회의가 너무 많나요? 이렇게 멈추세요

한편, 연구에 따르면 직원의 67%가 회의에 소비하는 시간이 업무 중 생산성을 방해한다고 불평합니다.

따라서 팀의 회의 시간을 줄이는 것은 생산성이 손상되지 않도록 하는 데 매우 중요합니다.

우리는 여기서 이를 수행하는 방법을 알려드립니다.

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회의가 너무 많은 이유

회의는 필연적이지만, 캘린더를 확인하다가 회의가 너무 많다는 것을 깨달으면 그럴 이유가 있을 것입니다. 주당 회의 수를 과도하게 많이 하는 팀들은 보통 다음과 같은 여러 실수를 합니다:

의제가 없음

회의의 주요 목적 중 하나는 계획입니다. 프로젝트, 행동 방침 등을 계획하는 것입니다. 그러나 모든 회의는 미리 의제를 가지고 있어야 하며, 논의할 항목들의 목록을 미리 팀과 공유해야 합니다. 의제 없이 회의에 들어가는 것은 가장 중요한 것을 다루지 못하고 같은 목적으로 두 번째 회의를 진행해야 할 가능성을 높입니다.

카테고리 없음

이상하지만 여전히 일어나는 일입니다. 많은 회의가 "브레인스토밍" 또는 "진행 상황" 같은 광범위한 용어로 진행되지만, 사람들은 그것이 어느 카테고리에 속하는지 알 수 없습니다. 가장 쉬운 방법은 주요 회의 카테고리 중 하나로 분류하는 것입니다:

• 우선순위 설정
• 피드백 수집
• 특정 작업에 대한 협업
• 의사결정 / 승인 요청

회의에 카테고리가 없다면 보통 그 목적이 불명확하게 남아있고 사람들은 추가 논의를 통해 자신에게 무엇이 필요한지 명확히 해야 합니다. 그리고 아마도 더 많은 회의가 필요할 것입니다.

협업 없음

어떤 회의도 강의가 되어서는 안 됩니다. 팀을 포함하지 않고 일방적인 대화를 하는 것은 실제로 그 회의가 처음부터 일어나지 않았어야 함을 의미합니다. 팀원들과 건설적인 논의에 참여하지 않는다면, 회의에 "프레젠테이션" 또는 "지식 공유"라는 레이블을 붙이고 그 빈도를 과하게 하지 마세요.

실행 가능한 항목 없음

아이디어를 공유해야 한다면 당연히 그렇게 하세요! 그러나 회의에 실행 가능한 항목이 없으면 모두가 약속이 이행되지 않은 느낌을 받게 됩니다. 초대한 모든 사람을 위해 명확한 행동 항목, 마감일 및 명확한 행동 계획을 준비하세요.

올바른 기술을 사용하지 않음

오늘날의 세계에서는 협업 및 계획 도구가 있어서 팀이 불필요한 회의를 피할 수 있게 합니다. 이러한 도구는 팀이 누가 무엇을 하고 있는지 확인하기 위해 끊임없이 대화할 필요 없이 디지털 작업 공간에서 협업하도록 도와줍니다. 조직 전체에서 이러한 도구를 사용하면 팀의 생산 시간을 크게 빼앗는 많은 회의를 제거할 수 있습니다.

회의가 너무 많은 기준

보고서에 따르면, 회의는 평균적으로 31분에서 60분 사이에 지속됩니다. 그리고 최근 연구에 따르면 직장의 회의는 현재 이전보다 더 길고 더 빈번합니다.

따라서 평균 직원이 하루에 2시간 53분만 생산적입니다라는 사실을 고려하면, 실제로 우리가 감당할 수 있는 주당 회의는 몇 개일까요? 그리고 분석적으로 회의 수를 어떻게 확인하여 회의가 너무 많은지 판단할 수 있을까요?

팀이 가지고 있는 회의 수에 대해 어떻게 생각하는지 알아보는 좋은 방법은 설문 조사를 실시하는 것입니다. 아래와 같이 우리도 실시했습니다!

