Criando um Roteiro de Projeto Perfeito e Como Usá-lo

Todo gerente de projeto conhece os dois pilares mais importantes para executar um projeto com sucesso. Primeiro, manter os principais stakeholders atualizados sobre o status do projeto comunicando objetivos estratégicos. Segundo, garantir que a equipe esteja clara sobre cada etapa da jornada do projeto, incluindo responsabilidade, expectativas e prazos.

Ambos os lados precisam ser capazes de ver a qualquer momento para onde o projeto está indo, como estão chegando lá e quem está ao longo do caminho. É precisamente isso que um roteiro de projeto faz – articulando visualmente o raciocínio por trás de um projeto e as etapas/fases para chegar lá com clareza explícita.

O que é um Roteiro de Projeto

Um roteiro de projeto é uma visão geral de todos os entregáveis, marcos, objetivos e metas do projeto ao longo de um cronograma específico. Fornece um esboço visual e uma representação de cada fase do projeto e mantém todos os envolvidos informados durante a jornada. Um roteiro de projeto é a primeira coisa que um gerente de projeto deve criar ao embarcar na estrada em direção a um novo objetivo, antes de mergulhar na criação de outros documentos, planos e cronogramas importantes do projeto.

Um roteiro de projeto mostra a todas as pessoas envolvidas no projeto como elas e suas habilidades especializadas se encaixam no quebra-cabeça. Por meio disso, as equipes recebem não apenas o contexto de um projeto, mas também uma compreensão mais profunda de cada nível e estágio até que o projeto seja concluído com sucesso. Para ter um projeto ou um roteiro de produto, você precisa ter pelo menos os seguintes componentes incluídos:

• • Objetivos do projeto/programa
  • Cronograma do projeto ou esboço de marco
  • Uma lista dos entregáveis e resultados do projeto
  • Riscos potenciais, bloqueios e dependências

Para fazer o esboço perfeito de um roteiro de projeto antes de criá-lo, todo gerente de projeto precisa saber qual é o objetivo do roteiro de projeto (não do projeto) e manter isso bem à frente o tempo todo. Aqui estão alguns dos objetivos do roteiro do projeto:

• • Guiar qualquer estratégia para execução e transformar algo abstrato em algo real
  • Manter stakeholders, gerenciamento e a equipe todos alinhados com as mudanças e ações futuras
  • Corresponder o cronograma às ações/etapas desejadas que precisam acontecer, para que fique claro quando cada objetivo acontece
  • Manter a comunicação interna e externa em andamento para que todos estejam sempre no circuito
  • Manter todos os requisitos do projeto alinhados com tarefas e subtarefas, com clareza na responsabilidade
  • Conscientização do progresso em qualquer estágio do projeto
  • A configuração de dependências, especialmente se houver colaboradores externos envolvidos

Um roteiro de projeto pode consistir em uma página ou visualização de um relance do caminho que precisa ser percorrido até o destino desejado. Ele está dando o problema (também conhecido como objetivo) e a solução (também conhecida como os passos para ele) ao mesmo tempo. Também lista as pessoas-chave que serão integrais a cada projeto, no início, meio e fim.

Por Que Você Precisa de um Roteiro de Projeto (E Você Precisa)

Na gestão de projetos, um roteiro de projeto fornece o contexto que a equipe e todos os observadores precisam para que não tenham que vasculhar toneladas de documentação. Todas as perguntas que alguém possa ter são respondidas por um roteiro de projeto. Simplificando: com um roteiro de projeto, as pessoas podem verificar onde cada etapa está, como o projeto está progredindo de acordo com o cronograma estabelecido, quem é responsável pelo quê e qual é o status de uma tarefa específica.

Um roteiro de projeto é especialmente necessário se o projeto estiver vinculado a um período de tempo – e geralmente estão. Por meio dele, os objetivos de alto nível são facilmente comunicados aos responsáveis e aos stakeholders. Vamos ver os três principais benefícios de criar e usar um roteiro de projeto.

Benefício 1: Descreve os Objetivos do Seu Projeto

Seu roteiro de projeto define e descreve os objetivos do projeto para fornecer uma sensação de para onde estamos indo e para onde precisamos estar em um determinado ponto da jornada. Ele descreve o cenário geral ajudando todos a ver o que precisa acontecer antes de atingir o objetivo principal (por exemplo, se o objetivo é aumentar o número de seus seguidores no Instagram em 6 meses, o roteiro do projeto descreverá etapas específicas durante esses 6 meses que, em última análise, levarão ao objetivo)

Benefício 2: Mostra Precisamente Quais Entregáveis do Projeto São Esperados

Por meio do roteiro de projeto, os entregáveis de todos os tipos podem ser estabelecidos e rastreados mesmo antes da reunião de início de um novo projeto. Entregáveis claramente definidos e designados às pessoas certas, mesmo nesta fase, fornecem uma melhor visão geral do projeto e permitem a alocação dos recursos e tempo certos. Isso também pode mostrar bloqueadores potenciais e indisponibilidade com antecedência.

