ワークフロー管理とは何か、そしてどのようにマスターするか

すべての人を同じページに保ち、プロセスを信頼しながら、日常の仕事の傑作を作成するためには、良いワークフロー管理を構築することは選択の問題ではありません。また、混乱を避け、私たちが人間であるという単純な事実から生じるかもしれない避けられない間違いを最小化する方法でもあります。ワークフローを管理することは、すべてのプロジェクト、キャンペーン、およびビジネスプランが関するすべてです。

それでは、より詳しく見てみましょう。

ワークフロー管理とは何か

ワークフロー管理は、任意のチームが効率的にコラボレーションでき、共通の目標に向かって中断なく仕事をするのに役立つ方法でワークフローを最適化するプロセスです。すべてのワークフローには、完了前に実行する必要がある複数のステップが含まれています。したがって、ワークフロー管理はすべての要素が、プロジェクト、キャンペーン、またはあなたの組織が持っている他のタイプのアジェンダの完了までを一緒に作業するのを支援するプロセス全体を扱っています。

ワークフロー管理は以下を意味することができます：

• 毎日ワークフローを最適化して、より多くの効率を作成する
• チーム間でフロールレスな調整を作成するため、何も落ちない
• チームがリモートで作業している場合や分散している場合でも、揃った方法で活動を整理する
• タスク、優先事項、期限、データインサイト、ディスカッションなどの詳細を注視して、すべてがスムーズに実行されることを確認する
• ワークフロー管理ツールを使用して、生産性を向上させる

完璧なワークフロー管理を実行することは、任意のフィールド、任意の組織、およびあらゆるワークフローで行うことができます。あなたがしなければならないのは、それを起こすためのステップに従うことです。

ワークフロー管理が重要な理由

あなたのビジネスには良いワークフローが必要です。これにより、チームが大きな絵を見失うことなく、日々のタスクを運用および管理することができます。

そのため、ワークフロー管理が非常に重要です。ワークフローを改善し、ビジネスをより賢い決定を下すことができ、関係するすべての当事者間の良い協力を作成するのに役立ちます。

良いワークフロー管理は、あなたのチームの多くの実際の潜在的な問題を解決します：

• ファイルの配置ミスと混乱したドキュメント： ワークフロー管理のベストプラクティスの中でも、すべてのファイルとドキュメントをデジタル的に1つの場所に追跡し、プロセスに関するすべてが常にチームの手に届くようにしています
• 遅い行動と遅延した対応：ワークフロー管理により、アクションは非常に迅速で、チームは正しい決定の周りに揃っており、迅速に実行できます
• 締切を逃したまたは二重作業：ワークフロー管理は、チームが他の入力が必要な場所と時期を正確に見ることができるようにすることで、プロジェクトのタイムラインをめちゃくちゃにすることからチームを防ぎます
  

全体的に、ワークフロー管理の重要性は改善に関連しています。プロセスの改善と会社の全体的な成功です。ワークフロー管理ツールを使用し、毎日のプロセスにワークフローを構築することは、期限を守り、コラボレーションを改善し、何が機能し、何が改善される必要があるかについての洞察を得るための答えです。

ワークフロー管理の利点

あなたのチームに今、仕事がシームレスに起こるかどうかを尋ねたら、答えはあなたが望むものではないかもしれません。チームの中には、日々のワークフローが常に壊れたり、どこかで中断されたりするため、混乱が1つの要素または別の要素をめちゃくちゃにするため、常に苦労しています。

良いワークフロー管理には、すべてのプロセスを合理化する多くの利点があり、希望の結果を取得するための必要なステップを作成します。ワークフロー管理システムは、ワークフローを合理化し、プロセスを簡単にするのに役立ちます。ワークフロー管理で結果を提供することから得られる利点は以下の通りです。

より多くのインサイトを取得する

あなたのプロセスは単に起こるだけではありません。それらは確立されたコンポーネントのセットであり、多くの場合、あなたのチームが必要とするインサイトを見失います。ワークフロー管理は、データを見てあなたのビジネスが強い場所を理解および特定し、弱いリンクが何であるかを確認するのに役立ちます。

リソースをスマートに使用する

多くの組織では、どのタスクが優先事項であり、どのようにチームが重要なもの（重要）に焦点を合わせるかを決定することは課題です。ワークフロー管理を使用すると、不要な操作を排除し、誰も価値をもたらさないことに時間を無駄にしません。

マイクロマネジメントを削減する

マイクロマネジメントは、多くのチームとマネージャーにとって本当の痛みになることができます。人々を不安にさせ、生産性を低下させ、高い離職率の理由になることさえできます。良いワークフロー管理は、タスクの明確なパス、拡大された可視性、およびプロジェクトの開始から終了までのすべてのステップについてのチームの説明責任により、マイクロマネジメントを減らし、さらに排除することができます。正しいツールを使用すると、誰もが何が起こっているかを見ることができ、信頼が大幅に改善されます。

