9 Recursos de Gerenciamento de Projetos Para Melhorar a Produtividade do Seu Time

Resolver o caos e criar calma e eficiência em seu espaço de trabalho exige muita atenção e esforço. Em um dia ocupado, gerenciar múltiplos projetos e tarefas em uma equipe grande pode se tornar assustador e opressor, mesmo para os melhores gerentes de projetos. Para ser capaz de gerenciar efetivamente essa carga de trabalho como gerente de projetos, você precisa dos recursos certos de gerenciamento de projetos.

Software de gerenciamento de projetos rico em recursos é a arma secreta dos gerentes de projetos bem-sucedidos.

Para ajudá-lo a escolher a solução certa de software de gerenciamento de projetos para sua equipe e necessidades, reunimos esta lista de recursos de gerenciamento de projetos que seu software de gerenciamento de projetos deve ter para entregar produtividade, satisfação e tranquilidade.

Definição de Software de Gerenciamento de Projetos

Antes de prosseguirmos para os recursos de gerenciamento de projetos que melhorarão a produtividade de sua equipe, vamos primeiro responder a pergunta sobre o que é software de gerenciamento de projetos.

Software de gerenciamento de projetos é um software especializado projetado para auxiliar equipes e organizações no gerenciamento de múltiplos projetos simultaneamente, enquanto fornece recursos robustos que simplificam e otimizam o fluxo de trabalho de cada membro da equipe em uma organização. É utilizado por empresas para planejamento de projetos, colaboração, gerenciamento de tarefas, rastreamento, alocação de recursos, navegação fácil em um espaço de trabalho compartilhado e muitas outras coisas dependendo da sofisticação do software.

Recursos de Software de Gerenciamento de Projetos

As diferentes soluções de software de gerenciamento de projetos disponíveis no mercado variam em capacidades e funcionalidades. Para encontrar a melhor solução para sua equipe, considere quais recursos você precisa para gerenciar seus projetos de forma eficiente e eficaz. Existem muitos componentes de software de gerenciamento de projetos que podem tornar mais fácil e simples gerenciar seu espaço de trabalho. Aqui estão alguns recursos indispensáveis que um bom software de gerenciamento de projetos deve incluir:

1. Gerenciamento de projetos
2. Gerenciamento de tarefas
3. Gerenciamento de conteúdo
4. Colaboração em equipe
5. Notificações
6. Análise de dados
7. Relatórios em tempo real
8. Oportunidades de integração
9. Aplicativo móvel nativo

Gerenciamento de projetos

Gerencie perfeitamente tarefas, equipes e projetos de qualquer complexidade do início ao fim.

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1. O que é o Recurso de Gerenciamento de Projetos?

Gerenciamento de projetos permite a organização de todos os aspectos de um projeto, desde o planejamento e agendamento até a alocação de recursos e execução. Normalmente, o recurso de gerenciamento de projetos auxilia não apenas o gerente de projetos, mas também outros membros da equipe.

Os projetos geralmente têm datas de início e fim, e múltiplos marcos no meio, mas projetos também podem ser contínuos. Por exemplo, um projeto contínuo poderia ser seu calendário de conteúdo — tudo que sua equipe está planejando produzir e publicar como conteúdo on-line com datas definidas que todos tentam cumprir. E como toda empresa trabalha em ambos os tipos de projetos, você precisa de uma ferramenta de gerenciamento de projetos que suporte ambos os casos de uso.

Uma boa ferramenta de gerenciamento de projetos também deve permitir a definição de prioridades, dependências de projeto e colaboradores — uma pessoa será listada como proprietária principal do projeto e será responsável por ele, mas outros membros da equipe também podem ser listados lá.

Por Que os Recursos de Gerenciamento de Projetos são Importantes?

Torna o gerenciamento de múltiplos projetos complexos em organizações, departamentos e empresas simultaneamente mais simples e fácil. Quando você tem todos os seus projetos disponíveis em uma tela na sua frente, você pode rastrear facilmente o progresso de cada projeto, ver instantaneamente obstáculos e saber exatamente o que está causando atrasos e identificar bloqueadores em seus projetos antes que se tornem um problema real.

