O que é software de gerenciamento de projetos?

Qualquer negócio, independentemente de seu tipo, enfrenta o desafio de gerenciar numerosos projetos, planos, tarefas e pessoas. Não é um trabalho fácil de fazer. No entanto, ter uma solução que o ajude a manter tudo organizado enquanto lida com vários projetos é algo que você não gostaria de perder. Um software de gerenciamento de projetos melhora o planejamento, o agendamento, a colaboração em equipe, o gerenciamento do orçamento e muito mais.  

Este artigo do blog tem o objetivo de familiarizá-lo com o que é software de gerenciamento de projetos, quais são os tipos e funções do software de gerenciamento de projetos, suas vantagens e desvantagens, e finalmente o que considerar ao escolher uma solução de software de gerenciamento de projetos.

Então, o que é software de gerenciamento de projetos?

Software de gerenciamento de projetos é um software que as empresas usam para planejamento de projetos, agendamento, alocação de recursos, execução, rastreamento e colaboração, e entrega de projetos de software e web. Ele permite que gerentes de projetos (PMs), stakeholders e usuários mantenham as atribuições no caminho certo, cumpram prazos e permaneçam dentro do orçamento. É uma ótima solução para pequenas equipes de startups, equipes de grandes organizações, bem como múltiplas equipes diferentes trabalhando para completar o mesmo projeto.  

Com uma solução de gerenciamento de projetos em vigor, todos os membros da equipe podem acessar o mesmo lugar central para obter informações, documentação e monitorar o status da atribuição. Isso ajuda a executar numerosos projetos, analisar o desempenho da equipe e rastrear o progresso de qualquer membro individual da equipe e do projeto como um jogo de criança. 

Normalmente, a página inicial do software de gerenciamento de projetos é um painel que oferece aos usuários acesso a todas as funções e recursos do software. A partir desse painel, os usuários podem criar novos tarefas e projetos, gerenciar os existentes, bem como visualizar suas notificações. As soluções modernas de software de gerenciamento de projetos também têm bate-papos integrados que facilitam e tornam a colaboração entre os membros da equipe mais direta. 

Tipos de software de gerenciamento de projetos 

Existem alguns tipos de software de gerenciamento de projetos disponíveis para gerentes de projetos. Eles diferem principalmente pelo local de instalação do aplicativo e pela utilização do app.  

No local (on-premise) – essas soluções de software de gerenciamento de projetos são instaladas localmente no servidor da sua empresa, que está localizado no data center e mantido pela equipe de TI. O acesso ao software é restrito a dispositivos conectados ao seu servidor local.  

Baseado na nuvem – as soluções mais populares são baseadas na nuvem, o que significa que são oferecidas na forma de SaaS (software como serviço) por provedores de serviços de aplicativos. Todos podem acessar o software de gerenciamento de projetos a qualquer hora e de qualquer lugar, geralmente por meio de um navegador da web. Esse tipo de solução de software também pode incluir algumas opções on-premise que têm versões baseadas na web também.  

Individual – soluções web simples e diretas que são normalmente projetadas para aqueles PMs que não precisam de muitos recursos, trabalham em um pequeno número de projetos, ou apenas um, ou estão apenas testando e experimentando antes de comprar uma solução completa.  

API aberta – oferece aos usuários finais a capacidade de adicionar soluções de software de gerenciamento de projetos a aplicativos já existentes de outro tipo.  

Recursos do software de gerenciamento de projetos

Nem todo software de gerenciamento de projetos é igual. As diferentes soluções variam em capacidades, mas geralmente, a maioria tem algumas coisas em comum. Aqui estão alguns dos recursos essenciais que os provedores de software de gerenciamento de projetos oferecem e que você deve procurar ao escolher uma solução para as necessidades do seu projeto:  

Planejamento de projetos – leve os projetos de ideias a histórias de sucesso. Mapeie facilmente as tarefas do projeto e descreva visualmente as interações das tarefas.  

Gerenciamento de tarefas – tudo o que é necessário para gerenciar uma tarefa durante seu ciclo de vida, desde o planejamento até a execução. Defina prazos, dependências e prioridades, e garanta que o projeto permaneça no caminho certo e seja concluído a tempo.  

Projetos pai-filho – grandes projetos (pais) sob os quais caem os projetos menores (filho). Facilite o rastreamento do status dos projetos.  

Capacidade de atribuir funções – crie uma cultura de propriedade por criar um ambiente de trabalho transparente onde tudo é visível para todos, incluindo quem está trabalhando em quê em cada projeto.  

Colaboração – a capacidade de se comunicar no aplicativo e colaborar em tarefas e projetos individuais compartilhando comentários, feedback e ideias, tudo enquanto mantém um registro histórico das discussões.  

Compartilhamento de documentos e arquivos – compartilhe e trabalhe em documentos juntos integrando facilmente aplicativos de armazenamento em nuvem de terceiros ao aplicativo. Mantenha os documentos bem organizados em um único lugar e tenha-os facilmente acessíveis para todos.  

