협업 소프트웨어란 무엇인가? 조직이 필요한 이유

요즘 시장에는 직원들의 업무 프로세스를 단순화하겠다고 약속하는 도구들이 넘쳐 있습니다.

하지만 정말 그럴까요?

Pegasystems Inc.의 화요일 보고서에 따르면, 직원들은 매일 1,100회 이상 업무에 필수적인 35개의 서로 다른 애플리케이션 사이를 전환합니다!

귀사의 팀이 사용하는 애플리케이션은 몇 개인가요?

효과적이지 않은 소프트웨어와 비효율적인 프로세스는 각 팀의 생산성에 영향을 미치고 있으며, 이를 피하기 위해 많은 기업들이 협업 소프트웨어의 도움을 구하고 있습니다.

하지만 이것이 여러분의 팀과 필요에 가장 좋은 해결책일까요?

이 글에서는 협업 소프트웨어와 관련된 모든 질문에 답변해 드리겠습니다. 협업 소프트웨어가 무엇인지, 온라인 협업 도구가 어떻게 작동하는지 등에 대해 알아봅니다.

협업 소프트웨어란 무엇입니까?

협업 소프트웨어는 개인이나 팀이 프로젝트에서 함께 작업하고, 정보를 공유하며, 물리적 위치에 관계없이 실시간으로 서로 소통할 수 있도록 해주는 소프트웨어 솔루션을 말합니다. 협업 소프트웨어에는 프로젝트 관리, 메시징, 파일 공유 및 팀 작업을 용이하게 하고 생산성을 높이는 다른 기능들이 포함될 수 있습니다.

기업들이 협업 소프트웨어를 사용하는 이유

전 세계에 분산된 팀들이 함께 프로젝트에서 작업한다고 생각해 봅시다. 소프트웨어 엔지니어는 뉴욕에 있고, 마케팅 팀은 런던에 있으며, 디자인 관리 팀은 파리에 있습니다. 각 팀이 다른 국가에 있고 서로 다른 시간대에서 활동하고 있는 현실 속에서 모든 사람들이 집중하고 동기화된 상태를 유지하도록 하기는 어려울 수 있습니다.

그렇다면 모든 사람이 상황을 파악하도록 하려면 어떻게 해야 할까요?

협업 소프트웨어는 위치에 관계없이 타인과 함께 작업하는 스트레스를 줄이는 데 도움이 됩니다. 팀 관계를 강화하고, 시간과 문제를 절약하며, 조직을 개선하고, 속도와 효율성을 높일 수 있습니다.

협업 생산성 소프트웨어의 수치:

• 직원의 70%가 디지털 기술이 그들의 협업을 개선했다고 말했습니다. (ArubaNetworks)
• 온라인 협업 도구와 디지털 직장은 생산성을 최대 30%까지 증진합니다. (McKinsey)
• 완전히 가동되는 통신 시스템은 기업의 핵심 인재 유지를 최대 450%까지 높입니다. (Work Institute)
• 극도로 연결된 팀들은 수익성이 21% 증가합니다. (Gallup)
• 직원들은 이제 협업 작업에 약 50% 더 많은 시간을 투자합니다. (Harvard Business Review)
• 직원의 약 75%가 협업과 팀 작업을 중요하다고 여깁니다. (Queens University of Charlotte)

온라인 협업 도구 사용의 이점

협업 소프트웨어를 사용하면 기업과 팀에 많은 이점을 제공합니다. 협업 소프트웨어 사용의 주요 장점을 다음과 같습니다:

• 향상된 통신 – 협업 소프트웨어는 팀 구성원들이 실시간으로 소통할 수 있게 하여 질문을 하고, 정보를 공유하고, 문제를 빠르게 해결하기가 더 쉬워집니다.
• 강화된 협업 – 온라인 협업 도구는 팀 구성원들이 물리적 위치에 관계없이 원활하게 함께 작업할 수 있도록 하여 팀 작업을 개선하고 효율성을 높입니다.
• 생산성 증대 – 협업 소프트웨어는 팀 구성원들이 프로젝트 정보에 접근하고 작업에서 협업할 수 있는 중앙화된 위치를 제공하여 프로젝트 완료에 필요한 시간과 노력을 줄입니다.
• 프로젝트 관리 – 그 외에도 협업 소프트웨어는 작업을 추적하고, 기한을 설정하고, 진행 상황을 모니터링하는 도구를 제공하여 프로젝트를 관리하고 모든 사람이 올바른 궤도에 있도록 하기가 더 쉬워집니다.

온라인 협업 도구는 어떻게 작동합니까?

온라인 협업 도구는 팀들이 작업과 프로젝트 관련하여 원활하게 소통하고 협업하도록 도와주며, 단일 플랫폼에서 다양한 다른 생산성 도구를 쉽게 사용할 수 있게 합니다. 협업 소프트웨어는 서로 다른 앱 사이를 전환해야 하는 필요성을 없애고, 시간을 낭비하고, 같은 도구 내에서 업무를 수행할 수 있도록 하여 업무 흐름을 방해하는 것을 줄입니다.

또한 다양한 서비스와 앱에 호스팅되는 파일의 혼란을 해결하고, 중요한 정보를 찾기 위해 긴 목록을 검색해야 하는 문제를 없애며, 사용자들이 모든 것을 한 곳에서 가질 수 있도록 하여 누구나 작업 완료에 필요한 모든 것에 접근할 수 있도록 합니다.

