7 Armadilhas de Equipes Distribuídas: Como Identificá-las e Evitá-las

Gradualmente, equipes distribuídas e remotas se tornaram a nova normalidade para um grande percentual de empresas em todo o mundo. Por causa dessa mudança, no entanto, muitas organizações descobriram rapidamente o perigo inevitável de armadilhas que prejudicam a produtividade e criam dificuldades para líderes que precisam que suas equipes colaborem perfeitamente – qualquer que seja o fuso horário que ocupem. Então, como as empresas dedicadas a gerenciar equipes distribuídas em 2021 podem neutralizar possíveis perturbações? Continue lendo para descobrir.

Equipes Distribuídas: O Que São e Como Funcionam

Equipes distribuídas são equipes que consistem em dois ou mais funcionários que trabalham em áreas diferentes, não compartilham o mesmo local de trabalho físico e geralmente podem estar localizados em diferentes localizações geográficas e fusos horários. No entanto, uma equipe distribuída também pode consistir em alguns membros da equipe que trabalham permanentemente de casa, enquanto outros usam um espaço de escritório da empresa.

Para garantir que suas equipes distribuídas funcionem com o melhor desempenho possível, as empresas precisam manter um olhar atento fazendo sempre as seguintes perguntas:

• Minha equipe está colaborando eficientemente?
• Minha equipe está coordenando todos os projetos de forma oportuna?
• Minha equipe está usando as ferramentas certas para manter a conexão?

As respostas para essas perguntas fornecerão uma compreensão sobre se a empresa tem um bom fluxo de negócios.

Equipes distribuídas precisam trabalhar tão confortavelmente e eficientemente quanto equipes no mesmo local e estabelecer as melhores práticas de comunicação desde o início é essencial.

Você pode ter seu gerente de SEO baseado em Londres, seu diretor de marketing em Nova York e sua equipe de design em Praga – esses arranjos de trabalho flexíveis dependem muito da agilidade, da tecnologia e da colaboração. E todos os sinais apontam que estão aqui para ficar – de acordo com um estudo recente, 76% dos millennials dizem que aceitariam um corte salarial para mais flexibilidade. A boa notícia é que o ambiente torna as equipes distribuídas algo de uma tendência duradoura em nossos dias. Ainda assim, isso não diminui os possíveis obstáculos que essas equipes podem precisar ultrapassar se a forma de resolvê-los não for considerada antecipadamente.

Equipes Distribuídas versus Equipes Remotas: Diferenças e Especificidades

Ao falar sobre equipes que não ocupam o mesmo espaço físico, podemos ouvir termos como distribuído ou remoto em referência a elas. As similaridades entre as duas são muitas e óbvias, incluindo trabalhar longe do escritório, ter mais autonomia e independência em tarefas diárias, estar fisicamente afastado de seus colegas, mas permanecendo intimamente entrelaçado em projetos com a ajuda da tecnologia. Mas quais são as diferenças que separam equipes distribuídas de equipes remotas? Aqui estão algumas especificidades.

Diferença Número 1:

• Equipes distribuídas têm todos os membros literalmente distribuídos uns dos outros em várias localizações, às vezes em todo o mundo, independentemente de estarem usando um espaço de escritório ou trabalhando de casa
• Equipes remotas também trabalham fisicamente longe umas das outras, mas geralmente não são distribuídas em todo o mundo; elas geralmente trabalham dentro de aproximadamente a mesma distância do espaço do escritório

  

Diferença Número 2:

• Equipes distribuídas são espalhadas em distâncias maiores, então há uma boa chance de que algumas nunca se encontrem pessoalmente, apenas virtualmente
• Equipes remotas geralmente tentam se reunir ocasionalmente, pois é menos provável que estejam longe umas das outras
  

Diferença Número 3:

• Equipes distribuídas nem sempre são remotas – em alguns locais, vários membros da equipe poderiam estar vinculados a escritórios e todos trabalhando em um edifício de escritório
• Equipes remotas geralmente não estão vinculadas a escritórios, embora geralmente estejam no mesmo local em termos de país

  

Em ambos os tipos de equipes, no entanto, a vigilância sobre comunicação e colaboração é uma constante – não esqueça de conferir nossas 7 dicas para aumentar a produtividade em equipes remotas.

