リモートチームの生産性とアライメントを向上させるための 7 つのコツ

2020年3月、COVID-19対策により、可能な限り多くの職員がリモートワークへの大規模なシフトにより、状況は大きく変わりました。前例のないこのモデルにより、多くの人々は物理的な職場との結びつきが切られ、誰もが一夜にして適応する必要がありました。1年以上経った今でも、多くの人々は自宅で、あるいはハイブリッド型で働いています。オフィススペースの一部のみを利用する形です。

私たちのリビングルームは今や私たちのワークステーションがある場所になり、休憩室はキッチンやテラスになり、チャットやコラボレーションアプリを通じて同僚と繋がります。

さらに、パンデミック中に職場を変えた人の中には、対面でチームメンバーと会ったことがない人も多数います。対面ではなく、オンラインでのみの関係です。これは組織が世界中で適応する必要があった新しい常態です。リモートワークが多くの人々にとって継続することが予想されるため、この期間に生産性を高く保つ方法、あるいはそれを向上させる方法という質問はとても理解できるものです。チームと組織のために簡単にそれを達成する方法を見つけるために、読み進めてください。

リモートチームとは何か?

リモートチームとは、オフィススペースを自宅に置き換え、週次ミーティング、ブレーンストーミングセッション、その他のチーム協力の形式に物理的に参加していないチームのことです。

この大きな変化の始まり(予告なく起きました)で、多くの人は一時的なものだけだと考えていました。Deloitte のこの調査によれば、雇用主の 31% はチームが 2020 年のいつか、30% は 2021 年の前半に職場に戻ると考えていました。

今では、リモートワークは何らかの形で存在し続けることは安全に言えます。多くの人にとって、自宅での作業と職場での時間を組み合わせたモデルが最も望ましいモデルになるでしょう。

ほとんどの企業は定期的にオフィスへの復帰についての労働者の態度を確認していますが、世界がゆっくりとすべての再開に向けてシフトしているため、多くの人々はリモートワークの終了を望んでいません。FlexJobs によると、回答者の実に 51% が、現在の職場でリモートワークを継続できない場合は「絶対に」新しい仕事を探すと答え、65% はパンデミック後も完全なリモートワークを継続したいと答え、33% はハイブリッドワークを選択しました。確かに、リモートワークチームが持つ自由と柔軟性には何か魅力があります。だからこそ、組織はすべての人を幸せに保つだけでなく、生産性を高く、そして継続的に向上させるストアタスを持つ方法を見つける必要があるのは論理的です。

リモートチームを管理する方法

「新しい常態」の前は、すべてのチームは真の接触を持っていました。同じスペースを占め、お互いに座って話す、ブレーンストーミング、プロジェクトやタスクの進捗を確認し、必要に応じて損害管理を行うことができました。チームとマネージャーは同じ環境にいたため、最終的に毎日の優れた可視性と生産性につながりました。それは以前のことです。しかし今は違います。リモートチームの管理は、多くのチームリーダーとマネージャーが準備できていなかった必要性になりました。課題は以下を含みます。

• 対面での監督ができない
• プロジェクトやタスクの進捗に関する情報へのアクセスがない
• チームのニーズと観点から切り離されている
• 対応時間が遅く、時間管理に関する問題がある

それでも、すべての課題と障害は、マネージャーが良い概要を持つためにすべてのチームが実装できる基本的な管理慣行により、克服することができます。

良好なリモートチーム管理を実行するためのリモートワーク生産性のコツをいくつか紹介します。

• コミュニケーションを強調する – このリモート期間中、マネージャーはオフィスにいたときと同じ頻度と深さでチームと通信を続ける必要があります。このコミュニケーションは、好ましいチャネル(メール、通話(ビデオ付きまたはなし)、チャット)を通じて頻繁に行われることができます。

• 良好なコラボレーションツールを使用する – 技術はこの期間中のあなたのチームの友人以上です。それはあなたのチームのライフラインです。したがって、チームが接続を保つ、リソースを共有し、コミュニケーションを取り、日々の進行中のタスクについて互いに更新されたままでいる能力を提供するツールを選択してください。

