完璧なプロジェクト ロードマップの作成とその使用方法

すべてのプロジェクト マネージャーは、プロジェクトを成功させる上で最も重要な 2 つの柱を知っています。 。 1 つは、戦略目標を伝達することで、主要な関係者にプロジェクトの状況を最新の状態に保つことです。 2 つ目は、チームが所有権、期待、期限など、プロジェクトの各ステップを明確に理解できるようにすることです。

双方とも、プロジェクトがどこに向かっているのか、どのようにそこに到達しているのか、誰が同行しているのかをいつでも確認できる必要があります。これはまさにプロジェクト ロードマップの機能であり、プロジェクトの背後にある理由とそこに到達するためのステップ/段階を明確に明確に視覚的に表現します。

プロジェクトのロードマップとは

プロジェクト ロードマップは、特定のタイムラインにおけるすべてのプロジェクトの成果物、マイルストーン、目的、目標の概要です。これは、プロジェクトの各フェーズの視覚的な概要と表現を提供し、プロセス中に関係者全員に情報を提供します。プロジェクト ロードマップは、プロジェクト マネージャーが新しい目標に向けて歩み始めるときに、他の重要なプロジェクト文書、計画、スケジュールの作成に取り掛かる前に、最初に作成する必要があります。

プロジェクトのロードマップは、プロジェクトに関与するすべての人々に、彼らとその専門スキルがパズルにどのように適合するかを示します。それを通じて、チームはプロジェクトのコンテキストだけでなく、プロジェクトが正常に完了するまでの各レベルと段階についてもより深く理解することができます。プロジェクトまたは製品ロードマップを作成するには、少なくとも次のコンポーネントが含まれている必要があります。

• • プロジェクト/プログラムの目的
  • プロジェクトのタイムラインまたはマイルストーンの概要
  • プロジェクトの成果物と成果のリスト
  • 潜在的なリスク、障害、依存関係

プロジェクト ロードマップを作成する前にその概要を完璧に作成するには、すべてのプロジェクト マネージャーがプロジェクト ロードマップ (プロジェクトの目標ではなく) の目標を理解し、それを常に最前線に置いておく必要があります。プロジェクトのロードマップの目標の一部を次に示します。

• • あらゆる戦略を実行に導き、抽象的なものを現実的なものに変える
  • 利害関係者、経営陣、チーム全員が今後の変更や行動に合わせて調整できるようにする
  • タイムラインを、実行する必要があるアクション/段階に合わせて、いつどの目標が達成されるかを明確にします。
  • 外部および内部のコミュニケーションを継続して、全員が常に最新情報を把握できるようにする
  • 明確な所有権を持ち、プロジェクトのすべての要件をタスクとサブタスクに合わせて作成します
  • プロジェクトのどの段階でも進捗状況を認識
  • 依存関係の設定 (特に外部コラボレーターが関与している場合)

プロジェクトのロードマップは、一目でわかるページ、または目的の目的地まで歩く必要がある経路のビューで構成されます。問題 (別名、目標) と解決策 (別名、そのための手順) を同時に提示します。また、各プロジェクトの初期、中間、最後に不可欠となる主要人物のリストも記載されています。

プロジェクトのロードマップが必要な理由 (そしてあなたも必要です)

プロジェクト管理では、プロジェクト ロードマップは、チームとすべての概要を把握する関係者が必要とするコンテキストを提供するため、大量のドキュメントを精査する必要がなくなります。誰もが抱くかもしれないすべての質問は、プロジェクトのロードマップによって答えられます。簡単に言うと、プロジェクトのロードマップを使用すると、各ステップがどこにあるのか、設定されたタイムラインに従ってプロジェクトがどのように進行しているのか、誰が何を担当するのか、特定のタスクのステータスがどのようなものであるのかを確認できます。

プロジェクトのロードマップは、プロジェクトに期限がある場合に特に必要ですが、通常は期限があります。これにより、高レベルの目標が責任者や関係者に簡単に伝達されます。プロジェクト ロードマップを作成して使用する 3 つの主な利点を見てみましょう。

メリット 1: プロジェクトの目的の概要を説明します

プロジェクトロードマップは、プロジェクトの目的を定義してレイアウトし、ジャーニーの特定の時点でどこに向かっているのか、どこにいる必要があるのかを把握できるようにします。これは、主な目標を達成する前に何が必要かを全員が確認できるようにすることで、全体像を描きます(たとえば、目標が6か月でInstagramフォロワー数を増やすことである場合、プロジェクトロードマップは、その6か月の間に最終的に目標につながる具体的なステップを概説します)

