7 consejos para mejorar la productividad y la alineación en equipos remotos

Todo eso cambió en marzo de 2020, con el cambio masivo de todo el personal posible a trabajar de forma remota debido a las medidas de COVID-19. El modelo sin precedentes cortó todas las ataduras al lugar de trabajo físico para muchas personas, y todos tuvieron que adaptarse de la noche a la mañana. Hoy en día, más de un año después, muchos todavía trabajan en casa o de forma híbrida, utilizando solo parcialmente los espacios de oficina.

Nuestras salas de estar ahora son donde están nuestras estaciones de trabajo, tomamos descansos en nuestra cocina o en la terraza y nos conectamos con nuestros compañeros de trabajo a través de aplicaciones de chat y colaboración.

Es más: algunas de las personas que cambiaron de lugar de trabajo durante la pandemia nunca vieron a su equipo en persona, solo en línea. Esta es la nueva normalidad a la que las organizaciones necesitaban adaptarse a nivel mundial. Y dado que se espera que el trabajo remoto continúe para muchos, la cuestión de cómo mantener alta la productividad o incluso aumentarla durante este período es muy comprensible. Continúe leyendo para descubrir cómo puede lograrlo fácilmente para su equipo y organización.

¿Qué es un equipo remoto?

Los equipos remotos son aquellos que actualmente han cambiado el espacio de oficina por su propia casa y están trabajando sin estar físicamente presentes para reuniones semanales, sesiones de lluvia de ideas y cualquier otro tipo de cooperación en equipo.

Al comienzo de este gran cambio (que ocurrió sin previo aviso), muchos pensaron que sería solo por un corto tiempo y temporal: según esta encuesta de Deloitte, el 31% de los empleadores pensó que sus equipos regresarían al sitio en algún momento de 2020 y el 30% – en el primer semestre de 2021.

Ahora es seguro decir que el trabajo remoto llegó para quedarse de una forma u otra. Para muchos, la combinación entre trabajar desde casa y pasar un rato en la oficina será el modelo más deseado.

Y aunque la mayoría de las empresas comprueban periódicamente cuáles son las actitudes de los trabajadores hacia el regreso a la oficina, a medida que el mundo avanza lentamente hacia la reapertura de todo, muchas personas no quieren que termine el trabajo remoto. Según FlexJobs, un enorme 51% de las personas preguntadas dijeron que “absolutamente” buscarían un nuevo trabajo si no podían continuar trabajando a distancia en su puesto actual, el 65% dijo que quería seguir trabajando de forma totalmente remota después de la pandemia y el 33% optó por la modalidad de trabajo híbrido. Seguro que hay algo cautivador en la libertad y flexibilidad que tienen los equipos de trabajo remoto. Por lo tanto, es lógico que las organizaciones necesiten encontrar una manera no sólo de mantener contentos a todos, sino también de mantener la productividad aumentando y en una trayectoria cada vez mayor.

Cómo gestionar equipos remotos

Antes de “la nueva normalidad”, todos los equipos tenían un verdadero contacto: ocupábamos los mismos espacios y podíamos sentarnos y hablar entre nosotros, intercambiar ideas, verificar el progreso de los proyectos y tareas, y controlar los daños cuando era necesario. Los equipos y los gerentes estaban en el mismo entorno, lo que en última instancia conducía a una buena visibilidad y productividad diaria. Eso era antes, pero ahora las cosas son diferentes. La gestión de equipos remotos se convirtió en una necesidad para la que muchos líderes y gerentes de equipo no estaban preparados. Los desafíos incluyen:

• Incapacidad para supervisar cara a cara.
• Falta de acceso a información sobre el progreso de proyectos o tareas.
• Desconexión de las necesidades y perspectivas del equipo.
• Tiempo de respuesta más lento y problemas con la gestión del tiempo.

Aún así, todos los desafíos y obstáculos se pueden superar con algunas prácticas de gestión básicas que cada equipo puede implementar para que los gerentes tengan una buena visión general.

A continuación se ofrecen algunos consejos de productividad del trabajo remoto para ejecutar una buena gestión de equipos remotos.

• Enfatice la comunicación: durante este período remoto, los gerentes deben continuar comunicándose con sus equipos con la misma frecuencia y profundidad que lo hacían en la oficina. Esta comunicación puede ocurrir a través de un canal preferido: correo electrónico, llamadas (con video o no) y chat, y con frecuencia.

• Utilice buenas herramientas de colaboración: la tecnología es más que su amiga durante este tiempo, es el salvavidas de su equipo. Así que elija la herramienta que le brindará a su equipo la capacidad de mantenerse conectado, compartir recursos, comunicarse y mantenerse actualizados entre sí sobre sus tareas en curso diariamente.