2. O que é um Recurso de Gerenciamento de Tarefas?

O recurso de gerenciamento de tarefas ajuda a gerenciar tarefas através de seu ciclo de vida, desde o planejamento até a execução. No mínimo, deve incluir a definição de prazos, prioridades, dependências, criação de subtarefas, a capacidade de anexar arquivos e documentos, e uma seção de comentários. O recurso de gerenciamento de tarefas também deve oferecer a capacidade de gerenciar facilmente todas as suas tarefas em diferentes visualizações e escolher a visualização que melhor se adequa a você e às tarefas do seu projeto.

Por Que o Recurso de Gerenciamento de Tarefas é Importante?

O recurso de gerenciamento de tarefas permite que você conduza responsabilidade em equipe e individual ao criar um ambiente de trabalho transparente onde tudo é visível para todos e onde todos são responsáveis pelas tarefas que foram atribuídas a eles.

Além disso, ao manter todas as suas tarefas bem organizadas na visualização de sua preferência, todos economizarão tempo procurando informações e os prazos também serão cumpridos.

3. O que é Integração de Gerenciamento de Conteúdo?

O recurso de gerenciamento de conteúdo é importante para cada software de gerenciamento de projetos. Permite que os usuários compartilhem e trabalhem em documentos juntos. Este recurso também ajuda a manter os documentos bem organizados em um só lugar, para que todos possam acessá-los facilmente a qualquer momento.

Por Que a Integração de Gerenciamento de Conteúdo é Importante?

Sem mais caçar e procurar por documentos! A integração completa com seus provedores de arquivos e armazenamento economiza tempo ao alternar entre diferentes plataformas de armazenamento de conteúdo e libera seu tempo para que você possa se concentrar em coisas mais importantes. Você pode anexar rapidamente documentos e arquivos-chave às tarefas e encontrar informações facilmente dentro do contexto. Ter tudo acessível a partir do mesmo lugar e por qualquer pessoa aumenta a produtividade e a eficiência da equipe.

4. O que é um Recurso de Colaboração em Equipe?

O recurso de colaboração em equipe é projetado para ajudar as equipes a serem mais produtivas e trabalhar juntas de forma mais eficiente, permitindo que colaborem em uma única plataforma. Ele reúne todos com os quais você trabalha para que todos possam focar em seu trabalho e contribuir para os mesmos objetivos de projeto e empresa. Também permite comunicação no aplicativo e a capacidade de colaborar em nível de tarefa e projeto, compartilhando feedback, comentários e ideias.

Por Que o Recurso de Colaboração em Equipe é Importante?

A frase "Colaboração é a chave para o sucesso" é tão amplamente usada que você definitivamente vem atravessá-la. Pode soar um pouco clichê, mas devemos concordar que é verdade. A importância da colaboração no espaço de trabalho é vital — para gerenciar projetos, desenvolvimento de produtos, gerenciamento de eventos, você entende. Um grupo de indivíduos é mais poderoso e pode realizar muito mais do que uma única pessoa.

A colaboração bem-sucedida leva a relacionamentos aprimorados entre funcionários e equipes, produtividade maximizada, eficiência aumentada e processos de trabalho otimizados. Além disso, um recurso de colaboração em equipe ajuda a prevenir e resolver problemas e alinha equipes distribuídas e remotas.

5. O que é o Recurso de Notificações?

O recurso de notificações ajuda você a manter-se atualizado com todas as modificações recentes feitas em tarefas, menções, discussões e mais.

Por Que o Recurso de Notificações é Importante?

O recurso de notificações é importante pois serve como um lembrete para não perder uma atualização importante. Sempre que há uma atualização nas tarefas em que você está trabalhando, você foi mencionado ou perdeu uma mensagem de chat, as notificações estão ali para lembrá-lo.

6. O que é um Recurso de Análise de Dados?

Análise de dados é o processo de analisar dados brutos e ajudar a identificar tendências, padrões e correlações que você poderia não ter descoberto de outra forma. O recurso de análise de dados também permite que você transforme dados em representação visual para que os dados sejam mais fáceis de entender, mesmo por pessoas que não são especialistas em dados.

