7 Escollos de Equipos Distribuidos: Cómo Identificarlos y Evitarlos

Gradualmente, los equipos distribuidos y remotos se convirtieron en la nueva normalidad para un gran porcentaje de empresas en todo el mundo. Debido a este cambio, sin embargo, muchas organizaciones descubrieron rápidamente los peligros inevitables de escollos que ponen en peligro la productividad y crean dificultades para los líderes que necesitan que sus equipos colaboren sin problemas – sea cual sea la zona horaria en que se encuentren. ¿Entonces cómo pueden las empresas que se dedican a gestionar equipos distribuidos en 2021 contrarrestar posibles perturbaciones? Siga leyendo para descubrirlo.

Equipos Distribuidos: Qué Son y Cómo Funcionan

Los equipos distribuidos son equipos que consisten en dos o más empleados que trabajan en diferentes áreas, no comparten el mismo lugar de trabajo físico y comúnmente pueden ubicarse en diferentes ubicaciones geográficas y zonas horarias. Sin embargo, un equipo distribuido también puede consistir en algunos miembros del equipo que simplemente trabajan permanentemente desde casa, mientras que otros utilizan un espacio de oficina de la empresa.

Para asegurar que sus equipos distribuidos funcionen al máximo de sus capacidades, las empresas deben mantener un ojo vigilante haciéndose siempre las siguientes preguntas:

• ¿Mi equipo está colaborando de manera eficiente?
• ¿Mi equipo está coordinando todos los proyectos de manera oportuna?
• ¿Mi equipo está utilizando las herramientas correctas para mantenerse conectado?

Las respuestas a estas preguntas proporcionarán una comprensión de si la empresa tiene un buen flujo comercial.

Los equipos distribuidos deben trabajar de manera tan cómoda y eficiente como los equipos en la misma ubicación, y establecer las mejores prácticas comunicativas desde el principio es esencial.

Puede tener su gerente de SEO basado en Londres, su director de marketing en Nueva York y su equipo de diseño en Praga – estos arreglos de trabajo flexibles dependen enormemente de la agilidad, la tecnología y la colaboración. Y todos los indicios apuntan a que están aquí para quedarse – según un estudio reciente, el 76% de los millennials dicen que aceptarían un salario menor por más flexibilidad. La buena noticia es que el entorno hace que los equipos distribuidos sean algo así como una tendencia duradera en nuestros días. Aún así, eso no disminuye los posibles obstáculos que estos equipos podrían necesitar saltar si la forma de resolverlos no se considera de antemano.

Equipos Distribuidos vs. Equipos Remotos: Diferencias y Particularidades

Cuando hablamos de equipos que no ocupan el mismo espacio físico, podemos escuchar términos como distribuido o remoto en referencia a ellos. Las similitudes entre los dos son muchas y obvias, incluyendo trabajar fuera de la oficina, tener más autonomía e independencia en las tareas diarias, estar físicamente alejado de los compañeros de equipo pero mantenerse estrechamente entrelazado en proyectos con la ayuda de la tecnología. Pero ¿cuáles son las diferencias que separan a los equipos distribuidos de los remotos? Aquí hay algunas particularidades.

Diferencia Número 1:

• Los equipos distribuidos tienen todos los miembros del equipo literalmente distribuidos entre sí en varias ubicaciones, a veces en todo el mundo, sin importar si están usando un espacio de oficina o trabajando desde casa
• Los equipos remotos también trabajan físicamente alejados unos de otros pero generalmente no están distribuidos por todo el mundo; generalmente trabajan dentro de aproximadamente la misma distancia del espacio de oficina

  

Diferencia Número 2:

• Los equipos distribuidos se distribuyen en mayores distancias, por lo que hay una buena probabilidad de que algunos nunca se reúnan en persona, solo virtualmente
• Los equipos remotos generalmente intentan reunirse ocasionalmente ya que es más improbable que se encuentren a una larga distancia unos de otros
  

Diferencia Número 3:

• Los equipos distribuidos no siempre son remotos – en algunas ubicaciones, varios miembros del equipo podrían estar vinculados a una oficina y todos ellos trabajando desde un edificio de oficinas
• Los equipos remotos generalmente no están vinculados a una oficina, aunque generalmente se encuentran en la misma ubicación a nivel de país

  

Sin embargo, en ambos tipos de equipos, la vigilancia sobre la comunicación y la colaboración es un requisito constante – no olvide revisar nuestros 7 consejos para aumentar la productividad en equipos remotos.

