조직 혼란 극복

조직 혼란이란 무엇인가?

뛰어난 조직의 저자인 Karen Martin은 그녀의 Fast Company 기사에서 혼란을 '변화하는 우선순위, 불명확한 방향, 불안정한 프로세스, 불만족한 고객, 의욕 없는 직원'으로 정의합니다.

혼란의 징후는 다양하지만 종종 직원들이 정보를 찾는 데 소비하는 시간의 증가, 역할과 책임에 대한 명확성 부족, 불명확한 목표, 팀이 '항상 뒤쳐지고 있다'는 느낌이 포함됩니다.

얼마나 광범위한가? 자문회사 Cohn Reznick에서 다양한 산업의 200명 이상의 경영진을 대상으로 실시한 최근 조사에서 응답자의 91.9%가 자신의 조직 내에서 혼란을 파악했습니다. 거의 절반은 혼란이 널리 퍼져 있다고 보고했습니다. 하지만 이를 해결하기 위한 계획을 수립한 응답자는 27%에 불과합니다.

사람들은 혼란이 '세상이 그렇게 돌아가는 것'이라고 생각하고 혼란을 견뎌내는 경향이 있으며 그에 대해 할 수 있는 일이 없다고 믿기 시작합니다. 혼란을 완전히 제거할 수 없다는 것이 사실이지만 표준 프로세스와 메커니즘을 만들어 관리할 수 있습니다. 목표는 모든 팀 구성원을 항상 알게 하고, 일정을 즉시 업데이트하며, 팀 구성원들이 빠르게 변화하는 우선순위에 포함되어 더욱 적극적이 될 수 있도록 함으로써 효과적인 팀 협업을 달성하는 것입니다.

다음 몇 페이지에서는 조직 혼란을 극복하는 데 도움이 되는 핵심 단계를 제시합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다:

• 콘텐츠 딜레마 처리 - 파일을 쉽게 찾고 팀 구성원과 공유할 수 있도록 만들기
• 팀 구성원들이 항상 '정보를 인지하고 있는' 투명한 팀 구축

• 목표와 목표를 워크플로우에 포함
• 기술 과부하 관리

콘텐츠 딜레마

콘텐츠가 개별 도구, 시스템, 애플리케이션, 데이터베이스, 회사 포털 등 곳곳에 존재하면서 지식 근로자들은 올바른 정보를 검색하는 데 점점 더 많은 시간을 할애합니다. The Economic Times의 조사에 따르면 직원들은 자신의 업무를 수행하는 데 필요한 데이터를 검색하는 데 시간의 25% 이상을 소비합니다. 지식 근로자들은 검색하는 정보 중 실제 문제를 해결하는 데 필요한 일부만 필요하기 때문에 문제는 더욱 악화됩니다.

Accenture의 조사에 따르면 중간 관리자의 59%가 매일 소중한 정보를 놓치는 이유는 정보를 찾을 수 없거나 보지 못했기 때문입니다.

과도한 콘텐츠로 인한 혼란은 회사 내에서뿐만 아니라 파트너 및 고객과도 정보 공유가 어렵다는 사실로 인해 더욱 심화됩니다. 종종 콘텐츠는 사람들이 정기적으로 사용하는 도구 및 앱에서 분리되어 있습니다. 팀은 관련 콘텐츠를 작업 또는 해당 프로젝트에 첨부하고 항상 같은 장소에서 찾을 수 있도록 하는 도구와 메커니즘이 필요합니다.

콘텐츠 딜레마를 간소화하는 데 도움이 되는 플랫폼 기능:

• 프로젝트, 프로세스 및 파일 관리의 다양한 요소를 통합합니다.

• 팀이 해당 작업과 관련된 파일 및 문서를 포함하는 콘텐츠 보드가 있는 한 곳에서 작업할 수 있도록 하지만, 콘텐츠는 Teams, Sharepoint 또는 Google Docs와 같은 다른 앱에 있을 수 있습니다.
• 사용자가 부서, 파트너 또는 외부 클라이언트별로 분할할 수 있는 공유 및 보안 작업 공간을 쉽게 만들 수 있게 합니다.

팀워크의 투명성

The Ken Blanchard Companies의 창립 파트너인 Dr. Eunice Parisi-Carew에 따르면 팀은 목표를 달성하지 못하는 경우가 60% 이상입니다. 의사소통 부족과 팀 협업이 가장 많이 언급되는 이유이며, 상급 관리진과 팀 구성원들은 팀 리더의 책임이라고 봅니다.

프로젝트가 실패하는 주요 이유는 제시간에 완료되지 않기 때문입니다. 문제가 충분히 빨리 플래그되지 않아 팀 리더가 너무 늦게 문제를 인식하기 때문에 이런 일이 자주 발생합니다.

이를 팀 투명성 부족이라고 알려져 있습니다.

팀워크의 투명성을 달성하려면 어떻게 해야 할까요?