• Mantenga las reuniones inteligentes: es bueno tener un tiempo equilibrado para las reuniones y tener reuniones más largas sólo para las cosas realmente importantes. Para cosas más pequeñas, puedes crear el hábito de tener una reunión en línea de 15 minutos para realizar un seguimiento. También es una buena idea grabar y compartir determinadas reuniones.

• Centrarse en los resultados: al mantener un buen seguimiento de todas las tareas y tener una buena comunicación y visibilidad del progreso, los gerentes tienen la vista puesta en los resultados y saben con precisión qué es exitoso y qué no. Al no intentar microgestionar el tiempo, las horas trabajadas, etc. de su equipo remoto, simplemente siga el seguimiento del trabajo realizado. Esto es especialmente valioso cuando el equipo está repartido en diferentes ubicaciones.

• Tengan confianza y responsabilidad juntos: si bien el equipo es remoto, muchos gerentes se sienten tentados a microgestionar y mirar por encima del hombro constantemente, aunque sea de manera virtual. Los trabajadores fuertes prosperan cuando sus líderes confían en ellos. Por lo tanto, establezca expectativas y realice un seguimiento (mejor a través de una herramienta), pero evite inspecciones innecesarias.

Seguir estos consejos ayuda a los gerentes a lograr un buen equilibrio con su equipo remoto, ya que resaltan los requisitos básicos para que la administración remota sea exitosa. El equipo remoto sigue necesitando la atención de un directivo, pero de forma diferente, aportando estabilidad y flexibilidad al mismo tiempo.

¿Son más productivos los trabajadores remotos?

Esta es probablemente la pregunta más importante de las organizaciones cuyos equipos seguirán trabajando de forma remota hasta bien entrado 2021. En el reciente informe El futuro del trabajo remoto, el 32% de los gerentes dijeron que la productividad en los equipos en realidad ha aumentado con el turno remoto. Un informe del CIPD de abril de este año muestra que es menos probable que los empleadores digan que el aumento del trabajo a domicilio ha disminuido la productividad (23%) y el 38% de los empleadores dice que la productividad se ha mantenido igual (sin cambios desde junio de 2020).

El debate sobre la productividad es animado y muchas empresas intentan medir la productividad de forma rutinaria para evaluar qué efecto tiene el trabajo remoto. Un estudio de ESRC realizado en el Reino Unido muestra que el 54% de los trabajadores dicen que ahora están haciendo mucho más “por hora” en comparación con los tiempos previos al cierre. Casi el 90% afirma que se mantiene la productividad. Y otra investigación muestra que las personas son igualmente productivas desde el hogar y la oficina.

Aún así, con todos los resultados multidireccionales, los empleadores siguen preocupados por cómo se mantendrá la productividad en sus negocios si el trabajo remoto continúa indefinidamente.

Y como muchas personas niegan las restricciones de una ubicación física, habiendo encontrado la libertad de la flexibilidad, podría haber un choque en el futuro en el que los empleadores podrían intentar obligar a su equipo a regresar a la oficina.

Cualquiera que sea el caso, ciertos obstáculos pueden reducir el nivel de productividad de los equipos remotos, como por ejemplo:

• Tendencias de agotamiento: hubo un estudio realizado por la plataforma global de empleo en línea Monster que mostró que el trabajo remoto aumentaba el estrés y el agotamiento, así como las horas extras, y el agotamiento conduce fácilmente a una disminución de la productividad.

• Pérdida de comunicación: para los equipos que necesitan estar muy unidos en sus proyectos, en desarrollo, ventas o trabajo creativo, existe el riesgo de perder la conexión y tener discrepancias en el resultado, incumplimiento de plazos y pérdida general de contacto a diario. especialmente si no hay una buena herramienta de colaboración presente

• Distracciones durante las horas de trabajo: si bien esto no es cierto para todos, un gran porcentaje de personas no pueden trabajar solas en una habitación cuando están en casa y tienen la distracción de mascotas, cónyuges e hijos alrededor.

Para adelantarse a estos peligros, muchas empresas están intentando activamente medir la productividad de sus trabajadores remotos y contrarrestarlos activamente.

Cómo medir la productividad de los trabajadores remotos

Todavía se espera que los equipos remotos den resultados: es lo que las empresas saben profundamente y probablemente una de sus mayores preocupaciones desde el comienzo de la pandemia. Hay varias buenas formas de medir exactamente eso: la productividad que muestran los trabajadores remotos y los resultados que obtienen. Esto no sólo es bueno para la tranquilidad de los directivos y de la organización en su conjunto sino para ver la hoja de ruta de objetivos futuros y oportunidades de mejora. A continuación presentamos algunas formas de medir la productividad a corto y largo plazo.

