O que é software de colaboração e por que sua organização precisa dele?

Hoje em dia, o mercado está inundado de ferramentas que prometem simplificar os processos de trabalho de seus funcionários e conseguir isso.

Mas eles realmente?

De acordo com um relatório de terça-feira da Pegasystems Inc.*, os funcionários alternam entre 35 aplicativos essenciais para o trabalho diferentes mais de 1.100 vezes por dia!

Quantos aplicativos sua equipe usa?

Softwares ineficazes e processos ineficientes estão impactando a produtividade de cada equipe e para evitar que muitas empresas busquem ajuda em softwares de colaboração.

Mas essa é a melhor solução para sua equipe e necessidades?

Neste artigo, responderemos a todas as suas perguntas relacionadas ao software de colaboração. Incluindo o que é software de colaboração, como funcionam as ferramentas de colaboração online e muito mais.

O que é software de colaboração?

O software de colaboração refere-se a um tipo de solução de software que permite que indivíduos ou equipes trabalhem juntos em um projeto, compartilhem informações e se comuniquem em tempo real, independentemente de sua localização física. O software de colaboração pode incluir ferramentas para gerenciamento de projetos, mensagens, compartilhamento de arquivos e outros recursos que facilitam o trabalho em equipe e melhoram a produtividade.

Por que as empresas usam software de colaboração?

Imagine trabalhar em um projeto em que as equipes estão distribuídas pelo mundo: os engenheiros de software estão em Nova York, a equipe de marketing está em Londres e sua equipe de gerenciamento de design está em Paris. Garantir que todos permaneçam focados e sincronizados pode ser um desafio, dado o fato de que cada equipe está em um país diferente e opera em fusos horários diferentes.

Então, como você pode ter certeza de que todos estão por dentro?

O software de colaboração ajuda a reduzir o estresse de trabalhar com outras pessoas, não importa onde elas estejam. Pode ajudar a fortalecer os relacionamentos da equipe, economizar tempo e dores de cabeça, melhorar a organização e aumentar a velocidade e a eficiência.

Software de produtividade colaborativa em números:

• 70% dos funcionários disseram que a tecnologia digital melhorou sua colaboração. (ArubaNetworks)
• As ferramentas de colaboração online e os locais de trabalho digitais facilitam o aumento da produtividade em até 30%, revelam as estatísticas de colaboração digital. (McKinsey)
• Sistemas de comunicação totalmente operacionais ajudam a manter os melhores talentos nas empresas em até 450%. (Instituto do Trabalho)
• Equipes extremamente conectadas demonstram um aumento de 21% na lucratividade. (Gallup)
• Os funcionários agora gastam cerca de 50% mais tempo envolvidos em trabalho colaborativo. (Revisão de negócios de Harvard)
• Aproximadamente 75% dos funcionários consideram a colaboração e o trabalho em equipe importantes. (Queens, Universidade de Charlotte)

Benefícios do uso de ferramentas de colaboração online

O uso de software de colaboração oferece inúmeros benefícios para empresas e equipes. Aqui estão algumas das melhores vantagens de usar um software de colaboração:

• Comunicação aprimorada– O software de colaboração permite que os membros da equipe se comuniquem em tempo real, facilitando a realização de perguntas, o compartilhamento de informações e a resolução rápida de problemas.
• Colaboração aprimorada– As ferramentas de colaboração online permitem que os membros da equipe trabalhem juntos sem problemas, independentemente de sua localização física, melhorando o trabalho em equipe e aumentando a eficiência.
• Maior produtividade– O software de colaboração fornece um local centralizado para os membros da equipe acessarem informações do projeto e colaborarem em tarefas, reduzindo o tempo e o esforço necessários para concluir projetos.
• Gerenciamento de projetos– Além de tudo, o software de colaboração fornece ferramentas para rastrear tarefas, definir prazos e monitorar o progresso, facilitando o gerenciamento de projetos e mantendo todos no caminho certo.

Gerência de projetos

Gerencie tarefas, equipes e projetos de qualquer complexidade do início ao fim.

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Como funcionam as ferramentas de colaboração online?

As ferramentas de colaboração online ajudam as equipes a se comunicarem e colaborarem perfeitamente em tarefas e projetos e facilitam o uso de uma variedade de outras ferramentas de produtividade em uma única plataforma. O software de colaboração elimina a necessidade de alternar entre diferentes aplicativos, perder tempo e interromper seu fluxo de trabalho, possibilitando permanecer na mesma ferramenta para realizar o trabalho.