반면, 투명한 팀은 프로세스 및 프로젝트 관리 도구를 갖추고 있어 팀이 혼란스럽고 빠르게 변화하는 환경에서 기능할 수 있습니다. 프로젝트 마감이 변경될 때, 새 제품 출시 날짜가 앞당겨지고 마케팅 캠페인이 변경되거나 시장 세력이 구매 행동에 영향을 미칠 때 팀 리더는 팀의 작업 부하와 최신 일정을 볼 수 있습니다. 이를 통해 리더는 남은 리소스를 빠르게 평가하고, 우선순위를 조정하며, 이러한 업데이트를 팀에 효과적으로 전달할 수 있습니다.

오늘날 어떻게 이루어지고 있을까요? 많은 조직에서 여전히 스프레드시트와 이메일, 즉석 회의, 책상 방문, 또는 1대1 회의를 사용하고 있습니다. 하지만 이는 시간이 오래 걸리고 궁극적으로는 비효과적입니다. 미시 관리로 이어져 팀 사기를 손상시킵니다.

투명성이 있으면 모든 사람이 자신의 일정뿐만 아니라 팀 동료의 일정도 볼 수 있습니다. 따라서 책임도 투명해지고 의존성도 마찬가지입니다. 각 팀 구성원은 자신에게 요구되는 것이 무엇이고 자신의 작업이 다른 사람의 업무에 어떤 영향을 미치는지 알고 있습니다. 기한이 지난 항목 및 막힌 항목은 명확하게 표시되어 사람들이 책임감을 갖습니다.

간트 차트 또는 타임라인 뷰와 같은 시각화는 팀 투명성을 촉진합니다.

예를 들어 간트 또는 타임라인 뷰를 사용하면 팀 리더나 심지어 팀 구성원도 몇 번의 클릭만으로 프로젝트를 추가하거나 다시 예약할 수 있습니다. 타임라인에서 프로젝트 또는 작업을 드래그 앤 드롭하면 마감일이 변경되고 종속 작업 또는 소작업의 해당 마감일이 변경됩니다. 담당자는 이러한 업데이트를 즉시 알림받습니다.

워크플로우에 목표와 목표 포함

조직, 부서 및 팀 수준에서 목표와 목표를 설정하면 빠른 변화를 관리하는 데 도움이 됩니다. 조직의 한 부분이 다른 부분으로부터 필요한 정보를 얻지 못하면 비효율이 발생하고 시간이 지나면서 문제가 커집니다. 목표와 전략은 직원들이 전술 수준에서 일을 수행하는 데 필요한 것이 무엇인지 파악하는 데 도움이 됩니다. 또한 우선순위를 전달하고 성공에 대한 공통의 이해를 높이는 데 도움이 됩니다. 여기에는 팀이 자신의 활동을 공유된 목표 및 목표와 연결할 수 있는 능력도 포함됩니다.

목표 정렬이란 무엇인가?

각 직원의 작업이 회사의 목표와 일치하도록 하려면 회사의 사명을 모든 직원에게 전달하고 목표 설정 시즌 동안 이를 반복하여 최상위 우선순위가 되도록 합니다. 모든 직원이 자신의 목표를 전략적 사명과 연결하고 동료와 협력하여 부서와 팀 전체에서 공통 목표를 정렬하도록 권장합니다.

기술 과부하 관리

Deloitte 기사 디지털 채택 플랫폼: 성공적인 기술 도입을 위한 인간 중심 솔루션에 따르면 기업이 새로운 기술을 채택할 때 근로자 생산성은 가장 먼저 피해를 입습니다. 디지털 변환의 영향에 대해 물은 설문조사에서 설문조사 응답자의 90%가 디지털화가 건설적이기보다는 파괴적이라고 답했습니다.

협업 도구는 좋은 예입니다. 직원들은 너무 많은 도구를 사용하도록 권장되어 종종 여러 통신 채널의 메시지로 압도당합니다. 종종 이러한 통신은 관련 없는 것이고 실제 업무와 직접 연결되지 않습니다.

Slack은 너무 잘 작동하여 생산성에 부정적인 영향을 미친 협업 도구의 좋은 예입니다. 역설적이게도 Slack은 통신을 너무 쉽게 만듭니다. 실제로 생산성 분석 회사인 Time Is Ltd의 데이터에 따르면 큰 회사의 직원이 자신의 Slack 메시지와 채널을 전체적으로 읽는 것은 신체적으로 불가능할 것입니다.

소프트웨어 프로그래머 Alicia Liu는 지난해 Medium 게시물에서 이를 가장 잘 표현했습니다: '통신을 시작하는 장벽을 낮춤으로써 Slack의 숨겨진 부작용은 통신 오버헤드를 기하급수적으로 증가시킬 수 있는 것입니다. 그 결과 훨씬 더 방대하고 낮은 품질의 통신이 이루어집니다.'

둘의 조합은 생산성에 나쁜 영향을 미칠 수 있습니다.

새로운 앱의 증가는 곧 사라지지 않을 것입니다. 역사는 혁신의 시기에 새로운 기술만 증가한다는 것을 보여줍니다. 이를 처리하는 방법은 jpg 또는 png 파일, Microsoft Word 파일 또는 Google Docs, 또는 파일이 Box, Sharepoint 또는 다른 콘텐츠 저장소에 있는지 여부와 같은 표준을 통합니다.

