Diez objetivos de gestión de proyectos para mejorar el rendimiento

Pregúntele a cualquier gerente de proyecto y le dirá que no hay nada como la emoción que siente cuando alcanza la meta de su proyecto.

Las metas y objetivos de la gestión de proyectos son clave para el éxito de cualquier negocio, ya que describen prioridades y expectativas.

Pero, ¿son las metas y los objetivos en la gestión de proyectos lo mismo? ¿Cómo puedes escribir y establecer metas inteligentes para tus proyectos?

En este blog, le damos las respuestas a estas preguntas y le brindamos 10 ejemplos prácticos de objetivos de gestión de proyectos que puede poner en práctica de inmediato.

¿Qué es un objetivo en la gestión de proyectos?

Un objetivo de proyecto es el resultado comercial deseado que el proyecto debe lograr. Esto podría generar una cierta cantidad de ingresos, resolver un problema o brindar una experiencia de primer nivel al cliente. El objetivo de la gestión de proyectos, por otro lado, es algo que está más relacionado con el proceso de gestión. Como director de proyectos, su objetivo de gestión de proyectos podría ser utilizar los recursos de forma inteligente, controlar los presupuestos o implementar procedimientos adecuados.

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Metas de gestión de proyectos versus objetivos: ¿cuál es la diferencia?

La principal diferencia entre las metas y los objetivos de la gestión de proyectos es que las metas definen las intenciones y ambiciones generales del negocio, mientras que los objetivos son las acciones precisas que toma el equipo del proyecto para acercarse a la meta.

• La meta del proyecto es lo que se debe lograr.
• Un objetivo del proyecto es cómo se logrará la meta.

Por ejemplo, el objetivo de una empresa puede ser llegar a 100.000 suscriptores en el canal de YouTube de la empresa en 12 meses. Los objetivos relacionados con este objetivo pueden incluir producir 10 videos al mes, contratar 2 editores de video más, asociarse con personas influyentes de YouTube en su nicho y realizar una auditoría SEO en videos de canales antiguos.

¿Cómo escribir y establecer objetivos de gestión de proyectos?

Escribir y establecer objetivos es una parte indispensable de la planificación de proyectos. Los directores de proyectos eficaces comprenden la importancia de establecer los objetivos correctos para la estrategia general del proyecto. Las estrategias de gestión de proyectos proporcionan un plan claro para un mejor trabajo en equipo y ayudan a los equipos a abordar los desafíos del proyecto y realizar un seguimiento de lo que sucede para alcanzar sus objetivos.

Al establecer los objetivos correctos del proyecto, está creando la hoja de ruta perfecta para el proyecto hacia el éxito. Cuando sabes lo que quieres lograr, es más fácil trabajar para lograrlo. Por ejemplo, si realmente desea mejorar la productividad, sabrá exactamente lo que debe hacer estableciendo una meta específica que describa sus objetivos, tácticas y mejores prácticas para lograrlo.

Antes de comenzar a trabajar en sus objetivos, primero debe asegurarse de formularlos de manera inteligente. Los objetivos SMART son un método de establecimiento de objetivos que significa Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y con un límite de tiempo.

Específico: asegúrese de que sus objetivos estén claramente definidos: aumentar el tráfico orgánico en un 30%.

Medible: asegúrese de que sus objetivos sean rastreables: renueve blogs antiguos y agregue 30 nuevos vínculos de retroceso para aumentar la visibilidad de SEO.

Alcanzable: asegúrese de que sus objetivos sean alcanzables: consiga que los miembros adecuados del equipo ayuden a que esto suceda.

Relevante– Asegúrate de que tus objetivos sean realistas: analiza si puedes lograr ese aumento en el plazo definido.

Con límite de tiempo: asegúrese de que sus objetivos tengan una fecha límite: aumente el tráfico orgánico en un 30% en 3 meses.

Escribir objetivos INTELIGENTES y luego establecerlos correctamente significa preparar su empresa para alcanzar sus objetivos de una manera muy específica y clara.

Diez objetivos de gestión de proyectos para mejorar el rendimiento

Ahora que comprende qué son las metas y objetivos de la gestión de proyectos y cuál es la diferencia entre los dos, aquí hay 10 metas de gestión de proyectos que puede tomar prestadas para mejorar el desempeño de su proyecto:

1. Cumpla con los plazos y finalice los proyectos a tiempo

Dos de los requisitos más importantes al gestionar un proyecto son cumplir con los plazos y terminar el proyecto a tiempo. Para gestionar el tiempo, muchos directores de proyectos utilizan herramientas de gestión de tareas para realizar un seguimiento del progreso de las tareas, las dependencias y los hitos.

Muchas veces las tareas críticas pueden ser las culpables del retraso de los proyectos. Las tareas críticas son tareas que impactarán directamente en que el proyecto se complete a tiempo; los gerentes de proyecto deben identificarlas con anticipación. Para asegurarse de cumplir siempre los plazos y terminar los proyectos a tiempo, puede establecer un objetivo de gestión de proyectos para determinar cuánto tiempo lleva cada tarea y encontrar una manera de medir su dependencia de otras tareas.

2. Controlar el presupuesto

De manera similar al primer objetivo de nuestra lista, controlar el presupuesto de un proyecto también es un requisito muy importante. Cada director de proyecto debe realizar un seguimiento de los costos del proyecto y hacer los ajustes necesarios para evitar exceder el presupuesto. Dependiendo de la naturaleza del proyecto, los costos pueden incluir recursos como suministros, miembros del equipo, gastos administrativos, etc. Sin embargo, la clave para entregar un proyecto dentro del presupuesto es ser capaz de identificar y controlar el aumento de costos durante la ejecución del proyecto.