利点 2: プロジェクトの成果物が何を期待されているかを正確に示します

プロジェクト ロードマップを使用すると、新しいプロジェクトのキックオフ ミーティングの前であっても、あらゆる種類の成果物を確立して追跡できます。この段階でも成果物を明確に定義し、適切な人に割り当てることで、プロジェクトの概要がよりわかりやすくなり、適切なリソースと時間を割り当てることができます。これにより、潜在的な障害や利用不能性を事前に示すこともできます。

メリット 3: 信頼を築き、プロジェクトの関係者への賛同を保証します

プロジェクトの最初のキックオフ前であっても、プロジェクトのロードマップを提示すると、範囲、期間、割り当てられた責任の観点から、明確な計画と管理が示されます。そうすることで、トップの人々に対する期待が管理され、信頼が築かれます。綿密に作成されたプロジェクトのロードマップを示すことは、プロジェクトに対する自信と実行の管理容易性も示します。

プロジェクトのロードマップを信頼して適切な目標を設定し、今後の道筋を示すと、プロジェクトがビジネスの期待に応えるものであるという満足感が関係者に得られます。また、チームの仕事を混乱させる可能性のあるもの、つまり計画が不明確な場合に必然的に発生する外部の人々によるマイクロマネジメントにも役立ちます。プロジェクトのロードマップを作成すると、全員が正しいことに集中し続けることができ、チームは目標の実行に、関係者は過度の干渉をせずに概要を把握することができます。

プロジェクトのロードマップを作成する方法: ヒントとコツ

プロジェクトのロードマップは、作成された目的を達成できるように、つまり関係者全員が明確な計画を視覚化できるように効果的である必要があります。有用なプロジェクト ロードマップを構築するにはいくつかのコンポーネントが必要なので、ここでそれらを見てみましょう。

プロジェクトの目標を定義する

プロジェクトの進捗状況を追跡する唯一の方法は、明確で測定可能な目標を定義することです。これには、メッセージの内容、プロジェクトの対象者、プロジェクトの範囲とスケジュールなどが含まれます。これらの追跡可能な目標があると、チームに安心感が与えられ、時間を正しく割り当てることができます。

プロセス中に追跡可能なデータを特定する

ロードマップに存在するプロジェクト、マイルストーン、キャンペーンのさまざまなポイントを、何をどのように測定するかを指定します。関連するデータ ポイントを設定し、何を追跡するかを把握することで、チームは軌道修正が必要なときにすぐに対応できるようになります。

プロジェクトの明確なタイムラインを設定する

いつ、何を行う必要があるかは、プロジェクトのどのマイルストーンにおいても最も重要なことの 1 つである必要があります。プロジェクトのロードマップでは、混乱が生じないよう、これを明確に確立し、視覚的に表現する必要があります。これは、関係者全員が常に守る最も重要なプロジェクト カレンダーであると考えてください。

すべての成果物と関係者を指定する

ロードマップでは、プロジェクトの依存関係、タスクの割り当て、成果物を明確にする必要があります。依存関係をリンクし、タイムライン上に展開される成果物の作成を担当するすべての主要なチーム メンバーをメモします。

プロジェクトのリスクと必要なリソース

プロジェクトのロードマップでは、プロジェクトの実行中に発生する可能性のある障害や阻害要因の概要を提供する必要があります。また、必要なすべてのリソース、つまり必要な専門家と、これらの専門家が仕事をするために必要とする物質的基盤をリストすることもお勧めします。

タスクと割り当て

効率的なプロジェクトのロードマップには、プロジェクトのすべてのタスクとサブタスクが含まれている必要があり、所有権の透明性を確保するために、それらは責任のある専門家に明確に割り当てられる必要があります。

プロジェクト管理ソフトウェア

プロジェクト ロードマップ テンプレートを使用してロードマップを作成する人もいますが、現在のすべての最新情報を提供し、人々が旅の途中で何も見逃すことがないようにするという意味では、プロジェクト管理ソフトウェアの方が良いアイデアです。このタイプのソフトウェアは、プロジェクトの概要を「1 ページ」で表示できる必要がありますが、ユーザーがタスク レベルで作業し、何かが完了したり、遅延したり、ブロックされたりしたときに独自の更新情報を提供できる必要があります。

プロジェクトのロードマップの例

プロジェクトのロードマップが小規模プロジェクトでも大規模プロジェクトでも同様にどのように機能するかをより完全に理解するために、いくつかの例を見てみましょう。プロジェクト ロードマップは何にでも適用できますが、最もよく使用されるのは、プロジェクト、会社、サービスに関連するソフトウェア開発やマーケティング キャンペーンに関連するプロジェクトです。

