Escolhendo o Sistema de Gerenciamento de Documentos Certo: O Que Considerar

Não importa se você está administrando uma grande empresa, média ou uma startup – a bagunça de documentação é algo com o qual todos no mundo dos negócios tiveram dificuldades. Para operar sem problemas e – em nossos dias – de qualquer lugar, as equipes precisam ser capazes de encontrar, enviar, compartilhar e armazenar documentos rapidamente em suas operações do dia a dia.

O Que É um Sistema de Gerenciamento de Documentos

Um sistema de gerenciamento de documentos ou DMS é uma solução de software automatizada usada para organizar, proteger, gerenciar, armazenar, receber e rastrear documentos de qualquer tipo. Essa solução pode fornecer armazenamento em nuvem, gerenciamento de documentos digitais e fluxo de trabalho em um sistema que oferece acesso à equipe que opera os documentos em questão.

Com um sistema de gerenciamento de documentos, as empresas podem se livrar da bagunça da documentação em papel, gerenciar seus documentos digitais e controlá-los com segurança, em um armazenamento centralizado, com opções de recuperação.

A coisa mais importante que um DMS fornece é um fluxo de informações para as pessoas certas sem interrupções, em um fluxo constante e sem deslocamento de arquivos importantes. Ele cria o acesso necessário às informações em um único local central online, permitindo que vários membros da equipe usem e acessem os mesmos documentos atualizados, trabalhem neles e economizem tempo procurando em vários canais.

Importância do Uso de um Sistema de Gerenciamento de Documentos

Como os documentos são o bloco de construção de qualquer equipe e negócio, um sistema de gerenciamento de documentos pode desempenhar um papel central no trabalho do dia a dia de qualquer departamento. Ver, compartilhar e trabalhar em documentos simultaneamente é indispensável, especialmente em projetos nos quais tudo é sensível ao tempo e as reações e o acesso aos documentos precisam ser rápidos e eficientes.

Escolher usar um sistema de gerenciamento de documentos pode levar sua equipe e organização a:

Melhor Alinhamento no Trabalho do Dia a Dia

Documentos espalhados, procurando constantemente qual é a versão mais atualizada e alternando entre vários canais para encontrá-los poderiam ser transformadores

Melhor Estrutura Diária

Sistemas de gerenciamento de documentos fornecem estrutura com documentação, capacidade de gerenciá-la mais rápida, fácil e eficientemente do que nunca, para que a equipe possa se livrar da bagunça digital que está prejudicando a produtividade

Melhor e Maior Receita

Um estudo recente mostra que empresas que operam com receitas entre $500 mil e $1 milhão podem economizar até $40 mil por ano apenas operando com um sistema de gerenciamento de documentos. A eficiência do fluxo de trabalho e a eliminação de erros na operação de arquivos resultam em maior produtividade da equipe e geram maior receita e economia de custos

Melhor Organização do Tempo

Outro estudo mostra que a sobrecarga de trabalho leva a uma produtividade significativamente diminuída em 68% dos funcionários. Um dia de trabalho tem apenas tantas horas – com um sistema de gerenciamento de documentos, você economiza muitas delas e o foco é colocado nas coisas certas em vez de ficar constantemente reviravoltando em arquivos. Acontece que, em média, os funcionários gastam 1,8 horas todos os dias e 9,3 horas por semana procurando informações.

Benefícios do Uso de um Sistema de Gerenciamento de Documentos

Ter e gerenciar todos os documentos importantes de sua organização digitalmente pode ser difícil se o sistema de gerenciamento de documentos correto não for utilizado. Ele fornece a base para simplificar processos e manter a equipe em fluxo com qualquer arquivo que ela precise acessar ou compartilhar, a qualquer momento. Aqui estão cinco dos principais benefícios que um sistema de gerenciamento de documentos fornece.

Benefício 1: Recuperação de Documentos Mais Fácil

Encontrar e recuperar os documentos necessários é verdadeiramente demorado se não houver um sistema organizado em vigor. Ter um sistema de gerenciamento de documentos que forneça o acesso rápido necessário às informações críticas traz crescimento poderoso na produtividade e reduz as limitações de tempo que podem trazer problemas complexos e atrasos em projetos importantes

Benefício 2: Bom Backup e Recuperação de Arquivos

Alta rastreabilidade, backup em nuvem e proteção de documentos contra perda poderiam poupar muito desconforto à sua equipe. Com um DMS, a rastreabilidade é garantida, pode ser rastreada facilmente e isso reduz o risco de acidentes. Um DMS também ajuda com questões de segurança, já que 41% das empresas têm mais de 1.000 arquivos com informações sensíveis – o sistema de gerenciamento de documentos correto pode, a qualquer momento, mostrar quem visualizou, trabalhou ou modificou um documento.