3. Mejorar la colaboración y la comunicación en equipo

Siempre hay margen de mejora en la colaboración y la comunicación del equipo, lo que hace que este objetivo de la gestión de proyectos sea un gran objetivo por alcanzar. Pero antes de establecer ese objetivo, primero debe determinar exactamente cómo puede mejorarlo. Podría ser algo como configurar un canal de mensajería en WhatsApp, iniciar una reunión semanal regular de Skype para ponerse al día con el trabajo de todos o, mejor aún, invertir en una aplicación de comunicación y colaboración en equipo.

4. Mejorar la productividad

La productividad es una de las principales preocupaciones de los directores de proyectos. Si se pregunta cómo aumentar la productividad de su equipo y de sus proyectos, debería considerar adquirir un software de gestión de proyectos. Este tipo de soluciones ofrecen simplicidad y confiabilidad y permiten que la productividad de su equipo prospere. Incluso Forbes enumeró la adopción de software como una de las tendencias a tener en cuenta en la gestión de proyectos y la productividad, por lo que estamos seguros de que estas herramientas llegaron para quedarse.

Con sus características y funcionalidades de gestión de proyectos, estas herramientas ayudan a los administradores de proyectos a gestionar múltiples proyectos complejos con facilidad y unir a todos los miembros de su equipo, piezas de contenido y archivos en un solo lugar.

Los objetivos para este objetivo pueden incluir investigar diferentes proveedores, registrarse para demostraciones de productos y probar las diversas soluciones en el mercado.

5. Gestionar las expectativas de las partes interesadas

Las partes interesadas son el sistema de apoyo de su proyecto y organización y se ven directamente afectadas por el éxito del proyecto, por lo que es extremadamente importante que los gerentes de proyecto se aseguren de que se cumplan sus expectativas (y aún mejor si se superan). Esto es especialmente cierto para las empresas emergentes. Es una de las partes más complicadas del proceso de gestión de proyectos y, por lo tanto, es crucial tener un objetivo que se centre en lograrlo.

Es posible que a sus partes interesadas no les guste el resultado, pero como mínimo, debe convocar una reunión especial para discutir los detalles si surge alguna pregunta específica, informar el progreso del proyecto con frecuencia y producir valor con regularidad.

6. Utilizar de manera óptima los recursos del proyecto

Todo el mundo sabe que los proyectos cuentan con recursos limitados para trabajar (presupuesto, tiempo, personas, etc.), y el trabajo de los directores de proyectos es ejecutar estos proyectos con estos recursos limitados. El objetivo aquí es encontrar la mejor manera de utilizar de manera óptima los recursos que ha podido obtener para su proyecto.

Esto es más que un objetivo de gestión de proyectos, también es una prueba de su habilidad para aprovechar al máximo el tiempo disponible, el presupuesto proporcionado y el número de personas.

7. Mejorar la eficacia de las reuniones de equipo

¿Quieres que las reuniones de tu equipo sean más efectivas? En caso afirmativo, esta debería ser una de sus principales prioridades. Sin embargo, antes de establecer un objetivo INTELIGENTE para esto, debe definir por qué las reuniones de equipo que celebra actualmente son ineficaces. ¿Qué crees que se podría mejorar para que sean más efectivos? Tal vez puedas reducir las reuniones semanales de tu equipo o presentar una agenda de reuniones clara.

8. Cree una cultura basada en datos

Construir una cultura basada en datos es actualmente un objetivo principal para muchas organizaciones que se esfuerzan por lograr mejores resultados. Una cultura basada en datos es cuando una organización utiliza los datos en el centro de su toma de decisiones en cada departamento. Confiar en los datos para guiar sus decisiones significa no comenzar desde cero, sino confiar en información que ha funcionado bien antes, tenerla en cuenta y ponerla en el centro de lo que está tratando de lograr.

9. Simplifique la comunicación y la colaboración con los clientes

Colaborar y comunicarse con los clientes no es tan fácil como la mayoría de la gente piensa. Como director de proyectos, sabe que las relaciones duraderas con clientes y clientes requieren esfuerzo y dedicación, no suceden de la noche a la mañana.

Para simplificar la colaboración y la comunicación con los clientes, se necesita un enfoque específico: es necesario garantizar la confianza, la visibilidad, el control, la participación y la retroalimentación cómodas, y una vía rápida hacia la transparencia en cualquier situación. Para ello, puede establecer el objetivo de crear una forma fácil y clara de recibir comentarios de los clientes en todos los niveles y proyectos. Otro objetivo que podría establecer es disminuir el tiempo de respuesta de sus llamadas de servicio o crear una biblioteca de acceso con todos los activos necesarios.

10. No dejes de aprender y evoluciona con nuevas prácticas

Este es un objetivo de gestión de proyectos muy poderoso y orientado profesionalmente. Con el surgimiento de nuevas tecnologías y paradigmas de liderazgo, la disciplina de gestión de proyectos está experimentando una transformación significativa. Por eso es importante mantenerse al día con las últimas tendencias, para poder adaptarse rápidamente a estos cambios e implementarlos en su estilo de gestión más fácilmente.

Puede establecer el objetivo de realizar un curso en línea gratuito, leer blogs de gestión de proyectos, unirse a eventos locales de PM y/o asistir a talleres educativos y conferencias anuales.

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