¿Qué es el software de gestión de proyectos?

Cualquier negocio de cualquier tipo enfrenta el desafío de gestionar numerosos proyectos, planes, tareas y personas. No es una tarea fácil. Sin embargo, contar con una solución que le ayude a mantener todo organizado mientras gestiona varios proyectos es algo que no querrá perderse. Un software de gestión de proyectos mejora la planificación, la programación, la colaboración del equipo, la gestión del presupuesto y mucho más.

Este artículo de blog tiene como objetivo familiarizarle con qué es el software de gestión de proyectos, cuáles son los tipos y funciones del software de gestión de proyectos, sus ventajas y desventajas, y finalmente qué considerar al elegir una solución de software de gestión de proyectos.

Entonces, ¿Qué es el software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos es un software que utilizan las empresas para la planificación de proyectos, la programación de la asignación de recursos, la ejecución, el seguimiento y la colaboración en la entrega de proyectos de software y web. Permite que los directores de proyectos (PM), las partes interesadas y los usuarios mantengan las asignaciones en el camino correcto, cumplan con los plazos y se mantengan dentro del presupuesto. Es una excelente solución para pequeños equipos de startups, equipos de organizaciones grandes, así como múltiples equipos diferentes que trabajan hacia la finalización del mismo proyecto.

Con una solución de gestión de proyectos en su lugar, todos los miembros del equipo pueden acceder al mismo lugar central para obtener información, documentación y monitorear el estado de las asignaciones. Ayuda a que ejecutar numerosos proyectos, analizar el desempeño del equipo y realizar un seguimiento del progreso de cualquier miembro del equipo individual, así como del proyecto sea muy fácil.

Típicamente, la página de inicio del software de gestión de proyectos representa un panel que brinda a los usuarios acceso a todas las funciones y características del software. Desde ese panel, se permite a los usuarios crear nuevas tareas y proyectos, gestionar los existentes, así como ver sus notificaciones. Las soluciones modernas de software de gestión de proyectos también tienen chats integrados que facilitan y hacen más directa la colaboración entre miembros del equipo.

Tipos de software de gestión de proyectos

Hay algunos tipos de software de gestión de proyectos disponibles para los directores de proyectos. Difieren principalmente por la ubicación de la instalación de la aplicación y la utilización de la aplicación.

Local (On-premise) - Estas soluciones de software de gestión de proyectos se instalan localmente en el servidor de su empresa, que se encuentra en el centro de datos y es mantenido por el equipo de TI. El acceso al software se limita a los dispositivos conectados a su servidor local.

Basado en la nube (Cloud-based) - Las soluciones más populares se basan en la nube, lo que significa que se ofrecen en forma de SaaS (software como servicio) por proveedores de servicios de aplicaciones. Todos pueden acceder al software de gestión de proyectos en cualquier momento y desde cualquier lugar, generalmente a través de un navegador web. Este tipo de solución de software también puede incluir algunas opciones locales que tienen versiones basadas en web también.

Individual - Soluciones web simples y directas que típicamente están diseñadas para aquellos PM que no necesitan muchas características, trabajan en un pequeño número de proyectos, o solo uno, o simplemente están probando e intentando antes de comprar una solución completa.

API abierta (Open API) - Proporciona a los usuarios finales la capacidad de añadir soluciones de software de gestión de proyectos a las aplicaciones existentes de otro tipo.

Características del software de gestión de proyectos

No todo el software de gestión de proyectos es igual. Las diferentes soluciones varían en capacidades, pero generalmente, la mayoría tienen algunas cosas en común. Aquí hay algunas de las características esenciales que los proveedores de software de gestión de proyectos ofrecen y que debe buscar al elegir una solución para las necesidades de su proyecto:

Planificación de proyectos - Lleve los proyectos de ideas a historias de éxito. Mapee fácilmente las tareas del proyecto y describa visualmente las interacciones de tareas.

Gestión de tareas - Todo lo necesario para gestionar una tarea a través de su ciclo de vida desde la planificación hasta la ejecución. Establezca plazos, dependencias y prioridades, y asegure que el proyecto se mantenga en el camino correcto y se complete a tiempo.

Proyectos padres-hijos - Proyectos grandes (padres) bajo los cuales caen los proyectos más pequeños (hijos). Facilita el seguimiento del estado de los proyectos.

Capacidad de asignar roles - Diseñe una cultura de propiedad creando un entorno de trabajo transparente donde todo sea visible para todos, incluyendo quién está trabajando en qué en cada proyecto.

Colaboración - La capacidad de comunicarse dentro de la aplicación y colaborar en tareas e proyectos individuales compartiendo comentarios, retroalimentación e ideas, mientras se mantiene un registro histórico de las discusiones.

