O que é software de gerenciamento de projetos?

Qualquer negócio de qualquer tipo enfrenta o desafio de gerenciar vários projetos, planos, tarefas e pessoas. Não é um trabalho fácil de fazer. No entanto, ter uma solução que pode ajudá-lo a manter tudo organizado enquanto lida com vários projetos é algo que você não vai querer perder. Um software de gerenciamento de projetos melhora o planejamento, a programação, a colaboração da equipe, o gerenciamento do orçamento e muito mais.

Esta postagem do blog tem como objetivo familiarizá-lo com o que é um software de gerenciamento de projetos, quais são os tipos e funções do software de gerenciamento de projetos, suas vantagens e desvantagens e, finalmente, o que considerar ao escolher uma solução de software de gerenciamento de projetos.

Então, o que é software de gerenciamento de projetos?

Software de gerenciamento de projetos é um software que as empresas usam para planejamento de projetos, agendamento de alocação de recursos, execução, rastreamento e colaboração em, e entrega de projetos de software e web. Ele permite que gerentes de projeto (PMs), stakeholders e usuários mantenham as tarefas no caminho certo, cumpram prazos e permaneçam dentro do orçamento. É uma ótima solução para pequenas equipes de startups, equipes de grandes organizações, bem como várias equipes diferentes trabalhando para concluir o mesmo projeto.

Com uma solução de gerenciamento de projetos em vigor, todos os membros da equipe podem acessar o mesmo local central para obter informações, documentação e monitorar o status da tarefa. Isso ajuda a tornar a execução de vários projetos, a análise do desempenho da equipe e o rastreamento do progresso de qualquer membro individual da equipe, bem como do projeto, um pedaço de bolo.

Normalmente, a página inicial do software de gerenciamento de projetos representa um painel que dá aos usuários acesso a todas as funções e recursos do software. A partir desse painel, os usuários podem criar novas tarefas e projetos, gerenciar os existentes, bem como visualizar suas notificações. As soluções modernas de software de gerenciamento de projetos também têm chats integrados que tornam a colaboração entre os membros da equipe mais fácil e direta.

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Tipos de software de gerenciamento de projetos

Existem alguns tipos de software de gerenciamento de projetos disponíveis para gerentes de projeto. Eles diferem principalmente pelo local de instalação do aplicativo e pela utilização do app.

No local – Essas soluções de software de gerenciamento de projetos são instaladas localmente no servidor da sua empresa, que fica no data center e é mantido pela equipe de TI. O acesso ao software é restrito a dispositivos conectados ao seu servidor local.

Baseado em nuvemd– As soluções mais populares são baseadas em nuvem, o que significa que são oferecidas na forma de SaaS (software como serviço) por provedores de serviços de aplicativos. Todos podem acessar o software de gerenciamento de projetos a qualquer hora e de qualquer lugar, geralmente por meio de um navegador da web. Esse tipo de solução de software também pode incluir algumas opções locais que também têm versões baseadas na web.

Individual – Soluções simples e diretas baseadas na web, normalmente projetadas para PMs que não precisam de muitos recursos, trabalham em um pequeno número de projetos, ou apenas um, ou estão apenas testando e experimentando antes de comprar uma solução completa.

API aberta– Fornece aos usuários finais a capacidade de adicionar soluções de software de gerenciamento de projetos a aplicativos já existentes de outro tipo.

Recursos do software de gerenciamento de projetos

Nem todos os softwares de gerenciamento de projetos são iguais. As diferentes soluções variam em capacidades, mas geralmente, a maioria tem algumas coisas em comum. Aqui estão alguns dos recursos essenciais que os provedores de software de gerenciamento de projetos oferecem e que você deve procurar ao escolher uma solução para as necessidades do seu projeto:

Planejamento de projeto– Transforme projetos de ideias em histórias de sucesso. Mapeie facilmente as tarefas do projeto e descreva visualmente as interações das tarefas.

Gerenciamento de tarefas– Tudo o que é necessário para gerenciar uma tarefa ao longo de seu ciclo de vida, do planejamento à execução. Defina prazos, dependências e prioridades e garanta que o projeto permaneça no caminho certo e seja concluído a tempo.

Projetos pai-filho– Grandes projetos (pais) sob os quais os projetos menores (filhos) se enquadram. Facilite o rastreamento do status dos projetos.

Capacidade de atribuir funções– Crie uma cultura de propriedade criando um ambiente de trabalho transparente onde tudo seja visível para todos, incluindo quem está trabalhando em quê em cada projeto.

Colaboração– A capacidade de se comunicar no aplicativo e colaborar em tarefas e projetos individuais, compartilhando comentários, feedback e ideias, tudo isso mantendo um registro histórico das discussões.

