O que é Gestão de Fluxo de Trabalho e Como Dominá-la

Construir uma boa gestão de fluxo de trabalho não é uma questão de escolha se você quer manter todos na mesma página e confiar no processo enquanto cria seu próprio trabalho diário. É também como você evita o caos e minimiza os erros inevitáveis que surgem do simples fato de sermos humanos. Gerenciar fluxos de trabalho é do que se trata todo projeto, campanha e plano de negócios.

Então, vamos dar uma olhada mais de perto nisso.

O que é Gestão de Fluxo de Trabalho

Gestão de fluxo de trabalho é o processo de otimizar fluxos de trabalho de forma que qualquer time consiga colaborar eficientemente e trabalhar sem interrupções, rumo a objetivos comuns. Todos os fluxos de trabalho contêm múltiplas etapas que precisam acontecer antes da conclusão. Assim, gestão de fluxo de trabalho trata do processo completo de ajudar todos os elementos a funcionarem juntos até a conclusão do projeto, campanha ou qualquer outra agenda que sua organização tenha.

Gestão de fluxo de trabalho pode significar:

• Otimizar fluxos de trabalho todos os dias para criar mais eficiência
• Criar coordenação impecável entre o(s) time(s) para que nada caia pelo caminho
• Organizar atividades de forma alinhada mesmo quando os times trabalham remotamente ou estão distribuídos
• Ficar atento aos detalhes como tarefas, prioridades, prazos, insights de dados e discussões, para garantir que tudo funcione tranquilamente
• Usar uma ferramenta de gestão de fluxo de trabalho para impulsionar a produtividade 

Executar a gestão perfeita de fluxo de trabalho pode acontecer em qualquer área, em qualquer organização e para cada fluxo de trabalho. Tudo que você precisa fazer é seguir os passos para fazê-lo acontecer.

Por que Gestão de Fluxo de Trabalho é Importante

Seu negócio precisa de um bom fluxo de trabalho. Isso cria eficiência e permite que seu time funcione e gerencie suas tarefas do dia a dia sem perder de vista o panorama geral.

Por isso gestão de fluxo de trabalho é tão importante — ela melhora seus fluxos de trabalho e ajuda seu negócio a tomar decisões mais inteligentes enquanto cria uma boa colaboração entre todas as partes envolvidas.

Uma boa gestão de fluxo de trabalho resolve muitos problemas atuais e potenciais para seu time, como:

• Arquivos perdidos e documentação caótica: entre as melhores práticas de gestão de fluxo de trabalho está manter um registro digital de todos os arquivos e documentos em um único lugar, para que tudo relevante ao processo esteja sempre à mão do time
• Ação lenta e resposta atrasada: com gestão de fluxo de trabalho, a ação é muito rápida e o time está alinhado em torno da decisão correta, capaz de agir rapidamente
• Prazos perdidos ou trabalho duplicado: gestão de fluxo de trabalho impede que seu time estrague os prazos de um projeto permitindo que ele veja precisamente onde e quando sua contribuição é necessária
  

No geral, a importância da gestão de fluxo de trabalho se relaciona com melhoria — melhoria de processos e do sucesso geral da empresa. Usar uma ferramenta de gestão de fluxo de trabalho e construir fluxos de trabalho em processos do dia a dia é a resposta para cumprir prazos, melhorar a colaboração e obter melhores insights sobre o que funciona e o que precisa de refinamento.

Benefícios da Gestão de Fluxo de Trabalho

Se você perguntasse ao seu time neste exato momento se o trabalho acontece de forma perfeita, a resposta talvez não seja a que você espera. Alguns times continuam lutando com seu fluxo de trabalho diário porque ele sempre se quebra ou se interrompe em algum lugar, com confusão bagunçando um elemento ou outro.

Uma boa gestão de fluxo de trabalho tem muitos benefícios que ajudam a simplificar cada processo, criando os passos necessários para chegar aos resultados desejados. Sistemas de gestão de fluxo de trabalho ajudam você a simplificar fluxos de trabalho e tornar os processos mais fáceis. Aqui estão alguns benefícios que você obtém ao entregar seus resultados com gestão de fluxo de trabalho.

Obter Mais Visibilidade

Seus processos não apenas acontecem; eles são um conjunto de componentes estabelecidos e muitas vezes você perde de vista os insights que seu time precisa. Gestão de fluxo de trabalho ajuda você a olhar para os dados para entender e identificar onde seu negócio é forte e quais são os pontos fracos. 

Usar Recursos de Forma Inteligente

Em muitas organizações, determinar quais tarefas são prioridade e como fazer seu time focar no que é importante é um desafio. Com gestão de fluxo de trabalho, você elimina operações desnecessárias e ninguém desperdiça tempo em coisas que não trazem valor.

Reduzir Microgerenciamento

Microgerenciamento pode ser muito difícil para muitos times e gestores — deixa as pessoas ansiosas, reduz produtividade e pode até se tornar uma razão para alta rotatividade. Uma boa gestão de fluxo de trabalho pode reduzir e até eliminar o microgerenciamento com um caminho claro das tarefas, visibilidade expandida e responsabilidade do time por todos os passos do início ao fim de um projeto. Com a ferramenta certa, todos podem ver o que está acontecendo e a confiança melhora imensamente.