Benefício 3: Constrói Confiança e Garante o Apoio do Stakeholder do Seu Projeto

Quando você apresenta um roteiro de projeto antes mesmo do lançamento inicial de um projeto, a visualização do escopo, prazo e responsabilidades alocadas mostra planejamento e gestão clara e definida. Dessa forma, as expectativas são gerenciadas e a confiança é construída para as pessoas no topo. Mostrar um roteiro de projeto bem elaborado também demonstra confiança no projeto e na viabilidade da execução. 

Confiar no roteiro de projeto para estabelecer os objetivos certos e indicar o caminho à frente fornece satisfação nos stakeholders de que o projeto atenderá às expectativas comerciais. Também ajuda com algo que pode prejudicar o trabalho da sua equipe – a microgestão por pessoas externas que inevitavelmente acontece quando há um plano pouco claro. Criar um roteiro de projeto ajuda todos a manter o foco no que é certo – a equipe na execução dos objetivos e os stakeholders – na supervisão sem muita interferência.

Como Criar um Roteiro de Projeto: Dicas e Truques

Um roteiro de projeto precisa ser eficaz para poder cumprir o propósito para o qual foi criado – visualizar um plano claro para todos os envolvidos. Vários componentes precisam estar presentes para construir um roteiro de projeto útil, então vamos dar uma olhada neles agora.

Definir Objetivos do Projeto

A única maneira de rastrear o progresso de um projeto é definir objetivos claros e mensuráveis. Isso pode incluir qual será a mensagem, o público-alvo do projeto e o escopo e cronograma do projeto. Ter esses objetivos rastreáveis oferece à equipe tranquilidade e permite que eles aloquem seu tempo corretamente.

Identificar Quais Dados Rastreáveis Você Seguirá Durante o Processo

Especifique o quê e como você medirá diferentes pontos do projeto, marcos e campanhas presentes no roteiro. Ao definir pontos de dados relevantes e saber o que rastrear, sua equipe será capaz de reagir imediatamente quando precisar fazer uma correção de rumo.

Defina um Cronograma Claro do Projeto

O que precisa acontecer e quando deve ser uma das coisas mais importantes em qualquer marco de qualquer projeto. Em seu roteiro de projeto, você precisa ter isso claramente estabelecido e visualmente representado, para que não haja confusão. Pense nisso como seu calendário de projeto mais importante ao qual todas as pessoas importantes envolvidas seguirão o tempo todo.

Especifique Todos os Entregáveis e Indivíduos Envolvidos

No roteiro, é necessário que haja clareza sobre dependências, atribuição de tarefas e entregáveis do projeto. Vincule dependências e anote todos os membros-chave da equipe que assumirão a criação dos entregáveis, distribuídos na linha do tempo.

Riscos do Projeto e Recursos Necessários

Seu roteiro de projeto precisa fornecer uma visão geral dos obstáculos potenciais e bloqueadores durante a execução do projeto. Também é uma boa ideia listar todos os recursos necessários – os especialistas que você precisará e a base de material que esses especialistas precisarão para fazer seus trabalhos.

Tarefas e Atribuições

O roteiro de projeto eficiente deve conter todas as tarefas e subtarefas do projeto e devem ser claramente atribuídas ao especialista responsável, para transparência na responsabilidade. 

Software de Gestão de Projetos

Embora alguns usem modelo de roteiro de projeto para criar seu roteiro, o software de gestão de projetos é uma ideia melhor, no sentido de que pode fornecer atualizações de tudo o que é atual e ajudar as pessoas a nunca perderem nada da jornada. Este tipo de software precisa ser capaz de dar uma visão geral "em uma página" do projeto e ainda permitir que os usuários trabalhem em nível de tarefa e forneçam suas próprias atualizações quando algo é concluído, atrasado ou bloqueado.

Exemplos de Roteiros de Projeto

Para entender de forma mais abrangente como um roteiro de projeto funciona para projetos menores e maiores, vamos dar uma olhada em alguns exemplos. Roteiros de projeto podem ser aplicados a qualquer coisa, mas são mais frequentemente usados em projetos relacionados ao desenvolvimento de software ou campanhas de marketing tendo a ver com um projeto, empresa ou serviço.