• ミーティングをスマートに保つ – バランスの取れたミーティング時間を設定し、本当に重要な内容にのみ長いミーティングを設けることは良いアイデアです。より小さなことのために、追跡するための 15 分のオンラインハドルの習慣を作成できます。特定のミーティングを記録して共有することも良い考えです。

• 結果に焦点を当てる – すべてのタスクの良い追跡を維持し、進捗に関する優れたコミュニケーションと可視性を持つことで、マネージャーは結果に目を光らせ、何が成功しているか、何がそうでないかを正確に知っています。リモートチームの時間、働いた時間などを微視的に管理しようとせず、行われた仕事を追跡してください。これは特にチームが異なる場所に分散している場合に特に価値があります。

• 信頼と責任を一緒に持つ – チームがリモートにある間、多くのマネージャーは微視的に管理し、その肩をほぼ仮想的に見ている傾向があります。強い労働者は、リーダーが彼らを信頼するときに繁栄します。期待値を設定し、追跡(最高のツール)してください。しかし、不必要な検査から遠ざかってください。

これらのコツに従うことで、マネージャーはリモートチームとの良い均衡を設定します。リモート管理が成功するための中核要件を強調しているためです。リモートチームはまだマネージャーの注目が必要ですが、異なる方法で、同時に安定性と柔軟性を提供しています。

リモートワーカーはより生産性が高いですか?

これはおそらく、チームが 2021 年まで継続してリモートで作業している組織からの最大の質問です。最近のリモートワークの未来レポートでは、マネージャーの 32% がリモートシフトでチームの生産性が実際に増加したと述べています。4月のこの年のCIPD レポートは、雇用主が在宅勤務の増加が生産性を低下させたと言う可能性が低いことを示しており、雇用主の 38% は生産性が同じままである(2020年6月以降の変化なし)と述べています。

生産性に関する議論は活発で、多くの企業はリモートワークが生産性にどの程度の影響を与えているかを評価するために定期的に生産性を測定しようとしています。英国ベースの ESRC の研究は、労働者の 54% がロックダウン前の時と比較して、現在「1時間あたり」はるかに多く行っていると述べています。ほぼ 90% は生産性が維持されていると主張しています。また、別の研究は、人々は自宅とオフィスから同等の生産性があることを示しています。

それでも、すべての多方向の結果を持つため、雇用主はリモートワークが無期限に続く場合、ビジネスの生産性がどのように維持されるかについて懸念を保ち続けています。

多くの人々が物理的な場所の制限を否定し、柔軟性の自由を見つけた中で、今後、雇用主がチームをオフィスに戻ることを強制しようとする可能性がある衝突があるかもしれません。

どのような場合でも、特定の落とし穴はリモートチームの生産性レベルを低下させることができます。例えば:

• バーンアウト傾向 – グローバルなオンライン雇用プラットフォーム Monster による研究は、リモートワークがストレスとバーンアウト、および残業に寄与することを示しており、バーンアウトは生産性の低下につながります。

• コミュニケーションの喪失 – プロジェクト、開発、営業、クリエイティブ作業で密接である必要があるチームの場合、接続の喪失と結果の矛盾、見落とされた期限、および特にそこに良好なコラボレーションツールがない場合、毎日の全体的な接触の喪失のリスクがあります。

• 仕事中の気晴らし – これはすべての人に当てはまるわけではありませんが、大多数の人は自宅の部屋で一人で働くことができず、ペット、配偶者、および子どもたちの気晴らしがあります。

これらの危険から先手を打つため、多くの企業は現在、リモートワーカーの生産性の測定を積極的に試みています。

リモートワーカーの生産性を測定する方法

リモートチームはまだ結果を提供することが期待されています。それはビジネスが心から知っていることであり、おそらくパンデミックの始まりからの最大の懸念の1つです。リモートワーカーが示す生産性と彼らが実行する結果を正確に測定する、いくつかの良い方法があります。これはマネージャーと組織全体の心の平和のためだけでなく、ロードマップを見て、将来の目標と改善の機会についても良いことです。したがって、短期および長期で生産性を測定できるいくつかの方法があります。

• タスクの可視性を持つ – タスクの出力と完了時間を追跡し、ベンチマークと比較して、見積もりと概要の期限を実行し、ソフトウェアを通じて進捗を簡単に追跡できます。