Por Qué el Modelo de Equipo Distribuido Está Aquí para Quedarse

Una predicción de Upwork basada en su "Informe sobre la Fuerza Laboral del Futuro" dice que para 2028, el 73% de las empresas estarán gestionando equipos distribuidos. Las organizaciones han descubierto que a través de ese método ofrecen un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal y las personas encuentran más productividad operando de esa manera.

Pero para examinar más a fondo por qué se espera que los equipos distribuidos jueguen un papel importante en el futuro de muchas empresas, veamos cinco de los beneficios más notables para los empleadores.

Beneficio 1: Talento Sin Limitaciones

Con el modelo de equipos distribuidos, las empresas pueden atraer y contratar expertos de todos los campos sin importar dónde se ubiquen geográficamente

Beneficio 2: Flexibilidad en Plazos

Distribuir su equipo en diferentes países, especialmente sus especialistas en marketing y ventas, podría resultar en una distribución mayor en mercados potenciales y clientes en todo el mundo y una cobertura más amplia de oportunidades en todo momento

Beneficio 3: Evolución del Trabajo y Mayor Productividad

Establecer un equipo distribuido significa darle a la gente mucha libertad para no tener que estar físicamente en un lugar específico para hacer su trabajo. Tener esta agilidad generalmente significa que lo único que se controla es la productividad y los resultados y que no está limitando a su equipo en mucho más

Beneficio 4: Rentabilidad

Muchas empresas con un pago anual promedio alto para roles específicos, como desarrolladores, optan por ubicar su equipo en países donde el conjunto de habilidades sigue siendo alto, pero el salario anual es mucho menor

Beneficio 5: Más Fácil que Nunca

En 2021, gestionar un equipo distribuido es más fácil que nunca, con herramientas que conectan a los compañeros de equipo y les permiten colaborar y compartir recursos a través de aplicaciones que permiten:

• Compartir archivos
• Mensajería y chat
• Gestión de tareas y proyectos
• Análisis y evaluación

Todo esto serviría como una línea de vida básica para equipos que están distribuidos y dependen de una verdadera colaboración para mantenerse exitosos. Para asegurar que como empleador ha proporcionado la mejor oportunidad para eso, elegir la herramienta de software correcta es crucial y podría ser la diferencia entre entregar resultados mediocres o verdaderamente excelentes.

7 Escollos de Equipos Distribuidos: A Qué Estar Atento

Trabajar con equipos distribuidos y no estar físicamente con sus colegas podría crear una serie de dificultades en ciertas situaciones. Para superar los desafíos de los equipos distribuidos, primero necesitamos ver los riesgos potenciales. Entonces, echemos un vistazo a los 7 escollos más comunes que enfrentan los equipos distribuidos.

1. Colaboración Deficiente

En un entorno virtual y con personas a menudo en diferentes zonas horarias entre sí, la mentalidad de "cada uno por su cuenta" es un peligro real. Aquí, una herramienta de gestión de proyectos es esencial para mantener la colaboración al frente de los objetivos, rastrear entregables individuales así como el desempeño general

2. Pérdida de Comunicación

No es un problema trivial en absoluto. Con equipos distribuidos ubicados en todo el mundo, podrían desconectarse y no tener las discusiones necesarias que sus tareas requieren. Las herramientas de comunicación como parte integral de los procesos diarios son la respuesta para este desafío.