Exemplo 1: Roteiro de Projeto de Marketing

Para um roteiro de marketing, você precisa ter presentes todos os pilares que você normalmente faz em um roteiro de projeto eficaz: período, tarefas, pessoas-chave envolvidas, dependências, objetivos. Aqui estão alguns truques que você pode aplicar aqui que fornecerão ainda mais visibilidade ao seu roteiro.

• Organização de atividades por categoria
• Organização por dia, semana e mês
• Organização de entregáveis por tipo (design, conteúdo, criativo, etc.)

Abaixo, você pode ver um exemplo de um roteiro de marketing em visualização kanban no Slingshot.

Exemplo 2: Roteiro de Projeto de Desenvolvimento de Website

Em um projeto de desenvolvimento de website, há muitas dependências e bloqueadores potenciais, então é bom ter isso descrito em um roteiro de projeto. Também geralmente é distribuído em um período mais longo, então é bom ser capaz de listar todos os marcos e ver em um relance quem faz o quê e quando, mesmo antes de começar. Aqui estão alguns truques específicos que você pode usar para realizar seu melhor roteiro para desenvolvimento de website.

• Organização por múltiplos pontos de verificação (além da cronograma principal)
• Organização por uma hierarquia clara de tarefas, subtarefas, tomadores de decisão e revisores
• Organização que tem todos os recursos e dados à mão

Abaixo está um exemplo de um roteiro de projeto para desenvolvimento em uma visualização de cronograma no Slingshot.

Exemplo 3: Roteiro de Projeto de Lançamento de Produto

Com um lançamento de produto, novamente você precisa da maioria dos mesmos componentes que tornam seu roteiro útil, mas aqui estão alguns detalhes que você pode organizar seu roteiro com ainda melhor.

• Organização por marcos com objetivos específicos
• Estabelecimento de dados mensuráveis e resultado desejado para cada um
• Esboço de objetivos incluindo comunicação por equipe, tarefa, etc.

Abaixo, você pode ver um exemplo de um roteiro de projeto no Slingshot em visualização de lista.

Roteiro de Projeto vs. Plano de Projeto: Qual é a Diferença?

Pode haver alguma confusão sobre a diferença entre um roteiro de projeto e um plano de projeto. É uma distinção simples mas importante: com um roteiro de projeto, você obtém uma visão de alto nível do seu projeto. O objetivo de um plano de projeto, por outro lado, é fornecer uma visão clara do que deve acontecer e, nesse sentido, é como a espinha dorsal dos projetos. Ele entra em detalhes sobre o que foi anteriormente descrito.

O plano de projeto também deve ser capaz de abordar todas as especificidades em torno de cronogramas, orçamentos e riscos, bem como planos de contingência para evitar problemas e atrasos. Se seu roteiro de projeto é um mapa, seu plano de projeto é uma lupa através da qual você pode ver cada bit da estrada.

Roteiro de Projeto no Slingshot

Já falamos sobre como trabalhar com uma ferramenta de software de gestão de projetos como parte do seu uso de roteiro de projeto. Com uma ferramenta como o Slingshot, um roteiro visual para qualquer projeto grande ou pequeno pode ser facilmente criado e visualizado por todos os envolvidos a qualquer momento, para verificar atualizações e manter-se informado. 

Vamos dar uma olhada em cinco dos recursos do Slingshot que podem agir como um verdadeiro GPS para o projeto de sua equipe e radar para qualquer bloqueador potencial para ele.

1. Descrição de tarefas para cada projeto

O Slingshot oferece um fácil esboço de tarefas e subtarefas para que as pessoas tenham espaços de trabalho para diferentes projetos. 

2. Capacidade de planejar a força de trabalho de forma inteligente

No Slingshot, a força de trabalho é alocada adequadamente quando os gerentes podem visualizar as tarefas de cada pessoa e ter transparência sobre datas de vencimento e responsabilidade

3. Enquadramento do cronograma.

A clareza na cronograma das etapas que precisam acontecer ajuda imensamente com a priorização de campanhas, por exemplo

4. Capacidade para colaboradores externos visualizar e participar.

No Slingshot, colaboradores externos podem obter permissão para acessar apenas tarefas específicas e ficar atento às atualizações, bem como discussões em contexto em nível de tarefa e a capacidade de revisar no aplicativo.

5. Rastrear objetivos e medir cada marco

Graças aos painéis do Slingshot, as equipes podem manter-se no topo dos dados atuais de cada projeto, investigando profundamente os KPIs e rastreamento de informações que são previamente considerados importantes no roteiro do projeto

Não se esqueça de conferir os benefícios do uso de software de colaboração para as atividades diárias da sua organização.