온라인 협업 도구가 작동하는 또 다른 방식은 모든 내부 통신을 한 지붕 아래 유지하는 것입니다. 받은 편지함과 채팅 앱에서 메시지를 검색하는 것을 잊으세요. 온라인 협업 도구는 여러분의 대화를 조직화되고 투명하게 유지해 줍니다.

온라인 협업 도구는 단지 팀이 더 똑똑하게 작업하도록 도와줄 뿐만 아니라 전체 팀 생산성을 높이고 프로젝트와 작업의 진행 상황을 추적하며 실시간 상태 업데이트를 얻을 수 있도록 합니다.

협업 소프트웨어의 주요 기능

협업 소프트웨어는 기능과 성능 측면에서 크게 다를 수 있습니다. 다음은 협업 소프트웨어에서 일반적으로 발견되는 몇 가지 핵심 기능입니다:

• 메시징과 채팅 – 이들은 모든 협업 소프트웨어의 필수 요소입니다. 직접 메시징, 그룹 메시징, 스레드된 대화, 채팅 내 파일 공유, 알림, 이모지, 반응 등의 채팅 및 메시징 기능을 찾아봅시다.
• 문서 공유 기능 – 협업 소프트웨어에는 일반적으로 팀 구성원들이 문서와 파일을 중앙화된 위치에 업로드, 저장 및 공유할 수 있는 파일 공유 기능이 포함됩니다. 이 기능을 통해 팀 구성원들은 어디서나 파일에 접근하기 쉬워지고 중요한 문서를 잃을 위험이 줄어듭니다.
• 프로젝트 및 작업 관리 – 프로젝트 관리 도구를 통해 팀 구성원들은 작업을 추적하고, 기한을 설정하고, 진행 상황을 모니터링할 수 있습니다. 이 기능은 팀들이 조직된 상태를 유지하고 프로젝트가 제때에 완료되도록 하는 데 도움이 될 수 있습니다.
• 다른 도구와의 통합 – 협업 소프트웨어가 팀들이 사용하는 다른 도구 및 애플리케이션과 통합할 수 있는 능력은 업무 흐름을 능률화하고 서로 다른 애플리케이션 사이를 전환해야 할 필요성을 줄일 수 있으며, 이는 팀들이 시간을 절약하고 더 효율적으로 작업할 수 있도록 도움이 됩니다.
• 모바일 앱 – 이 기능은 더 많은 사람들이 원격으로 또는 이동 중에 작업하고 있으며 스마트폰, 태블릿 등의 모바일 장치에서 프로젝트, 작업, 업무 관련 통신에 접근할 수 있어야 함에 따라 점점 더 중요해지고 있습니다.

협업 소프트웨어를 선택하는 방법

다음은 여러분의 팀을 위한 협업 소프트웨어를 선택하기 위한 6가지 중요한 요소입니다:

1. 조직의 필요 – 협업 소프트웨어로 달성하고 싶은 것이 무엇인지 파악하는 것부터 시작합니다. 프로젝트 관리, 팀 구성원과의 통신, 또는 파일 공유를 도와줄 도구를 찾고 있나요? 이상적으로는 모든 것입니다. 여러분의 필요를 이해하면 옵션의 범위를 좁히고 여러분의 조직과 팀의 필요에 맞는 협업 소프트웨어를 선택할 수 있습니다.

2. 사용 가능한 기능 – 작업 관리, 메시징, 파일 공유, 사용 중인 다른 도구와의 통합 등 필요한 기능을 제공하는 소프트웨어를 찾아봅시다. 또한 소프트웨어의 사용 용이성과 필요에 맞게 사용자 지정할 수 있는 능력을 고려합니다.

3. 솔루션의 비용 – 협업 소프트웨어는 무료에서 매우 비쌀 수 있습니다. 소프트웨어에 얼마를 예산으로 할 수 있는지 결정하고 추가 기능과 애드온의 비용을 고려합니다.

4. 지원 – 신뢰할 수 있는 지원을 제공하고 팀에 필요한 교육, 튜토리얼, 지식 기반을 제공할 수 있는 벤더를 찾아봅시다.

5. 통합 – 통합 기능을 무시하지 마십시오. 팀에서 필요로 하는 다른 도구와 통합할 수 없는 도구를 선택했다면 팀의 생산성과 효율성을 달성하는 데 도움이 되지 않습니다.

6. 보안 – 데이터 암호화, 사용자 인증, 액세스 제어 등의 소프트웨어의 보안 기능을 확인합니다.

Slingshot Digital Workplace

Slingshot은 현대적인 프로젝트 관리 및 팀 파일 관리, 채팅, 데이터 분석을 모두 하나의 앱에 포함하여 협업을 단순화합니다. 이러한 모든 요소들을 한 곳에서 팀 구성원들과 쉽게 공유하고 외부 팀 구성원들과 프로젝트를 공유할 수 있으면 편안함이 회복됩니다. 박스에서 나오는 강력한 생산성 흐름을 갖추고 있으며 지속적인 협업 업무 흐름을 가능하도록 원활하게 작동하도록 설계되었습니다. 이를 통해 팀들은 협업 사일로를 넘어 걸을 수 있고, 업무 방해를 방지하며, 팀들이 더 잘 함께 작업하기가 더 쉬워집니다.

*Source: Pegasystems Inc.