組織のカオスを克服する

組織のカオスとは何か

 The Outstanding Organizationの著者であるKaren Martin氏は、Fast Companyの記事でカオスを「優先順位の移ろい、不明瞭な方向性、不安定なプロセス、不満を抱える顧客、関与の薄い従業員」と定義しています。 

カオスの兆候は多岐にわたりますが、よく見られるのは、従業員が情報を探すのに費やす時間の増加、役割や責任の不明確さ、目標の曖昧さ、そしてチームが「常に後手に回っている」という感覚です。 

では、どれほど広く蔓延しているのでしょうか。コンサルティングファームのCohn Reznickが各業界の上級管理職200名以上を対象に実施した最近の調査では、回答者の91.9%が自社の組織内にカオスが存在すると認識していることが明らかになりました。およそ半数は、カオスが組織全体に蔓延していると回答しています。 それにもかかわらず、それを解消する計画を策定済みと答えたのはわずか27%にとどまっています。 

人はカオスを「世の中はそういうものだ」と受け止め、それに対して何もできないと信じ込んでしまいがちで、結果としてカオスに対して感覚が麻痺してしまいます。確かに、カオスの発生を完全に取り除くことはできません。しかし、標準的なプロセスや仕組みを整えることで管理することは可能です。目指すべきは、すべてのメンバーが状況を常に把握し、スケジュールが即座に更新され、急速に変化する優先事項にもメンバー自身が積極的に関わっていけるようにすることで、効果的なチームコラボレーションを実現することです。  

これからのページでは、組織のカオスを切り抜けるための重要なステップをいくつかご紹介します。 主な内容は次のとおりです。 

• コンテンツのジレンマへの対処 — ファイルを 見つけやすくし、 チームメンバーと 共有しやすくする 
• メンバーが常に「状況を把握できる」透明性の高いチームを構築する  

• ワークフローに 目標と方針 を組み込む 
• テクノロジーの過剰を制御する 

コンテンツのジレンマ

あらゆる場所 — 個別のツール、システム、アプリケーション、データベース、社内ポータルなど — でコンテンツが爆発的に増加する中、ナレッジワーカーは適切な情報を探すことにますます多くの時間を費やしています。 The Economic Timesの調査では、従業員は業務に必要なデータを探すことに自分の時間の25%以上を費やしていると報告されています。 さらに問題を複雑にしているのは、ナレッジワーカーが取得した情報のうち、目の前の課題を解決するのに必要なのはその一部に過ぎないことが多いという点です。  

Accentureによると、中間管理職の59%が、情報を見つけられない、あるいは目にすることがないために、毎日価値ある情報を逃しているといいます。 

過剰なコンテンツが生み出すカオスは、社内だけでなく、パートナーや顧客との間でも情報を共有しにくいという事実によってさらに深刻化します。コンテンツが、人々が日常的に使用するツールやアプリと切り離されている場合があまりにも多いのです。チームには、関連するコンテンツをタスクや目の前のプロジェクトに添付でき、それらを常に同じ場所で探し出せるようにする、ツールや仕組みが必要です。 

コンテンツのジレンマを解消するのに役立つプラットフォームの 機能:  

• プロジェクト管理、プロセス管理、ファイル管理のさまざまな要素を統合している  

• 目の前のタスクに関連するファイルやドキュメントを集めたコンテンツボードを、チームが1か所で扱えるようにしつつ、コンテンツ自体はTeams、Sharepoint、Google Docsといった他のアプリにあっても構わない仕組みになっている 
• 部門、パートナー、社外クライアントごとに区分けできる、共有かつセキュリティが確保されたワークスペースを、ユーザーが簡単に作成できる   

チームワークにおける透明性

The Ken Blanchard Companiesの創設メンバーであるDr. Eunice Parisi-Carew氏によれば、チームは60%以上の確率で目標達成に失敗しています。 その理由として最も多く挙げられるのが、コミュニケーション不足とチームコラボレーションの欠如であり、経営陣やチームメンバーは、その責任をチームリーダーに押し付ける傾向があります。 

プロジェクトが失敗する主な原因の一つは、期限内に完了しないことです。これは、問題が十分に早く認識されず、修正できないほど手遅れになるまでチームリーダーに伝わらないために頻繁に起こります。  

