Superando el Caos Organizacional

¿Qué es el Caos Organizacional?

Karen Martin, autora de The Outstanding Organization, define el caos en su artículo de Fast Company como "cambios de prioridades, dirección poco clara, procesos inestables, clientes insatisfechos, empleados desconectados".

Los signos del caos varían pero a menudo incluyen un aumento en la cantidad de tiempo que los trabajadores dedican a buscar información, falta de claridad sobre roles y responsabilidades, objetivos poco claros, y una sensación de que los equipos están "siempre intentando ponerse al día".

¿Qué tan generalizado es? Una encuesta reciente de más de 200 ejecutivos de alto nivel en varias industrias realizada por la firma de asesoramiento Cohn Reznick descubrió que el 91,9% de los encuestados identificaron caos dentro de su organización. Casi la mitad informó que el caos es generalizado. Sin embargo, solo el 27% informó que tenía planes para solucionarlo.

Las personas tienden a acostumbrarse al caos porque piensan que es "solo la forma en que funciona el mundo" y comienzan a creer que no se puede hacer nada al respecto. Si bien es verdad que no se puede eliminar completamente el caos, se puede gestionar creando procesos estándar y mecanismos. El objetivo es lograr una colaboración efectiva del equipo manteniendo a todos los miembros del equipo informados, actualizando instantáneamente los cronogramas y permitiendo que los miembros sean más proactivos a medida que se incluyen en las prioridades que cambian rápidamente.

En las próximas páginas, presentaremos algunos de los pasos clave para ayudarle a superar el caos organizacional. Estos incluyen:

• Abordar el dilema del contenido: facilitar la búsqueda y el intercambio de archivos con los miembros del equipo
• Crear equipos transparentes donde los miembros del equipo siempre estén "informados"

• Integrar objetivos en los flujos de trabajo
• Controlar la sobrecarga tecnológica

El Dilema del Contenido

Con la explosión de contenido en todas partes: en herramientas, sistemas, aplicaciones, bases de datos y portales corporativos separados, y más, los trabajadores del conocimiento dedican cada vez más tiempo a buscar la información correcta. The Economic Times encuentra que los empleados dedican más del 25% de su tiempo buscando los datos que necesitan para hacer su trabajo. El problema se ve agravado porque los trabajadores del conocimiento a menudo solo necesitan una parte de la información que recuperan para resolver el problema real.

Accenture encuentra que el 59% de los gerentes de nivel medio pierden información valiosa cada día porque no pueden encontrarla o nunca la ven.

El caos creado por demasiado contenido se intensifica por el hecho de que es difícil compartir información, a menudo no solo dentro de una empresa, sino también con socios y clientes. Con frecuencia, el contenido se separa de las herramientas y aplicaciones que las personas usan regularmente. Los equipos necesitan herramientas y mecanismos que les permitan adjuntar contenido relevante a tareas o proyectos en curso y poder encontrarlo siempre en el mismo lugar.

Características de la plataforma que ayudan a optimizar el dilema del contenido:

• Incorpora varios elementos de gestión de proyectos, procesos y archivos

• Proporciona a los equipos un lugar para trabajar con tableros de contenido que contienen archivos y documentos relacionados con la tarea en cuestión, pero el contenido puede estar en otras aplicaciones como Teams, SharePoint o Google Docs.
• Permite a los usuarios crear fácilmente espacios de trabajo compartidos y seguros que se pueden segmentar por departamento, socio o clientes externos.

Transparencia en el Trabajo en Equipo

Los equipos no logran cumplir sus objetivos más del 60% de las veces, según la Dra. Eunice Parisi-Carew, Asociada Fundadora en The Ken Blanchard Companies. La falta de comunicación y colaboración en equipo son las razones más citadas, siendo la gerencia superior y los miembros del equipo quienes culpan a los líderes de equipo.

Una razón clave por la que los proyectos fallan es que no se completan a tiempo. Esto ocurre con frecuencia porque los problemas no se señalan lo suficientemente rápido, y los líderes de equipo no se enteran de los problemas hasta que es demasiado tarde para solucionarlos.

Esto se conoce como falta de transparencia del equipo.

¿Cómo Lograr la Transparencia en el Trabajo en Equipo?