• Tenga visibilidad de las tareas: realice un seguimiento del resultado y el tiempo de finalización de las tareas, luego compárelo con el punto de referencia, para estimar y revisar las fechas de vencimiento y realizar un seguimiento del progreso fácilmente a través de un software.

• Buena comunicación remota: su equipo debe estar en un lugar prácticamente como lo estaban físicamente antes de la pandemia, así que asegúrese de tener una herramienta de comunicación y colaboración que lo haga cómodo. Y para los gerentes, esta sigue siendo la mejor manera de realizar un seguimiento del compromiso del equipo.

• Compartir en línea y administrar archivos: tener siempre todo a mano es invaluable cuando su equipo trabaja de forma remota y aumenta la productividad ahorrando tiempo y esfuerzo.

• Colaboración en línea: asegúrese de ver siempre el compromiso y la actividad en cada proyecto, sin perder un tiempo precioso en largas reuniones; La colaboración en línea se trata de transparencia, la capacidad de discutir temas e ideas en un solo lugar y buenos comentarios.

• Aumente la transparencia, no la vigilancia: asegúrese de tener una buena visión general de todas las fechas de entrega, eventos, compromiso y progreso, y sígala, no el tiempo que su equipo pasa en línea y cuándo hacen el trabajo.

Al aprovechar la tecnología y tener opciones para un cambio de dirección rápido cuando sea necesario, la productividad en los equipos remotos seguirá creciendo con el tiempo.

7 consejos para mejorar la productividad del equipo remoto: los beneficios de una aplicación todo en uno

En el caso de equipos que no necesariamente trabajan en el mismo lugar, la productividad depende en gran medida del software de colaboración que utilicen. Pero tener que cambiar constantemente entre más de una aplicación a diario puede resultar tedioso y provocar una pérdida de productividad. Una solución integral como Slingshot es la respuesta para resolver el caos de estos obstáculos que suelen provocar una pérdida de tiempo valiosa.

Aquí hay 7 consejos para mejorar la productividad del equipo remoto utilizando una aplicación de colaboración todo en uno en lugar de múltiples herramientas.

1. Mantenga todos los archivos en un solo lugar: como dijimos, cambiar entre varias herramientas genera pérdida de tiempo y distracciones; es mucho mejor dedicar tiempo y esfuerzo a colaborar en un solo lugar y mantener todos los archivos allí. A través de aplicaciones como Slingshot, sus proveedores de nube se integran en la aplicación, lo que permite la carga y/o vinculación de cualquier archivo, de modo que cada miembro del equipo tenga acceso a los archivos actualizados más recientemente a nivel de tarea.

2 Unir la función de chat con los datos: la mayoría de los equipos remotos necesitan depender de los datos todos los días, especialmente cuando es necesario realizar un seguimiento del progreso y gestionar la campaña. Con una aplicación todo en uno, los miembros del equipo pueden discutir ideas y problemas sin cambiar y, al mismo tiempo, utilizar el análisis de datos para tomar decisiones basadas en datos.

3. Tenga información lista en cualquier momento: si analizamos las características de la aplicación de colaboración de Slingshot, esencialmente puede servir como un centro de gestión de proyectos, conectando toda la información necesaria para su equipo: seguimiento de tareas, fechas de vencimiento, resultados de campañas pagas, progreso del proyecto y discusiones en el contexto.

4 Organización rápida y sin interrupciones: al mantener los documentos clave y los resúmenes del proyecto en primer plano, la organización de los equipos remotos se realiza rápidamente y sin problemas, mientras que al mismo tiempo las personas pueden obtener información rápida sobre el momento de la campaña, tener el contenido listo, detectar bloqueadores, y caminos claros hacia el éxito sin la necesidad de examinar el caos

5 Tenga una buena colaboración entre equipos: asegúrese de que la alineación entre los departamentos (por ejemplo, ventas y marketing) esté presente en todo momento, mediante el seguimiento de métricas, KPI y tenga todos los recursos en un solo lugar, planifique cronogramas, colabore en el retorno de la inversión (ROI). , realizar un seguimiento del presupuesto, etc.

6. Garantice una excelente gestión de proyectos: si elige una aplicación con sólidos componentes de inteligencia empresarial que proporcionen paneles y análisis, y funciones de gestión de proyectos, puede asegurarse de que cualquier problema o bloqueo se resuelva en el momento o incluso antes de que suceda.

7. Dirección clara sobre las expectativas y la responsabilidad: dentro de cada tarea, es bueno tener un cronograma de todo el proceso desde el principio hasta el final, todos los archivos disponibles, discusiones breves e instrucciones claras, sin necesidad de múltiples iteraciones.​

Obviamente, el trabajo en equipo remoto llegó para quedarse, por lo que todo buen equipo merece la oportunidad no solo de seguir siendo bueno, sino también de prosperar y ser excelente.