Painéis de KPI – a forma mais rápida de rastrear o desempenho do projeto é criar um painel de KPIs do projeto que sempre exibe informações-chave em tempo real.  

Vantagens e desvantagens do software de gerenciamento de projetos

O principal objetivo do software de gerenciamento de projetos é auxiliar os gerentes de projetos durante os diferentes estágios do projeto, e ele oferece muitos benefícios que simplificam e melhoram seu processo geral de gerenciamento de projetos. No entanto, o software de gerenciamento de projetos também tem suas desvantagens.  

Aqui estão os principais benefícios de usar software de gerenciamento de projetos, bem como quais desvantagens ele pode ter:  

Vantagens

Planejamento de projetos sem esforço

O processo de planejamento de um projeto leva tempo e esforço, e muitas organizações tendem a não fazer isso adequadamente, e é aqui que a queda de um projeto geralmente começa. O software de gerenciamento de projetos torna a criação de um plano de projeto tão fácil quanto um passeio no parque. Ele ajuda o gerente de projeto a dividir o projeto em tarefas e marcos e fornece a todos da equipe as ferramentas para fazer seu trabalho de forma mais eficiente desde o início até o final do projeto.  

Melhor trabalho em equipe

O sucesso de cada projeto depende do desempenho da equipe que trabalha nele, e para que as equipes produzam resultados extraordinários, a comunicação e a colaboração são de importância essencial.  

Com a ajuda do software de gerenciamento de projetos, sua equipe inteira pode colaborar facilmente em projetos em tempo real criando discussões, brainstorming em vários tópicos, se comunicando em nível de tarefa e projeto compartilhando feedback e ideias, bem como bate-papo instantaneamente dentro do aplicativo.  

De acordo com Capterra, 63% das empresas usam software de gerenciamento de projetos para suas funções de colaboração.  

Trabalho remoto no seu melhor

O software de gerenciamento de projetos torna o trabalho remoto muito mais simples e fácil por causa de todas as tarefas de gerenciamento, compartilhamento de arquivos, colaboração e recursos de comunicação que oferece. Todos os recursos necessários estão ao alcance da equipe e os gerentes de projetos podem verificar o status das tarefas em poucos cliques.  

A forma remota de trabalhar provavelmente se tornará a nova forma normal de trabalhar no futuro próximo e a solução de gerenciamento de projetos é uma parte integral disso.  

Tudo em um único lugar

Você está cansado de alternar entre aplicativos de gerenciamento de tarefas, aplicativos de colaboração e vários canais de bate-papo? O software de gerenciamento de projetos combina todos os seus ativos e ferramentas de projeto em um único lugar. Esqueça de navegar entre aplicativos procurando documentos, mensagens, tarefas ou detalhes do projeto, etc., e tenha tudo o que você precisa fazer seu trabalho bem organizado em um lugar.  

Acesso a qualquer hora, em qualquer lugar

Um dos principais benefícios do software de gerenciamento de projetos é que quase todas as soluções no mercado têm um aplicativo móvel e você pode acessar facilmente seu painel, projetos e tarefas a qualquer hora, em qualquer lugar. Você pode fazer isso no horário de trabalho habitual, nos fins de semana, quando você está em casa, quando você está em férias, sempre.  

Desvantagens

Embora o software de gerenciamento de projetos seja destinado a ajudar os gerentes de projetos e equipes de projetos a simplificar seus processos, como muitos outros aplicativos, aprender este tipo de software pode levar tempo. Os PMs devem aprender como usar as principais funcionalidades do aplicativo e garantir que sua equipe aprenda como usá-las efetivamente também para realizar seu trabalho. Vai levar tempo para todos se acostumarem com o novo software. E embora isso não seja necessariamente uma desvantagem porque todo novo aplicativo requer algum tempo de aprendizado, independentemente de como é intuitivo e amigável, isso depende inteiramente do software que você vai escolher.  Alguns software de gerenciamento de projetos são muito complexos e em vez de acelerar e simplificar seus projetos, eles podem fazer exatamente o oposto.  

Você precisa considerar cuidadosamente e determinar qual solução de gerenciamento de projetos funcionará melhor para os projetos da sua organização, para que você não gaste significativamente dinheiro e tempo em ferramentas que não vão entregar os resultados desejados. 

Como escolher software de gerenciamento de projetos

Escolher o melhor software de gerenciamento de projetos para suas necessidades é uma jornada contínua de tentativa e erro. Mas com a abordagem certa e requisitos específicos, não precisa ser tão intimidador. Para começar, você primeiro precisa definir quais recursos você precisa para lidar com seus projetos.  

