프로젝트 관리 소프트웨어란?

모든 규모의 모든 비즈니스는 수많은 프로젝트, 계획, 작업 및 사람들을 관리해야 한다는 과제에 직면하고 있습니다. 이는 쉬운 일이 아닙니다. 그러나 다양한 프로젝트를 처리하면서 모든 것을 체계적으로 정리하는 데 도움이 될 수 있는 솔루션을 갖추면 매우 유용합니다. 프로젝트 관리 소프트웨어는 계획 수립, 일정 관리, 팀 협업, 예산 관리 등을 개선합니다.

본 블로그 글은 프로젝트 관리 소프트웨어가 무엇인지, 프로젝트 관리 소프트웨어의 유형과 기능, 장점과 단점, 그리고 마지막으로 프로젝트 관리 소프트웨어 솔루션을 선택할 때 고려해야 할 사항에 대해 알려드리기 위해 작성되었습니다.

그렇다면 프로젝트 관리 소프트웨어란 무엇인가요?

프로젝트 관리 소프트웨어는 기업이 프로젝트 계획, 리소스 할당, 실행, 추적 및 협업, 그리고 소프트웨어 및 웹 프로젝트 납품을 위해 사용하는 소프트웨어입니다. 프로젝트 관리자(PM), 이해관계자 및 사용자가 작업을 진행 중으로 유지하고, 마감일을 지키며, 예산 내에서 업무를 수행할 수 있도록 도와줍니다. 작은 스타트업 팀부터 대규모 조직의 팀, 또는 동일한 프로젝트를 완료하기 위해 함께 작업하는 여러 팀까지 모두에게 탁월한 솔루션입니다.

프로젝트 관리 솔루션을 갖추면 모든 팀 멤버는 정보를 얻고, 문서를 보고, 작업 상태를 모니터링할 수 있는 동일한 중앙 집중식 장소에 접근할 수 있습니다. 이를 통해 여러 프로젝트를 실행하고, 팀의 성과를 분석하며, 개별 팀 멤버 및 프로젝트의 진행 상황을 추적하는 것이 매우 간단해집니다.

일반적으로 프로젝트 관리 소프트웨어의 홈페이지는 사용자에게 모든 소프트웨어 기능과 기능에 대한 접근을 제공하는 대시보드를 나타냅니다. 해당 대시보드에서 사용자는 새 작업 및 프로젝트를 만들고, 기존 작업을 관리하며, 알림을 볼 수 있습니다. 현대적인 프로젝트 관리 소프트웨어 솔루션에는 팀 멤버 간의 협업을 더욱 간편하고 직접적으로 만드는 기본 제공 채팅 기능도 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어의 유형

프로젝트 관리자를 위해 사용 가능한 프로젝트 관리 소프트웨어의 유형이 여러 개 있습니다. 주로 애플리케이션의 설치 위치와 앱의 활용 방식에 따라 다릅니다.

온프레미스 – 이러한 프로젝트 관리 소프트웨어 솔루션은 귀사의 서버(데이터 센터에 위치하며 IT 팀에서 유지보수)에 로컬로 설치됩니다. 소프트웨어에 대한 접근은 로컬 서버에 연결된 디바이스로만 제한됩니다.

클라우드 기반 – 가장 인기 있는 솔루션은 클라우드 기반이며, 이는 애플리케이션 서비스 제공자가 SaaS(Software as a Service) 형태로 제공한다는 의미입니다. 누구나 일반적으로 웹 브라우저를 통해 언제든지 어디서나 프로젝트 관리 소프트웨어에 접근할 수 있습니다. 이러한 유형의 소프트웨어 솔루션은 웹 기반 버전을 포함하는 온프레미스 옵션을 포함할 수도 있습니다.

개별 – 많은 기능이 필요하지 않거나, 적은 수의 프로젝트 또는 하나의 프로젝트만 진행 중이거나, 완전한 솔루션을 구매하기 전에 테스트 및 시도 중인 PM들을 위해 설계된 간단하고 직관적인 웹 기반 솔루션입니다.

공개 API – 최종 사용자에게 기존의 다른 종류의 애플리케이션에 프로젝트 관리 소프트웨어 솔루션을 추가할 수 있는 능력을 제공합니다.

