Crear un mapa de ruta de proyecto perfecto y cómo usarlo

Todo gerente de proyecto conoce los dos pilares más importantes cuando se trata de dirigir un proyecto exitoso. Uno, mantener a los interesados clave actualizados sobre el estado del proyecto mediante la comunicación de objetivos estratégicos. Dos, asegurar que el equipo sea claro en cada paso del viaje del proyecto incluyendo responsabilidad, expectativas y plazos.

Ambos lados necesitan poder ver en cualquier momento hacia dónde va el proyecto, cómo llegan allí y quién va en el viaje. Esto es precisamente lo que hace un mapa de ruta del proyecto: articular visualmente el razonamiento detrás de un proyecto y los pasos/etapas para llegar allí con total claridad.

Qué es un mapa de ruta de proyecto

Un mapa de ruta de proyecto es una descripción general de todos los entregables, hitos, objetivos y metas del proyecto durante una línea de tiempo específica. Proporciona un esquema visual y una representación de cada fase del proyecto y mantiene informados a todos los involucrados durante el viaje. Un mapa de ruta de proyecto es lo primero que un gerente de proyecto debe crear al embarcarse en el camino hacia un nuevo objetivo, antes de pasar a crear otros documentos, planes y cronogramas de proyecto importantes.

Un mapa de ruta de proyecto muestra a todas las personas involucradas en el proyecto cómo ellos y sus habilidades expertas encajan en el rompecabezas. A través de eso, los equipos reciben no solo el contexto de un proyecto sino también una comprensión más profunda de cada nivel y etapa hasta que el proyecto se completa exitosamente. Para tener un proyecto o un mapa de ruta de producto, necesitas tener al menos los siguientes componentes incluidos:

• • Objetivos del proyecto/programa
  • Línea de tiempo del proyecto o un esquema de hitos
  • Una lista de los entregables y resultados del proyecto
  • Riesgos potenciales, bloqueos y dependencias

Para hacer el esquema perfecto de un mapa de ruta de proyecto antes de crearlo, cada gerente de proyecto necesita saber cuál es el objetivo del mapa de ruta del proyecto (no del proyecto) y mantener eso en el primer plano todo el tiempo. Aquí hay algunos de los objetivos del mapa de ruta del proyecto:

• • Guiar cualquier estrategia hacia la ejecución y convertir algo abstracto en algo real
  • Mantener a los interesados, la gerencia y el equipo alineados con los próximos cambios y acciones
  • Hacer coincidir la línea de tiempo con las acciones/etapas deseadas que deben ocurrir, para que sea claro qué objetivo sucede cuándo
  • Mantener la comunicación externa e interna continua para que todos siempre estén en el circuito
  • Mantener todos los requisitos del proyecto alineados con tareas y subtareas, con responsabilidad clara
  • Conciencia del progreso en cualquier etapa del proyecto
  • El establecimiento de dependencias, especialmente si hay colaboradores externos involucrados

Un mapa de ruta de proyecto podría consistir en una página o vista de un vistazo del camino que necesita ser caminado hacia el destino deseado. Está dando el problema (también conocido como el objetivo) y la solución (también conocido como los pasos para lograrlo) al mismo tiempo. También enumera a las personas clave que serán integrales para cada proyecto, al principio, en el medio y al final.

Por qué necesitas un mapa de ruta de proyecto (y lo necesitas)

En la gestión de proyectos, un mapa de ruta de proyecto proporciona el contexto que el equipo y todos los observadores necesitan para que no tengan que revisar toneladas de documentación. Todas las preguntas que cualquiera pueda tener son respondidas por un mapa de ruta de proyecto. Para decirlo simplemente: con un mapa de ruta de proyecto, las personas pueden verificar dónde está cada paso, cómo progresa el proyecto de acuerdo con la línea de tiempo establecida, quién es responsable de qué y cuál es el estado de una tarea específica.

Un mapa de ruta de proyecto es especialmente necesario si el proyecto está limitado en tiempo, y generalmente lo están. A través de él, los objetivos de alto nivel se comunican fácilmente a las personas responsables y los interesados. Echemos un vistazo a los tres beneficios principales de crear y usar un mapa de ruta de proyecto.

Beneficio 1: Delinea los objetivos de tu proyecto

Tu mapa de ruta de proyecto define y establece los objetivos del proyecto, para proporcionar una sensación de dónde vamos y dónde necesitamos estar en un cierto punto del viaje. Pinta el cuadro general ayudando a todos a ver qué necesita suceder antes de alcanzar el objetivo principal (por ejemplo, si el objetivo es aumentar el número de tus seguidores de Instagram en 6 meses, el mapa de ruta del proyecto delineará pasos específicos durante esos 6 meses que finalmente llevarán al objetivo)

Beneficio 2: Muestra precisamente cuáles son los entregables esperados del proyecto

A través del mapa de ruta del proyecto, los entregables de todo tipo pueden establecerse y rastrearse incluso antes de la reunión de inicio de un nuevo proyecto. Los entregables claramente definidos y su asignación a las personas correctas incluso en esta etapa proporciona una mejor descripción general del proyecto y permite la asignación de los recursos y el tiempo correctos. Esto también puede mostrar posibles bloqueadores y no disponibilidad con anticipación.

