los elementos que se almacenan en él se denominan elementos del backlog del producto (PBI). Estos elementos pueden ser requisitos funcionales, requisitos no funcionales, mejoras, solicitudes de cambio o defectos.

Cada miembro del equipo mantiene un backlog personal de elementos en los que está trabajando y generalmente mantiene su backlog en lugares como Jira, Wiki o Whiteboard.

Por Qué es Importante Confiar en el Equipo en Ágil

Un equipo sin confianza no es realmente un equipo sino un grupo de personas simplemente trabajando juntas. Una definición de confianza que nos gusta es "creencia firme en la confiabilidad, la verdad o la capacidad de alguien o algo".

Para que un equipo ágil sea exitoso, la confianza y la comunicación son dos de los factores más importantes. El equipo necesita confiar el uno en el otro, y el líder necesita confiar en el equipo y el proceso: es una necesidad al entregar proyectos usando un tipo de gestión de proyectos ágil.

La confianza establecida entre los miembros del equipo ágil los ayuda a comunicarse rápidamente y responder más rápido a cambios y problemas cuando surgen. La confianza es la base de procesos de equipo efectivos y alto rendimiento.

Y no solo que los equipos trabajen más rápido, de manera más eficiente y mejor cuando hay confianza, sino que el nivel de disfrute del trabajo también aumenta.

Como miembro de un equipo ágil, puedes ayudar a establecer confianza en tu equipo siendo honesto y transparente en el proceso de comunicación, cumpliendo con tus compromisos, buscando ayuda si carecas de conocimiento o experiencia en el trabajo de una tarea particular, discutiendo problemas de confianza, no juzgues ni culpes, y conoce a tus compañeros de equipo de manera más personal.

Equipos Ágiles Remotos

Los equipos ágiles remotos son prácticamente idénticos a los equipos ágiles, excepto que todos los miembros del equipo son remotos. El artículo de McKinsey del año pasado analiza algunos de los desafíos que enfrentan los equipos cuando trabajan separados, como desconfianza, deseo de chequeos más frecuentes y retrasos en proyectos y tareas. Según el mismo artículo, la experiencia del trabajo remoto puede conducir a ineficiencia y cohesión reducida.

Prueba Slingshot

Una guía de Harvard Business Review sobre Gestionar a Tus Trabajadores (Recientemente) Remotos menciona que:

• El 80% de los nuevos trabajadores remotos creen que tendrían mejores relaciones con comunicaciones más frecuentes
• El 43% piensa que más tiempo de contacto los ayudaría a desarrollar relaciones más profundas con los miembros del equipo
• El 52% no siente que fueron tratados equitativamente por sus compañeros de equipo
• El 84% cree que los desafíos o preocupaciones del lugar de trabajo se prolongaron durante unos días o más
• El 41% asume que los miembros del equipo están hablando de ellos a sus espaldas versus el 31% de los trabajadores colocados

Pero no dejes que esto te asuste. Las organizaciones pueden hacer que los equipos ágiles prosperen en un entorno remoto si lo desean. Los miembros del equipo tendrían que encontrar el uso óptimo de tecnologías y adaptarse a la comunicación en línea para garantizar la colaboración y la productividad. Y eso no es imposible. Aquí hay algunas sugerencias sobre cómo hacer que el estilo de trabajo remoto funcione para tus equipos ágiles según InfoWorld:

• Elige el equipo, las herramientas y el espacio de trabajo adecuados
• Sé presente y conversa con tus compañeros de equipo
• Comprométete con asignaciones realistas del equipo e individuales
• Aumenta la documentación
• Aprende a traducir actividades ágiles en persona (como reuniones de pie) en digitales.

Podría tomar tiempo, pero el trabajo remoto está aquí para quedarse, así que es importante preparar tu equipo en consecuencia. Además, casi cualquier organización ya está usando herramientas digitales para simplificar su trabajo, así que la lucha real es la adaptación y la comunicación efectiva.

Slingshot Está Aquí para Ayudarte

Slingshot viene listo para llevar tu equipo ágil en línea. Al mantener a todos informados, los equipos pueden mantenerse al tanto de los proyectos incluso en diferentes zonas horarias, lo que significa que la productividad no sufre aunque los miembros del equipo no puedan estar físicamente presentes entre sí.

Slingshot simplifica la colaboración al incorporar gestión moderna de proyectos y archivos de equipo, chat y análisis de datos, todo dentro de una sola aplicación. Cuando puedes compartir fácilmente todos estos elementos en un lugar con los miembros del equipo y compartir proyectos con miembros del equipo externos, se restaura la calma. Con flujos de productividad robustos listos para usar y diseñado para funcionar sin inconvenientes a fin de permitir flujos de trabajo de colaboración continua. Esto ayuda a los equipos a cruzar silos de colaboración, previene interrupciones de trabajo y facilita que los equipos trabajen mejor juntos.

¿Estás listo para transformar la forma en que trabaja tu equipo? Pruébalo hoy y ve cómo Slingshot puede ayudar a tus equipos a entregar resultados extraordinarios que impulsen el crecimiento empresarial.