Benefício 3: Colaboração Impecável

O acesso a documentos, o gerenciamento de conteúdo e a colaboração são significativamente simplificados com um sistema de gerenciamento de documentos. O impulso comercial e os processos são monitorados com precisão, os projetos e as campanhas têm alta visibilidade dos ativos e o fluxo de trabalho é monitorado. Os bons sistemas de gerenciamento de documentos também oferecem acesso controlado por usuários externos, para que a colaboração possa atingir um nível inteiramente novo.

Benefício 4: Alta Flexibilidade e Produtividade

Ter seus documentos altamente organizados e eficientemente acessíveis pode trazer um surto de produtividade nunca visto antes para sua equipe. Quando tudo é dinâmico e as necessidades do dia a dia estão sempre mudando e exigem uma reação rápida, um sistema de gerenciamento de documentos fornece o conforto necessário ao reunir flexibilidade e produtividade.

Benefício 5: Organização Clara e Controle de Versão

De acordo com uma pesquisa, 33% dos membros da equipe têm problemas com o controle de versão de documentos em seu trabalho do dia a dia. Quando você está constantemente enviando arquivos um para o outro, encontrar a versão mais recente de algo pode ser um verdadeiro desafio. Em um sistema de gerenciamento de documentos, qualquer edição e modificação pode ser rastreada, as pessoas podem trabalhar no mesmo documento simultaneamente e você sempre pode ver o histórico do documento, para acessar a versão mais atualizada. Ele fornece tranquilidade de que o que você precisa está sempre lá, não importa o que aconteça.

Que Recursos um Sistema de Gerenciamento de Documentos Deve Ter

Embora existam vários tipos de sistemas de gerenciamento de documentos (que cobriremos em um momento), existem várias funcionalidades que devem ser padrão em tal ferramenta. Sua importância é grande para qualquer indústria e, portanto, ao escolher a solução certa para sua indústria e equipe, esses elementos precisam estar sempre presentes.

Função de Busca

É importante encontrar o documento necessário imediatamente e rápido, não importa quanto tempo atrás foi criado, se o projeto/tarefa está concluída ou não. Um sistema de gerenciamento de documentos deve ter uma boa função de busca, com a capacidade de categorizar e referenciar os arquivos necessários

Acesso Controlado

Uma solução de gerenciamento de documentos deve fornecer permissões e controles que permitam que pessoas externas acessem apenas documentos específicos, em um ambiente digital. As permissões devem ser definidas facilmente, para que alguns arquivos permaneçam seguros enquanto outros são acessíveis para pessoas específicas.

Integração de Nuvem e Sistemas Legados

Recuperar um documento de forma rápida e fácil e sempre ter a versão mais recente é ótimo, mas o que é ainda mais valioso é a capacidade de fornecer integração com todos os programas conhecidos, sistemas legados, pilha de tecnologia e ferramentas de colaboração. A integração em nuvem ajuda a armazenar documentos com segurança, proteger sempre suas informações, fixar e compartilhá-las facilmente, e muito mais. Um DMS baseado em nuvem também fornece às equipes globais (remotas ou distribuídas) a capacidade de se comunicar e trabalhar perfeitamente, economizando muito tempo no processo.

Versão Móvel

É seguro dizer que um sistema de gerenciamento de documentos precisa fornecer uma opção de acesso móvel. Isso fornece à equipe flexibilidade e manter a situação sob controle enquanto se move, e embora a maioria das pessoas sempre trabalhe na área de trabalho, ter seus documentos acessíveis em movimento (para verificar algo, revisar, aprovar algo, analisar alterações urgentes, etc.) é um recurso que é realmente bom de ter.

Editar, Salvar, Compartilhar

Todos os documentos que seu sistema de gerenciamento de documentos armazena devem estar acessíveis para colaboração, edição, facilmente salvos dentro do DMS e compartilhados de múltiplas maneiras. É sempre uma boa ideia obter um sistema de gerenciamento de documentos que fornece liberdade na modificação de documentos em um único local, para que nada seja jamais perdido no contexto de um projeto específico.

3 Tipos de Sistemas de Gerenciamento de Documentos

No mundo dos sistemas de gerenciamento de documentos, você provavelmente encontrará muitos termos e definições do que tal solução representa. Para entender melhor o que alguém pode querer dizer ao falar sobre um DMS, vamos examinar os três tipos mais populares de sistemas de gerenciamento de documentos.

