ミーティングが多すぎませんか？その対策方法をご紹介

一方、研究によると従業員の67%がミーティングに費やす時間が仕事の生産性を低下させていると考えています。

したがって、チームのミーティング時間を短縮し、生産性が損なわれないようにすることが重要です。

その方法についてご説明します。

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ミーティングが多くなる理由

ミーティングは避けられないものですが、カレンダーを確認してミーティングが多すぎることに気がついた場合、そこには何か理由があるはずです。週のミーティング数が過剰になっているチームは通常、以下のようなミスを犯しています。

アジェンダがない

ミーティングの主な目的は計画です。プロジェクト、行動方針などの計画です。しかし、すべてのミーティングは事前にアジェンダを持つべきであり、討論項目のリストはチームと事前に共有される必要があります。アジェンダなしでミーティングに入ることは、最も重要なことをカバーできず、同じ目的のための2回目のミーティングを行わなければならなくなるという扉を開いています。

カテゴリーがない

奇妙かもしれませんが、それでもなお起こります。多くのミーティングは「ブレーンストーミング」や「進捗レポート」という広い傘の下で実施されていますが、人々はそれがどのカテゴリーに該当するのかわかっていません。最も簡単な方法は、それを主要なミーティングカテゴリーの1つに分類することです。

• 優先順位の設定
• フィードバックの収集
• 特定のタスクでのコラボレーション
• 意思決定 / 承認取得

ミーティングにカテゴリーがない場合、通常その目的は不明確なままになり、人々はさらなる議論でそれから何が必要かを明確にする必要があります。そしておそらく、より多くのミーティングが必要になります。

コラボレーションがない

ミーティングが講演会になってはいけません。チームを議論に含めずに一方的な会話をすることは、そもそもそのミーティングが行われるべきではなかったことを意味します。チームメイトとの建設的な議論に参加しない場合は、ミーティングに「プレゼンテーション」または「ナレッジシェアリング」というラベルを付け、頻度を増やしすぎないようにしてください。

実行可能なポイントがない

アイデアを共有する必要がある場合、もちろんそうしてください。しかし、ミーティングに実行可能なアイテムがないと、全員が約束が果たされていないという感覚を持つことになります。招待したすべての人に対して、締切と明確な行動方針を含めたアクションポイントを準備してください。

適切なテクノロジーを使用していない

今日の世界では、チームが不要なミーティングを避けるのに役立つコラボレーションと計画ツールがあります。これらのテクノロジーは、チームが全員のタスクの進捗について最新の状態を保つことを確認することで、パフォーマンスを向上させます。このようなツールを組織全体で使用すると、チームの生産的な時間を大幅に奪う多くのミーティングを削除できます。

ミーティングが多すぎるのはどのくらい？

報告によると、ミーティングは平均31〜60分続く傾向があります。そして今、最近の研究では、職場でのミーティングは現在かつてないほど長く、より頻繁です。

平均的なオフィスワーカーは1日にわずか2時間53分しか生産的ではないという事実を考えると、週にいくつのミーティングを実際に開くことができるでしょうか？そして、分析的にミーティング数を確認して、多すぎるかどうかを判断する方法は何ですか？

チームがミーティングの数についてどのように感じているかを知るための良い方法は、調査を実施することです。以下のようなものです。

チームと以下の点についても確認できます：

• 1日に費やすミーティング時間
• ミーティングに費やされた時間のために現在期限を超過しているタスク
• 優先順位と集中力のレベル
• 特定の目的に対するミーティングの有効性（リスト）

特定のチーム向けに質問のチェックリストを調整できます。批判的思考の余地を残すようにしてください。しかし何より、リアルタイムプロジェクトとタスクの更新を含むコラボレーションソフトウェアが、多くのミーティングで苦しんでいるチームに必要な救済策となるかどうかを検討してください。

ミーティングかメールか：どうやって判断しますか？

時々起こります。あなたは長いミーティングに参加していて、あなたの時間（そして時々あなたの脳細胞）を費やしており、それがメールであるべきだと思っています。確かに、ミーティングは議論、質問と懸念の提起、ブレーンストーミング、またはチームへの新しい提示の目的を持っています。しかし、メールであるべきミーティングにチームメイトを引きずり込むことから身を引く必要があるときを認識することが重要です。

では、どうやって判断しますか？従うことができる5つの簡単なルールがあります。

目的を特定する

ミーティングを召集する前に、その目的が単なる情報提供であるかどうかを自問してください。単に問題の人々と何かを共有する必要がある場合は、メールでそうすることができ、全員がすでに十分な知識を持っている時間のためにミーティングを保存してください。

トーン

対象となるトピックがより一般的なものである場合、代わりにメールで共有することができます。ミーティングでは、トーンを選択し、特に痛みのあるトピックについて感情をよりよく伝えることができます。代わりにメールを送信する場合、時々物事が翻訳で失われ、肯定的な意図が失われ、トーンを正しく伝えることができないため、これは誤解につながる可能性があります。したがって、より一般的なことはメール経由で保ちます。そして、本当にあなたを理解する必要がある時間のためにミーティング時間を保存してください。

