Como a IA está transformando o gerenciamento de projetos

Para quase 85% dos gerentes de projeto, de acordo com a Exploding Topics, fazer malabarismos com vários projetos ao mesmo tempo é uma realidade. Na maioria das vezes, o segundo projeto não é menos importante que o primeiro. É exatamente por isso que gerenciar projetos de forma eficiente pode fazer ou quebrar uma empresa.

Você tem tantas tarefas em mãos. Você tem que coordenar sua equipe, cumprir prazos apertados e, claro, considerar as demandas em mudança do seu cliente. Portanto, não é de se espantar que os gerentes de projeto queiram novas maneiras de otimizar os fluxos de trabalho e aumentar a produtividade. 

Entra em cena a inteligência artificial (IA). Enquanto o mercado de software de gerenciamento de projetos é avaliado em mais de US$ 7 bilhões em 2023, a tecnologia de IA está fazendo ondas próprias na indústria em rápido crescimento. IA não é apenas sobre tecnologia futurística ou conceitos abstratos.

É uma ferramenta muito prática que já está mudando a forma como gerentes de projeto – e empresas em geral – abordam e executam projetos. A IA para gerenciamento de projetos pode melhorar a tomada de decisões, automatizar tarefas mundanas e fazer muito mais.

Mas como exatamente a IA está mudando o gerenciamento de projetos e o que isso significa para os profissionais de marketing, em particular?

O que é IA para gerenciamento de projetos?

Como o nome sugere, IA para Gerenciamento de Projetos é a utilização de algoritmos de aprendizado de máquina para aprimorar certos aspectos do gerenciamento de um projeto e da equipe que trabalha nele. A IA pode auxiliar gerentes de projeto com:

• Automação
• Análise preditiva
• Otimização do fluxo de trabalho
• Mitigando riscos
• Planejamento
• Alocação de recursos
• Tomando uma decisão

Uma das capacidades mais poderosas da IA é a análise preditiva ou previsão. Ela pode analisar montanhas de dados e fornecer insights úteis. Além disso, a IA analisa dados em tempo real e gera soluções instantâneas, para que você possa tomar decisões informadas quando necessário.

Isso também significa que você pode identificar possíveis obstáculos antes que eles ocorram e manter os projetos no caminho certo. Ao contrário das ferramentas tradicionais de gerenciamento de projetos – que geralmente se concentram apenas no gerenciamento de tarefas e na colaboração em equipe –as plataformas baseadas em IA integram alguns recursos adicionais, como:

• Extraindo pontos de ação e criando tarefas a partir deles
• Comprimindo longas conversas em um resumo curto e acionável
• Obtenha respostas instantâneas para perguntas em linguagem natural
• Análise avançada – análise preditiva e conversacional

Como a IA transformará o gerenciamento de projetos

Há diferentes maneiras de ver como a IA transformará o gerenciamento de projetos em todos os setores. Ela oferece uma gama de benefícios que podem aprimorar cada estágio do ciclo de vida de um projeto e fornece avanços contínuos que adicionam novos recursos para aprimorar ainda mais as capacidades existentes.

Além disso, aqui estão mais cinco maneiras pelas quais a IA transformará o gerenciamento de projetos:

1. Melhore a eficiência por meio da automação

Um dos benefícios mais imediatos e tangíveis da IA é que você pode automatizar tarefas repetitivas. Seja agendando reuniões ou rastreando o tempo, ferramentas com tecnologia de IA podem fazer isso por você. Ela cuidará de tarefas administrativas demoradas e permitirá que seus gerentes de projeto coloquem mais energia em trabalho estratégico e criativo.

Por exemplo, em vez de atribuir tarefas manualmente ou ajustar cronogramas de projetos, a IA pode analisar dados do projeto para entender a disponibilidade de recursos. Portanto, ela pode gerar automaticamente cronogramas e atribuições de tarefas atualizados. Por sua vez, isso economizará muito tempo e reduzirá a probabilidade de erro humano, o que pode levar a uma conclusão de projeto mais suave e eficiente.

2. Insights baseados em dados para melhor tomada de decisões

O segundo aspecto importante da IA no gerenciamento de projetos são os insights baseados em dados. Já se foram os dias em que os gerentes de projeto tinham que confiar na intuição para tomar decisões. Agora você tem IA que pode processar enormes conjuntos de dados e gerar insights acionáveis – principalmente sobre como os projetos estão progredindo.

Embora nem todas elas, as ferramentas de IA mais capazes para gerenciamento de projetos podem analisar dados históricos de projetos para identificar tendências e prever potenciais desafios ou oportunidades. Por exemplo, avaliar os níveis de risco de um projeto.

Isso lhe dará uma visão sobre os potenciais gargalos no processo e pode até sugerir soluções com base em padrões de dados (que dependerão da capacidade da IA que você está usando). O principal propósito disso é garantir que os gerentes de projeto não fiquem na dúvida.