프로젝트 관리 소프트웨어 기능

모든 프로젝트 관리 소프트웨어가 동일한 것은 아닙니다. 다양한 솔루션들은 기능 면에서 범위가 다르지만 일반적으로 대부분 몇 가지 공통점이 있습니다. 다음은 프로젝트 관리 소프트웨어 제공자들이 제공하며 프로젝트의 요구사항에 맞는 솔루션을 선택할 때 찾아봐야 할 필수 기능들입니다:

프로젝트 계획 – 프로젝트를 아이디어에서 성공 사례로 변환합니다. 프로젝트 작업을 쉽게 매핑하고 작업 간의 상호작용을 시각적으로 설명합니다.

작업 관리 – 계획부터 실행까지 작업의 전체 생명주기를 관리하는 데 필요한 모든 것입니다. 마감일, 종속성 및 우선순위를 설정하고 프로젝트가 진행 중으로 유지되고 제시간에 완료되도록 보장합니다.

부모-자식 프로젝트 – 더 작은 프로젝트(자식)가 포함되는 큰 프로젝트(부모)입니다. 프로젝트 상태 추적을 더욱 쉽게 만듭니다.

역할 할당 능력 – 누가 각 프로젝트에서 무엇을 수행하고 있는지를 포함하여 모든 것이 모두에게 보이는 투명한 작업 환경을 조성함으로써 소유 의식의 문화를 설계합니다.

협업 – 앱 내에서 커뮤니케이션하고 개별 작업 및 프로젝트에서 협업하는 능력으로, 의견, 피드백 및 아이디어를 공유하면서 토론의 기록을 유지합니다.

문서 및 파일 공유 – 제3자 클라우드 스토리지 앱을 앱에 쉽게 통합하여 문서에서 함께 작업하고 공유합니다. 문서를 한 장소에 체계적으로 정리하고 모두가 쉽게 접근할 수 있도록 합니다.

KPI 대시보드 – 프로젝트 성과를 추적하는 가장 빠른 방법은 실시간으로 주요 정보를 항상 표시하는 프로젝트 KPI 대시보드를 만드는 것입니다.

프로젝트 관리 소프트웨어의 장점과 단점

프로젝트 관리 소프트웨어의 주요 목적은 다양한 프로젝트 단계에서 프로젝트 관리자를 지원하는 것이며, 전체 프로젝트 관리 프로세스를 단순화하고 개선하는 많은 이점을 제공합니다. 그러나 프로젝트 관리 소프트웨어에도 단점이 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어 사용의 주요 이점과 발생할 수 있는 단점을 소개합니다:

장점

손쉬운 프로젝트 계획

프로젝트를 계획하는 과정은 시간과 노력이 많이 걸리며, 많은 조직들이 이를 제대로 수행하지 못하고 있으며, 이것이 바로 프로젝트가 실패하기 시작하는 지점입니다. 프로젝트 관리 소프트웨어는 프로젝트 계획 작성을 매우 간단하게 만듭니다. 프로젝트 관리자가 프로젝트를 작업 및 마일스톤으로 세분화하는 데 도움을 주고, 프로젝트 시작부터 종료까지 팀의 모든 사람에게 자신의 업무를 더 효율적으로 수행할 수 있는 도구를 제공합니다.

더 나은 팀 협업

모든 프로젝트의 성공은 그 프로젝트에 참여하는 팀의 성과에 달려 있으며, 팀이 탁월한 결과를 내려면 커뮤니케이션과 협업이 필수적입니다.

프로젝트 관리 소프트웨어의 도움으로 전체 팀은 토론을 만들고, 다양한 주제에 대해 브레인스토밍하며, 의견과 아이디어를 공유하면서 작업 및 프로젝트 수준에서 커뮤니케이션하고, 앱 내에서 즉시 채팅하여 실시간으로 프로젝트에 쉽게 협업할 수 있습니다.

Capterra에 따르면, 기업의 63%가 협업 기능을 위해 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하고 있습니다.

최고의 원격 업무

프로젝트 관리 소프트웨어는 작업 관리, 파일 공유, 협업 및 커뮤니케이션 기능이 모두 포함되어 있어 원격 업무를 훨씬 더 간단하고 쉽게 만듭니다. 필요한 모든 리소스는 팀의 손끝에 있으며, 프로젝트 관리자는 몇 번의 클릭만으로 작업 상태를 확인할 수 있습니다.