これはチームの透明性の欠如として知られています。 

チームワークにおける透明性を実現するには

一方、透明性の高いチームは、混沌として急速に変化する環境でも機能できるよう、プロセスやプロジェクト管理ツールを備えています。プロジェクトの締め切りが変わるとき — 新製品のリリース日が前倒しになる、マーケティングキャンペーンが変更される、市場要因が購買行動に影響を与えるなど — チームリーダーはチームの作業負荷と最新のスケジュールを把握できます。これにより、リーダーは残されたリソースを素早く評価し、優先順位を組み替え、その変更内容をチームに効果的に伝えることができます。 

では、現状はどうなっているのでしょうか。多くの人は今もスプレッドシートやメール、急ぎの打ち合わせ、デスクへの立ち寄り、1対1のミーティングで対応しています。しかしこれは時間がかかり、最終的にはあまり効果が出ません。 しかも、マイクロマネジメントを招き、チームの士気を損ねます。 

透明性が確保されていれば、誰もが自分のスケジュールに加えて、チームメイトのスケジュールも見える状態になります。 責任も透明になり、依存関係も同様に見える化されます。各メンバーは、自分に何が求められているか、そして自分の作業が後工程の他のメンバーにどう影響するかを把握できます。 遅延中の項目やブロックされている項目が明示されることで、責任の所在もはっきりします。  

ガントチャートやタイムラインビューといった可視化は、チームの透明性を後押しします。 

たとえばガントビューやタイムラインビューを使えば、チームリーダー — あるいはチームメンバー自身 — が数回のクリックでプロジェクトを追加したり再スケジュールしたりできます。タイムライン上でプロジェクトやタスクをドラッグ&ドロップすると、期日が変わり、依存しているタスクやサブタスクの締め切りも連動して移動します。担当者にはこれらの更新が即座に通知されます。  

ワークフローへの目標と方針の組み込み

組織、部門、チームのそれぞれのレベルで目標と方針を設定することは、急速な変化への対応に役立ちます。 組織のある部分が、必要な情報を別の部分から得られなければ、非効率が生じ、時間とともにその問題は大きくなっていきます。 目標と戦術は、業務を行ううえで戦術的なレベルで何を必要としているかを明らかにするのに役立ちます。また、優先事項を共有し、成功の定義について共通理解を持つうえでも有効です。さらに、チームが自分たちの活動を共通の方針や目標に紐づけられるようにすることも含まれます。 

目標の整合とは何か

各従業員のタスクを会社の目標と整合させるためには、会社の方針を全スタッフに伝え、目標設定の時期にそれを繰り返し共有して、常に意識できる状態にしておくことが重要です。すべての従業員に対して、自身の目標を戦略的な方針に結びつけ、同僚と協力して部門やチームを横断する共通目標と整合させるよう促してください。 

テクノロジーの過剰を制御する

Deloitteの記事Digital Adoption Platforms: A people-centered solution to successful technology adoptionによれば、企業が新しいテクノロジーを導入する際に最初に犠牲になるものの一つが、従業員の生産性です。 同記事によると、デジタルトランスフォーメーションの影響に関する調査では、回答者の90%が「デジタル化は建設的というよりも破壊的である」と答えています。 

コラボレーションツールはその典型例です。従業員は非常に多くのツールの利用を奨励されるため、複数のコミュニケーションチャネルから流れ込むメッセージに圧倒されがちです。 しかも、こうしたコミュニケーションは余計なもので、目の前の仕事に直接結びついていないことも少なくありません。 

Slackは、その効果が高すぎるあまりに生産性に悪影響を及ぼしているコラボレーションツールの例です。逆説的ですが、Slackはコミュニケーションをあまりにも簡単にしてしまいます。実際、生産性分析企業Time Is Ltdのデータによると、大企業の従業員が自分宛てのSlackメッセージやチャンネルをすべて読み切るのは物理的に不可能とされています。 

ソフトウェアプログラマーのAlicia Liu氏は、昨年のMediumの投稿でこれを的確に表現しています。「コミュニケーションを始めるためのハードルを下げたことの隠れた副作用として、Slackにはコミュニケーションのオーバーヘッドを指数関数的に増やす静かな力がある。その結果として、量だけがはるかに多く、質はずっと低いコミュニケーションが生まれている。」 

