Criando um roteiro de projeto perfeito e como usá-lo

Todo gerente de projeto conhece os dois pilares mais importantes quando se trata de executar um projeto bem-sucedido. . Um, manter as principais partes interessadas atualizadas sobre o status do projeto comunicando objetivos estratégicos. Dois, garantir que a equipe esteja clara em cada etapa da jornada do projeto, incluindo propriedade, expectativas e prazos.

Ambos os lados precisam ser capazes de ver em qualquer ponto para onde o projeto está indo, como estão chegando lá e quem está junto na jornada. É exatamente isso que um roteiro de projeto faz – articulando visualmente o raciocínio por trás de um projeto e as etapas/estágios para chegar lá com clareza explícita.

O que é um roteiro de projeto

Um roteiro de projeto é uma visão geral de todas as entregas, marcos, objetivos e metas do projeto em um cronograma específico. Ele fornece um esboço visual e representação de cada fase do projeto e mantém todos os envolvidos informados durante a jornada. Um roteiro de projeto é a primeira coisa que um gerente de projeto deve criar ao embarcar na estrada em direção a uma nova meta, antes de mergulhar na criação de outros documentos, planos e cronogramas importantes do projeto.

Um roteiro de projeto mostra a todas as pessoas envolvidas no projeto como elas e suas habilidades especializadas se encaixam no quebra-cabeça. Por meio disso, as equipes recebem não apenas o contexto de um projeto, mas também uma compreensão mais profunda de cada nível e estágio até que o projeto seja concluído com sucesso. Para ter um projeto ou um roteiro de produto, você precisa ter pelo menos os seguintes componentes incluídos:

• • Objetivos do projeto/programa
  • Cronograma do projeto ou um esboço de marco
  • Uma lista dos resultados e entregas do projeto
  • Riscos potenciais, bloqueios e dependências

Para fazer o esboço perfeito de um roteiro de projeto antes de criá-lo, todo gerente de projeto precisa saber qual é o objetivo do roteiro do projeto (não do projeto) e manter isso em primeiro plano o tempo todo. Aqui estão alguns dos objetivos do roteiro do projeto:

• • Para orientar qualquer estratégia em direção à execução e transformar algo abstrato em algo real
  • Mantenha as partes interessadas, a gerência e a equipe alinhadas com as próximas mudanças e ações
  • Associe o cronograma às ações/estágios desejados que precisam acontecer, para que fique claro qual objetivo acontece quando
  • Mantenha a comunicação interna e externa em andamento para que todos estejam sempre informados
  • Mantenha todos os requisitos do projeto alinhados com as tarefas e subtarefas, com propriedade clara
  • Consciência do progresso em qualquer fase do projeto
  • A configuração de dependências, principalmente se houver colaboradores externos envolvidos

Um roteiro de projeto pode consistir em uma página de uma olhada ou visualização do caminho que precisa ser percorrido até o destino desejado. Ele está dando o problema (também conhecido como meta) e a solução (também conhecida como as etapas para isso) ao mesmo tempo. Ele também lista as pessoas-chave que serão integrais para cada projeto, no começo, meio e fim.

Por que você precisa de um roteiro de projeto (e você precisa)

No gerenciamento de projetos, um roteiro de projeto fornece o contexto que a equipe e todas as partes de supervisão precisam para que não precisem vasculhar toneladas de documentação. Todas as perguntas que alguém possa ter são respondidas por um roteiro de projeto. Para simplificar: com um roteiro de projeto, as pessoas podem verificar onde cada etapa está, como o projeto está progredindo de acordo com o cronograma definido, quem é responsável por quê e qual é o status de uma tarefa específica.

Um roteiro de projeto é especialmente necessário se o projeto tiver um prazo determinado – e eles geralmente têm. Por meio dele, as metas de alto nível são facilmente comunicadas às pessoas responsáveis e às partes interessadas. Vamos dar uma olhada nos três principais benefícios de criar e usar um roteiro de projeto.

Benefício 1: Descreve os objetivos do seu projeto

O roteiro do seu projeto define e expõe os objetivos do projeto, para fornecer uma noção de onde estamos indo e onde precisamos estar em um determinado ponto da jornada. Ele pinta o quadro geral, ajudando todos a ver o que precisa acontecer antes de atingir a meta principal (por exemplo, se a meta é aumentar o número de seus seguidores Instagram em 6 meses, o roteiro do projeto delineará etapas específicas durante esses 6 meses, que, em última análise, levarão à meta)

Benefício 2: Mostra precisamente quais entregas do projeto são esperadas

Por meio do roteiro do projeto, entregas de todos os tipos podem ser estabelecidas e rastreadas antes mesmo da reunião de início de um novo projeto. Entregas claramente definidas e atribuídas às pessoas certas, mesmo neste estágio, fornecem uma melhor visão geral do projeto e permitem a alocação dos recursos e tempo certos. Isso também pode mostrar potenciais bloqueadores e indisponibilidade antes do tempo.