원격 방식의 업무는 가까운 미래에 새로운 표준 업무 방식이 될 가능성이 높으며, 프로젝트 관리 솔루션은 이의 필수적인 부분입니다.

한 곳에서 모든 것 관리

작업 관리 앱, 협업 앱, 수많은 채팅 채널 사이를 전환하는 데 지쳐있으신가요? 프로젝트 관리 소프트웨어는 모든 프로젝트 자산과 도구를 한 곳에 통합합니다. 문서, 메시지, 작업 또는 프로젝트 세부 정보 등을 찾기 위해 앱을 돌아다니는 것을 잊고, 업무 수행에 필요한 모든 것을 한 곳에 체계적으로 정리된 형태로 갖춥니다.

언제 어디서나 접근 가능

프로젝트 관리 소프트웨어의 주요 이점 중 하나는 시장의 거의 모든 솔루션이 모바일 애플리케이션을 보유하고 있으며 언제 어디서나 쉽게 대시보드, 프로젝트 및 작업에 접근할 수 있다는 것입니다. 정상 근무 시간, 주말, 집에 있을 때, 휴가 중일 때, 항상 이를 수행할 수 있습니다.

단점

프로젝트 관리 소프트웨어는 프로젝트 관리자와 프로젝트 팀이 프로세스를 효율화하는 데 도움이 되도록 고안되었지만, 다른 많은 애플리케이션과 마찬가지로 이러한 종류의 소프트웨어를 학습하는 것도 시간이 걸릴 수 있습니다. PM은 앱의 주요 기능을 사용하는 방법을 배우고 팀도 효율적으로 업무를 수행하기 위해 이를 사용하는 방법을 배워야 합니다. 모두가 새로운 소프트웨어에 익숙해지는 데 어느 정도 시간이 소요됩니다. 이는 반드시 단점은 아닙니다. 왜냐하면 모든 새로운 애플리케이션은 얼마나 직관적이고 사용자 친화적인지에 관계없이 어느 정도의 학습 시간이 필요하기 때문입니다. 이는 전적으로 선택할 소프트웨어에 따라 다릅니다. 일부 프로젝트 관리 소프트웨어는 매우 복잡하며, 프로젝트를 가속화하고 단순화하는 대신 정반대의 결과를 가져올 수 있습니다.

조직의 프로젝트에 가장 적합한 프로젝트 관리 솔루션을 신중하게 검토하고 결정해야 하므로, 원하는 결과를 제공하지 않을 도구에 의미 없이 돈과 시간을 소비하지 않도록 해야 합니다.

프로젝트 관리 소프트웨어를 선택하는 방법

본인의 필요에 맞는 최고의 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택하는 것은 시행착오를 거치는 지속적인 여정입니다. 하지만 올바른 접근 방식과 구체적인 요구사항이 있다면 그렇게 까다로울 필요는 없습니다. 먼저, 프로젝트를 처리하는 데 필요한 기능을 정의해야 합니다.

시장에서 사용 가능한 모든 솔루션을 탐색하는 것은 많은 시간과 테스트가 필요하며, 수백 개의 도구가 있습니다. 그렇다면 본인의 필요에 가장 적합한 도구를 어떻게 선택할까요? 안내 없이 본인의 필요에 맞는 올바른 도구를 찾으려는 것은 시간 낭비입니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택할 때 고려해야 할 가장 중요한 포인트들을 모았습니다:

사용 용이성

팀이 사용하기 쉬운 솔루션을 선택하지 않으면, 구매 후 본인만 이를 사용하고 있다는 것을 알게 될 가능성이 높습니다. 직관적이고 사용자 친화적인 소프트웨어를 선택하되, 학습하는 데 수 개월이 소요되지 않는지 확인합니다. 좋은 프로젝트 관리 소프트웨어는 간단하고 직관적이어야 하며, 익숙해지는 데 며칠 이상 소요되지 않아야 합니다.

다른 도구와의 통합

다양한 옵션을 검토할 때 통합에 주의를 기울입니다. 모든 프로젝트를 한 곳에서 조직하고 관리하려면 모든 문서, 파일, 리소스 등을 저장할 수 있어야 합니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 팀은 애플리케이션 내에서 이 모든 항목에 접근할 수 있어야 합니다. 이는 다양한 앱 간에 전환하는 시간을 줄여 생산성을 높입니다.