Compartir documentos y archivos - Comparta y trabaje en documentos juntos integrando fácilmente aplicaciones de almacenamiento en la nube de terceros en la aplicación. Mantenga los documentos bien organizados en un lugar y tengan acceso fácil para todos.

Paneles KPI - La forma más rápida de hacer seguimiento del desempeño del proyecto es crear un panel de KPI del proyecto que siempre muestre información clave en tiempo real.

Ventajas y desventajas del software de gestión de proyectos

El propósito principal del software de gestión de proyectos es asistir a los directores de proyectos en las diferentes etapas del proyecto, y viene con muchos beneficios que simplifican y mejoran su proceso general de gestión de proyectos. Sin embargo, el software de gestión de proyectos también tiene sus contras.

Aquí están los principales beneficios de usar software de gestión de proyectos, así como qué desventajas podría tener:

Ventajas

Planificación de proyectos sin esfuerzo

El proceso de planificación de un proyecto toma tiempo y esfuerzo y muchas organizaciones tienden a no hacerlo adecuadamente y aquí es donde generalmente comienza la caída de un proyecto. El software de gestión de proyectos hace que la creación de un plan de proyecto se sienta como un paseo por el parque. Ayuda al director del proyecto a desglosar el proyecto en tareas e hitos y proporciona a todos los miembros del equipo las herramientas para hacer su trabajo de manera más eficiente desde el comienzo hasta el final del proyecto.

Mejor trabajo en equipo

El éxito de cada proyecto depende del desempeño del equipo que trabaja en él y para que los equipos produzcan resultados extraordinarios, la comunicación y la colaboración son de importancia esencial.

Con la ayuda del software de gestión de proyectos, todo su equipo puede colaborar fácilmente en proyectos en tiempo real creando discusiones, haciendo lluvia de ideas sobre varios temas, comunicándose a nivel de tareas y proyectos compartiendo retroalimentación e ideas, así como chatear instantáneamente dentro de la aplicación.

Según Capterra, el 63% de las empresas utilizan software de gestión de proyectos para sus funciones de colaboración.

Trabajo remoto en su mejor momento

El software de gestión de proyectos hace que el trabajo remoto sea mucho más simple y fácil debido a todas las características de gestión de tareas, compartir archivos, colaboración y comunicación que proporciona. Todos los recursos necesarios están disponibles al alcance del equipo y los directores de proyectos pueden verificar el estado de las tareas en unos pocos clics.

La forma de trabajar remota probablemente se convertirá en la nueva forma normal de trabajar en el futuro cercano y la solución de gestión de proyectos es una parte integral de esto.

Todo en un lugar

¿Está cansado de cambiar entre aplicaciones de gestión de tareas, aplicaciones de colaboración y numerosos canales de chat? El software de gestión de proyectos combina todos sus activos y herramientas de proyecto en un lugar. Olvídese de andar buscando en aplicaciones documentos, mensajes, tareas o detalles del proyecto, etc., y tenga todo lo que necesita para hacer su trabajo bien organizado en un solo lugar.

Acceso en cualquier momento, en cualquier lugar

Uno de los principales beneficios del software de gestión de proyectos es que casi todas las soluciones en el mercado tienen una aplicación móvil y puede acceder fácilmente a su panel, proyectos y tareas en cualquier momento y desde cualquier lugar. Puede hacerlo en las horas de trabajo habituales, en los fines de semana, cuando está en casa, cuando está de vacaciones, siempre.

Desventajas

Si bien el software de gestión de proyectos está destinado a ayudar a los directores de proyectos y equipos de proyectos a optimizar sus procesos, como muchas otras aplicaciones, aprender este tipo de software puede llevar tiempo. Los PM deben aprender cómo usar las funcionalidades principales de la aplicación y asegurarse de que su equipo aprenda a usarlas de manera efectiva para realizar su trabajo también. Va a llevar algún tiempo que todos se acostumbren al nuevo software. Y aunque esto no es necesariamente una desventaja porque toda nueva aplicación requiere algún tiempo de aprendizaje independientemente de cuán intuitiva y fácil de usar sea, esto depende completamente del software que va a elegir. Algunos software de gestión de proyectos es muy complejo y en lugar de acelerar y simplificar sus proyectos, puede hacer exactamente lo opuesto.

Necesita considerar cuidadosamente y determinar qué solución de gestión de proyectos funcionará mejor para los proyectos de su organización, para no gastar dinero y tiempo sin sentido en herramientas que no van a entregar los resultados deseados.

Cómo elegir el software de gestión de proyectos

Elegir el mejor software de gestión de proyectos para sus necesidades es un viaje continuo de prueba y error. Pero con el enfoque correcto y requisitos específicos, no tiene que ser tan abrumador. Para comenzar, primero debe definir qué características necesita para manejar sus proyectos.