Benefício 3: Cria confiança e garante a adesão das partes interessadas do seu projeto

Quando você apresenta um roteiro de projeto antes mesmo do pontapé inicial de um projeto, a visão do escopo, cronograma e responsabilidades alocadas mostra um planejamento e gerenciamento claros. Dessa forma, as expectativas são gerenciadas e a confiança é construída para as pessoas no topo. Mostrar um roteiro de projeto bem elaborado também mostra confiança no projeto e na gerenciabilidade da execução.

Confiar no roteiro do projeto para definir os objetivos certos e mostrar o caminho a seguir fornece satisfação nas partes interessadas de que o projeto atenderá às expectativas do negócio. Também ajuda com algo que pode atrapalhar o trabalho da sua equipe – a microgestão por pessoas de fora que inevitavelmente acontece quando há um plano pouco claro. Criar um roteiro de projeto ajuda todos a permanecerem focados na coisa certa – a equipe na execução das metas e as partes interessadas – na visão geral sem muita interferência.

Como criar um roteiro de projeto: dicas e truques

Um roteiro de projeto precisa ser eficaz para poder cumprir o propósito para o qual foi criado – visualizar um plano claro para todos os envolvidos. Vários componentes precisam estar presentes para construir um roteiro de projeto útil, então vamos dar uma olhada neles agora.

Definir objetivos do projeto

A única maneira de rastrear o progresso de um projeto é definir objetivos claros e mensuráveis. Isso pode incluir qual será a mensagem, o público-alvo do projeto e o escopo e cronograma do projeto. Ter esses objetivos rastreáveis dá à equipe paz de espírito e permite que eles aloquem seu tempo corretamente.

Identifique quais dados rastreáveis você seguirá durante o processo

Especifique o que e como você medirá diferentes pontos do projeto, marcos e campanhas que estão presentes no roteiro. Ao definir pontos de dados relevantes e saber o que rastrear, sua equipe será capaz de reagir prontamente quando precisar corrigir o curso.

Defina um cronograma claro para o projeto

O que precisa acontecer e quando deve ser uma das coisas mais importantes em qualquer marco de qualquer projeto. No seu roteiro de projeto, você precisa ter isso claramente estabelecido e representado visualmente, para que não haja confusão. Pense nisso como seu calendário de projeto mais importante, que todas as pessoas importantes envolvidas seguirão o tempo todo.

Especifique todos os produtos e indivíduos envolvidos

No roteiro, é preciso haver clareza de dependências, atribuição de tarefas e entregas para o projeto. Vincule dependências e anote todos os principais membros da equipe que assumirão a criação das entregas, espalhados na linha do tempo.

Riscos do Projeto e Recursos Necessários

O roteiro do seu projeto precisa fornecer uma visão geral dos obstáculos e bloqueadores potenciais durante a execução do projeto. Também é uma boa ideia listar todos os recursos necessários – os especialistas que você precisará e a base material que esses especialistas exigirão para fazer seus trabalhos.

Tarefas e atribuições

O roteiro eficiente do projeto deve conter todas as tarefas e subtarefas do projeto e elas devem ser claramente atribuídas ao especialista responsável, para transparência de propriedade.

Software de gerenciamento de projetos

Embora alguns usem o modelo de roteiro de projeto para criar seu roteiro, o software de gerenciamento de projetos é uma ideia melhor, no sentido de que ele pode fornecer atualizações de tudo o que é atual e ajudar as pessoas a nunca perderem nada da jornada. Esse tipo de software precisa ser capaz de dar uma visão geral de "uma página" do projeto e ainda permitir que os usuários trabalhem em um nível de tarefa e forneçam suas próprias atualizações quando algo for concluído, atrasado ou bloqueado.

Exemplos de roteiro de projeto

Para entender mais profundamente como um roteiro de projeto funciona para projetos menores e maiores, vamos dar uma olhada em alguns exemplos. Roteiros de projeto podem ser aplicados a qualquer coisa, mas são mais frequentemente usados em projetos conectados ao desenvolvimento de software ou campanhas de marketing que tenham a ver com um projeto, empresa ou serviço.