Comunicação Melhorada

Sistemas de gestão de fluxo de trabalho são uma ótima forma de criar mais discussões, conversar no contexto e atualizações rápidas entre colegas de time. Dessa forma fluxos de trabalho são apoiados com a informação certa no tempo certo, especialmente quando se trata de times trabalhando remotamente. Isso também pode reduzir custos com a produtividade elevada do seu time, economizar tempo e refinar o processo de negócio completo.

O que Procurar em uma Ferramenta de Gestão de Fluxo de Trabalho

Ferramentas de gestão de fluxo de trabalho preenchem a lacuna quando se trata de alcançar fluxo de trabalho ininterrupto e colaboração em time com tecnologia moderna. É o que empresas inteligentes confiam quando querem crescer e melhorar seus produtos ou serviços.

Então, o que você deve procurar em um sistema de gestão de fluxo de trabalho (ou WfMS)?

Este tipo de software deve ter vários componentes importantes que ajudarão seu time a organizar, rastrear, gerenciar e simplificar processos todos os dias. Aqui estão algumas das funcionalidades que tal sistema não pode ficar sem.

Rastreamento de Tarefas e Dependências

Para simplificar qualquer projeto, você precisa acompanhar as tarefas do seu time, definir dependências e analisar bloqueadores potenciais, além de estabelecer prazos e prioridades, para que nada caia pelo caminho. É ainda melhor quando você consegue ver suas tarefas de diferentes visualizações, sendo Kanban frequentemente a preferida para gerenciamento de projetos.

Acompanhamento Rápido no Contexto

Um sistema de gestão de fluxo de trabalho deve oferecer ao seu time a opção de conversar entre si e abrir discussões sobre itens atuais, sem sair dele e trocar de aplicativos para acompanhar algo. Sempre é mais fácil encontrar a conversa necessária depois no contexto de uma tarefa ou projeto e nunca se perder nos detalhes.

De Insights de Dados para Ação

Algumas ferramentas de fluxo de trabalho têm recursos de dados fortes que permitem que times transformem rapidamente qualquer relatório de dados em belos dashboards, e depois os armazenem e compartilhem no mesmo lugar onde a colaboração acontece. Isso permite que times se refiram rapidamente aos insights de dados e tomem ação baseada neles, sem precisar vasculhar planilhas do Excel e dados brutos para analisar onde estão os gargalos, em quais KPIs focar e qual área precisa de mais atenção.

Fácil de Usar

Tal software deve ser fácil de usar para qualquer tipo de time — em todos os departamentos, desde vendas e marketing até times criativos e times de desenvolvedores. Certifique-se de que todos conseguem rastrear seu trabalho facilmente e tenham visibilidade sobre tudo que está por vir, com colaboração gratuita entre departamentos.

Construindo Fluxos de Trabalho Inteligentes com Slingshot

Slingshot é o único local de trabalho digital que reúne análise de dados, gerenciamento de projetos e arquivos e chat de time. É a ferramenta que cria um fluxo de trabalho ininterrupto para toda organização, tornando possível simplificar seu trabalho e criar o ambiente perfeito para colaboração, gerenciamento de arquivos e dashboards de dados.

Slingshot permite que você construa fluxos de trabalho inteligentes:

Mantendo Todos os Ativos em um Único Lugar

Esqueça de trocar entre aplicativos e una todos os seus documentos, dados e criativos em um único lugar. Ter sempre acesso aos arquivos e métricas mais atualizados ajuda seu time a experimentar fluxo de trabalho ininterrupto a cada volta. Slingshot tem todos os seus provedores de nuvem favoritos integrados permitindo que você fixe, faça upload e crie links para qualquer arquivo, no contexto de uma tarefa, projeto ou workspace, para que você possa ir de uma tarefa para um arquivo em segundos.

Alta Transparência

No Slingshot, todas as tarefas têm propriedade clara e cada membro do time e gerente consegue acompanhar facilmente o progresso dos projetos. Isso permite visibilidade completa do progresso, prazos e bloqueadores, para que até o microgerenciamento seja eliminado em sua raiz.

Ser Orientado por Dados

As características orientadas por dados do Slingshot permitem que times fiquem por cima dos insights de dados atuais ao extrair relatórios de múltiplas fontes e criar belos dashboards que contam a história completa de qualquer campanha ou projeto. Agora, você consegue rastrear KPIs e ir de insight para ação em segundos, criando dashboards com alguns cliques, anexando-os a uma tarefa, compartilhando com seu time ou adicionando a um catálogo de dados, onde todos conseguem extrair dados de diferentes linhas de tempo e campanhas.

Colaborar no Contexto

Todos os chats, discussões, ideias de brainstorm e atualizações estão em contexto com Slingshot — você consegue conversar em nível de tarefa, projeto e time, além de criar tarefas diretamente a partir de uma mensagem com um único clique. Nenhum item acionável é perdido e você não precisa trocar de aplicativos e perder tempo se quiser falar rapidamente com alguém em grupo, 1 contra 1, ou em nível de tarefa/projeto.