Un equipo transparente, por otro lado, está armado con procesos y herramientas de gestión de proyectos para que el equipo pueda funcionar en un entorno caótico y que cambia rápidamente. A medida que los plazos del proyecto cambian: se aplazan las fechas de lanzamiento de nuevos productos, las campañas de marketing cambian, o las fuerzas del mercado afectan los comportamientos de compra, el líder del equipo tiene visibilidad sobre las cargas de trabajo y los cronogramas actualizados de su equipo. Esto permite al líder evaluar rápidamente los recursos restantes, reorganizar prioridades y comunicar efectivamente estas actualizaciones a su equipo.

¿Cómo se hace esto hoy? Muchos continúan trabajando con hojas de cálculo y correos electrónicos, reuniones improvisadas, visitas a los escritorios o reuniones individuales. Pero esto requiere mucho tiempo y, en última instancia, resulta ineficaz. Y causa microgestión, que daña la moral del equipo.

Con transparencia, todos tienen visibilidad de sus propios cronogramas y de los cronogramas de sus compañeros de equipo. Las responsabilidades también se vuelven transparentes, al igual que las dependencias. Cada miembro del equipo sabe lo que se requiere de ellos y cómo su trabajo afecta a otros. Los elementos vencidos y bloqueados están claramente marcados, lo que responsabiliza a las personas.

Las visualizaciones como gráficos de Gantt o vistas de cronograma facilitan la transparencia del equipo.

Con una vista de Gantt o cronograma, por ejemplo, un líder de equipo, o incluso un miembro del equipo, puede agregar o reprogramar proyectos en un par de clics. Arrastrar y soltar proyectos o tareas en la cronología cambia las fechas de vencimiento y desplaza los plazos correspondientes de cualquier tarea o subtarea dependiente. Los asignados son notificados instantáneamente de estas actualizaciones.

Integración de Objetivos en los Flujos de Trabajo

Establecer objetivos a nivel organizacional, departamental y de equipo ayuda a gestionar el cambio rápido. Si una parte de la organización no recibe la información que necesita de otra parte, resulta en ineficiencia y, con el tiempo, el problema crece. Los objetivos y tácticas ayudan a identificar lo que los trabajadores necesitan en un nivel táctico para hacer su trabajo. También ayudan a comunicar prioridades y un entendimiento común del éxito. Esto también incluye la capacidad de los equipos de vincular sus actividades a los objetivos y objetivos compartidos.

¿Qué es la Alineación de Objetivos?

Para asegurar que las tareas de cada empleado se alineen con los objetivos de la empresa, asegúrese de comunicar el mandato de la empresa a todo el personal, y repítalo durante la temporada de establecimiento de objetivos para asegurar que esté en mente. Aliente a todos los empleados a vincular sus objetivos al mandato estratégico, y a trabajar con sus colegas para alinear objetivos comunes entre departamentos y equipos.

Control de la Sobrecarga Tecnológica

La productividad de los trabajadores es una de las primeras víctimas cuando una empresa adopta nuevas tecnologías, según un artículo de Deloitte, Plataformas de Adopción Digital: Una solución centrada en las personas para la adopción exitosa de tecnología. El artículo señala que en una encuesta sobre los efectos de la transformación digital, el 90 por ciento de los encuestados dijo que volverse digital es más destructivo que constructivo.

Las herramientas de colaboración son un ejemplo principal. Se alienta a los empleados a usar tantas herramientas que a menudo están abrumados por mensajes de múltiples canales de comunicación. Y a menudo estas comunicaciones son extrañas y no están directamente vinculadas al trabajo en cuestión.

Slack es un ejemplo de una herramienta de colaboración que, al funcionar demasiado bien, ha impactado negativamente en la productividad. Contradictoriamente, Slack facilita demasiado la comunicación. De hecho, sería físicamente imposible que un empleado en una gran empresa lea todos sus mensajes y canales de Slack en su totalidad, según datos de la empresa de análisis de productividad Time Is Ltd.

La programadora Alicia Liu lo expresó mejor en una publicación de Medium el año pasado: "Al reducir la barrera para iniciar la comunicación, el efecto secundario oculto es que Slack tiene la capacidad silenciosa de aumentar exponencialmente la sobrecarga de comunicación. Resultando en comunicaciones mucho más voluminosas y de menor calidad".

La mezcla de los dos puede ser mala para la productividad.