Exemplo 1: Roteiro do Projeto de Marketing

Para um roteiro de marketing, você precisa ter presentes todos os pilares que você costuma fazer em um roteiro de projeto eficaz: cronograma, tarefas, pessoas-chave envolvidas, dependências, objetivos. Aqui estão alguns truques que você pode aplicar aqui que darão ainda mais visibilidade ao seu roteiro.

• Organização das atividades por categoria
• Organização por dia, semana e mês
• Organização de entregas por tipo (design, conteúdo, criativo, etc.)

Abaixo você pode ver um exemplo de um roteiro de marketing na visualização kanban no Slingshot.

Exemplo 2: Roteiro do Projeto de Desenvolvimento de Site

Em um projeto de desenvolvimento de site, há uma tonelada de dependências e potenciais bloqueadores, então é bom ter isso delineado em um roteiro de projeto. Ele também costuma ser espalhado em um período mais longo, então é bom poder listar todos os marcos e ver de relance quem faz o quê e quando, mesmo antes de começar. Aqui estão alguns truques específicos que você pode usar para conduzir seu melhor roteiro para o desenvolvimento de site.

• Organização por múltiplos pontos de verificação (além do cronograma principal)
• Organização por uma hierarquia clara de tarefas, subtarefas, tomadores de decisão e revisores
• Organização que tem todos os recursos e dados em mãos

Abaixo está um exemplo de um roteiro de projeto para desenvolvimento em uma visualização de linha do tempo no Slingshot.

Exemplo 3: Um roteiro de projeto de lançamento de produto

Com o lançamento de um produto, novamente você precisa da maioria dos mesmos componentes que tornam seu roteiro útil, mas aqui estão alguns detalhes específicos com os quais você pode organizar seu roteiro ainda melhor.

• Organização por marcos com metas específicas
• Estabelecimento de dados mensuráveis e resultados desejados para cada um
• Esboço de objetivos, incluindo comunicação por equipe, tarefa, etc.

Abaixo você pode conferir um exemplo de um roteiro de projeto no Slingshot na visualização de lista.

Roteiro do projeto vs. plano do projeto: qual é a diferença?

Pode haver alguma confusão quanto à diferença entre um roteiro de projeto e um plano de projeto. É uma distinção simples, mas importante: com um roteiro de projeto, você obtém uma visão de alto nível do seu projeto. O objetivo de um plano de projeto, por outro lado, é fornecer uma visão geral clara do que deve acontecer e, nesse sentido, é como a espinha dorsal dos projetos. Ele entra em detalhes sobre o que foi delineado anteriormente.

O plano do projeto também deve ser capaz de abordar todas as especificidades em torno de cronogramas, orçamentos e riscos, bem como planos de contingência para evitar problemas e atrasos. Se o seu roteiro de projeto é um mapa, seu plano de projeto é uma lupa através da qual você pode ver cada pedaço da estrada.

Roteiro do Projeto no Slingshot

Já falamos sobre trabalhar com uma ferramenta de software de gerenciamento de projetos como parte do uso do seu roteiro de projeto. Com uma ferramenta como Slingshot, um roteiro visual para qualquer projeto grande ou pequeno pode ser facilmente criado e visualizado por todos os envolvidos a qualquer momento, para verificar atualizações e se manter informado.

Vamos dar uma olhada em cinco recursos do Slingshot que podem atuar como um verdadeiro GPS para o projeto da sua equipe e um radar para qualquer possível obstáculo.

1. Esboço das tarefas para cada projeto

Slingshot oferece um esboço fácil de tarefas e subtarefas para que as pessoas tenham espaços de trabalho para diferentes projetos.

2. Capacidade de planejar a força de trabalho de forma inteligente

No Slingshot, a força de trabalho é alocada corretamente, quando os gerentes podem visualizar as tarefas de cada pessoa e ter transparência sobre datas de vencimento e propriedade

3. Enquadramento da linha do tempo.

A clareza no cronograma das etapas que precisam acontecer ajuda imensamente na priorização de campanhas, por exemplo

4. Capacidade de colaboradores externos visualizarem e participarem.

No Slingshot, colaboradores externos podem obter permissão para acessar apenas tarefas específicas e ficar atentos às atualizações, bem como às discussões em contexto no nível da tarefa e à capacidade de revisar no aplicativo.

5. Acompanhe os objetivos e meça cada marco

Graças aos painéis do Slingshot, as equipes podem ficar por dentro dos dados atuais de cada projeto, analisando profundamente os KPIs e rastreando informações que antes eram consideradas importantes no roteiro do projeto.

Não se esqueça de conferiros benefícios de usar um software de colaboraçãonas atividades diárias da sua organização.