今すぐ使えるコンテンツ保存の3つのベストプラクティス

世界中のどの企業の部門でも、毎日コンテンツに依存していないところはありません。

そして、今日のデジタル世界では、印刷されたドキュメントやUSBに依存することはなくなりました。コンテンツ保存を使用して、必要なコンテンツをいかなる方法でも使用でき、数秒でアクセスできます。

それでも、ファイルを共有してアクセスを提供する必要性が常にあり、チーム内の全員が最新のファイルを手に入れるまでのその絶え間ない行き来は、大変です。全員がアクセスできることを確認することは重要ですが、時間がかかる可能性があり、ファイルの所有者が休暇中であるか組織を去ってしまった場合は非効率になる可能性があります。

では、このジレンマを回避するにはどうすればよいでしょうか？

Slingshotでコンテンツを共有する際に従うべき3つのベストプラクティスを読んで、ファイル、ドキュメント、またはクリエイティブアセットが決して失われないようにしてください。

コンテンツ保存の3つのベストプラクティス

すべてのコンテンツを共有場所に保管する

コンテンツファイルを作成して、メールやチャットなどで行き来させている場合、最後の懸念事項は「会社を辞めた場合、チームはこのファイルにアクセスできるだろうか？」ということです。

したがって、これを回避する安全なコンテンツ共有の最初のステップは、あらゆる種類のファイルを共有する際にチームの明確なルールを確立することです。

SharePoint、Google Drive、DropBoxなどの共有場所からコンテンツをピンで固定し（すべてSlingshotと統合されています）、部門内の全員、および部門外の関連チームメンバーにアクセスを提供するようにしてください。

フォルダに適切な名前を付ける

全員にとってシンプルにしましょう。コンテンツを保持するフォルダに複雑な名前や抽象的な名前を付ける必要はありません。直感的でわかりやすいようにし、チームメンバーがいつもコンテンツを見つけるべき場所と保存する場所を知っていることを確認します。フォルダ構造をシンプルにし、レベルを深すぎないようにしてください。

コンテンツルールで例外を作らない

組織または部門が持つ「コンテンツルール」に1つの例外を作ってしまうと、コンテンツが多くのクラウドプロバイダーに分散することになります。ファイルをローカルに保存したまま、全員へのアクセスを提供しないという場合も同じです。その場合、混乱が生じてファイルが最も必要な時に見つけることができなくなります。すべてをきれいに保つ状態を維持し、チームがベストプラクティスに従うことを強制してください。

デジタル革命により、多くのチームはコンテンツが今や以前よりも自由かつ簡単に共有されるようになったということに気づきました。しかし、それについてのルールがない場合は、組織的な混乱と時間の損失、そしてプロジェクト実行の遅延につながる可能性があります。

Slingshotでコンテンツを保存する際のこれらのベストプラクティスに従うことは、仕事を常にアクセス可能な状態に保ち、チームがオールインワンのデジタルワークプレイスで繁栄するのを助けるための素晴らしい方法です。