Explorar todas as soluções disponíveis no mercado leva muito tempo e muito teste, pois há centenas de ferramentas. Então, como você escolhe aquela que funcionará melhor para você? Tentar encontrar a ferramenta certa para suas necessidades sem orientação é uma perda de tempo. Reunimos alguns dos pontos mais importantes que você precisa considerar ao escolher software de gerenciamento de projetos:  

Facilidade de uso

Se você não escolher uma solução que seja fácil de usar para sua equipe, depois de comprar, você provavelmente descobrirá que é o único usando. Certifique-se de escolher um software intuitivo e amigável que não leve meses para aprender. Um bom software de gerenciamento de projetos deve ser simples e direto e não deve levar mais de alguns dias para se acostumar.  

Integração com outras ferramentas

Ao considerar as diferentes opções, preste atenção à integração. Quando você quer organizar e gerenciar todos os seus projetos a partir de um único lugar, você terá que ser capaz de armazenar neles todos os seus documentos, arquivos, recursos, etc. Com software de gerenciamento de projetos, as equipes devem ser capazes de acessar todas essas coisas a partir do aplicativo. Isso aumenta a produtividade reduzindo o tempo de alternância entre vários aplicativos.  

E não assuma apenas que se há ferramentas integradas no software que funcionaria para você, procure especificamente pelas ferramentas que sua equipe já está usando, seja Dropbox, Google Drive ou OneDrive, por exemplo.  

Aplicativo móvel nativo 

Um aplicativo móvel nativo também deve estar disponível. A forma remota de trabalho é a nova norma e está crescendo rapidamente, então sua solução de gerenciamento de projetos deve ser capaz de acomodar isso. Ser capaz de gerenciar e rastrear suas tarefas e projetos, e colaborar com sua equipe de qualquer lugar, até mesmo em movimento, é essencial.  

Escalabilidade

Você precisa saber que o software de gerenciamento de projetos que você escolher pode acompanhar suas necessidades em evolução e equipe em crescimento, enquanto ainda cobre todos os seus requisitos.  

Calcule e justifique o custo 

Você pode ver economias a longo prazo na solução que está considerando? Se sim, isso é ótimo e você pode ter encontrado seu software de gerenciamento de projetos, mas se não, continue procurando opções. Este é um investimento, então você deve considerar não apenas o preço que vai pagar, mas se esta ferramenta vai mudar e melhorar o tempo perdido, as oportunidades perdidas e os problemas causados pelo seu fluxo de trabalho atual.  

Obtenha feedback da sua equipe

Eles são as pessoas que vão usar este software, então sua opinião e feedback são muito importantes. Inscreva-se em testes gratuitos e depois pergunte à sua equipe se eles acreditam que a ferramenta tornou seu fluxo de trabalho mais eficiente, o que eles gostam ou não gostam, há recursos ausentes que sua equipe pode se beneficiar, e eles estão geralmente entusiasmados em trabalhar com essa solução.  

Custo do software de gerenciamento de projetos

O preço é um fator importante ao escolher sua solução de gerenciamento de projetos. Alguns provedores de software fornecem informações de preço transparentes em seu site, outros fornecem cotações especializadas em vez disso. O preço do software de gerenciamento de projetos varia muito. Existem múltiplas estruturas de preço, variando de nível de entrada gratuito a opções premium de centenas e milhares de dólares.  

Aqui estão os fatores mais comuns que influenciam o custo do software de gerenciamento de projetos:  

• Número de usuários – alguns fornecedores cobram por pessoa 
• Recursos – alguns fornecedores oferecem recursos premium por um custo adicional 
• Faturamento – anual versus mensal, alguns fornecedores podem oferecer descontos se você pagar por um ano em vez de mensalmente  

Você também deve considerar os custos adicionais de implementação, treinamento e suporte que podem ser aplicados ou necessários.  

Conheça o Slingshot

O Slingshot está pronto para levar seu gerenciamento de projetos para o próximo nível. Ao manter todos informados, as equipes podem ficar no topo dos projetos, mesmo em diferentes fusos horários, o que significa que a produtividade não sofre, mesmo que os membros da equipe não possam estar fisicamente presentes um com o outro.   

O Slingshot simplifica a colaboração ao incorporar gerenciamento moderno de projetos e arquivos de equipe, bate-papo e análise de dados tudo em um único aplicativo. Quando você pode compartilhar facilmente todos esses elementos em um único lugar com os membros da equipe e compartilhar projetos com membros da equipe externos, a calma é restaurada.  Com fluxos de produtividade robustos prontos para usar e projetados para funcionar perfeitamente para permitir fluxos de trabalho contínuos de colaboração.  Isso ajuda as equipes a superar silos de colaboração, evita interrupções de trabalho e torna mais fácil para as equipes trabalharem melhor juntas.  

Você está pronto para transformar a forma como sua equipe trabalha? Experimente hoje e veja como o Slingshot pode ajudar suas equipes a entregar resultados extraordinários que impulsionam o crescimento dos negócios.