팀과 확인할 수 있는 사항들도 있습니다:

• 하루에 회의에 소비하는 시간
• 회의에 소비한 시간 때문에 현재 연체된 작업
• 우선순위 및 집중도 수준
• 특정 목적에 대한 회의 효율성(목록)

특정 팀을 위해 질문 목록을 조정할 수 있으며, 비판적 사고를 위한 여지를 남겨두세요. 그러나 가장 중요하게는, 프로젝트 및 작업에 대한 실시간 업데이트가 있는 협업 소프트웨어가 팀이 가지고 있는 너무 많은 회의에서 벗어날 수 있는 도구인지 고려해보세요.

회의 대 이메일: 어떻게 결정하나요

항상 일어나는 일입니다. 당신은 긴 회의에 앉아있고, 시간(때로는 뇌 세포까지)을 낭비하고 있으며, 이것이 이메일이었어야 한다고 생각합니다. 물론 회의는 논의, 질문 및 우려 제기, 브레인스토밍 또는 팀에게 새로운 것을 제시하는 데 그 목적이 있습니다. 그러나 이메일이어야 할 회의로 팀원들을 끌어들이는 것에서 물러나야 할 때를 인식하는 것이 중요합니다.

그렇다면 어떻게 결정하나요? 따를 수 있는 5가지 간단한 규칙이 있습니다.

목적 파악하기

회의를 소집하기 전에 그 목적이 단순히 정보 전달인지 스스로에게 물어보세요. 특정 사람들에게 무언가를 공유하기만 하면 되는 경우, 이메일로 할 수 있으며 회의는 모두가 이미 충분히 알고 있어서 논의할 수 있는 시간으로 남겨두세요.

톤

문제가 된 주제가 더 일반적인 주제라면, 이메일 대신 공유할 수 있습니다. 회의에서는 톤을 선택할 수 있고 감정을 더 잘 전달할 수 있습니다. 특히 어려운 주제에서 그렇습니다. 이메일을 대신 보내면 때로는 의미가 손실되고, 긍정적인 의도가 손실되며 톤이 제대로 전달되지 않아 오해가 생길 수 있습니다. 따라서 더 일반적인 것들은 이메일로 유지하고 사람들이 정말로 당신을 이해해야 할 때를 위해 회의 시간을 남겨두세요.

미묘한 차이

이메일은 때로 빠르게 읽혀집니다. 특히 하루에 많이 받으면 그렇습니다. 이메일에서 과도하게 설명하고 있고 14번째 글머리 기호를 작성하려고 한다면, 아마도 이를 회의로 변경하고 글머리 기호를 의제로 사용하는 것이 좋습니다. 복잡성을 평가하여 회의를 사용할지 이메일을 사용할지 결정하세요.

피드백

회의가 작업이나 프로젝트에 대한 피드백을 얻는 것이라면, 확실히 하세요. 이메일을 대신 선택하면 동료들로부터 훨씬 더 신중한 응답을 받을 것입니다. 그렇게 하면 회의에 시간을 낭비하지 않고도 검토하고 독립적으로 응답할 자유를 줍니다.

질문 가능성

어떤 회의는 팀이 질문할 수 있도록 필요합니다. 당신이 그것을 예상한다면, 문제의 주제에 대해 회의 시간을 설정해야 합니다. 질문은 직접 답변하는 것이 최선이며, 회의가 필요한지 고려할 좋은 지표가 될 수 있습니다.

회의가 너무 많으면 생산성에 어떻게 영향을 미칩니까

그래서, 회의 자체가 나쁜 것은 아닙니다. 단지 나쁜 것이 될 수 있습니다. 균형이 없을 때 좌절감이 생기고, 생산성이 떨어지며, 회의 참석자들은 압도된 느낌을 받습니다(특히 자신들이 왜 참석하고 있는지 확실하지 않을 때). 회의가 작은 작업에 대한 상태 보고로 사용될 때, 미시 관리된다는 느낌도 들 수 있습니다.

최근 연구에 따르면 직원의 67%가 너무 많은 회의가 최고의 업무를 하는 것을 방해하고 생산성에 영향을 준다고 생각합니다. 회사 전체도 이로부터 고통받고 있습니다. Wundamail의 연구에 따르면 화상 회의는 현재 낭비된 시간으로 직원당 월 $1250 이상의 비용이 듭니다.