例 1: マーケティング プロジェクトのロードマップ

マーケティング ロードマップの場合、効果的なプロジェクト ロードマップで通常行うすべての柱 (期間、タスク、関係する主要人物、依存関係、目的) をすべて提示する必要があります。ここでは、ロードマップをさらに可視化するために適用できるいくつかのトリックを紹介します。

• カテゴリごとのアクティビティの構成
• 日、週、月ごとの整理
• 成果物のタイプ別の編成 (デザイン、コンテンツ、クリエイティブなど)

以下に、Slingshotのカンバン ビューでのマーケティング ロードマップの例を示します。

例 2: Web サイト開発プロジェクトのロードマップ

Web サイト開発プロジェクトには、大量の依存関係と潜在的な障害が存在するため、プロジェクトのロードマップにその概要を記載しておくとよいでしょう。また、通常は長期間にわたって行われるため、開始する前であっても、すべてのマイルストーンを一覧表示して、誰がいつ何を行うかを一目で確認できると便利です。ここでは、Web サイト開発の最適なロードマップを実行するために使用できる具体的なトリックをいくつか紹介します。

• 複数のチェックポイントごとの構成 (メインのタイムライン以外)
• タスク、サブタスク、意思決定者、レビュー担当者の明確な階層による組織化
• すべてのリソースとデータを手元に持つ組織

以下は、Slingshotのタイムライン ビューでの開発プロジェクト ロードマップの例です。

例 3: 製品発売プロジェクトのロードマップ

製品の発売では、ロードマップを有用なものにするのと同じコンポーネントがほとんど必要になりますが、ロードマップをより適切に整理できる具体的な内容をいくつか紹介します。

• 特定の目標を設定したマイルストーンごとの整理
• 測定可能なデータとそれぞれの望ましい結果の確立
• チーム、タスクなどによるコミュニケーションを含む目的の概要。

以下では、Slingshotのプロジェクト ロードマップの例をリスト ビューで確認できます。

プロジェクトのロードマップとプロジェクト計画: 違いは何ですか?

プロジェクトのロードマップとプロジェクト計画の違いに関して混乱が生じる可能性があります。これは単純ですが重要な違いです。プロジェクト ロードマップを使用すると、プロジェクトの概要を把握できます。一方、プロジェクト計画の目標は、何が起こらなければならないかの明確な概要を提供することであり、その意味ではプロジェクトのバックボーンのようなものです。先ほど説明した内容についてさらに詳しく説明していきます。

プロジェクト計画では、問題や遅延を回避するための緊急時対応計画だけでなく、スケジュール、予算、リスクに関するすべての特性にも対応できる必要があります。プロジェクトのロードマップが地図である場合、プロジェクト計画は、道路の隅々まで見える虫眼鏡のようなものです。

Slingshotのプロジェクト ロードマップ

プロジェクト ロードマップの使用の一環としてプロジェクト管理ソフトウェア ツールを使用することについてはすでに説明しました。Slingshotのようなツールを使用すると、大小を問わずあらゆるプロジェクトの視覚的なロードマップを簡単に作成し、関係者全員がいつでも表示して、更新を確認したり最新情報を入手したりできます。

チームのプロジェクトにとって真の GPS として、またプロジェクトを阻害する可能性のあるレーダーとして機能する Slingshot の 5 つの機能を見てみましょう。

1. 各プロジェクトの課題概要

Slingshotタスクとサブタスクの簡単な概要を提供するため、ユーザーはさまざまなプロジェクト用のワークスペースを利用できます。

2. 従業員を賢く計画する能力

Slingshotでは、マネージャーが各人のタスクを確認し、期日と所有権について透明性を確保できるため、従業員が適切に割り当てられます。

3. タイムラインのフレーミング。

実行する必要があるステップのタイムラインが明確であることは、キャンペーンの優先順位付けに非常に役立ちます。

4. 外部貢献者が閲覧および参加できる機能。

Slingshotでは、外部寄稿者は特定のタスクのみにアクセスする権限を取得して更新情報を入手できるほか、タスク レベルでのコンテキスト内のディスカッションやアプリ内でのレビュー機能を利用できます。

5. 目標を追跡し、各マイルストーンを測定する

Slingshot のダッシュボードのおかげで、チームは各プロジェクトの最新データを常に把握し、KPI を深く掘り下げ、プロジェクトのロードマップで以前に重要であると考えられていた情報を追跡できます。

組織の日常活動にコラボレーション ソフトウェアを使用する利点を忘れずに確認してください。