7 Armadilhas de Equipes Distribuídas: Como Identificá-las e Evitá-las

Gradualmente, equipes distribuídas e remotas se tornaram a nova normalidade para uma enorme porcentagem de negócios em todo o mundo. Devido a essa mudança, no entanto, muitas organizações descobriram rapidamente os perigos inevitáveis de armadilhas que colocam em risco a produtividade e criam dificuldades para líderes que precisam que suas equipes colaborem perfeitamente – independentemente de qual fuso horário habitem. Então, como as empresas que se dedicam a gerenciar equipes distribuídas em 2021 podem neutralizar potenciais perturbações? Continue lendo para descobrir.

Equipes Distribuídas: O Que São e Como Funcionam

Equipes distribuídas são equipes compostas por dois ou mais funcionários que trabalham em áreas diferentes, não compartilham o mesmo local físico e geralmente podem estar localizadas em diferentes locais geográficos e fusos horários. No entanto, uma equipe distribuída também pode ser composta por alguns membros que simplesmente trabalham permanentemente de casa, enquanto outros usam um espaço de escritório da empresa.

Para garantir que suas equipes distribuídas funcionem da melhor forma, as empresas precisam manter vigilância constante, sempre fazendo as seguintes perguntas:

• Minha equipe está colaborando eficientemente?
• Minha equipe está coordenando todos os projetos de forma oportuna?
• Minha equipe está usando as ferramentas corretas para permanecer conectada?

As respostas a essas perguntas fornecerão uma compreensão sobre se a empresa tem um bom fluxo de negócios.

Equipes distribuídas precisam trabalhar de forma tão confortável e eficiente quanto equipes no mesmo local, e estabelecer as melhores práticas de comunicação desde o início é essencial.

Você pode ter seu gerente de SEO baseado em Londres, seu diretor de marketing em Nova York e sua equipe de design em Praga – esses arranjos de trabalho flexíveis dependem muito de agilidade, tecnologia e colaboração. E todos os sinais apontam que estão aqui para ficar – de acordo com um estudo recente, 76% dos millennials afirmam que receberiam um corte salarial para mais flexibilidade. A boa notícia é que o ambiente torna as equipes distribuídas algo de uma tendência duradoura em nossos dias. Ainda assim, isso não diminui os possíveis obstáculos que essas equipes podem precisar superar se a forma de resolvê-los não for considerada antecipadamente.

Equipes Distribuídas vs. Equipes Remotas: Diferenças e Especificidades

Ao falarmos sobre equipes que não ocupam o mesmo espaço físico, podemos ouvir termos como distribuído ou remoto em referência a elas. As similaridades entre os dois são muitas e óbvias, incluindo trabalhar longe do escritório, ter mais autonomia e independência nas tarefas diárias, estar fisicamente afastado de seus colegas de equipe, mas permanecer intimamente ligado aos projetos com a ajuda da tecnologia. Mas quais são as diferenças que separam equipes distribuídas de equipes remotas? Aqui estão alguns detalhes.

Diferença Número 1:

• Equipes distribuídas têm todos os membros literalmente distribuídos uns dos outros em várias localizações, às vezes em todo o mundo, independentemente de estarem usando um espaço de escritório ou trabalhando de casa
• Equipes remotas também trabalham fisicamente afastadas umas das outras, mas geralmente não são distribuídas em todo o mundo; normalmente trabalham aproximadamente na mesma distância do espaço do escritório

  

Diferença Número 2:

• Equipes distribuídas são espalhadas em maiores distâncias, portanto há uma boa chance de alguns nunca conhecerem os outros pessoalmente, apenas virtualmente
• Equipes remotas geralmente tentam se reunir ocasionalmente, já que é mais improvável que estejam a uma longa distância umas das outras
  

Diferença Número 3:

• Equipes distribuídas nem sempre são remotas – em alguns locais, vários membros da equipe podem estar vinculados ao escritório e todos trabalhando em um edifício de escritório
• Equipes remotas geralmente não são vinculadas ao escritório, mesmo que geralmente estejam no mesmo país

  

Em ambos os tipos de equipes, no entanto, a vigilância sobre comunicação e colaboração é uma necessidade constante – não esqueça de verificar nossas 7 dicas para aumentar a produtividade em equipes remotas.

