3 mejores prácticas para el almacenamiento de contenido que puede utilizar ahora mismo

No existe un departamento en ninguna empresa del mundo que no dependa del contenido diariamente.

Y en el mundo digital actual, ya no dependemos de documentos impresos o unidades USB para compartir. Podemos utilizar el contenido que necesitamos de cualquier forma y acceder a él en segundos, con almacenamiento de contenido.

Sin embargo, esta necesidad constante de compartir y proporcionar acceso a archivos, el continuo ir y venir hasta que todos en el equipo tengan el archivo más actualizado puede ser tedioso. Asegurar que todos tengan acceso es crucial, pero puede ser consumidor de tiempo e ineficiente en casos en que el propietario del archivo posiblemente esté de vacaciones o haya dejado la organización.

¿Entonces, qué puede hacer para evitar este dilema?

Lea las tres mejores prácticas a seguir al compartir contenido en Slingshot para asegurar que ningún archivo, documento o activo creativo se pierda jamás.

3 mejores prácticas para el almacenamiento de contenido

Mantenga todo el contenido en un lugar compartido

Cuando crea un archivo de contenido y lo comparte en un correo electrónico o chat, por ejemplo, su último pensamiento es: "¿Pero podrá mi equipo acceder a este archivo si llegara a dejar la empresa?"

Entonces, el primer paso para compartir contenido de forma segura que evite esto es establecer reglas claras para su equipo al compartir archivos de cualquier tipo.

Ancle su contenido desde una ubicación compartida como SharePoint, Google Drive y DropBox (todos integrados con Slingshot), y asegúrese de otorgar acceso a todos en su departamento, incluidos los compañeros relevantes fuera del mismo.

Nombre sus carpetas correctamente

Manténgalo simple para todos. No hay necesidad de usar nombres complejos o abstractos para las carpetas donde guarda su contenido. Manténgalo intuitivo y transparente, para que los miembros del equipo siempre sepan dónde deberían encontrar y guardar el contenido. Haga que las estructuras de carpetas sean directas y no demasiado profundas.

No haga excepciones con las reglas de contenido

Una vez que hace una excepción a las "reglas de contenido" que su organización o departamento tiene, eso abre la puerta para que el contenido se propague a través de demasiados proveedores de nube. Lo mismo ocurre con mantener sus archivos localmente sin proporcionar acceso a todos. Entonces, se convierte en un caos y los archivos no se pueden encontrar cuando más se necesitan. Mantenga todo limpio e imponga que su equipo siga las mejores prácticas.

Con la revolución digital, para muchos equipos llegó la realización de que el contenido ahora se comparte de forma más libre y sin esfuerzo que nunca. Pero no tener reglas al respecto puede llevar a un caos organizativo y pérdida de tiempo, sin mencionar el retraso en la ejecución del proyecto.

Seguir estas mejores prácticas al almacenar contenido en Slingshot es una forma fantástica de mantener su trabajo siempre accesible y ayudar a su equipo a prosperar en un espacio de trabajo digital integrado.