Cómo Stephen Gould amplió su capacidad en un 30% sin realizar una sola contratación

Conoce a Stephen Gould

Cuando ves una elegante exhibición de una Xbox 360 de 6 pies de altura o el omnipresente empaque amarillo del software Rosetta Stone, lo más probable es que estés mirando una creación de Stephen Gould. 

Durante más de 60 años, Stephen Gould Corporation ha brindado servicios completos de diseño, ingeniería, fabricación y cumplimiento de empaques a clientes como Rite Aid, Rosetta Stone, Tiffany's y muchos otros. Son la empresa independiente de soluciones de embalaje y productos más grande de EE. UU.

La empresa ha sido pionera en mejorar el rendimiento de las ventas mediante innovaciones en envases.

"Conectamos la enorme red de proveedores, diseñadores e ingenieros necesarios para dar vida a los proyectos", afirma Aaron Salko, director regional de ventas de Stephen Gould. "Nuestras capacidades convierten la visión de nuestros clientes en resultados tangibles".

Para mantener estos procesos funcionando sin problemas, los gerentes de cuentas, coordinadores de proyectos y líderes de ventas hacen malabarismos con miles de piezas móviles mientras se coordinan estrechamente para entregar los productos a tiempo. Por eso, cuando Stephen Gould probó Slingshot, descubrió un nuevo tipo de solución de colaboración y gestión de equipos que superó sus expectativas.

El reto

Del papel totalmente digital al totalmente digital

Stephen Gould se ha centrado singularmente en utilizar sus equipos de diseño industrial, gráfico y de ingeniería para transformar la visión del producto de sus clientes en experiencias tangibles del mundo real. Pero, como muchas empresas, aún tenía que llevar ese nivel de innovación a sus propios procesos internos a través de la transformación digital.

"Hemos trabajado en papel durante muchos años, imprimiendo archivos PDF, facturas e incluso correos electrónicos", dice la coordinadora de cuentas Ginny Pennachio. "Pasaba horas cada día imprimiendo y teníamos armarios llenos de papel desde hacía años".

Una vez que llegó la COVID-19 y todos los empleados se vieron obligados a trabajar desde casa, la necesidad de adoptar plenamente lo digital se hizo evidente.

"Necesitábamos transformar nuestros propios procesos para poder colaborar, comunicarnos y conectarnos digitalmente, y teníamos que hacerlo rápido", añade Ginny.

La solución inicial de la empresa fue que todos los coordinadores de cuentas cargaran sus archivos (como hojas de cálculo o facturas) en sus One Drives en la nube.

“Pero esto no funcionó porque estaba saltando de una hoja de cálculo a otra para encontrar mis datos. Necesitaba una ventanilla única, un lugar donde pudiera ir, ver mi pedido, dejar el archivo y dar por terminado el día”.

“Empecé a usar Trello pero no es una plataforma segura, por lo que si tuviéramos un ciberataque, todos nuestros archivos estarían en riesgo. Probé Planner pero tenían un máximo de 10 archivos pdf. Necesitaba una solución que fuera ilimitada".

Otros profesionales de Stephen Gould también buscaban formas de ahorrar tiempo coordinando contenido, conversaciones y compromisos de otros miembros del equipo para mantener los proyectos encaminados.

Iba a demasiados lugares para completar tareas, usaba demasiadas aplicaciones, intentaba desenterrar conversaciones de correos electrónicos o mensajes, lo que interrumpía mi flujo de trabajo y perdía tiempo.

Kelly Johnson, Stephen Gould Gerente de Ventas

La solución

La transformación digital fomenta la eficiencia, la innovación y el crecimiento

Con Slingshot, Stephen Gould no solo pasó rápidamente a una oficina sin papel, sino que también comenzó a utilizar la tecnología para transformar la forma en que trabajaban las personas y los equipos e influir en los procesos en toda la organización.

Los empleados podían mover todos sus archivos a un único lugar de trabajo digital, conectarse entre sí en un solo lugar y organizar proyectos, contenido, chats y datos que fueran relevantes en el momento en que se necesitaban.

"Ya no teníamos que seguir investigando para encontrar contenido, ni cambiar de aplicación, ni buscar correos electrónicos; todo era accesible en Slingshot", agrega Ginny. “Empezamos a descubrir que podíamos trabajar de forma más inteligente, perder menos tiempo y superar los objetivos.