Compartilhamentode documentose arquivos– Compartilhe e trabalhe em documentos juntos integrando facilmente aplicativos de armazenamento em nuvem de terceiros ao aplicativo. Mantenha os documentos organizados em um só lugar e tenha-os facilmente acessíveis a todos.

Painéis de KPI– A maneira mais rápida de monitorar o desempenho do projeto é criar um painel de KPIs do projeto que sempre exiba informações importantes em tempo real.

Vantagens e desvantagens do software de gerenciamento de projetos

O principal propósito do software de gerenciamento de projetos é auxiliar os gerentes de projetos ao longo dos diferentes estágios do projeto, e ele vem com muitos benefícios que simplificam e melhoram seu processo geral de gerenciamento de projetos. No entanto, o software de gerenciamento de projetos também tem seus contras.

Aqui estão os principais benefícios de usar um software de gerenciamento de projetos, bem como as desvantagens que ele pode ter:

Vantagens

Planejamento de projeto sem esforço

O processo de planejamento de um projeto leva tempo e esforço, e muitas organizações tendem a não fazer isso corretamente, e é aí que a queda de um projeto geralmente começa. O software de gerenciamento de projetos faz com que a criação de um plano de projeto pareça um passeio no parque. Ele ajuda o gerente de projeto a dividir o projeto em tarefas e marcos e fornece a todos na equipe as ferramentas para fazer seu trabalho de forma mais eficiente, do início ao fim do projeto.

Melhor trabalho em equipe

O sucesso de cada projeto depende do desempenho da equipe que trabalha nele e, para que as equipes produzam resultados extraordinários, a comunicação e a colaboração são de essencial importância.

Com a ajuda do software de gerenciamento de projetos, toda a sua equipe pode facilmente colaborar em projetos em tempo real, criando discussões, fazendo brainstorming sobre vários tópicos, comunicando-se sobre tarefas e projetos, compartilhando feedback e ideias, além de bater papo instantaneamente no aplicativo.

De acordo com a Capterra, 63% das empresas usam software de gerenciamento de projetos para suas funções de colaboração.

Trabalho remoto no seu melhor

O software de gerenciamento de projetos torna o trabalho remoto muito mais simples e fácil por causa de todos os recursos de gerenciamento de tarefas, compartilhamento de arquivos, colaboração e comunicação que ele fornece. Todos os recursos necessários estão disponíveis na ponta dos dedos da equipe e os gerentes de projeto podem verificar o status das tarefas em alguns cliques.

O modo remoto de trabalhar provavelmente se tornará o novo modo normal de trabalhar em um futuro próximo, e a solução de gerenciamento de projetos é parte integrante disso.

Tudo em um só lugar

Você está cansado de alternar entre aplicativos de gerenciamento de tarefas, aplicativos de colaboração e vários canais de bate-papo? O software de gerenciamento de projetos combina todos os seus ativos e ferramentas de projeto em um só lugar. Esqueça de vagar por aplicativos procurando por documentos, mensagens, tarefas ou detalhes do projeto, etc., e tenha tudo o que você precisa para fazer seu trabalho organizado em um só lugar.

Acesso a qualquer hora, em qualquer lugar

Um dos principais benefícios do software de gerenciamento de projetos é que quase todas as soluções no mercado têm um aplicativo móvel e você pode acessar facilmente seu painel, projetos e tarefas a qualquer hora, em qualquer lugar. Você pode fazer isso no horário de trabalho habitual, nos fins de semana, quando estiver em casa, quando estiver de férias, sempre.

Desvantagens

Embora o software de gerenciamento de projetos tenha como objetivo ajudar gerentes de projeto e equipes de projeto a otimizar seus processos, como muitos outros aplicativos, aprender esse tipo de software pode levar tempo. Os PMs devem aprender a usar as principais funcionalidades do aplicativo e garantir que sua equipe aprenda a usá-las efetivamente para executar seu trabalho também. Levará algum tempo para que todos se acostumem com o novo software. E embora isso não seja necessariamente uma desvantagem porque cada novo aplicativo requer algum tempo de aprendizado, independentemente de quão intuitivo e amigável seja, isso depende inteiramente do software que você escolherá. Alguns softwares de gerenciamento de projetos são muito complexos e, em vez de acelerar e simplificar seus projetos, eles podem fazer exatamente o oposto.

Você precisa considerar e determinar cuidadosamente qual solução de gerenciamento de projetos funcionará melhor para os projetos da sua organização, para não gastar dinheiro e tempo desnecessariamente em ferramentas que não vão entregar os resultados desejados.

Como escolher um software de gerenciamento de projetos

Escolher o melhor software de gerenciamento de projetos para suas necessidades é uma jornada contínua de tentativa e erro. Mas com a abordagem certa e requisitos específicos, não precisa ser tão assustador. Para começar, você precisa primeiro definir quais recursos precisa para lidar com seus projetos.