Beneficio 3: Genera confianza y asegura aceptación para los interesados de tu proyecto

Cuando presentas un mapa de ruta de proyecto incluso antes del inicio inicial de un proyecto, la vista del alcance, el marco de tiempo y las responsabilidades asignadas muestran una planificación y gestión claras. De esa manera, se administran las expectativas y se construye la confianza para las personas de arriba. Mostrar un mapa de ruta de proyecto bien elaborado también demuestra confianza en el proyecto y la viabilidad de la ejecución.

Confiar en el mapa de ruta del proyecto para establecer los objetivos correctos y mostrar el camino a seguir proporciona satisfacción en los interesados de que el proyecto cumplirá con las expectativas comerciales. También ayuda con algo que podría interrumpir el trabajo de tu equipo: la microgestión por parte de personas externas que inevitablemente sucede cuando hay un plan poco claro. Crear un mapa de ruta de proyecto ayuda a que todos se mantengan enfocados en la cosa correcta: el equipo en la ejecución de los objetivos y los interesados en la supervisión sin demasiada interferencia.

Cómo crear un mapa de ruta de proyecto: consejos y trucos

Un mapa de ruta de proyecto necesita ser efectivo para cumplir el propósito para el cual se crea: visualizar un plan claro para todos los involucrados. Varios componentes deben estar presentes para construir un mapa de ruta de proyecto útil, así que echemos un vistazo a ellos ahora.

Define los objetivos del proyecto

La única forma de rastrear el progreso de un proyecto es definir objetivos claros y medibles. Esto podría incluir cuál será el mensaje, la audiencia objetivo del proyecto y el alcance y la línea de tiempo del proyecto. Tener estos objetivos rastreables da paz mental al equipo y les permite asignar su tiempo correctamente.

Identifica qué datos rastreables seguirás durante el proceso

Especifica qué y cómo medirás diferentes puntos del proyecto, hitos y campañas que están presentes en el mapa de ruta. Al establecer puntos de datos relevantes y saber qué rastrear, tu equipo podrá reaccionar prontamente cuando necesite corregir el rumbo.

Establece una línea de tiempo clara del proyecto

Qué necesita suceder y cuándo debe ser una de las cosas más importantes en cualquier hito de cualquier proyecto. En tu mapa de ruta del proyecto, necesitas tener esto claramente establecido y representado visualmente, para que no haya confusión. Piénsalo como tu calendario de proyecto más importante al que todos los involucrados se aferrarán en todo momento.

Especifica todos los entregables e individuos involucrados

En el mapa de ruta, necesita haber claridad sobre dependencias, asignación de tareas y entregables del proyecto. Vincula dependencias y anota a todos los miembros clave del equipo que asumirán la creación de los entregables, distribuidos en la línea de tiempo.

Riesgos del proyecto y recursos necesarios

Tu mapa de ruta de proyecto necesita proporcionar una descripción general de los obstáculos potenciales y bloqueadores durante la ejecución del proyecto. También es una buena idea enumerar todos los recursos necesarios: los expertos que necesitarás y la base material que estos expertos requerirán para hacer su trabajo.

Tareas y asignaciones

El mapa de ruta de proyecto eficiente debe contener todas las tareas, subtareas del proyecto y deben estar claramente asignadas al especialista responsable, para la transparencia de la responsabilidad.

Software de gestión de proyectos

Aunque algunos usan plantillas de mapa de ruta de proyecto para crear su mapa de ruta, el software de gestión de proyectos es una mejor idea, en el sentido de que puede proporcionar actualizaciones de todo lo actual y ayudar a las personas a nunca perder nada del viaje. Este tipo de software necesita ser capaz de dar una descripción general de una página del proyecto y aún permitir que los usuarios trabajen a nivel de tarea y proporcionen sus propias actualizaciones cuando algo se completa, se retrasa o se bloquea.

Ejemplos de mapas de ruta de proyecto

Para entender más a fondo cómo funciona un mapa de ruta de proyecto para proyectos pequeños y grandes, echemos un vistazo a algunos ejemplos. Los mapas de ruta de proyectos podrían aplicarse a cualquier cosa pero se usan con más frecuencia en proyectos relacionados con el desarrollo de software o campañas de marketing que tienen que ver con un proyecto, empresa o servicio.