Por Que o Modelo de Equipe Distribuída Está Aqui Para Ficar

Uma previsão do Upwork baseada em seu "Relatório do Futuro Força de Trabalho" diz que até 2028, 73% das empresas estarão gerenciando equipes distribuídas. As organizações descobriram que através desse método elas oferecem um melhor equilíbrio entre trabalho e vida pessoal e as pessoas encontram mais produtividade operando dessa forma.

Mas para examinar mais profundamente por que as equipes distribuídas estão fadadas a desempenhar um papel importante no futuro de muitas empresas, vamos ver cinco dos benefícios mais notáveis para os empregadores.

Benefício 1: Talento Sem Limitações

Com o modelo de equipes distribuídas, as empresas podem recrutar e contratar especialistas de todas as áreas, independentemente de onde estejam posicionados geograficamente

Benefício 2: Flexibilidade em Prazos

Espalhando sua equipe em diferentes países, especialmente seus especialistas em marketing e vendas, pode resultar em uma distribuição maior em mercados potenciais e clientes em todo o mundo e cobertura mais ampla de oportunidades em todos os momentos

Benefício 3: Evolução do Trabalho e Maior Produtividade

Estabelecer uma equipe distribuída significa dar às pessoas muita liberdade para não terem que estar fisicamente em um lugar específico para fazer seus trabalhos. Ter essa agilidade geralmente significa que a única coisa que está sendo rastreada é a produtividade e os resultados, e você não está limitando sua equipe por muito mais

Benefício 4: Economia de Custos

Muitas empresas com pagamento anual médio alto para funções específicas, como desenvolvedores, escolhem posicionar sua equipe em países onde o conjunto de habilidades ainda é alto, mas o salário anual é muito menor

Benefício 5: Mais Fácil Do Que Nunca

Em 2021, gerenciar uma equipe distribuída é mais fácil do que nunca, com ferramentas que conectam colegas de equipe e os permitem colaborar e compartilhar recursos por meio de aplicativos que permitem:

• Compartilhamento de arquivos
• Mensagens e chat
• Gestão de tarefas e projetos
• Análise e avaliação

Tudo isso serviria como uma linha de vida básica para equipes que são distribuídas e dependem de verdadeira colaboração para permanecerem bem-sucedidas. Para garantir que, como empregador, você tenha fornecido a melhor oportunidade para isso, escolher a ferramenta de software correta é crucial e pode ser a diferença entre entregar resultados mediocres ou verdadeiramente ótimos.

7 Armadilhas de Equipes Distribuídas: No Que Ficar Atento

Trabalhar com equipes distribuídas e não estar fisicamente com seus colegas pode criar uma miríade de dificuldades em certas situações. Para superar os desafios das equipes distribuídas, primeiro precisamos ver os riscos potenciais. Então, vamos dar uma olhada nas 7 armadilhas mais comuns que as equipes distribuídas enfrentam.

1. Má Colaboração

Em um ambiente virtual e com pessoas frequentemente em diferentes fusos horários umas das outras, a mentalidade de "cada um por si" é um perigo real. Aqui, uma ferramenta de gerenciamento de projetos é essencial para manter a colaboração no foco dos objetivos, rastrear os entregáveis individuais e o desempenho geral

2. Perda de Comunicação

De forma alguma um problema trivial. Com equipes distribuídas localizadas em todo o mundo, elas podem se desconectar e não ter as discussões necessárias que suas tarefas exigem. Ferramentas de comunicação como parte integral dos processos diários são a resposta para esse desafio.

3. Falta de Transparência

Todo projeto precisa ser altamente visível em cada estágio – ainda mais quando você está gerenciando equipes distribuídas. O uso diário de uma ferramenta de gerenciamento de projetos com tarefas claramente delineadas, dependências, possíveis bloqueadores e datas de entrega resolve esse obstáculo.