“El software conecta a todas las personas con las que trabajamos con todo lo que necesitan: contenido, proyectos, análisis y chats.  No puedo vivir sin Slingshot; Ha sido una bendición”.

Ginny también se sintió segura con el inicio de sesión único, la autenticación de dos factores integrada en Slingshot y el estricto cumplimiento de las normas de cumplimiento.

Interacciones y colaboración rápidas

Como gerente de ventas de Stephen Gould, Kelly Johnson dirige un equipo de agentes de ventas en Pensilvania y Nueva Jersey y se relaciona continuamente con agentes de ventas y gerentes de proyectos para atender a los clientes.

“Antes de Slingshot, pasaba horas todos los días rastreando archivos y conversaciones repartidas en varias aplicaciones. Ahora organizo todo en un solo lugar y tengo una lista de verificación rápida a la que todos podemos acceder desde el escritorio o la aplicación móvil para asegurarnos de que todos nuestros entregables se completen a tiempo.

“También estoy notando que la gente deja caer menos la pelota. Todavía estamos lidiando con una gran cantidad de proyectos y todo es "todavía una prioridad", pero ahora estamos priorizando mejor, tenemos visibilidad de los flujos de trabajo, por lo que sabemos lo que se espera y hay una mayor sensación de calma".

El gerente regional de ventas, Aaron Salko, resume los beneficios clave:

Slingshot permite a nuestros equipos ver e ingresar datos visualmente en tiempo real, lo que permite que las transferencias y los siguientes pasos se realicen más rápido. Y con la organización de Slingshot, tenemos los datos necesarios para rastrear fácilmente los programas y aumentar la responsabilidad de todos los involucrados.

Aaron Salko, Stephen Gould Gerente Regional de Ventas

"Vivo en el mundo de los proyectos y las tareas y me encanta la vista Kanban en Slingshot", dice Kelly. “Tenemos tarjetas que representan tareas para cada cuenta y se mueven por las diferentes columnas junto con el proceso de aprobación. Esto me brinda visibilidad instantánea del estado de todas mis cuentas”.

La función de administración de archivos de Slingshot brinda acceso a todos los archivos y contenidos, ya sea en Excel, Word, Dropbox, Sharepoint u otras ubicaciones: se puede acceder a todo el contenido, comentarios y tareas desde un solo lugar en Slingshot.

Vea datos más rápido y en contexto

Los gerentes de proyectos de Stephen Gould negocian precios, gestionan la creación de obras de arte, obtienen aprobaciones de clientes y supervisan la producción. También son responsables de vigilar las cifras para revisar los costos o los excedentes y asegurarse de que los proyectos sean rentables.

El director de proyectos, Jimmy French, normalmente solo ve los análisis cuando los proporciona el grupo de análisis cada pocas semanas. Necesita ejecutar una aplicación independiente, es complicado y los datos son difíciles de analizar. Por eso, quedó sorprendido y encantado cuando vio la capacidad de análisis de datos integrada en Slingshot.

"Sabía que esta capacidad existía en el mundo, pero simplemente no sabía cómo integrarla en lo que estaba haciendo", dice Jimmy. "Slingshot incorpora los análisis a mi flujo de trabajo para que pueda ver paneles atractivos que me permiten visualizar de un vistazo datos que son directamente relevantes para lo que estoy haciendo en ese momento".

“Una vez completamente implementado, imagino que Slingshot se implementará en nuestras plantas de fabricación y potencialmente en nuestros clientes”, dice Aaron, “para que todos tengan visibilidad de en qué etapa de producción se encuentran los artículos y permitan mejores pronósticos. También permitiría a nuestros equipos ser más ágiles y reaccionar ante retrasos en tiempo real”.

Post-artículo

No hace mucho, Stephen Gould dependía del papel, el correo electrónico, las hojas de cálculo, el teléfono, varios servicios de contenido en la nube y más para organizar equipos. Ahora, con Slingshot, Stephen Gould está ampliando la capacidad en un 30 % sin necesidad de nuevas contrataciones, ya que los equipos y los líderes tienen visibilidad de todos los factores que afectan el éxito del proyecto.

"Probé otras plataformas como Trello, Planner y Smartsheet y las dejé todas", dice Kelly, "pero Slingshot tiene muchas características que te hacen volver porque la parte organizativa es muy importante para lo que hacemos día a día". hoy. Encontrar algo que libere el poder del equipo y se ajuste a la velocidad del negocio ha sido increíble”.