그렇다면 너무 많은 회의는 생산성에 어떤 영향을 미칩니까?

집중력에 미치는 영향

사람들이 하루에 너무 많은 회의에 참석하면, 그들의 작업은 낭비된 시간뿐만 아니라 방해받은 집중력 때문에 밀립니다. 집중력이 저하되고 사람들은 실시간 논의에 참석하거나 오랫동안 경청한 후에 작업을 더 천천히 진행합니다.

번아웃 위험

너무 많은 회의에 참석하는 것은 정신 에너지와 감정을 소비합니다. 이는 직원 번아웃의 주요 요소입니다. 특히 다른 많은 작업도 있을 때 그렇습니다.

낮은 참여

새로운 연구에 따르면 너무 많은 회의는 회사의 낮은 직원 참여로 이어집니다. 회의는 모든 비즈니스의 조직 업무의 중요한 부분입니다. 그러나 회의 수를 과하게 많이 하면 내부 동기 부족, 시간의 낮은 최적화 및 만족감 상실의 가능성이 높아집니다.

회의를 줄이기 위한 팁

이 글을 읽으면서 회의를 줄여서 생산성의 큰 부분을 절약해야 한다는 것을 깨달았다면, 좋은 소식이 있습니다. 그렇게 할 수 있는 방법이 있습니다. 다음은 회의를 더 적게 만들 수 있는 몇 가지 팁과 트릭입니다.

하루 중 시간 블록하기

관리자이든 아니든 상관없습니다. 당신은 매일 시간과 특히 집중력이 필요한 작업이 있습니다. 긴급 상황이 발생하지 않는 한 회의에 사용 불가능한 시간을 블록하는 것을 두려워하지 마세요. 하루에 3시간일 수도 있지만, 시간을 잘 정리하여 유지하세요.

"회의 없는 날" 문화 만들기

많은 회사들이 보통 주 중간에 주당 "회의 없는 날"을 구현하고 있습니다. 이 날들에는 회의가 허용되지 않으며 모든 것을 채팅 앱, 이메일 등으로 진행해야 합니다.

정보를 위한 허브 만들기

기술은 팀을 최신 상태로 유지할 수 있는 무한한 기회를 제공합니다. 모든 의제, 작업, 프로젝트, 문서 등에 대한 중앙 허브를 만들고 팀에 접근 권한을 제공하세요. 누구나 프로젝트에 대한 최신 정보를 찾을 수 있고 동료들과 쉽게 협업할 수 있을 때, 회의는 대부분 생략할 수 있습니다.

항상 협업 가능하게 유지하기

작업 관리 시스템과 채팅 앱을 통해 끝나지 않는 지속적인 협업 문화를 만들 수 있습니다. 팀은 지속적인 화상 통화 없이도 커뮤니케이션하고, 파일을 공유하며, 함께 일하고, 연결을 유지할 수 있어야 합니다. 고맙게도 오늘날은 이것이 이전보다 훨씬 쉽습니다.

회의 광풍을 멈추는 방법: Slingshot 시도하세요

앞서 말했듯이, 기술이 회의 광풍의 답변입니다. Slingshot은

• 프로젝트 관리 소프트웨어이자 팀을 위한 계획 도구로, 소유권, 작업 분할, 진행 상황 및/또는 문제 추적을 도와줍니다

  

• 채팅 옵션은 항상 문맥에 맞게 진행됩니다(모든 작업, 대시보드, 작업 공간 등에서). 그래서 어떤 통찰력도 손실되지 않습니다
• 논의 및 피드백은 내부 및 외부 기여자로부터 쉽게 수신됩니다
• 데이터는 항상 당신을 위해 있으며, 아름다운 시각화로 이야기를 전하고 쉽게 공유되어 의사결정자들이 이를 바탕으로 조치를 취할 수 있습니다

Slingshot에서는 팀, 프로젝트 및 부서까지 작업 공간으로 분리할 수 있습니다.

Google Drive, OneDrive, Sharepoint, Box, DropBox(전체 목록 확인)와 같은 모든 클라우드 저장소에서 팀이 필요한 모든 콘텐츠를 가져올 수 있는 유일한 허브입니다. 드래그 앤 드롭, 업로드 및 링크 핀 기능이 가능합니다.