Infelizmente, análise de dados é raramente encontrada como um recurso em soluções de software de gerenciamento de projetos, então fique atento e não se contente com menos, pois este recurso é um dos mais benéficos para gerar mais receita e crescimento geral de negócios.

Por Que o Recurso de Análise de Dados é Importante?

Com o poder de uma solução de análise de dados, sua equipe não precisará mais desperdiçar tempo tentando analisar planilhas, mas em vez disso terá mais tempo para se concentrar nos insights obtidos e tomar decisões baseadas em fatos. Tendo acesso a dados em tempo real, você pode agir no momento certo e nunca perder uma oportunidade.

E fica ainda melhor quando você descobre que BI moderno torna mais fácil para todos analisar e entender dados comerciais-chave e criar um belo painel de forma independente. Isso significa que seu especialista em dados e equipe de TI podem se concentrar em suas competências principais em vez de perder tempo criando relatórios e painéis para outras pessoas de sua equipe que precisam deles.

Ter isso disponível em um só lugar com tantas outras ferramentas de produtividade traz esforço e eficácia instantâneos para o processo de tomada de decisão baseado em dados.

7. O que é o Recurso de Relatórios em Tempo Real?

Com relatórios em tempo real, você pode personalizar relatórios ou usar diferentes modelos para criar relatórios de KPI (indicadores-chave de desempenho). Isso ajuda a monitorar métricas comerciais importantes com a maior frequência possível para garantir que tudo que sua equipe faz está funcionando.

Por Que o Recurso de Relatórios em Tempo Real é Importante?

O recurso de relatórios em tempo real ajuda você a manter-se no caminho certo com KPIs importantes de projetos, KPIs de publicidade digital, KPIs de marketing por e-mail e mais, bem como permite acesso instantâneo a KPIs que todo CEO deseja ver em seu painel.

8. O que é o Recurso de Integração?

O melhor software de gerenciamento de projetos inclui um recurso robusto de integração. O recurso de integração permite que os usuários acessem todos os tipos de documentos, arquivos e recursos, alguns dos quais são armazenados em aplicativos de terceiros. Cada membro da equipe pode inserir arquivos e documentos na plataforma e todos os outros terão acesso rápido em todos os momentos.

Certifique-se de escolher uma solução que ofereça oportunidades de integração perfeita com as ferramentas que sua equipe já usa.

Por Que o Recurso de Integração é Importante?

Com uma solução de software de gerenciamento de projetos em um só lugar que oferece oportunidades de integração perfeita, as equipes poderão acessar tudo a partir de uma única aplicação de plataforma. Isso aumenta a produtividade ao reduzir o tempo de alternância entre vários aplicativos.

9. O que é um Recurso de Aplicativo Móvel Nativo?

Os recursos de gerenciamento de projetos que você e sua equipe precisam devem ser capazes de funcionar corretamente em telefones celulares e tablets também. Mobile está mudando a forma como trabalhamos e como mal estamos "offline" mais, todos devem ter acesso ao espaço de trabalho na ponta dos dedos, sendo capazes de responder a mensagens, atualizar status de projetos e tarefas, participar de discussões comerciais importantes, analisar dados e tudo o mais que você pode fazer a partir de um computador.

Por Que o Recurso de Aplicativo Móvel Nativo é Importante?

É altamente importante escolher uma solução de gerenciamento de projetos que tenha uma versão móvel nativa que você e sua equipe possam usar para manter a produtividade e trabalhar em suas tarefas mesmo em movimento. Os funcionários não podem estar sempre presos em frente ao desktop; as coisas acontecem e às vezes eles precisam sair para fazer recados, mas quando podem ter acesso ao espaço de trabalho em qualquer lugar e a qualquer momento, isso garante que possam reagir se houver uma emergência que exija sua experiência e, é claro, ajuda a manter no caminho certo e nunca perder uma atualização importante.

Benefícios do Software de Gerenciamento de Projetos

O objetivo principal do software de gerenciamento de projetos é ajudar os gerentes de projetos a gerenciar múltiplos projetos complexos com facilidade. Com a ajuda de todos os recursos de software de gerenciamento de projetos que cobrimos, essas ferramentas vêm com muitos benefícios para seus usuários.