Ele também resolve o caos de ter arquivos hospedados em diferentes serviços e aplicativos e ter que pesquisar em longas listas para encontrar informações críticas, permitindo que os usuários tenham tudo em um só lugar, de onde qualquer pessoa pode acessar tudo o que precisa para concluir suas tarefas.

Outra maneira pela qual as ferramentas de colaboração online funcionam é que elas mantêm toda a comunicação interna sob o mesmo teto. Esqueça a busca por mensagens em sua caixa de entrada e aplicativos de bate-papo novamente, porque as ferramentas de colaboração online mantêm suas conversas organizadas e transparentes.

As ferramentas de colaboração online não apenas ajudam sua equipe a trabalhar de maneira mais inteligente, mas também ajudam a aumentar a produtividade geral da equipe e acompanhar o progresso de projetos e tarefas e obter atualizações de status em tempo real.

Principais recursos do software de colaboração

O software de colaboração pode variar muito em termos de recursos e capacidades. Aqui estão alguns dos principais recursos comumente encontrados em software de colaboração:

• Mensagens e bate-papo– Essas são partes essenciais de qualquer software de colaboração. Procure recursos de bate-papo e mensagens, como mensagens diretas e em grupo, conversas encadeadas, compartilhamento de arquivos no bate-papo, notificações, emojis e reações.
• Recursos de compartilhamento de documentos– O software de colaboração geralmente inclui um recurso de compartilhamento de arquivos que permite que os membros da equipe carreguem, armazenem e compartilhem documentos e arquivos em um local centralizado. Isso facilita o acesso dos membros da equipe a arquivos de qualquer lugar e reduz o risco de perda de documentos importantes.
• Gerenciamento de projetos e tarefas– As ferramentas de gerenciamento de projetos permitem que os membros da equipe acompanhem tarefas, definam prazos e monitorem o progresso. Esse recurso pode ajudar as equipes a se manterem organizadas e garantir que os projetos sejam concluídos no prazo.
• Integração com outras ferramentas– A capacidade do software de colaboração de se integrar a outras ferramentas e aplicativos que as equipes usam pode simplificar os fluxos de trabalho e reduzir a necessidade de alternar entre diferentes aplicativos, o que pode ajudar as equipes a economizar tempo e trabalhar com mais eficiência.
• Aplicativo móvel– Esse recurso está se tornando cada vez mais importante à medida que mais e mais pessoas trabalham remotamente ou em trânsito e precisam acessar seus projetos, tarefas e comunicação relacionada ao trabalho em seus dispositivos móveis, como smartphones e tablets.

Como escolher o software de colaboração?

Estes são os 6 fatores cruciais para selecionar um software de colaboração para sua equipe:

1. Necessidades da sua organização– Comece identificando o que você deseja realizar com o software de colaboração. Você está procurando uma ferramenta que o ajude a gerenciar projetos, se comunicar com os membros da equipe ou compartilhar arquivos? Idealmente todos. Entender suas necessidades ajudará você a restringir suas opções e escolher um software de colaboração que atenda às necessidades de sua organização e equipe.

2. Recursos disponíveis– Procure um software que ofereça os recursos de que você precisa, como gerenciamento de tarefas, mensagens, compartilhamento de arquivos, integração com outras ferramentas que você usa, etc. Além disso, considere a facilidade de uso do software e a capacidade de personalizá-lo para atender às suas necessidades.

3. Custo da solução– O software de colaboração pode variar de gratuito a muito caro. Determine quanto você pode orçar para o software e considere o custo de recursos e complementos adicionais.

4. Suporte– Procure um fornecedor que ofereça suporte confiável e possa fornecer à sua equipe o treinamento, os tutoriais e a base de conhecimento necessários.

5. Integração– Não ignore os recursos de integração. Se você escolheu uma ferramenta que não pode se integrar a outras ferramentas necessárias para sua equipe, isso não o ajudará a alcançar produtividade e eficiência em sua equipe.

6. Segurança– Verifique os recursos de segurança do software, como criptografia de dados, autenticação de usuário e controles de acesso.

Slingshot local de trabalho digital

Slingshot simplifica a colaboração incorporando gerenciamento moderno de arquivos de projetos e equipes, bate-papo e análise de dados, tudo em um único aplicativo. Quando você pode compartilhar facilmente todos esses elementos em um só lugar com os membros da equipe e compartilhar projetos com membros externos da equipe, a calma é restaurada. Com fluxos de produtividade robustos prontos para uso e foi projetado para funcionar perfeitamente para permitir fluxos de trabalho de colaboração contínuos. Isso ajuda as equipes a eliminar silos de colaboração, evita interrupções no trabalho e torna mais fácil para as equipes trabalharem melhor juntas.

*Fonte: Pegasystems Inc.