改善されたコミュニケーション

ワークフロー管理システムは、より多くのディスカッション、コンテキスト内のチャット、およびチームメイト間の迅速な更新を作成するための素晴らしい方法です。そのようにワークフローは、正しい時間に正しい情報でサポートされます。これは特にリモートで作業しているチームが来る場合に適用されます。これはまた、あなたのチームの高められた生産性によるコストを削減し、時間を節約し、完全なビジネスプロセスを洗練させることができます。

ワークフロー管理ツールで何を探すべきか

ワークフロー管理ツールは、中断されないワークフローとチームコラボレーションを実現することになると、ギャップを埋めます。これは、製品またはサービスを成長させ、改善したいスマート企業が依存しているものです。

では、ワークフロー管理システム（またはWfMS）で何を探す必要があります？

このタイプのソフトウェアは、チームが毎日プロセスを配置、追跡、管理、合理化するのに役立つ重要なコンポーネントをいくつか持つべきです。以下は、このようなシステムができないいくつかの機能です。

タスク追跡と依存関係

あらゆるプロジェクトを合理化するためには、チームのタスクを追跡し、依存関係を設定し、潜在的なブロッカーを見て、期限と優先事項を設定して、何も落ちないようにする必要があります。異なるビューからタスクを見ることができるときはさらに良いです。カンバンは、プロジェクト管理のために好まれるものです。

コンテキストでの迅速なフォローアップ

ワークフロー管理システムは、チームが互いにチャットして、それを離れることなく現在のアイテムについてのディスカッションを開く、つまりアプリを切り替えて何かをフォローアップするオプションを提供する必要があります。後で必要な会話をタスクまたはプロジェクトのコンテキストで見つけ、詳細に身を失うことはありません。

データインサイトからアクションへ

いくつかのワークフロー管理ツールには、チームが任意のデータレポートを美しいダッシュボードに迅速に変換し、その後コラボレーションが起こる同じ場所に保存および共有することを可能にする強力なデータ機能があります。これにより、チームはデータインサイトをすぐに参照し、それらに基づいてアクションを取ることができます。ボトルネックがどこにあるか、どのKPIに焦点を当てるか、どの領域がより多くの注目が必要かを分析するためにExcelシートと生データをふるい分ける必要はありません。

簡単に使用できる

そのようなソフトウェアは、すべてのタイプのチーム、営業、マーケティング、クリエイティブチーム、開発者チームのすべての部門で簡単に使用できる必要があります。誰もが自分の仕事を簡単に追跡でき、部門間全体での無料のコラボレーションで、来たるすべてに見えることを確認してください。

Slingshotでスマートなワークフローを構築する

Slingshotは、データ分析、プロジェクト、およびファイル管理とチームチャットを一緒に持ってくる唯一のデジタルワークプレイスです。これは、すべての組織のための中断されないワークフローを作成し、仕事を合理化し、コラボレーション、ファイル管理、およびデータダッシュボードのための完璧な環境を作成することを可能にするツールです。

Slingshotは以下を行うことでスマートなワークフローを構築することができます：

すべてのアセットを1つの場所に保持する

アプリ間の切り替えを忘れて、すべてのドキュメント、データ、クリエイティブを1つの場所に統合してください。常に最新のファイルと指標にアクセスすることができることは、あなたのチームが毎回中断されないワークフローを経験するのに役立ちます。Slingshotには、統合されたすべてのお気に入りのクラウドプロバイダーがあり、タスク、プロジェクト、またはワークスペースのコンテキストで、任意のファイルをピン留め、アップロード、リンクでき、数秒でタスクからファイルに移動できます。

高い透明性

Slingshotでは、すべてのタスクは明確な所有権を持ち、すべてのチームメンバーとマネージャーは、プロジェクトの進行状況を簡単に追跡できます。プロジェクトの進行状況、期限、ブロッカーの完全な可視性を可能にするため、マイクロマネジメントでさえもその中核で排除されます。

データ駆動力がある

Slingshotのデータ駆動型の特性により、チームは複数のソースからレポートを引っ張り、美しいダッシュボードを作成し、任意のキャンペーンまたはプロジェクトの完全な物語を伝えることで、現在のデータインサイトの上にとどまることができます。これで、KPIを追跡し、数秒でインサイトからアクションに移動し、数回のクリックでダッシュボードを作成し、タスクに添付し、チームと共有したり、すべてのユーザーが異なるタイムラインとキャンペーンから引き出すことができるデータカタログに追加できます。

コンテキストでコラボレーションする

すべてのチャット、ディスカッション、ブレインストーム宝石、および更新は、Slingshotとのコンテキストにあります。タスク、プロジェクト、チームレベルでチャットでき、メッセージから1回のクリックで直接タスクを作成できます。実行可能なアイテムは失われることはなく、グループチャット、1-1、またはタスク/プロジェクトレベルで誰かに迅速に話しかけたい場合、アプリを切り替えて時間を失う必要はありません。