Explorar todas las soluciones disponibles en el mercado toma mucho tiempo y mucha prueba ya que hay cientos de herramientas. Entonces, ¿cómo elige la que funcionará mejor para usted? Intentar encontrar la herramienta adecuada para sus necesidades sin orientación es una pérdida de tiempo. Hemos reunido algunos de los puntos más importantes que debe considerar al elegir software de gestión de proyectos:

Facilidad de uso

Si no elige una solución que sea fácil de usar para su equipo, después de comprar, lo más probable es que descubra que es el único que la usa. Asegúrese de elegir software intuitivo y fácil de usar que no tome meses para aprender. Un buen software de gestión de proyectos debe ser simple y directo y no debería tomar más que unos pocos días acostumbrarse a él.

Integración con otras herramientas

Al considerar las diferentes opciones, preste atención a la integración. Cuando desea organizar y gestionar todos sus proyectos desde un lugar, tendrá que poder almacenar en él todos sus documentos, archivos, recursos, etc. Con el software de gestión de proyectos, los equipos deberían poder acceder a todas estas cosas desde dentro de la aplicación. Esto aumenta la productividad al reducir el tiempo de cambio entre varias aplicaciones.

Y no asuma simplemente que si hay herramientas integradas en el software funcionaría para usted, busque específicamente las herramientas que su equipo ya está usando ya sea Dropbox, Google Drive u OneDrive, por ejemplo.

Aplicación móvil nativa

Una aplicación móvil nativa también debe estar disponible. La forma de trabajar remota es la norma nueva y está creciendo rápidamente, así que su solución de gestión de proyectos debe poder acomodar eso. Ser capaz de gestionar y hacer seguimiento de sus tareas y proyectos, y colaborar con su equipo desde cualquier lugar, incluso en el camino, es imprescindible.

Escalabilidad

Debe saber que el software de gestión de proyectos que elige puede mantenerse al día con sus necesidades en evolución y equipo en crecimiento, mientras sigue cubriendo todos sus requisitos.

Calcular y justificar el costo

¿Puede ver ahorros a largo plazo en la solución que está considerando? Si es así, eso es excelente y podría haber encontrado su software de gestión de proyectos, pero si no, siga buscando opciones. Esta es una inversión, así que debe considerar no solo el precio que va a pagar, sino si esta herramienta cambiará y mejorará el tiempo desperdiciado, las oportunidades perdidas y los problemas causados por su flujo de trabajo actual.

Obtenga retroalimentación de su equipo

Son las personas que van a usar este software, por lo que su opinión y retroalimentación son muy importantes. Regístrese para pruebas gratuitas y luego pregúntele a su equipo si cree que la herramienta hizo que su flujo de trabajo fuera más eficiente, qué les gusta o no les gusta de ella, ¿hay características faltantes de las que su equipo podría beneficiarse, y están generalmente entusiasmados con trabajar con esa solución.

Costo del software de gestión de proyectos

El precio es un factor importante al elegir su solución de gestión de proyectos. Algunos proveedores de software proporcionan información de precios transparente en su sitio web, otros proporcionan cotizaciones especializadas en su lugar. El precio del software de gestión de proyectos varía ampliamente. Hay múltiples estructuras de precios que van desde opciones de entrada libre hasta opciones premium de cientos y miles de dólares.

Aquí están los factores más comunes que influyen en el costo del software de gestión de proyectos:

• Número de usuarios - algunos vendedores cobran por persona
• Características - algunos vendedores ofrecen características premium a un costo adicional
• Facturación - anual vs mensual, algunos vendedores pueden ofrecer descuentos si paga por un año en lugar de mensualmente

También debe considerar los costos adicionales por implementación, capacitación y soporte que podrían aplicarse o ser necesarios.

Salude a Slingshot

Slingshot viene listo para llevar su gestión de proyectos al siguiente nivel. Al mantener a todos informados, los equipos pueden mantenerse al tanto de los proyectos incluso en diferentes zonas horarias, lo que significa que la productividad no sufre aunque los miembros del equipo no puedan estar físicamente presentes entre sí.

Slingshot simplifica la colaboración incorporando gestión moderna de proyectos y archivos de equipo, chat y análisis de datos todo dentro de una aplicación. Cuando puede compartir fácilmente todos estos elementos en un lugar con los miembros del equipo y compartir proyectos con miembros del equipo externos, se restablece la tranquilidad. Con flujos de productividad robustos listos para usar y está diseñado para funcionar sin problemas para permitir flujos de trabajo de colaboración continua. Esto ayuda a los equipos a cortar a través de silos de colaboración, previene interrupciones de trabajo y facilita que los equipos trabajen mejor juntos.

¿Está listo para transformar la forma en que su equipo trabaja? Pruébelo hoy y vea cómo Slingshot puede ayudar a sus equipos a entregar resultados extraordinarios que impulsen el crecimiento empresarial.