Aqui estão os 5 principais benefícios de usar software de gerenciamento de projetos:

Planejamento de Projetos sem Esforço

O planejamento de projetos é um aspecto extremamente importante do gerenciamento de projetos, e todos sabemos que a maior parte do tempo gasto no planejamento de projetos é desperdiçada. Ou pelo menos costumava ser. Com a ajuda de recursos robustos de software de gerenciamento de projetos, os gerentes de projetos podem planejar, acessar e rastrear tudo de uma única tela. Essas ferramentas fazem o processo de planejamento de projetos parecer um passeio no parque.

Trabalho Remoto

A forma remota de trabalho é provável que se torne a nova forma normal de trabalhar e as soluções de gerenciamento de projetos serão uma parte integral disso, pois fornece tantas vantagens às equipes remotas. Não importa onde seus membros da equipe estão distribuídos globalmente, tudo é facilmente acessível e visível para qualquer pessoa. As muitas formas de colaborar uns com os outros fortalecem relacionamentos em equipe, melhoram a organização e aumentam a velocidade e eficiência.

Equipes Agile podem se beneficiar muito de recursos eficazes de gerenciamento de projetos, pois podem ajudá-los muito no rastreamento do progresso do projeto em que estão trabalhando e melhorar sua comunicação.

Colaboração em Equipe Melhorada

Um enorme benefício do software de gerenciamento de projetos é que ele pode simplificar a colaboração entre diferentes equipes e departamentos, que às vezes precisam trabalhar juntos em projetos e tarefas. Como podem colaborar em qualquer nível e ter discussões no contexto, a comunicação se torna mais eficiente e garante que não haverá lacunas de comunicação que criem atrasos desnecessários em projetos.

Padronização dos Processos de Trabalho

Pense assim: Você está trabalhando em uma equipe de 15 pessoas. Cada indivíduo nesta equipe tem sua própria forma de realizar as coisas. Existem múltiplas equipes em sua organização e talvez centenas a milhares de pessoas trabalhando juntas. Você é o gerente que precisa garantir que cada membro da equipe esteja na mesma página. Como você faz isso acontecer?

A capacidade e oportunidade de padronizar o processo de trabalho em seu espaço de trabalho é um dos principais benefícios do software de gerenciamento de projetos. É a chave para coordenação, sincronização e alinhamento. Isso traz profissionalismo, consistência e unidade em toda a sua organização.

Produtividade Aprimorada

Dizem que o software de gerenciamento de projetos é o santo graal da produtividade. E quem pode discutir? Essas ferramentas ajudam você a manter todos os seus arquivos e documentos-chave em um só lugar, colaborar perfeitamente com seus colegas de equipe, projetar cultura de propriedade e responsabilidade com melhor transparência de fluxo de trabalho e muito mais! Esta vantagem poderosa do software de gerenciamento de projetos otimizou o processo de tomada de decisão, pois todos podem tomar decisões mais bem informadas de forma mais rápida e confiante.

O Slingshot foi Projetado para Liberar a Produtividade do Seu Time

O Slingshot vem pronto para levar seu gerenciamento de projetos para o próximo nível. Ao manter todos informados, as equipes podem manter-se no topo dos projetos, mesmo em diferentes fusos horários, o que significa que a produtividade não sofre mesmo que os membros da equipe não possam estar fisicamente presentes uns com os outros.

O Slingshot simplifica a colaboração ao incorporar gerenciamento moderno de projetos e arquivos de equipe, chat e análise de dados, tudo dentro de um único aplicativo. Quando você pode compartilhar facilmente todos esses elementos em um só lugar com membros da equipe e compartilhar projetos com membros externos da equipe, a calma é restaurada. Com fluxos de produtividade robustos prontos para uso e projetado para funcionar perfeitamente e permitir fluxos de trabalho de colaboração contínua. Isso ajuda as equipes a cortar silos de colaboração, evita interrupções de trabalho e torna mais fácil para as equipes trabalharem melhor juntas.

Você está pronto para aprimorar a produtividade de sua equipe? Experimente hoje e veja como o Slingshot pode ajudar suas equipes a alcançar resultados extraordinários que impulsionam o crescimento dos negócios.