微妙

メールは時々素早く読まれます。特に毎日多くのメールを受け取る場合です。メール内で過剰に説明していて、14番目の項目を書こうとしている場合は、代わりにそれをミーティングに変換し、項目をアジェンダとして使用する方が良いでしょう。複雑性を決定して、ミーティングまたはメールを使用すべきかどうかを判断してください。

フィードバック

ミーティングがタスクまたはプロジェクトに関するフィードバックを得ることについてである場合、これを確認してください：メールを選択した場合、同僚からより思慮深い応答を受け取ります。そうすることで、レビューするだけのためにミーティングで時間を失うことなく、独立して確認して返答する自由を与えます。

質問の可能性

一部のミーティングはチームが質問できるため必要です。それを予想した場合、対象のトピックについてミーティング時間を整理する必要があります。質問は直接お答えするのが最善で、それはミーティングのためにトピックを検討する必要があるかどうかを判断するための良いポインタとなる可能性があります。

ミーティングが多すぎることが生産性にどのように影響していますか？

そうですね、ミーティングは必ずしも悪いことではありません。ただバランスが取れていないと悪くなる可能性があります。フラストレーションは、バランスがないとき、生産性が低下したとき、そしてミーティングの人々が（特に参加する理由が不確かな場合）圧倒されていると感じるときに発生します。ミーティングはまた、小さなタスクに関するステータスレポートとして使用されるときに、マイクロ管理されていると感じることになります。

最近の研究では、67%のワーカーは多くのミーティングが彼らが最善を尽くすのを妨げていると感じており、生産性に影響を与えています。企業全体もこれから苦しんでいます。Wundamailは彼らの研究でビデオ会議は現在、従業員1人あたり月あたり1250ドル以上の無駄な時間がかかっています。

では、ミーティングが多すぎることは生産性にどのように影響しますか？

フォーカスへの影響

人々が1日に多くのミーティングに参加すると、タスクは無駄にされた時間のためだけでなく、焦点が中断されたため、バックログになります。集中力は影響を受け、人々は長期間のライブディスカッションに参加した、または単に聞いている後、タスクでより遅くなっています。

バーンアウトの危険性

多くのミーティングに参加すると、精神的エネルギーと感情が奪われます。これは従業員のバーンアウトの大きな要因です。特に多くの他のタスクがあるときはそうです。

従事度の低さ

新しい研究では、ミーティングが多すぎると、会社での従業員の関与度が低下することを示しています。ミーティングは、あらゆるビジネスで組織的な仕事の重要な部分です。しかし、ミーティングの数を過剰にすることで、内部動機の喪失、時間の最適化の低さ、満足感の喪失の可能性が高まります。

ミーティングを減らすためのヒント

この記事を読むことで、生産性を大幅に改善するためにミーティングを減らす必要があることに気付いた場合、朗報です。やり方があります。ミーティングを少なくするのに役立つヒントやコツをいくつかご紹介します。

1日の時間をブロックする

マネージャーであろうなかろうと、毎日タスクがあり、それは時間が必要です。何より集中力が必要です。緊急な事態が発生しない限り、ミーティングで利用できない時間をブロックすることを恐れないでください。どんなミーティングでも構いません。1日3時間かもしれません。ですが、時間をうまく整理されていることを確認してください。

「ミーティングなし」の日の文化を作る

多くの企業は週に1回、通常は週の真ん中に「ミーティングなし」の日を実装しています。それらの日、ミーティングは許可されず、すべてはチャットアプリ、メールなどを通じて実施する必要があります。

情報のハブを作成する

テクノロジーはチームを最新の状態に保つための無限の機会を提供します。すべてのアジェンダ、タスク、プロジェクト、ドキュメントなどを対象とした中央ハブを用意し、チームにアクセスを提供することで。全員がプロジェクトに関する最新情報を見つけることができ、同僚と簡単にコラボレーションできる場合、ミーティングはほとんどの場合スキップできます。

常にコラボレーションを可能にする

タスク管理システムとチャットアプリを通じて、決して終わらない継続的でライブなコラボレーションの文化を創造できます。チームは、継続的なビデオ通話なしでも、通信、ファイル共有、協力し、接触を保つことができる必要があります。ありがたいことに、今ではそれが以前よりも簡単です。

ミーティングの狂乱を止める：Slingshotを試す

前に述べたように、テクノロジーはあなたのミーティングの狂乱に答えを持っています。Slingshotは

• プロジェクト管理ソフトウェアであり、チームのための計画ツールです。所有権、タスク分割、進捗と問題の追跡を支援します。

  

• チャットオプションは常に文脈上にあります（すべてのタスク、ダッシュボード、ワークスペースなど）ので、どんな洞察も失われません。
• ディスカッションとフィードバックは、内部および外部の寄稿者の両方から簡単に受け取られます。
• データは常にあなたのためにあり、美しいビジュアライゼーションでストーリーを話します。そしてその後、容易に共有されます。決定権者はそれに基づいて措置を講じることができます。

Slingshotでは、ワークスペース内でチーム、プロジェクト、部門を分離できます。

また、必要なコンテンツをすべて一緒に持ってくるための唯一のハブでもあります。Google Drive、OneDrive、Sharepoint、Box、DropBox（リスト全体を確認してください）などのクラウドストレージから、ドラッグアンドドロップ、アップロード、ピンリンクが可能です。