4. Dificuldades com Compartilhamento de Conhecimento e Arquivos

Não estar no mesmo fuso horário geralmente pode significar que quando um vendedor precisa de algo do gerente de marketing, ele precisará esperar um dia completo de trabalho para que ele fique online. Ter uma biblioteca compartilhada para arquivos e manter tudo o que alguém possa precisar no mesmo lugar, para que sempre tenha a versão mais atualizada das coisas, é crucial para resolver isso.

5. Perda de Grandes Ideias

Se uma equipe está trabalhando no mesmo espaço, as pessoas fazem brainstorming com mais frequência e dão prosseguimento às ideias. Com a distância, isso se torna mais difícil, e grandes ideias são frequentemente não compartilhadas ou perdidas na comunicação, especialmente com várias ferramentas mudando. Valioso aqui seria a capacidade de criar tarefas rapidamente a partir de discussões online e rastrear essas tarefas com um esboço claro de propriedade.

6. Perturbações Causadas por Má Organização

Em cada projeto, briefings, arquivos, etapas e responsabilidades devem ser claramente delineados desde o início. Não fazer isso pode resultar em perturbações e atrasos, não importa o quão talentosa seja a equipe.

7. Rastreabilidade Ruim

Os resultados são importantes em qualquer ponto, portanto medi-los continuamente minimiza a chance de erros e ajuda a fazer correções de curso no devido tempo.

Principais Dicas para Gerenciar Equipes Distribuídas

Com todos os desafios e riscos que acompanham o trabalho com equipes distribuídas, as empresas precisam pensar preventivamente e garantir que cobriram todas as bases. Todo gerente quer garantir que os resultados sejam entregues da melhor forma possível enquanto mantém sua equipe feliz e próspera. Portanto, vamos dar uma olhada nas principais dicas para gerenciar equipes distribuídas com um aplicativo de software como o Slingshot.

1. Tenha Todos os Ativos Digitais em Um Só Lugar

Não é necessário trocar de aplicativo ou usar diferentes canais. Ao unificar cada ativo digital em um único lugar, sua equipe pode colaborar eficientemente em todos os fusos horários e sempre ter acesso aos arquivos mais atualizados. Com o Slingshot, seus provedores de nuvem são integrados ao aplicativo, permitindo o carregamento e/ou vinculação a qualquer arquivo – para que cada membro da equipe tenha acesso aos arquivos mais recentemente atualizados no nível da tarefa

2. Tenha Conversas em Contexto

A comunicação, ideias e as jóias do brainstorming nunca se perdem no Slingshot, com uma funcionalidade de chat que coloca conversas em contexto de acordo com cada projeto/equipe/tarefa – e também permite que você crie tarefas diretamente a partir de um trecho conversacional

3. Tenha Propriedade Clara

Com seus recursos de gerenciamento de projetos, o Slingshot ajuda com propriedade, divisão de tarefas e controle de qualquer problema ou bloqueador durante campanhas.

4. Tenha uma Visão Geral em Qualquer Momento

Usar um aplicativo como o Slingshot significa tê-lo como seu central de gerenciamento de projetos, conectando todos os insights necessários para sua equipe – rastreamento de tarefas, datas de entrega, resultados de campanhas pagas, progresso do projeto e discussões em contexto

5. Tenha Sua Análise Pronta de Uma Olhada

Usar características orientadas por dados ajuda as equipes a se manterem atualizadas com dados atuais de campanhas, através de dashboards, rastreamento de KPI, e oferece a eles a capacidade de ir de insight para ação em segundos

Com o Slingshot, as equipes podem se manter atualizadas com projetos, mesmo em diferentes fusos horários, graças à combinação de gerenciamento moderno de projetos e arquivos de equipe, chat e análise de dados tudo em um aplicativo.

Experimente o Slingshot hoje ou envie-nos uma mensagem se você quiser uma demonstração ou tiver alguma dúvida.