Explorar todas as soluções disponíveis no mercado leva muito tempo e muitos testes, pois há centenas de ferramentas por aí. Então, como escolher aquela que funcionará melhor para você? Tentar encontrar a ferramenta certa para suas necessidades sem orientação é perda de tempo. Reunimos alguns dos pontos mais importantes que você precisa considerar ao escolher um software de gerenciamento de projetos:

Facilidade de uso

Se você não escolher uma solução que seja fácil de usar para sua equipe, depois de comprar, você provavelmente descobrirá que é o único a usá-la. Certifique-se de escolher um software intuitivo e fácil de usar que não leve meses para aprender. Um bom software de gerenciamento de projetos deve ser simples e direto e não deve levar mais do que alguns dias para se acostumar.

Integração com outras ferramentas

Ao considerar as diferentes opções, preste atenção à integração. Quando você quer organizar e gerenciar todos os seus projetos de um só lugar, você terá que ser capaz de armazenar nele todos os seus documentos, arquivos, recursos, etc. Com o software de gerenciamento de projetos, as equipes devem ser capazes de acessar todas essas coisas de dentro do aplicativo. Isso aumenta a produtividade ao reduzir o tempo de troca entre vários aplicativos.

E não presuma que se houver ferramentas integradas no software ele funcionará para você, procure especificamente pelas ferramentas que sua equipe já está usando, seja Dropbox, Google Drive ou OneDrive, por exemplo.

Aplicativo móvel nativo

Um aplicativo móvel nativo também deve estar disponível. A forma remota de trabalhar é a nova norma e está crescendo rapidamente, então sua solução de gerenciamento de projetos deve ser capaz de acomodar isso. Ser capaz de gerenciar e rastrear suas tarefas e projetos, e colaborar com sua equipe de qualquer lugar, mesmo em movimento, é essencial.

Escalabilidade

Você precisa saber que o software de gerenciamento de projetos que você escolher pode acompanhar suas necessidades em evolução e sua equipe crescente, ao mesmo tempo em que cobre todos os seus requisitos.

Calcular e justificar o custo

Você consegue ver economias de longo prazo na solução que está considerando? Se sim, isso é ótimo e você pode ter encontrado seu software de gerenciamento de projetos, mas se não, continue procurando opções. Este é um investimento, então você deve considerar não apenas o preço que vai pagar, mas se esta ferramenta mudará e melhorará o tempo desperdiçado, as oportunidades perdidas e os problemas causados pelo seu fluxo de trabalho atual.

Obtenha feedback da sua equipe

Eles são as pessoas que vão usar este software, então a opinião e o feedback deles são muito importantes. Inscreva-se para testes gratuitos e então pergunte à sua equipe se eles acreditam que a ferramenta tornou seu fluxo de trabalho mais eficiente, o que eles gostam ou não gostam nela, se há algum recurso ausente do qual sua equipe pode se beneficiar e se eles estão geralmente animados em trabalhar com essa solução.

Custo do software de gerenciamento de projetos

O preço é um fator importante ao escolher sua solução de gerenciamento de projetos. Alguns provedores de software fornecem informações transparentes sobre preços em seus sites, outros fornecem orçamentos especializados. O preço do software de gerenciamento de projetos varia muito. Existem várias estruturas de preços que variam de nível de entrada gratuito a opções premium de centenas e milhares de dólares.

Aqui estão os fatores mais comuns que influenciam o custo do software de gerenciamento de projetos:

• Número de usuários– alguns fornecedores cobram por pessoa
• Recursos– alguns fornecedores oferecem recursos premium por um custo adicional
• Cobrança – anual vs mensal, alguns fornecedores podem oferecer descontos se você pagar por um ano em vez de mensalmente

Você também deve levar em consideração os custos adicionais de implementação, treinamento e suporte que podem ser aplicados ou necessários.

Diga Olá ao Slingshot

Slingshot vem pronto para levar seu gerenciamento de projetos para o próximo nível. Ao manter todos informados, as equipes podem ficar por dentro dos projetos, mesmo em diferentes fusos horários, o que significa que a produtividade não é prejudicada, mesmo que os membros da equipe não possam estar fisicamente presentes uns com os outros.

Slingshot simplifica a colaboração ao incorporar gerenciamento moderno de projetos e arquivos de equipe, bate-papo e análise de dados, tudo em um aplicativo. Quando você pode compartilhar facilmente todos esses elementos em um só lugar com os membros da equipe e compartilhar projetos com membros externos da equipe, a calma é restaurada. Com fluxos de produtividade robustos prontos para uso e projetados para funcionar perfeitamente para permitir fluxos de trabalho de colaboração contínuos. Isso ajuda as equipes a cortar silos de colaboração, evita interrupções no trabalho e torna mais fácil para as equipes trabalharem melhor juntas.

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