Qué es la Gestión de Flujos de Trabajo y Cómo Dominarla

Construir una buena gestión de flujos de trabajo no es una cuestión de elección si quieres mantener a todos en la misma página y confiar en el proceso mientras creas tu propia obra maestra del trabajo diario. También es cómo evitas el caos y minimizas los errores inevitables que provienen del simple hecho de que somos humanos. Gestionar flujos de trabajo es de lo que trata cada proyecto, campaña y plan empresarial.

Así pues, echemos un vistazo más detallado a eso.

Qué Es la Gestión de Flujos de Trabajo

La gestión de flujos de trabajo es el proceso de optimizar flujos de trabajo de una manera que permita a cualquier equipo colaborar eficientemente y trabajar sin interrupciones hacia objetivos comunes. Todos los flujos de trabajo contienen múltiples pasos que deben ocurrir antes de la finalización. Por lo tanto, la gestión de flujos de trabajo trata sobre todo el proceso de ayudar a que todos los elementos funcionen juntos hasta la finalización del proyecto, campaña o cualquier otro tipo de agenda que tu organización tenga.

La gestión de flujos de trabajo puede significar:

• Optimizar flujos de trabajo todos los días para crear más eficiencia
• Crear una coordinación sin fisuras entre los equipos para que nada se pierda
• Organizar actividades de una manera alineada incluso cuando los equipos trabajan de forma remota o están distribuidos
• Prestar atención a detalles como tareas, prioridades, fechas de vencimiento, información de datos y discusiones para asegurar que todo funcione sin problemas
• Usar una herramienta de gestión de flujos de trabajo para aumentar la productividad 

Ejecutar la perfecta gestión de flujos de trabajo puede ocurrir en cualquier campo, cualquier organización y para cada flujo de trabajo. Todo lo que necesitas hacer es seguir los pasos para que suceda.

Por Qué la Gestión de Flujos de Trabajo es Importante

Tu negocio necesita un buen flujo de trabajo. Esto crea eficiencia y permite a tu equipo operar y gestionar sus tareas diarias sin perder de vista la visión general.

Por eso la gestión de flujos de trabajo es tan importante: mejora tus flujos de trabajo y ayuda a tu negocio a tomar decisiones más inteligentes mientras crea una buena colaboración entre todas las partes involucradas.

Una buena gestión de flujos de trabajo resuelve muchos problemas reales y potenciales para tu equipo, tales como:

• Archivos extraviados y documentación caótica: entre las mejores prácticas de gestión de flujos de trabajo está mantener un registro digital de todos los archivos y documentos en un solo lugar, para que todo lo relevante al proceso siempre esté a mano para el equipo
• Acción lenta y respuesta retrasada: con la gestión de flujos de trabajo, la acción es muy rápida y el equipo está alineado alrededor de la decisión correcta, capaz de actuar rápidamente
• Plazos incumplidos o trabajo duplicado: la gestión de flujos de trabajo evita que tu equipo arruine los cronogramas de un proyecto al permitirles ver precisamente dónde y cuándo se necesita su aportación
  

En general, la importancia de la gestión de flujos de trabajo se relaciona con la mejora: mejora de procesos y el éxito general de la empresa. Usar una herramienta de gestión de flujos de trabajo e incorporar flujos de trabajo en procesos cotidianos es la respuesta para cumplir plazos, mejorar la colaboración y obtener mejores perspectivas sobre qué funciona y qué necesita refinamiento.

Beneficios de la Gestión de Flujos de Trabajo

Si preguntaras a tu equipo en este momento si el trabajo simplemente ocurre sin problemas, la respuesta podría no ser lo que esperas. Algunos equipos siguen teniendo dificultades con su flujo de trabajo diario porque siempre se interrumpe o se detiene en algún lugar, con confusión que arruina un elemento u otro.

Una buena gestión de flujos de trabajo tiene muchos beneficios que ayudan a simplificar cada proceso, creando los pasos necesarios para llegarle a los resultados deseados. Los sistemas de gestión de flujos de trabajo te ayudan a simplificar flujos de trabajo y hacer los procesos más fáciles. Aquí están algunos beneficios que obtienes al entregar tus resultados con la gestión de flujos de trabajo.

Obtén Más Información

Tus procesos no ocurren simplemente; son un conjunto establecido de componentes y a menudo pierdes de vista la información que tu equipo necesita. La gestión de flujos de trabajo te ayuda a ver los datos para entender e identificar dónde tu negocio es fuerte y cuáles son los puntos débiles. 

Usa los Recursos de Forma Inteligente

En muchas organizaciones, determinar qué tareas son una prioridad y cómo lograr que tu equipo se enfoque en lo que es importante es un desafío. Con la gestión de flujos de trabajo, eliminas operaciones innecesarias y nadie pierde tiempo en cosas que no aportan valor.

Reduce la Microgestión

La microgestión puede ser un verdadero dolor para muchos equipos y gerentes: pone nerviosa a la gente, reduce la productividad y puede incluso convertirse en una razón para una alta rotación. Una buena gestión de flujos de trabajo puede reducir e incluso eliminar la microgestión con una ruta clara de las tareas, visibilidad expandida y responsabilidad del equipo para todos los pasos desde el principio hasta el final de un proyecto. Con la herramienta correcta, todos pueden ver lo que está sucediendo y la confianza mejora enormemente.

