O que é Software de Colaboração e Por Que sua Organização Precisa?

Atualmente, o mercado está inundado de ferramentas que prometem simplificar os processos de trabalho dos seus funcionários e alcançar esse objetivo.

Mas será que realmente conseguem?

De acordo com um relatório de terça-feira da Pegasystems Inc.*, os funcionários alternam entre 35 aplicações diferentes críticas para o trabalho mais de 1.100 vezes por dia!

Quantas aplicações sua equipe usa?

Software ineficaz e processos ineficientes estão impactando a produtividade de cada equipe e, para evitar isso, muitas empresas estão buscando ajuda em software de colaboração.

Mas essa é a melhor solução para sua equipe e necessidades?

Neste artigo, responderemos todas as suas perguntas relacionadas a software de colaboração. Incluindo o que é software de colaboração, como funcionam as ferramentas de colaboração online, e muito mais.

O que é Software de Colaboração?

Software de colaboração refere-se a um tipo de solução de software que permite que indivíduos ou equipes trabalhem juntos em um projeto, compartilhem informações e se comuniquem em tempo real, independentemente de sua localização física. Software de colaboração pode incluir ferramentas para gerenciamento de projetos, mensagens, compartilhamento de arquivos e outros recursos que facilitam o trabalho em equipe e aumentam a produtividade.

Por que as Empresas Usam Software de Colaboração?

Imagine trabalhar em um projeto onde as equipes são distribuídas globalmente: os engenheiros de software estão em Nova York, o time de marketing está em Londres, e seu time de gerenciamento de design está em Paris. Garantir que todos permaneçam focados e sincronizados pode ser desafiador, considerando que cada equipe está em um país diferente e opera em fusos horários diferentes.

Então, como você pode garantir que todos estejam informados?

Software de colaboração ajuda a reduzir o estresse de trabalhar com outras pessoas independentemente de onde estão localizadas. Pode ajudar a fortalecer relacionamentos entre equipes, economizar tempo e dores de cabeça, melhorar a organização e aumentar a velocidade e eficiência.

Software de produtividade colaborativa pelos números:

• 70% dos funcionários disseram que a tecnologia digital melhorou sua colaboração. (ArubaNetworks)
• Ferramentas de colaboração online e espaços de trabalho digitais facilitam aumento de produtividade de até 30%, conforme revelam as estatísticas de colaboração digital. (McKinsey)
• Sistemas de comunicação totalmente operacionais ajudam a manter talentos de primeira linha nas empresas em até 450%. (Work Institute)
• Equipes extremamente conectadas demonstram aumento de 21% na lucratividade. (Gallup)
• Os funcionários agora gastam cerca de 50% mais tempo envolvidos em trabalho colaborativo. (Harvard Business Review)
• Aproximadamente 75% dos funcionários consideram a colaboração e o trabalho em equipe como importantes. (Queens University of Charlotte)

Benefícios do Uso de Ferramentas de Colaboração Online

Usar software de colaboração oferece inúmeros benefícios para empresas e equipes. Aqui estão algumas das melhores vantagens de usar software de colaboração:

• Comunicação melhorada – Software de colaboração permite que membros da equipe se comuniquem em tempo real, facilitando fazer perguntas, compartilhar informações e resolver problemas rapidamente.
• Colaboração aprimorada – Ferramentas de colaboração online permitem que membros da equipe trabalhem juntos perfeitamente, independentemente de sua localização física, melhorando o trabalho em equipe e aumentando a eficiência.
• Produtividade aumentada – Software de colaboração oferece uma localização centralizada para que membros da equipe acessem informações do projeto e colaborem em tarefas, reduzindo o tempo e o esforço necessários para concluir projetos.
• Gerenciamento de projetos – Além de tudo isso, software de colaboração oferece ferramentas para rastrear tarefas, definir prazos e monitorar progresso, facilitando gerenciar projetos e manter todos na trajetória certa.

Como Funcionam as Ferramentas de Colaboração Online?

Ferramentas de colaboração online ajudam equipes a se comunicarem e colaborarem perfeitamente em torno de tarefas e projetos, e facilitam o uso de um array de outras ferramentas de produtividade em uma única plataforma. Software de colaboração elimina a necessidade de alternar entre aplicações diferentes, perder tempo e interromper seu fluxo de trabalho ao permitir que você permaneça na mesma ferramenta para realizar o trabalho.

Também resolve o caos de ter arquivos hospedados em diferentes serviços e aplicações e ter que procurar em listas longas para encontrar informações críticas ao permitir que os usuários tenham tudo em um só lugar de onde qualquer pessoa pode acessar tudo que precisa para completar suas tarefas.