Por Que o Modelo de Equipe Distribuída Está Aqui para Ficar

Uma previsão da Upwork baseada em seu "Relatório da Força de Trabalho do Futuro" diz que até 2028, 73% das empresas estarão gerenciando equipes distribuídas. As organizações descobriram que através desse método elas oferecem um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional e as pessoas encontram mais produtividade operando dessa forma.

Mas para examinar mais profundamente por que as equipes distribuídas estão prontas para desempenhar um papel importante no futuro de muitas empresas, vamos ver cinco dos benefícios mais notáveis para os empregadores.

Benefício 1: Talento Sem Limitações

Com o modelo de equipes distribuídas, as empresas podem atrair e contratar especialistas de todos os campos independentemente de onde estejam localizados geograficamente

Benefício 2: Flexibilidade em Prazos

Espalhar sua equipe em diferentes países, especialmente seus especialistas em marketing e vendas, pode resultar em uma distribuição maior em mercados potenciais e clientes em todo o mundo e uma cobertura mais ampla de oportunidades a todo momento

Benefício 3: Evolução do Trabalho e Maior Produtividade

Estabelecer uma equipe distribuída significa dar às pessoas muita liberdade para não precisarem estar fisicamente em um local específico para fazer seus trabalhos. Ter essa agilidade geralmente significa que a única coisa sendo rastreada é a produtividade e resultados e que você não está limitando sua equipe por muito mais

Benefício 4: Eficiência de Custos

Muitas empresas com alto pagamento médio anual para funções específicas, como desenvolvedores, optam por posicionar sua equipe em países onde o conjunto de habilidades ainda é alto, mas o salário anual é muito menor

Benefício 5: Mais Fácil do Que Nunca

Em 2021, gerenciar uma equipe distribuída é mais fácil do que nunca, com ferramentas que conectam colegas de trabalho e permitem que eles colaborem e compartilhem recursos através de aplicativos que possibilitam:

• Compartilhamento de arquivos
• Mensagens e bate-papo
• Gerenciamento de tarefas e projetos
• Análise e avaliação

Tudo isso serviria como uma linha de vida básica para equipes que estão distribuídas e dependem de verdadeira colaboração para permanecer bem-sucedidas. Para garantir que como empregador você tenha fornecido a melhor oportunidade para isso, escolher a ferramenta de software certa é crucial e poderia ser a diferença entre entregar resultados mediocres ou verdadeiramente ótimos.

7 Armadilhas de Equipes Distribuídas: O Que Observar

Trabalhar com equipes distribuídas e não estar fisicamente com seus colegas pode criar uma infinidade de dificuldades em certas situações. Para superar os desafios das equipes distribuídas, primeiro precisamos ver os riscos potenciais. Então, vamos dar uma olhada nas 7 armadilhas mais comuns que as equipes distribuídas enfrentam.

1. Colaboração Deficiente

Em um ambiente virtual e com pessoas frequentemente em diferentes fusos horários umas das outras, a mentalidade de "cada um por si" é um perigo real. Aqui, uma ferramenta de gerenciamento de projetos é essencial para manter a colaboração na vanguarda dos objetivos, rastrear entregas individuais bem como o desempenho geral

2. Perda de Comunicação

Não é um problema trivial. Com equipes distribuídas localizadas em todo o mundo, elas podem se tornar desapegadas e não ter as discussões necessárias que suas tarefas exigem. Ferramentas de comunicação como parte integral dos processos diários são a resposta para esse desafio.

3. Falta de Transparência

Todo projeto precisa ser altamente visível em cada estágio – ainda mais quando você está gerenciando equipes distribuídas. O uso diário de uma ferramenta de gerenciamento de projetos com tarefas claramente delineadas, dependências, possíveis bloqueios e datas de vencimento resolve esse obstáculo.