Comunicación Mejorada

Los sistemas de gestión de flujos de trabajo son una forma excelente de crear más discusiones, chat en contexto y actualizaciones rápidas entre compañeros de equipo. De esa manera, los flujos de trabajo se apoyan con la información correcta en el momento correcto, especialmente cuando se trata de equipos que trabajan de forma remota. Esto también puede reducir costos con la productividad aumentada de tu equipo, ahorrar tiempo y refinar todo el proceso empresarial.

Qué Buscar en una Herramienta de Gestión de Flujos de Trabajo

Las herramientas de gestión de flujos de trabajo cierran la brecha cuando se trata de lograr un flujo de trabajo ininterrumpido y colaboración en equipo con tecnología moderna. Es lo que las empresas inteligentes utilizan cuando quieren crecer y mejorar sus productos o servicios.

Entonces, ¿qué deberías buscar en un sistema de gestión de flujos de trabajo (o WfMS)?

Este tipo de software debe tener varios componentes importantes que ayudarán a tu equipo a organizar, rastrear, gestionar y simplificar procesos todos los días. Aquí están algunos de los componentes que tal sistema no puede dejar de tener.

Rastreo de Tareas y Dependencias

Para simplificar cualquier proyecto, necesitas mantener un seguimiento de las tareas de tu equipo, establecer dependencias y ver posibles bloqueadores, y establecer fechas de vencimiento y prioridades para que nada se pierda. Es aún mejor cuando puedes ver tus tareas desde diferentes vistas, siendo el Kanban a menudo el preferido para la gestión de proyectos.

Seguimiento Rápido en Contexto

Un sistema de gestión de flujos de trabajo debe ofrecer a tu equipo la opción de chatear entre sí y abrir discusiones sobre elementos actuales, sin salir de él y cambiar de aplicaciones para hacer seguimiento de algo. Siempre es más fácil encontrar la conversación necesaria más tarde en el contexto de una tarea o un proyecto y nunca perderse en los detalles.

De Información de Datos a Acción

Algunas herramientas de flujos de trabajo tienen características de datos fuertes que permiten a los equipos transformar rápidamente cualquier informe de datos en hermosos paneles de control, y luego almacenarlos y compartirlos en el mismo lugar donde sucede la colaboración. Eso permite a los equipos referirse rápidamente a información de datos y tomar acción basada en ella, sin la necesidad de pasar por hojas de Excel y datos sin procesar para analizar dónde están los cuellos de botella, en qué KPI enfocarse y qué área necesita más atención.

Fácil de Usar

Tal software debe ser fácil de usar para cualquier tipo de equipo: en todos los departamentos, desde equipos de ventas y marketing hasta equipos creativos y equipos de desarrolladores. Asegúrate de que todos puedan rastrear su trabajo fácilmente y tengan visibilidad de todo lo próximo, con colaboración gratuita entre departamentos.

Construyendo Flujos de Trabajo Inteligentes con Slingshot

Slingshot es el único lugar de trabajo digital que reúne análisis de datos, gestión de proyectos y archivos y chat en equipo. Es la herramienta que crea un flujo de trabajo ininterrumpido para cada organización, haciendo posible simplificar tu trabajo y crear el ambiente perfecto para colaboración, gestión de archivos y paneles de datos.

Slingshot te permite construir flujos de trabajo inteligentes mediante:

Mantener Todos los Activos en Un Lugar

Olvida el cambio de aplicaciones y reúne todos tus documentos, datos y creatividades en un solo lugar. El acceso constante a los archivos y métricas más actualizados ayuda a tu equipo a experimentar un flujo de trabajo sin interrupciones en cada momento. Slingshot tiene todos tus proveedores de nube favoritos integrados permitiéndote fijar, subir e vincular cualquier archivo en el contexto de una tarea, proyecto o espacio de trabajo, para que puedas ir de una tarea a un archivo en segundos.

Alta Transparencia

En Slingshot, todas las tareas tienen una propiedad clara y cada miembro del equipo y gerente puede monitorear fácilmente el progreso de los proyectos. Permite una visibilidad completa del progreso, fechas de vencimiento y bloqueadores, para que incluso la microgestión se elimine en su raíz.

Ser Impulsado por Datos

Las características impulsadas por datos de Slingshot permiten a los equipos mantenerse al tanto de la información de datos actual extrayendo reportes de múltiples fuentes y creando hermosos paneles que cuentan la historia completa de cualquier campaña o proyecto. Ahora, puedes rastrear KPI e ir de información a acción en segundos, creando paneles con unos pocos clics, adjuntándolos a una tarea, compartiéndolos con tu equipo o agregándolos a un catálogo de datos, donde todos pueden extraer de diferentes cronogramas y campañas.

Colabora en Contexto

Todos los chats, discusiones, ideas de lluvia de ideas y actualizaciones están en contexto con Slingshot: puedes chatear a nivel de tarea, proyecto y equipo, así como crear tareas directamente de un mensaje con un solo clic. Ningún elemento accionable jamás se pierde y no necesitas cambiar de aplicaciones y perder tiempo si quieres hablar rápidamente con alguien en chat grupal, 1-1 o a nivel de tarea/proyecto.