Superando o Caos Organizacional

O que é Caos Organizacional?

 Karen Martin, autora de The Outstanding Organization, define caos em seu artigo da Fast Company como "prioridades em mudança, direção pouco clara, processos instáveis, clientes insatisfeitos, funcionários desengajados." 

Os sinais de caos variam, mas muitas vezes incluem um aumento do tempo que os trabalhadores gastam procurando informações, falta de clareza sobre funções e responsabilidades, objetivos pouco claros e uma sensação de que as equipes estão "sempre se recuperando." 

Quão disseminado é isso? Uma recente pesquisa com mais de 200 executivos sênior em vários setores da empresa consultora Cohn Reznick descobriu que 91,9% dos respondentes identificaram caos em sua organização. Quase metade informou que o caos é disseminado. Ainda assim apenas 27% informaram que tinham planos em vigor para corrigi-lo. 

As pessoas tendem a ficar entorpecidas pelo caos porque acham que é 'apenas assim que o mundo é' e começam a acreditar que nada pode ser feito sobre isso. E embora seja verdade que você não pode eliminar completamente o caos de ocorrer, você pode gerenciá-lo ao criar processos padrão e mecanismos. O objetivo é alcançar colaboração eficaz da equipe mantendo todos os membros da equipe informados, atualizando instantaneamente cronogramas e permitindo que os membros se tornem mais proativos conforme são incluídos em prioridades rapidamente mutáveis.  

Nas próximas páginas apresentaremos alguns dos passos-chave para ajudar você a superar o caos organizacional. Estes incluem: 

• Lidar com o dilema do conteúdo — facilitando a busca de arquivos e compartilhá-los com membros da equipe 
• Construindo equipes transparentes onde os membros da equipe estão sempre "informados"  

• Integrando metas e objetivos nos fluxos de trabalho 
• Controlando a sobrecarga de tecnologia 

O Dilema do Conteúdo

Com a explosão de conteúdo em toda parte — em ferramentas separadas, sistemas, aplicativos, bancos de dados, portais corporativos e muito mais — os profissionais do conhecimento gastam cada vez mais tempo procurando pelas informações certas. O Economic Times descobriu que os funcionários gastam mais de 25% do seu tempo procurando pelos dados de que precisam para fazer seu trabalho. O problema é agravado porque os profissionais do conhecimento frequentemente precisam de apenas uma porção das informações que recuperam para resolver o problema real em questão.  

A Accenture descobriu que 59% dos gerentes de nível médio perdem informações valiosas todos os dias porque não conseguem encontrá-las ou nunca as veem. 

O caos criado por muito conteúdo é intensificado pelo fato de que é difícil compartilhar informações, muitas vezes não apenas dentro de uma empresa, mas também com parceiros e clientes. Muito frequentemente o conteúdo é separado das ferramentas e aplicativos que as pessoas usam regularmente. As equipes precisam de ferramentas e mecanismos que permitam anexar conteúdo relevante a tarefas ou aos projetos em questão e poder sempre encontrá-los em um único local. 

Recursos de plataforma que ajudam a simplificar o dilema do conteúdo:  

• Incorpora vários elementos de gerenciamento de projeto, processo e arquivo  

• Fornece às equipes um único lugar para trabalhar com quadros de conteúdo que contêm arquivos e documentos relacionados à tarefa em questão, mas o conteúdo pode estar em outros aplicativos como Teams, Sharepoint ou Google Docs. 
• Permite que os usuários criem facilmente espaços de trabalho compartilhados e seguros que podem ser segmentados por departamento, parceiro ou clientes externos.   

Transparência no Trabalho em Equipe

As equipes não conseguem alcançar seus objetivos mais de 60% das vezes, de acordo com Dra. Eunice Parisi-Carew, uma Associada Fundadora da The Ken Blanchard Companies. Falta de comunicação e colaboração em equipe são as razões mais citadas, com a alta administração e os membros da equipe colocando a culpa na porta dos líderes da equipe. 

Um motivo importante para o fracasso dos projetos é que não são concluídos no prazo. Isso frequentemente ocorre porque os problemas muitas vezes não são sinalizados rapidamente o suficiente, e os líderes da equipe não são informados sobre os problemas até que seja tarde demais para corrigi-los.  

Isso é conhecido como falta de transparência da equipe. 

Como Alcançar Transparência no Trabalho em Equipe?