4. Dificuldades com Compartilhamento de Conhecimento e Arquivos

Não estar no mesmo fuso horário geralmente pode significar que quando um vendedor precisa de algo do gerente de marketing, ele terá que esperar um dia útil inteiro para que ele apareça. Ter uma biblioteca compartilhada para arquivos e manter tudo que alguém pode precisar no mesmo lugar, para que sempre tenha a versão mais atualizada das coisas, é crucial para resolver isso.

5. Perda de Ótimas Ideias

Se uma equipe está trabalhando no mesmo espaço, as pessoas fazem brainstorm mais frequentemente e acompanham as ideias. Com a distância, isso se torna mais difícil e ótimas ideias frequentemente não são compartilhadas ou se perdem na comunicação, especialmente com múltiplas ferramentas. O valor aqui seria a capacidade de criar tarefas rapidamente a partir de discussões online e rastrear essas tarefas com um delineamento claro de propriedade.

6. Perturbações Causadas por Má Organização

Em cada projeto, briefings, arquivos, etapas e responsabilidades devem ser delineados claramente desde o início. Falhar em fazer isso pode resultar em perturbações e atrasos, não importa quão talentosa seja a equipe.

7. Rastreabilidade Insuficiente

Os resultados são importantes em qualquer ponto, então medi-los continuamente minimiza a chance de erros e ajuda a corrigir o curso a tempo.

Principais Dicas para Gerenciar Equipes Distribuídas

Com todos os desafios e riscos que vêm com o trabalho de equipes distribuídas, as empresas precisam pensar preventivamente e garantir que cobriram todas as bases. Todo gerente quer garantir que os resultados sejam entregues da melhor forma, mantendo sua equipe feliz e prosperando. Então, vamos dar uma olhada nas principais dicas para gerenciar equipes distribuídas com um aplicativo de software como o Slingshot.

1. Tenha Todos os Ativos Digitais em Um Único Lugar

Nenhuma troca de aplicativo ou diferentes canais são necessários. Ao unir cada ativo digital em um único lugar, sua equipe pode colaborar eficientemente em todos os fusos horários e sempre ter acesso aos arquivos mais atualizados. Com o Slingshot, seus provedores de nuvem são integrados ao aplicativo, permitindo o upload e/ou vinculação a qualquer arquivo – para que cada membro da equipe tenha acesso aos arquivos mais recentemente atualizados no nível da tarefa

2. Tenha Conversas em Contexto

A comunicação, ideias e gems de brainstorm nunca se perdem no Slingshot, com uma funcionalidade de bate-papo que coloca conversas em contexto de acordo com cada projeto/equipe/tarefa – e também permite criar tarefas diretamente a partir de uma conversa

3. Tenha Propriedade Clara

Com seus recursos de gerenciamento de projetos, o Slingshot auxilia na propriedade, divisão de tarefas e manutenção de registro de qualquer problema ou bloqueio durante campanhas.

4. Tenha uma Visão Geral em Qualquer Momento

Usar um aplicativo como o Slingshot significa tê-lo como seu central de gerenciamento de projetos, conectando todos os insights necessários para sua equipe – rastreamento de tarefas, datas de vencimento, resultados de campanhas pagas, progresso do projeto e discussões em contexto

5. Tenha Sua Análise Pronta em Uma Olhada

Usar características orientadas por dados ajuda as equipes a manter o controle dos dados atuais de campanhas, através de dashboards, rastreamento de KPI e oferece a elas a capacidade de ir de insight para ação em segundos

Com o Slingshot, as equipes podem manter-se no topo dos projetos mesmo em diferentes fusos horários, graças à combinação de gerenciamento moderno de projetos e arquivos de equipe, bate-papo e análise de dados, tudo em um único aplicativo.

Experimente o Slingshot hoje ou entre em contato conosco se quiser uma demonstração ou tiver alguma pergunta.