Ejemplo 1: Mapa de ruta de proyecto de marketing

Para un mapa de ruta de marketing, necesitas tener presentes todos los pilares que normalmente haces en un mapa de ruta de proyecto efectivo: marco de tiempo, tareas, personas clave involucradas, dependencias, objetivos. Aquí hay algunos trucos que puedes aplicar aquí que proporcionarán aún más visibilidad a tu mapa de ruta.

• Organización de actividades por categoría
• Organización por día, semana y mes
• Organización de entregables por tipo (diseño, contenido, creativo, etc.)

A continuación puedes ver un ejemplo de un mapa de ruta de marketing en vista kanban en Slingshot.

Ejemplo 2: Mapa de ruta de proyecto de desarrollo de sitios web

En un proyecto de desarrollo de sitios web, hay un montón de dependencias y bloqueadores potenciales, así que es bueno tener eso delineado en un mapa de ruta de proyecto. Generalmente también se extiende durante un período más largo, así que es bueno poder enumerar todos los hitos y ver de un vistazo quién hace qué y cuándo incluso antes de empezar. Aquí hay algunos trucos específicos que puedes usar para conducir tu mejor mapa de ruta para el desarrollo de sitios web.

• Organización por múltiples puntos de control (además de la línea de tiempo principal)
• Organización por una jerarquía clara de tareas, subtareas, tomadores de decisiones y revisores
• Organización que tiene todos los recursos y datos a mano

A continuación hay un ejemplo de un mapa de ruta de proyecto para desarrollo en una vista de línea de tiempo en Slingshot.

Ejemplo 3: Un mapa de ruta de proyecto de lanzamiento de producto

Con un lanzamiento de producto, nuevamente necesitas la mayoría de los mismos componentes que hacen que tu mapa de ruta sea útil pero aquí hay algunos detalles que puedes organizar tu mapa de ruta con aún mejor.

• Organización por hitos con objetivos específicos
• Establecimiento de datos medibles y resultado deseado para cada uno
• Esquema de objetivos incluyendo comunicación por equipo, tarea, etc.

A continuación puedes ver un ejemplo de un mapa de ruta de proyecto en Slingshot en vista de lista.

Mapa de ruta de proyecto vs. Plan de proyecto: ¿Cuál es la diferencia?

Puede haber cierta confusión sobre la diferencia entre un mapa de ruta de proyecto y un plan de proyecto. Es una distinción simple pero importante: con un mapa de ruta de proyecto, obtienes una vista de alto nivel de tu proyecto. El objetivo de un plan de proyecto, por otro lado, es proporcionar una descripción general clara de lo que debe suceder y en ese sentido es como la columna vertebral de los proyectos. Va en detalle sobre lo que se describió anteriormente.

El plan del proyecto también debe ser capaz de abordar todas las especificidades alrededor de cronogramas, presupuestos y riesgos, así como planes de contingencia para evitar problemas y retrasos. Si tu mapa de ruta de proyecto es un mapa, tu plan de proyecto es una lupa a través de la cual puedes ver cada bit del camino.

Mapa de ruta de proyecto en Slingshot

Ya hablamos sobre trabajar con una herramienta de software de gestión de proyectos como parte del uso de tu mapa de ruta de proyecto. Con una herramienta como Slingshot, un mapa de ruta visual para cualquier proyecto grande o pequeño puede ser fácilmente creado y visto por todos los involucrados en cualquier momento, para verificar actualizaciones y mantenerse informado.

Echemos un vistazo a cinco características de Slingshot que pueden actuar como un verdadero GPS para el proyecto de tu equipo y radar para cualquier bloqueador potencial para él.

1. Esquema de tareas para cada proyecto

Slingshot ofrece un esquema fácil de tareas y subtareas para que las personas tengan espacios de trabajo para diferentes proyectos.

2. Capacidad de planificar la fuerza de trabajo de manera inteligente

En Slingshot, la fuerza de trabajo se asigna correctamente, cuando los gerentes pueden ver las tareas de cada persona y tener transparencia sobre las fechas de vencimiento y la responsabilidad

3. Marco de la línea de tiempo.

La claridad en la línea de tiempo de los pasos que necesitan suceder ayuda mucho con la priorización de campañas, por ejemplo

4. Capacidad para que los colaboradores externos vean y participen.

En Slingshot, los colaboradores externos pueden obtener permiso para acceder solo a tareas específicas y mantenerse informados sobre actualizaciones, así como discusiones en contexto a nivel de tarea y la capacidad de revisar en la aplicación.

5. Rastrear objetivos y medir cada hito

Gracias a los paneles de control de Slingshot, los equipos pueden mantenerse al tanto de los datos actuales de cada proyecto, profundizando en los KPIs y rastreando información que se consideraba importante previamente en el mapa de ruta del proyecto

No olvides revisar los beneficios de usar software de colaboración para las actividades diarias de tu organización.