3. Falta de Transparencia

Todo proyecto necesita ser altamente visible en cada etapa – aún más cuando está gestionando equipos distribuidos. El uso diario de una herramienta de gestión de proyectos con tareas claramente delineadas, dependencias, posibles bloqueadores y fechas de vencimiento resuelve este obstáculo.

4. Dificultades con el Conocimiento y el Intercambio de Archivos

No estar en la misma zona horaria a menudo podría significar que cuando un vendedor necesita algo del gerente de marketing, tendrá que esperar un día de negocio completo para que se conecte. Tener una biblioteca compartida para archivos y mantener todo lo que uno pueda necesitar en el mismo lugar, para que siempre tenga la versión más actualizada de las cosas, es crucial para resolver esto.

5. Pérdida de Grandes Ideas

Si un equipo está trabajando en el mismo espacio, las personas intercambian ideas con mayor frecuencia y dan seguimiento a las ideas. Con la distancia, esto resulta más difícil, y las grandes ideas a menudo no se comparten o se pierden en la comunicación, especialmente con múltiples cambios de herramientas. Lo valioso aquí sería la capacidad de crear tareas rápidamente a partir de discusiones en línea y rastrear esas tareas con un delineamiento claro de la propiedad.

6. Disrupciones Causadas por una Organización Deficiente

En todo proyecto, los resúmenes, archivos, pasos y responsabilidades deben estar claramente delineados desde el principio. No hacerlo podría resultar en disrupciones y retrasos sin importar cuán talentoso sea el equipo.

7. Rastreabilidad Deficiente

Los resultados son importantes en cualquier punto, por lo que medirlos continuamente minimiza la posibilidad de errores y ayuda a corregir el curso a tiempo.

Consejos Principales para Gestionar Equipos Distribuidos

Con todos los desafíos y riesgos que conlleva trabajar con equipos distribuidos, las empresas necesitan pensar preventivamente y asegurar que han cubierto todas las bases. Todo gerente quiere asegurar que los resultados se entreguen de la mejor manera mientras mantiene su equipo feliz y próspero. Entonces, echemos un vistazo a los consejos principales para gestionar equipos distribuidos con una aplicación de software como Slingshot.

1. Tener Todos los Activos Digitales en un Lugar

No es necesario cambiar entre aplicaciones o diferentes canales. Al unir cada activo digital en un lugar, su equipo puede colaborar eficientemente en todas las zonas horarias y siempre tener acceso a los archivos más actualizados. Con Slingshot, sus proveedores en la nube se integran en la aplicación, permitiendo la carga y/o vinculación a cualquier archivo – por lo que cada miembro del equipo tiene acceso a los archivos más recientemente actualizados a nivel de tareas

2. Tener Conversaciones en Contexto

La comunicación, las ideas y las gemas del brainstorming nunca se pierden en Slingshot, con una funcionalidad de chat que pone las conversaciones en contexto según cada proyecto/equipo/tarea – y también le permite crear tareas directamente a partir de una pieza conversacional

3. Tener una Propiedad Clara

Con sus características de gestión de proyectos, Slingshot ayuda con la propiedad, la división de tareas y mantener pestañas en cualquier problema o bloqueo en las campañas.

4. Tener una Visión General en Cualquier Momento

Usar una aplicación como Slingshot significa tenerla como su central de gestión de proyectos, conectando todos los conocimientos necesarios para su equipo – rastreo de tareas, fechas de vencimiento, resultados de campañas pagadas, progreso del proyecto y discusiones en contexto

5. Tener Su Análisis Listo de un Vistazo

Usar características impulsadas por datos ayuda a los equipos a mantenerse al tanto de los datos actuales para campañas, a través de paneles, rastreo de KPI, y les da la capacidad de pasar de insight a acción en segundos

Con Slingshot, los equipos pueden mantenerse al tanto de proyectos incluso en diferentes zonas horarias gracias a la combinación de gestión moderna de proyectos y archivos de equipo, chat y análisis de datos todo en una aplicación.

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