3. Escalabilidade e flexibilidade

Agora, conforme seu negócio cresce, a complexidade dos projetos que você precisa cuidar também aumentará. Você terá mais projetos multicamadas. Algumas tarefas serão executadas em várias camadas do projeto, enquanto outras bloquearão tarefas futuras. Isso adiciona estresse adicional para gerentes de projeto, que devem garantir que o fluxo de trabalho seja ininterrupto. É aqui que as plataformas alimentadas por IA podem ajudar você a dimensionar as operações sem perder a supervisão ou o controle.

Seus gerentes de projeto poderão facilmente supervisionar um portfólio de projetos grande e mais complexo, por exemplo, sem perder nenhum detalhe importante. Esse tipo de escalabilidade é particularmente benéfico para equipes de marketing que frequentemente precisam fazer malabarismos com várias campanhas ou iniciativas ao mesmo tempo.

A inteligência artificial os ajuda a gerenciar vários projetos simultaneamente, seja lidando com orçamentos, prioridades ou cronogramas.

4. Redução de erros humanos

Às vezes, até mesmo os gerentes de projeto mais experientes podem cometer erros. Claro, quanto mais tarefas os gerentes de projeto têm para conciliar, maior a chance de tais erros.

Portanto, a capacidade da IA de analisar dados e fazer recomendações (com base em padrões e lógica) pode reduzir a carga de trabalho dos humanos. Mais importante, pode levar a menos erros humanos, já que menos trabalho manual é necessário.

Se você tem IA para ferramenta de gerenciamento de projetos, seus líderes de equipe podem usar o algoritmo de autoaprendizagem para detectar discrepâncias em dados. Eles podem identificar riscos potenciais logo no início e podem chegar a soluções mais rapidamente. Como resultado, os custos gerais de erros humanos diminuem significativamente.

Além disso, a IA pode monitorar e ajustar processos continuamente em tempo real. Isso garante que seu projeto permaneça no caminho certo, independentemente de circunstâncias imprevistas.

5. Colaboração e comunicação aprimoradas

Outro aspecto fundamental da IA no gerenciamento de projetos é a comunicação eficaz entre os membros da equipe. Como você tem ferramentas de IA, há melhores oportunidades de colaboração. Por exemplo, você pode usar recursos inteligentes de IA para compartilhar atualizações, fazer perguntas e fornecer feedback de forma mais simplificada.

Basta considerar um chatbot alimentado por IA que pode responder a perguntas de rotina sobre o status do projeto ou prazos. Imagine o tempo que isso economizaria para os membros da sua equipe quando eles não precisassem fazer login e monitorar cada minuto do relatório de progresso do projeto manualmente.

E quando eles têm mais tempo disponível, eles podem se concentrar em questões mais dinâmicas para melhorar os resultados finais do trabalho. Além disso, plataformas de gerenciamento de projetos orientadas por IA podem atualizar automaticamente as partes interessadas sobre o progresso. Isso ajudará você a manter todos na mesma página sem check-ins manuais.

Os benefícios da IA no gerenciamento de projetos

Alguns gerentes de projeto parecem pensar que a IA está aqui para tirar seus empregos. No entanto, plataformas baseadas em IA como Slingshot são apenas um suplemento. Com eles, os gerentes aprimorarão suas habilidades para gerenciar suas equipes e tomar decisões baseadas em dados e muito mais.

1. Análise preditiva para gerenciamento de riscos

Uma das aplicações mais poderosas da IA no gerenciamento de projetos é que ela pode prever riscos – e também mitigá-los antes que eles aumentem. O algoritmo de IA analisa dados históricos do projeto e padrões pontuais.

Dessa forma,  identifica armadilhas potenciais que podem afetar os cronogramas e a utilização de recursos do seu projeto. Por exemplo, você pode compartilhar resultados de projetos anteriores com a ferramenta de IA para compará-los com dados atuais do projeto. Isso ajudará o software a prever riscos, como:

• Atrasos
• Excesso de orçamento
• Escassez de recursos

Se você tiver esse tipo de previsão, poderá fazer mudanças de forma eficaz e proativa para evitar riscos.

2. Gerenciamento de recursos aprimorado

Um grande benefício da IA no gerenciamento de projetos é o gerenciamento de recursos – sejam eles recursos humanos, orçamentos ou tempo. Pode ser desafiador e, portanto, uma ferramenta de gerenciamento de projetos com IA pode agilizar o processo. 

Ele pode fazer isso analisando padrões de alocação de recursos para recomendar estratégias ótimas para gerenciar diferentes recursos, como tarefas e orçamentos. Além disso, tal ferramenta pode avaliar as cargas de trabalho e a expertise dos membros da equipe.

Claro, esses dados virão de avaliações de desempenho anteriores. Eles ajudarão a IA a sugerir as melhores atribuições possíveis. Por exemplo, em campanhas de marketing, isso significa escolher os profissionais certos para criar uma equipe que possa lidar com as tarefas certas, ao mesmo tempo em que promete produtividade junto com menos risco de esgotamento.