• 良好なリモートコミュニケーション – チームはパンデミック前に物理的に1つの場所にいたのと同じようにオンラインで1つの場所にいる必要があります。快適なコミュニケーションとコラボレーションツールを持っていることを確認してください。マネージャーの場合、これはチームの関与を追跡するための最良の方法のままです。

• オンラインでの共有とファイル管理 – いつでも手元に持っていることは、チームがリモートで作業しているときに貴重であり、節約した時間と努力で生産性が向上します。

• オンラインコラボレーション – 各プロジェクトの関与と活動を常に確認でき、長いミーティングに時間を無駄にしません。オンラインコラボレーションは透明性、複数の場所でも問題とアイデアを議論する能力、および良好なフィードバックについてのものです。

• 透明性を高める、監視ではなく – すべての期限、イベント、関与、およびチームがオンラインで過ごす時間および彼らが仕事をしたときではなく、進捗の良い概要を確認し、それに従ってください。

技術を活用し、必要に応じて素早い方向転換のオプションを持つことで、リモートチームの生産性は時間とともに増え続けるでしょう。

リモートチームの生産性を向上させるための 7 つのコツ: オールインワンアプリの利点

同じ場所で必ずしも仕事をしないチームの場合、生産性は大きく使用するコラボレーションソフトウェアに依存します。ただし、毎日複数のアプリを絶えず切り替える必要があると、疲れる可能性があり、生産性の喪失につながります。Slingshot のようなオールインワンソリューションは、通常、貴重な時間の喪失につながる障害のカオスを解決する答えです。

したがって、複数のツールの代わりにコラボレーションオールインワンアプリを使用してリモートチームの生産性を向上させるための 7 つのコツがあります。

1. すべてのファイルを1か所に保つ – 述べたように、複数のツール間の切り替えは時間の喪失と気晴らしになります。1か所だけでコラボレーションに時間と努力を費やし、すべてのファイルをそこに保つ方がはるかに良いです。Slingshot のようなアプリを通じて、クラウドプロバイダーはアプリに統合されており、ファイルのアップロードやリンクを可能にしています。したがって、各チームメンバーはタスクレベルで最新のファイルにアクセスできます。

2 チャット機能とデータを統合する – ほとんどのリモートチームは毎日データに依存する必要があります。特に進捗追跡とキャンペーン管理が必要な場合です。オールインワンアプリでは、チームメンバーは切り替えることなく、同時にデータ分析を使用して、データドリブンの意思決定を行うことができます。

3 いつでもインサイトを準備できるようにする – Slingshot をコラボレーションアプリの特性で見てみましょう。本質的には、チームに必要なすべてのインサイトを接続し、プロジェクト管理の中央としての役割を果たすことができます。タスク追跡、期限、有料キャンペーン結果、プロジェクト進捗、およびコンテキスト内の議論。

4 中断なく迅速に組織化する – 主要な文書とプロジェクトブリーフを最前線に保つことで、リモートチームの組織は迅速で滞りなく行われ、同時に人々はキャンペーンのタイミングを素早く知ることができます。コンテンツを準備し、ブロッカーを見つけ、カオスをふるい分ける必要なく成功への道をクリアします。

5 良好なクロスチームコラボレーションを持つ – 部門間(例えば、営業とマーケティング)のアライメントが常に存在することを確認し、指標と KPI を追跡し、1つの場所にすべてのリソースを持つことで、スケジュールをマップし、ROI をコラボレーション、予算を追跡などができます。

6. 優れたプロジェクト管理を確保する – ダッシュボードと分析を提供する強力なビジネスインテリジェンスコンポーネント、およびプロジェクト管理機能を備えたアプリを選択する場合、すべての問題またはブロッカーが直ちに、またはそれが起こる前に対処されることを確認できます。

7. 期待値と責任に明確な方向性を – 各タスク内で、プロセス全体のタイムラインを最初から最後まで、すべてのファイルが利用可能で、ブリーフ、議論、および複数の反復の必要がない明確な方向性を持つことが良いアイデアです。

リモートチームワークは明らかに存在し続けるので、すべての良いチームは良いままになるだけでなく、成功し、素晴らしくなるチャンスに値します。