이상적으로는 모든 작업, 파일, 댓글 및 토론이 볼 수 있지만 콘텐츠가 어디든지 있을 수 있고 표준 기반이기 때문에 공유 작업 공간에서 액세스할 수 있는 솔루션 또는 플랫폼을 원합니다.

Slingshot이 조직 혼란을 극복하도록 팀을 지원

Slingshot은 팀이 더욱 생산적이고 민첩하도록 돕기 때문에 놀라운 결과를 제공할 수 있습니다. Slingshot은 모든 사람을 서로 연결하고 단일 디지털 작업 공간 내에서 데이터, 콘텐츠, 프로젝트 및 채팅에 연결함으로써 팀의 힘을 활용합니다.

Slingshot의 주요 기능은 다음과 같습니다:

• 팀 조직을 개선하기 위한 간단하고 스마트하며 직관적인 파일 관리
• 팀 통신을 개선하기 위한 컨텍스트 내 및 실시간 채팅
• 의사 결정 개선을 위한 정확하고 통찰력 있는 데이터 시각화
• 팀 정렬 및 신뢰를 개선하기 위한 투명한 소유권 및 프로젝트 관리

Slingshot은 데이터 분석, 프로젝트 및 정보 관리, 채팅 및 목표 기반 전략 벤치마킹을 하나의 직관적인 앱으로 통합합니다.

이러한 기능으로 Slingshot을 사용하여 혼란을 최소화하는 성공적인 팀을 운영하십시오:

정보를 더 쉽게 찾고 액세스할 수 있도록 함으로써 팀, 부서 및 외부 협업자 전반에 걸쳐 차분함과 효율성 구현

Slingshot은 팀 구성원들이 필요할 때 필요한 것을 쉽게 찾을 수 있는 단일 위치가 됨으로써 차분함과 효율성을 창출하도록 도움을 줍니다. 다양한 부서에서 또는 클라이언트 및 파트너와의 어색하고 혼란스러운 파일 공유를 제거합니다. 파일이 저장되어 있는 곳에 상관없이 실시간으로 콘텐츠에서 협업하고 실시간 토론에서 문제나 아이디어에 대해 논의하며, 작업 수준에서 또는 1대1 채팅에서 토론합니다. Slingshot을 사용하면 데이터 무결성을 유지하기 위해 소유자, 구성원 또는 게스트별로 권한을 설정하고 분할하여 원하는 것만 원하는 사람과 공유할 수 있습니다.

팀이 데이터를 사용하여 생산성을 향상시키기 위해 더 쉽게 할 수 있도록 함으로써 실행 가능한 통찰력 활용

Slingshot의 데이터 분석 기능을 사용하면 팀이 데이터 시각화 및 대시보드를 만들고 공유하여 공통 목표를 주도하고, 더 나은 결정을 내리고, 더 나은 결과를 달성할 수 있습니다. Slingshot만이 팀이 비즈니스 팀을 조직하여 조치를 취하도록 함으로써 데이터 통찰력에 대해 더 쉽게 조치할 수 있습니다. 팀은 데이터 시각화 및 대시보드를 만들고 공유할 수 있으며, 작업이 발생하는 공통 공간에서 모든 것이 하나의 앱 내에 있습니다. 모든 사람이 같은 페이지에 있고 채팅으로 이동하며 조치를 관리할 프로세스 또는 프로젝트를 만들고 결과를 측정할 수 있는 한 곳입니다.

모든 사람이 같은 목표와 전략에 집중하고 참여할 때 더 나은 결과 달성

Slingshot을 사용하여 OKR을 설정하고 일일 및 프로젝트 작업을 조직 목표 및 전략에 매핑하여 팀 정렬을 주도합니다. 이제 관리자는 팀 상태 회의를 열고 개별 작업 상태를 확인하는 데 시간을 덜 들이고 멘토로서 더 많은 시간을 들이며 비즈니스를 적극적으로 생각할 수 있습니다.

더 나은 워크플로우 투명성으로 소유권과 책임의 문화 설계

투명한 작업 환경을 만들어 팀 및 개인 책임을 촉진합니다. 누가 어느 작업에 지정되었는지, 주요 납품 날짜, 팀 목표 및 메트릭을 포함한 모든 것이 모두에게 표시됩니다. 팀 구성원들은 또한 개인 개요 창을 사용하여 모든 프로젝트 및 책임에 걸친 자신의 개인 작업 상태를 명확하게 파악하여 문제를 예상하고 자신의 작업을 다시 우선순위 지정할 수 있습니다.

Slingshot의 많은 통합 기능과 광범위한 데이터 중심 기능은 조직 혼란을 억제하고 모든 수준에서 기업이 성공적이고 생산적으로 유지하도록 합니다. 투명성, 조직된 정보, 모든 것을 한 곳에 보관할 수 있는 능력(채팅 토론, 콘텐츠, 작업 관리 및 데이터 분석)은 팀을 신뢰하고 최소한의 또는 중단 없이 생산성을 유지할 수 있게 합니다.