La avalancha de nuevas aplicaciones no desaparecerá pronto; la historia nos muestra que durante tiempos de innovación, las nuevas tecnologías solo aumentan. La forma de lidiar con esto es a través de estándares, como archivos jpg o png, o archivos de Microsoft Word o Google Docs, o si los archivos están ubicados en Box, SharePoint u otros repositorios de contenido.

Idealmente, desea soluciones o plataformas que proporcionen un espacio de trabajo único donde todas las tareas, archivos, comentarios y discusiones sean visibles, pero el contenido puede estar en cualquier lugar y, debido a que está basado en estándares, es accesible desde el espacio de trabajo compartido.

Slingshot Ayuda a los Equipos a Superar el Caos Organizacional

Slingshot ayuda a los equipos a ser más productivos y ágiles para que puedan entregar resultados extraordinarios. Slingshot desata el poder de los equipos al conectar a todos entre sí y con datos, contenido, proyectos y chats dentro de un único espacio de trabajo digital.

Las características clave de Slingshot incluyen:

• Gestión de archivos simple, inteligente e intuitiva para mejorar la organización del equipo
• Chat en contexto y en tiempo real para mejorar la comunicación del equipo
• Visualizaciones de datos precisas e informativas para mejorar la toma de decisiones
• Propiedad transparente en la gestión de proyectos para mejorar la alineación y confianza del equipo

Slingshot agrega análisis de datos, gestión de proyectos e información, chat y evaluación de estrategia basada en objetivos, todo en una sola aplicación intuitiva.

Use Slingshot para ejecutar equipos exitosos que minimicen el caos con estas capacidades:

Crear calma y eficiencia en equipos, departamentos y colaboradores externos facilitando la búsqueda y el acceso a la información.

Slingshot ayuda a crear calma y eficiencia siendo el lugar único donde los miembros del equipo pueden encontrar fácilmente lo que necesitan cuando lo necesitan. Elimine el intercambio de archivos incómodo y caótico entre varios departamentos, o con clientes y socios. Trabaje juntos en el contenido en tiempo real donde quiera que se almacene y discuta cualquier problema o idea en discusiones en tiempo real, a nivel de tarea o en chat 1-1. Con Slingshot puede compartir solo lo que desea con quien desea segmentando fácilmente y estableciendo permisos por propietario, miembro o invitado para mantener la integridad de los datos.

Aprovechando la información procesable facilitando a su equipo el uso de datos para mejorar la productividad.

La funcionalidad de análisis de datos de Slingshot permite a sus equipos crear y compartir visualizaciones de datos y paneles para impulsar objetivos comunes, tomar mejores decisiones y lograr mejores resultados. Solo Slingshot facilita que los equipos actúen sobre la información de datos al organizar equipos comerciales para tomar medidas. Los equipos pueden crear y compartir visualizaciones de datos y paneles dentro de un espacio común donde ocurre el trabajo, todo en una sola aplicación: un lugar donde los equipos pueden crear un proceso o proyecto para gestionar la ejecución de acciones, mantener a todos en la misma página y avanzar con chat y luego medir los resultados.

Logrando mejores resultados cuando todos están enfocados e involucrados en los mismos objetivos y estrategias.

Impulse la alineación del equipo utilizando Slingshot para establecer OKR que asignen el trabajo diario y de proyectos a los objetivos y estrategias organizacionales. Ahora los gerentes pueden dedicar menos tiempo a celebrar reuniones de estado del equipo y verificar el estado del trabajo individual, y más tiempo como mentores y pensando proactivamente en el negocio.

Diseñando una cultura de propiedad y responsabilidad con mejor transparencia del flujo de trabajo.

Facilite la responsabilidad del equipo e individual creando un entorno de trabajo transparente donde todo es visible para todos, incluido el estado de quién está asignado a qué tarea, las fechas clave de entrega y los objetivos y métricas del equipo. Los miembros del equipo también pueden usar ventanas de descripción general personal para obtener una imagen clara de su propio estado de trabajo personal en todos sus proyectos y responsabilidades para anticipar problemas y reprioritizar su propio trabajo.

Las muchas características integradas y la amplia gama de capacidades basadas en datos de Slingshot mantienen el caos organizacional a raya y ayudan a las empresas a mantenerse exitosas y productivas en todos los niveles. La transparencia, la información organizada y la capacidad de mantener todo en un lugar: discusiones de chat, contenido, gestión de tareas y análisis de datos, hacen posible confiar en su equipo y mantenerlo productivo en todo momento, con interrupciones mínimas o nulas.