Uma equipe transparente, por outro lado, é equipada com processos e ferramentas de gerenciamento de projetos para que a equipe possa funcionar em um ambiente caótico e em rápida mudança. Conforme os prazos dos projetos mudam — as datas de lançamento de novos produtos são antecipadas, campanhas de marketing mudam ou as forças de mercado afetam os comportamentos de compra — o líder da equipe tem visibilidade das cargas de trabalho e cronogramas atualizados da sua equipe. Isso permite que o líder avalie rapidamente os recursos restantes, reorganize as prioridades e comunique efetivamente essas atualizações à sua equipe.

Como isso é feito hoje? Muitas pessoas continuam trabalhando com planilhas e e-mails, reuniões improvisadas, visitas à mesa ou reuniões individuais. Mas isso é demorado e, em última análise prova ser ineficaz. E causa microgerenciamento, que prejudica o moral da equipe. 

Com transparência, todos têm visibilidade dos seus próprios cronogramas e dos cronogramas dos seus colegas de equipe também. Portanto, as responsabilidades também se tornam transparentes assim como as dependências. Cada membro da equipe sabe o que é exigido deles e como seu trabalho afeta outros a jusante. Itens atrasados e bloqueados são claramente marcados, o que responsabiliza as pessoas.  

Visualizações como gráficos de Gantt ou exibições de linha do tempo facilitam a transparência da equipe. 

Com um gráfico de Gantt ou exibição de linha do tempo, por exemplo, um líder de equipe — ou até mesmo um membro da equipe — pode adicionar ou reagendar projetos em alguns cliques. Arrastar e soltar projetos ou tarefas na linha do tempo muda as datas de vencimento e desloca os prazos correspondentes de qualquer tarefa ou subtarefa dependente. Os responsáveis são instantaneamente notificados sobre essas atualizações.  

Integrando Metas e Objetivos nos Fluxos de Trabalho

Definir metas e objetivos nos níveis organizacional, departamental e de equipe ajuda a gerenciar mudanças rápidas. Se uma parte de uma organização não está recebendo as informações que precisa de outra parte, a ineficiência resulta e, com o tempo, o problema cresce. Metas e táticas ajudam a identificar o que os trabalhadores precisam em nível tático para fazer seu trabalho. Elas também ajudam a comunicar prioridades bem como um entendimento comum de sucesso. Isso também inclui a capacidade de as equipes vincularem suas atividades aos objetivos e metas compartilhadas. 

O que é Alinhamento de Metas?

Para garantir que as tarefas de cada funcionário se alinhem com os objetivos da empresa, certifique-se de comunicar o mandato da empresa a todo o pessoal e reitere durante a época de definição de metas para garantir que esteja em seu foco. Incentive todos os funcionários a vincular seus objetivos de volta ao mandato estratégico e a trabalhar com seus colegas para alinhar objetivos comuns entre departamentos e equipes. 

Controlando a Sobrecarga de Tecnologia

A produtividade dos trabalhadores é uma das primeiras casualidades quando uma empresa adota novas tecnologias, de acordo com um artigo da Deloitte, Digital Adoption Platforms: A people-centered solution to successful technology adoption. O artigo observa que em uma pesquisa sobre os efeitos da transformação digital, 90 por cento dos respondentes da pesquisa disseram que se tornar digital é mais destrutivo do que construtivo. 

As ferramentas de colaboração são um exemplo perfeito. Os funcionários são incentivados a usar tantas ferramentas que frequentemente ficam sobrecarregados com mensagens de múltiplos canais de comunicação. E muitas vezes essas comunicações são extraneous e não estão diretamente ligadas ao trabalho em questão. 

Slack é um exemplo de uma ferramenta de colaboração que, funcionando muito bem, impactou negativamente a produtividade. Paradoxalmente, Slack torna muito fácil se comunicar. Na verdade, seria fisicamente impossível para um funcionário de uma grande empresa ler todas as suas mensagens e canais do Slack na sua totalidade, de acordo com dados da empresa de análise de produtividade Time Is Ltd. 

O programador de software Alicia Liu expressou melhor em um post no Medium no ano passado: “Ao reduzir a barreira para iniciar a comunicação, o efeito colateral oculto é que o Slack tem a capacidade silenciosa de aumentar exponencialmente a sobrecarga de comunicação. Resultando em comunicação muito mais volumosa e de qualidade inferior.” 

A mistura dos dois pode ser ruim para a produtividade. 

A enxurrada de novos aplicativos não desaparecerá em breve; a história nos mostra que durante períodos de inovação, novas tecnologias apenas aumentam. A forma de lidar com isso é através de padrões, como arquivos jpg ou png, ou arquivos do Microsoft Word ou Google Docs, ou se os arquivos estão localizados no Box, Sharepoint ou outros repositórios de conteúdo. 