3. Melhor colaboração entre equipes

A colaboração é a espinha dorsal do gerenciamento de projetos bem-sucedido. Então, quando seus projetos crescem em complexidade, o elemento mais crítico que garantirá seu sucesso será a comunicação clara entre as equipes.

Por exemplo, pense em marketing, onde a colaboração é necessária em todos os níveis – do conteúdo ao design. Agora, as plataformas de gerenciamento de projetos de IA podem facilitar isso por meio de colaboração contínua. Existem ferramentas, como chatbots e sistemas de análise assistidos por IA, para manter todos na mesma página.

Além disso, você pode usar essas ferramentas de IA para distribuir informações entre diferentes equipes em tempo real e enviar lembretes para tarefas importantes. Você pode até habilitar atualizações automáticas sobre o progresso do projeto sem intervenção humana. Isso elimina a necessidade de e-mails de acompanhamento constantes e reuniões de status para que eles possam fazer o trabalho.

4. Melhoria da satisfação do cliente e do cliente

Você já deve saber que o gerenciamento de projetos não se trata apenas de eficiência interna. Na verdade, ele também envolve as expectativas do cliente. Então, quando você incorpora IA em seus processos de gerenciamento de projetos, você tem a chance de tomar decisões baseadas em dados que impactam diretamente a satisfação do cliente.

Pense nas capacidades preditivas da IA. Esse recurso pode ajudar você a otimizar cronogramas e recursos de projetos, para que você possa entregar trabalho de alta qualidade no prazo (e dentro do orçamento). Como profissional de marketing, você pode prever quais estratégias produzirão os melhores resultados com base no comportamento do cliente e nos padrões de engajamento.

Por sua vez, isso ajudará você a otimizar a campanha para atingir os ditos “melhores resultados possíveis”. E o resultado final? Clientes satisfeitos e felizes.

5. Melhoria e aprendizagem contínuas

Por fim, o objetivo principal de incluir IA como parte do software de gerenciamento de projetos é aprender e se adaptar ao longo do tempo. Observe os sistemas tradicionais. Eles permanecem estagnados, a menos que modificações significativas ocorram no backend.

Por outro lado, as ferramentas de IA podem se tornar mais eficientes e precisas à medida que processam mais dados. Quanto mais projetos você conclui, mais refinada e precisa a IA fica. E com isso, ela começa a dar recomendações mais relevantes e ajuda a alcançar melhores resultados.

O poder do Business Intelligence da Slingshot, aprimorado com IA para gerenciamento de projetos

Adicionar várias ferramentas à rotina diária do gerente de projeto só pode resultar em mais erros e atrasos. Por exemplo, se eles estiverem trabalhando em uma grande campanha de marketing com várias partes interessadas, eles devem seguir vários dados de várias fontes. As campanhas de mídia social estarão em um painel e as campanhas de PPC e SEO estarão em outro. Além disso, eles precisarão manter uma comunicação clara com todas as partes interessadas. Isso significa um fluxo interminável de chamadas, planilhas e documentos.

Com desktops tão elaborados, dificilmente se pode culpar os gerentes de projeto por se perderem nas últimas horas, quando seus cérebros cozinham demais.

Felizmente, existe uma solução. Slingshot é uma ferramenta poderosa que integra soluções de gerenciamento de projetos de inteligência de negócios e IA. Slingshot combina recursos inovadores e análises de conversação robustas, ao contrário das ferramentas tradicionais de relatórios de IA. Ambos aumentam a eficiência e a clareza operacional de toda a sua empresa e aceleram a tomada de decisões.

Itens de ação orientados por IA

Com o Slingshot, os gerentes de projeto podem extrair automaticamente dados e contexto de longas conversas e transformá-los em tarefas acionáveis.

Resumindo conversas

Além disso, Slingshot pode recapitular conversas extensas, identificando os insights mais importantes em um resumo abrangente. Os gerentes de projeto não precisarão mais rolar sobre spam para encontrar o que é importante.

Pesquisa de dados de linguagem natural

Uma pergunta simples precisa de uma resposta simples e direta, não de horas de pesquisa em dezenas de arquivos e dados. Assim, Slingshot utiliza IA para responder a perguntas importantes de forma rápida e eficiente, extraindo dados diretamente da fonte e apresentando-os ao usuário.

Conclusão

Não há dúvidas de que a IA mudará a maneira como as empresas gerenciam projetos e concluem tarefas, independentemente do setor. Então, para utilizar todo o potencial da inteligência artificial e ganhar uma vantagem competitiva contra seus rivais de mercado, você deve implementar a IA em seu gerenciamento de projetos o mais rápido possível.

Com Slingshot, você não só obterá todos os benefícios do uso de algoritmos de autoaprendizagem, mas também os receberá em uma ferramenta de gerenciamento tudo-em-um, flexível, fácil de usar e lindamente projetada. Portanto, garanta que seus gerentes, líderes de equipe e membros da equipe tenham todas as informações de que precisam para decisões baseadas em dados em um só lugar – no Slingshot.