Outra forma pela qual ferramentas de colaboração online funcionam é mantendo toda comunicação interna sob o mesmo teto. Esqueça de procurar mensagens em sua caixa de entrada e aplicativos de chat novamente, porque ferramentas de colaboração online mantêm suas conversas organizadas e transparentes.

Ferramentas de colaboração online não apenas ajudam sua equipe a trabalhar de forma mais inteligente, mas também ajudam a aumentar a produtividade geral da equipe e rastrear o progresso de projetos e tarefas, além de obter atualizações de status em tempo real.

Principais Características do Software de Colaboração

Software de colaboração pode variar amplamente em termos de seus recursos e capacidades. Aqui estão alguns dos principais recursos comumente encontrados em software de colaboração:

• Mensagens e chat – Essas são partes essenciais de qualquer software de colaboração. Procure por recursos de chat e mensagens como mensagens diretas e em grupo, conversas em threads, compartilhamento de arquivos no chat, notificações, emojis e reações.
• Capacidades de compartilhamento de documentos – Software de colaboração normalmente inclui um recurso de compartilhamento de arquivos que permite aos membros da equipe fazer upload, armazenar e compartilhar documentos e arquivos em uma localização centralizada. Isso facilita para os membros da equipe acessarem arquivos de qualquer lugar e reduz o risco de perder documentos importantes.
• Gerenciamento de projetos e tarefas – As ferramentas de gerenciamento de projetos permitem que membros da equipe rastreiem tarefas, definam prazos e monitorem progresso. Este recurso pode ajudar equipes a se manterem organizadas e garantir que projetos sejam concluídos no prazo.
• Integração com outras ferramentas – A capacidade do software de colaboração de integrar com outras ferramentas e aplicações que as equipes usam pode agilizar fluxos de trabalho e reduzir a necessidade de alternar entre diferentes aplicações, o que pode ajudar equipes a economizar tempo e trabalhar com mais eficiência.
• Aplicativo móvel – Este recurso está se tornando cada vez mais importante conforme mais e mais pessoas trabalham remotamente ou em movimento, e precisam de acesso aos seus projetos, tarefas e comunicação relacionada ao trabalho em seus dispositivos móveis, como smartphones e tablets.

Como Escolher Software de Colaboração?

Esses são os 6 fatores cruciais para selecionar software de colaboração para sua equipe:

1. As necessidades da sua organização – Comece identificando o que você deseja alcançar com o software de colaboração. Você está procurando uma ferramenta que o ajudará a gerenciar projetos, comunicar com membros da equipe ou compartilhar arquivos? Idealmente, tudo isso. Entender suas necessidades ajudará você a restringir suas opções e escolher software de colaboração que se adeque às necessidades da sua organização e equipe.

2. Recursos disponíveis – Procure por software que ofereça os recursos que você precisa, como gerenciamento de tarefas, mensagens, compartilhamento de arquivos, integração com outras ferramentas que você usa, etc. Também considere a facilidade de uso do software e a capacidade de personalizá-lo para se adequar às suas necessidades.

3. Custo da solução – Software de colaboração pode variar de gratuito a muito caro. Determine quanto você pode orçar para o software e considere o custo de recursos adicionais e complementos.

4. Suporte – Procure por um fornecedor que oferece suporte confiável e possa fornecer à sua equipe o treinamento necessário, tutoriais e base de conhecimento.

5. Integração – Não ignore capacidades de integração. Se você escolheu uma ferramenta que não pode integrar com outras ferramentas necessárias pela sua equipe, então ela não o ajudará a alcançar produtividade e eficiência na sua equipe.

6. Segurança – Verifique os recursos de segurança do software, como criptografia de dados, autenticação de usuário e controles de acesso.

Slingshot Digital Workplace

Slingshot simplifica a colaboração incorporando gerenciamento moderno de projetos e gerenciamento de arquivos em equipe, chat e análise de dados tudo dentro de um único aplicativo. Quando você pode compartilhar facilmente todos esses elementos em um só lugar com membros da equipe e compartilhar projetos com membros da equipe externa, a tranquilidade é restaurada. Com fluxos de produtividade robustos prontos para uso e projetado para funcionar perfeitamente para permitir fluxos de trabalho de colaboração contínua. Isso ajuda equipes a transcender silos de colaboração, previne interrupções no trabalho e facilita para equipes trabalharem melhor juntas.

*Fonte: Pegasystems Inc.