소프트웨어에 통합된 도구가 있다고 해서 본인을 위해 작동한다고 가정하지 마세요. 팀이 이미 사용 중인 도구, 예를 들어 Dropbox, Google Drive, 또는 OneDrive 등을 구체적으로 찾아봅니다.

네이티브 모바일 앱

네이티브 모바일 앱도 사용 가능해야 합니다. 원격 업무 방식이 새로운 표준이 되고 있으며 빠르게 증가하고 있으므로, 프로젝트 관리 솔루션은 이를 수용할 수 있어야 합니다. 어디서나, 심지어 이동 중에도 작업과 프로젝트를 관리 및 추적하고 팀과 협업할 수 있는 능력은 필수입니다.

확장성

선택한 프로젝트 관리 소프트웨어가 진화하는 요구사항과 성장하는 팀을 따라갈 수 있으면서 모든 요구사항을 계속 충족시킬 수 있다는 것을 알아야 합니다.

비용 계산 및 정당화

검토 중인 솔루션에서 장기적인 절감 효과를 볼 수 있습니까? 그렇다면 훌륭하며 프로젝트 관리 소프트웨어를 찾았을 수도 있지만, 그렇지 않으면 다른 옵션을 계속 찾으세요. 이는 투자이므로, 지불할 가격뿐 아니라 이 도구가 현재 워크플로우로 인해 낭비된 시간, 놓친 기회 및 야기된 문제를 변경하고 개선할 것인지 여부를 고려해야 합니다.

팀으로부터 피드백 수집

그들이 이 소프트웨어를 사용할 사람들이므로, 그들의 의견과 피드백은 매우 중요합니다. 무료 평가판에 가입하고 팀에 도구가 워크플로우를 더 효율적으로 만들었는지 여부, 어떤 점이 좋거나 싫은지, 팀이 혜택을 받을 수 있는 누락된 기능이 있는지, 그리고 일반적으로 그 솔루션으로 작업하는 것에 대해 흥미로워하는지를 물어보세요.

프로젝트 관리 소프트웨어 비용

가격은 프로젝트 관리 솔루션을 선택할 때 중요한 요소입니다. 일부 소프트웨어 제공자는 웹사이트에서 투명한 가격 정보를 제공하는 반면, 다른 제공자는 대신 특별 견적을 제공합니다. 프로젝트 관리 소프트웨어의 가격은 크게 다릅니다. 무료 입문 수준부터 수백 또는 수천 달러의 프리미엄 옵션까지 여러 가격 책정 구조가 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어 비용에 영향을 미치는 가장 일반적인 요소는 다음과 같습니다:

• 사용자 수 – 일부 공급업체는 사용자당 요금을 청구합니다
• 기능 – 일부 공급업체는 추가 비용으로 프리미엄 기능을 제공합니다
• 결제 – 연간 대 월간, 일부 공급업체는 월간이 아닌 1년에 대해 지불하면 할인을 제공할 수 있습니다

또한 구현, 교육 및 지원을 위한 추가 비용이 적용되거나 필요할 수 있다는 점을 고려해야 합니다.

Slingshot으로 시작하세요

Slingshot은 프로젝트 관리를 한 단계 높일 준비가 되어 있습니다. 모든 사람을 소식에 포함시킴으로써 팀은 서로 다른 시간대에서도 프로젝트 최상위에 있을 수 있으며, 팀 멤버가 물리적으로 함께 있지 않아도 생산성이 영향을 받지 않습니다.

Slingshot은 현대적인 프로젝트 및 팀 파일 관리, 채팅 및 데이터 분석을 모두 하나의 앱에 통합하여 협업을 단순화합니다. 모든 이러한 요소를 한 곳에서 팀 멤버와 쉽게 공유하고 외부 팀 멤버와 프로젝트를 공유할 수 있을 때, 마음의 평안이 회복됩니다. 기본 제공되는 강력한 생산성 흐름을 갖춘 Slingshot은 지속적인 협업 워크플로우를 원활하게 실행하도록 설계되었습니다. 이는 팀이 협업 사일로를 넘나들고, 작업 중단을 방지하며, 팀이 함께 더 나은 업무를 수행하는 것을 더 쉽게 만듭니다.

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