Sistema de Gerenciamento de Conteúdo

Este tipo de sistema de gerenciamento de documentos se concentra em conteúdo – criando-o, modificando-o, organizando-o e compartilhando-o com as pessoas certas. Com campanhas de marketing, gerenciamento de eventos e outros tipos de projetos envolvendo o uso de textos e ativos inteligentes, este tipo de sistema é inestimável. Como o conteúdo é um dos principais pilares de qualquer equipe, em qualquer departamento, é também importante pensar em uma ferramenta de análise aqui, que pode analisar o impacto do referido conteúdo.

Sistema de Gerenciamento de Fluxo de Trabalho

Este tipo de sistema de gerenciamento de documentos é onde os documentos encontram tarefas. Organizar tarefas rastreáveis para cada documento, tendo a capacidade de conectar um projeto, equipe ou espaço de trabalho com arquivos específicos oferece uma verdadeira vantagem no fluxo de trabalho. Ele permite que tarefas sejam atribuídas a diferentes membros da equipe, especifique prazos e acompanhe o progresso do projeto.

Gerenciamento de Conteúdo Empresarial

Com muitas organizações, dados são uma grande parte do foco assim como documentação. Os sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial reúnem esses dados e os analisam, para fornecer insights e ideias para os próximos passos. As opções de visualização e a capacidade de construir painéis de dados também fornecem contexto importante e elevam a análise de dados para o próximo nível.

Todos esses tipos principais de sistemas de gerenciamento de documentos poderiam levar uma organização a um fluxo. Combinar esses recursos em uma única solução poderia pôr fim ao caos na documentação. Então vamos dar uma olhada rápida na melhor forma de escolher um sistema de gerenciamento de documentos para suas necessidades e casos de uso.

Como Escolher um Sistema de Gerenciamento de Documentos

Para escolher o sistema de gerenciamento de documentos correto para sua equipe e empresa, existem várias coisas a considerar para satisfazer todas as necessidades de negócios que você possa ter. Aqui estão algumas considerações a ter em mente ao escolher um sistema de gerenciamento de documentos.

Recursos Centrais de Colaboração

Sistemas de gerenciamento de documentos devem fornecer controle de acesso centralizado à equipe para trabalhar com todos os arquivos a qualquer hora e em qualquer lugar. Os recursos de colaboração permitem que a equipe trabalhe independentemente quando em diferentes fusos horários e comodifique documentos, bem como se comunique.

Recursos de Bate-papo no Contexto

Se o sistema de gerenciamento de documentos tiver a opção de discussões direto no contexto do documento. Os recursos de bate-papo podem trazer ainda mais colaboração entre membros da equipe que têm funções diferentes no projeto e usam os mesmos arquivos para seus trabalhos.

Recursos de Categorização

Um bom sistema de gerenciamento de documentos especifica documentos por projeto, equipe, em qualquer nível, para que haja uma organização impecável e ordem.

Recursos de Integração com Outros Sistemas

Como já mencionamos, seu sistema de gerenciamento de documentos precisa "conversar" com outros programas perfeitamente e ter recursos integrados que permitam uma gama mais ampla de opções para seus arquivos e fluxos de trabalho.

Recursos de Análise de Dados

Os documentos devem ser vistos, usados e analisados sem problemas, portanto, um recurso de análise de dados para planilhas do Excel, resultados em campanhas, etc. deveria trazer ainda mais insights, levando a empresa às decisões corretas e em tempo hábil, maior receita para o negócio.

Facilitando o Gerenciamento de Documentos com Slingshot

Como uma solução completa para equipes e gerenciamento de documentos, o Slingshot fornece colaboração no mais alto nível para arquivos, dados e discussões. Ele incorpora gerenciamento avançado de arquivos de projetos e empresas, bate-papo e análise de dados e traz qualidade para qualquer negócio ou indústria, graças aos seus muitos recursos combinados.

• Com o Slingshot, as empresas podem contar com rastreamento de tarefas, gerenciamento e armazenamento de documentos, mas também, como uma ferramenta de inteligência empresarial o aplicativo fornece dashboards e análises e ajuda as equipes a se conectar aos dados de forma significativa.
• O Slingshot funciona como uma ferramenta de planejamento para a equipe, ajudando com propriedade e divisão de tarefas e permitindo rastrear o progresso de tudo dia a dia
• Ele revoluciona gerenciamento de projetos pela divisão de tarefas e monitoramento de quaisquer problemas ou bloqueios em campanhas
• Mantendo tudo em um único lugar, Slingshot é o hub baseado em nuvem e infundido com IA para todos os documentos necessários, para que sua equipe possa colaborar eficientemente em todos os fusos horários e sempre tenha acesso aos arquivos mais atualizados.

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