この2つが組み合わさると、生産性にとって有害になり得ます。 

新しいアプリの洪水は当面収まりそうにありません。歴史を振り返れば、イノベーションの時代にはむしろ新しい技術はさらに増えていくものだとわかります。これに対処する方法は、jpgやpngなどのファイル、Microsoft WordファイルやGoogleドキュメント、あるいはファイルがBox、Sharepoint、その他のコンテンツリポジトリのいずれにあるかを問わず、共通の標準を用いることです。 

理想的なのは、すべてのタスク、ファイル、コメント、ディスカッションを表示できる単一のワークスペースを提供しつつ、コンテンツはどこに置かれていても構わず、標準に基づいているため共有ワークスペースからアクセスできる、というソリューションやプラットフォームです。  

Slingshotでチームが組織のカオスを切り抜ける

Slingshotは、チームの生産性と機動力を高め、卓越した成果をもたらすお手伝いをします。 Slingshotは、データ、コンテンツ、プロジェクト、チャットを単一のデジタルワークプレイス内で人と人、人と情報をつなぐことで、チームの力を最大限に解き放ちます。  
 

Slingshotの主な機能は次のとおりです。  

• シンプルでスマート、直感的なファイル管理 — チームの整理整頓を向上 
• コンテキストを保持したリアルタイムチャット — チームのコミュニケーションを向上 
• 正確かつ示唆に富むデータの可視化 — 意思決定を向上  
• プロジェクト管理における責任の透明性 — チームの整合性と信頼を向上 

Slingshotは、データ分析、プロジェクト管理と情報管理、チャット、目標に基づく戦略のベンチマーキングを、1つの直感的なアプリに集約します。    

次の機能を備えるSlingshotを活用すれば、カオスを最小限に抑えながら成功するチーム運営が可能になります。 

情報を見つけてアクセスしやすくすることで、チーム、部門、社外のコラボレーターの間に 落ち着きと効率をもたらします。 

Slingshotは、チームメンバーが必要なときに必要なものを簡単に見つけられる単一の場所として機能することで、落ち着きと効率を生み出します。複数の部門間、あるいはクライアントやパートナーとの間でのぎこちなく混沌としたファイル共有から解放されます。コンテンツは保存場所を問わずリアルタイムで共同編集でき、課題やアイデアもタスク単位でのリアルタイムディスカッションや1対1のチャットで議論できます。Slingshotでは、オーナー、メンバー、ゲストの権限を簡単に区分けして設定できるため、データの整合性を保ちながら、共有したいものを共有したい相手とだけ共有することができます。  

データを活用して生産性を向上させやすくすることで、実行可能なインサイトを引き出します。 

Slingshotのデータ分析機能を使えば、チームはデータ可視化やダッシュボードを作成・共有し、共通の目標に向かって、より良い意思決定を行い、より良い成果を達成できます。Slingshotだけが、ビジネスチームを行動へと組織化することで、データのインサイトを行動に移しやすくします。チームは、業務が行われる共通の場所でデータ可視化やダッシュボードを作成・共有でき、すべて1つのアプリ内で完結します。そこでは、施策の実行を管理するためのプロセスやプロジェクトを作成し、チャットで全員の認識を揃え、成果を測定できる場所が用意されています。  

全員が同じ目標と戦略に集中し、関与することで、より良い成果を達成します。 

Slingshotを使ってOKRを設定し、日々の業務やプロジェクト作業を組織の目標や戦略にひも付けることで、チームの整合性を高めます。 これにより、マネージャーはチームの進捗会議や個別作業の状況確認に費やす時間を減らし、メンターとして、また事業について先回りして考える時間により多くを割けるようになります。  

ワークフローの透明性を高めて、当事者意識と責任感の文化を築きます。  

誰がどのタスクを担当しているか、主要な成果物の期日、チームの目標と指標など、すべてが全員に見える透明な作業環境を 作り出すことで、チームと個人の説明責任を後押しします。チームメンバーは、個人用の概要ウィンドウを利用して、自分が関わるすべてのプロジェクトや責任における自分自身の業務状況を明確に把握し、問題を予測して自身の作業の優先順位を見直すこともできます。  

Slingshotに統合された数多くの機能と、幅広いデータドリブンな能力により、組織のカオスを抑え、企業があらゆるレベルで成功と生産性を維持できるようサポートします。 透明性、整理された情報、そしてチャットでのディスカッション、コンテンツ、タスク管理、データ分析をすべて1か所にまとめておけることで、チームを信頼し、混乱を最小限に抑えながら、あるいはまったく混乱なく、常に高い生産性を保つことが可能になります。