Idealmente, você quer soluções ou plataformas que forneçam um único espaço de trabalho onde todas as tarefas, arquivos, comentários e discussões sejam visíveis, mas que o conteúdo possa estar localizado em qualquer lugar e porque é baseado em padrões é acessível a partir do espaço de trabalho compartilhado.  

Slingshot Ajuda Equipes a Superar o Caos Organizacional

Slingshot ajuda as equipes a serem mais produtivas e ágeis para que possam entregar resultados extraordinários. Slingshot libera o poder das equipes ao conectar todos entre si e aos dados, conteúdo, projetos e chats dentro de um único espaço de trabalho digital.  
 

Os principais recursos do Slingshot incluem:  

• Gerenciamento de arquivo simples, inteligente e intuitivo para melhorar a organização da equipe 
• Chat contextual e em tempo real para melhorar a comunicação da equipe 
• Visualizações de dados precisas e perspicazes para melhorar a tomada de decisão  
• Propriedade transparente no gerenciamento de projetos para melhorar o alinhamento e a confiança da equipe 

Slingshot agrega análise de dados, gerenciamento de projeto e informações, chat e benchmarking de estratégia baseada em objetivos — tudo em um aplicativo intuitivo único.    

Use Slingshot para executar equipes bem-sucedidas que minimizem o caos com essas capacidades: 

Criando calma e eficiência entre equipes, departamentos e colaboradores externos ao tornar mais fácil encontrar e acessar informações. 

Slingshot ajuda a criar calma e eficiência ao ser o local único onde os membros da equipe podem facilmente encontrar o que precisam quando precisam. Elimine compartilhamento de arquivo desajeitado e caótico entre vários departamentos, ou com clientes e parceiros. Trabalhe em conjunto no conteúdo em tempo real onde quer que esteja armazenado e discuta quaisquer problemas ou ideias em discussões em tempo real, no nível da tarefa ou em chat 1-1. Com Slingshot você pode compartilhar apenas o que quer com quem quer ao segmentar facilmente e definir permissões por proprietário, membro ou convidado para manter a integridade dos dados.  

Alavancando insights acionáveis ao tornar mais fácil para sua equipe usar dados para melhorar a produtividade. 

A funcionalidade analítica de dados do Slingshot permite que suas equipes criem e compartilhem visualizações de dados e painéis para impulsionar objetivos comuns, tomar melhores decisões e alcançar melhores resultados. Apenas Slingshot torna mais fácil para as equipes agirem com base em insights de dados ao organizar equipes de negócios para tomar ação. As equipes podem criar e compartilhar visualizações de dados e painéis dentro de um espaço comum onde o trabalho acontece e tudo dentro de um aplicativo — um único lugar onde as equipes podem criar um processo ou projeto para gerenciar a execução de ações, manter todos na mesma página e se movendo com chat e depois medir resultados.  

Alcançando melhores resultados quando todos estão focados e engajados nos mesmos objetivos e estratégias. 

Impulsione o alinhamento da equipe usando Slingshot para definir OKRs que mapeiem o trabalho diário e de projeto para objetivos e estratégias organizacionais. Agora os gerentes podem gastar menos tempo em reuniões de status da equipe e verificando o status do trabalho individual e mais tempo como mentores e pensando proativamente sobre o negócio.  

Projetando uma cultura de propriedade e responsabilidade com melhor transparência de fluxo de trabalho.  

Facilite a responsabilização da equipe e individual por criar um ambiente de trabalho transparente onde tudo é visível para todos, incluindo o status de quem está atribuído a qual tarefa, datas de entrega principais e objetivos e métricas da equipe. Os membros da equipe também podem usar janelas de visão geral pessoal para obter uma imagem clara de seu próprio status de trabalho em todos os seus projetos e responsabilidades para antecipar problemas e reorganizar suas próprias prioridades.  

Os muitos recursos integrados do Slingshot e a ampla gama de habilidades orientadas por dados mantêm o caos organizacional afastado e ajudam as empresas a permanecerem bem-sucedidas e produtivas em todos os níveis. Transparência, informações organizadas e a capacidade de manter tudo em um único lugar — discussões em chat, conteúdo, gerenciamento de tarefas e análise de dados — tornam possível confiar na sua equipe e mantê-la produtiva em todos os momentos, com interrupções mínimas ou nenhuma.