Cómo la IA está transformando la gestión de proyectos

Para casi el 85% de los gestores de proyectos, según Exploding Topics, hacer malabarismos con varios proyectos al mismo tiempo es una realidad. La mayoría de las veces, el segundo proyecto no es menos importante que el primero. Esa es exactamente la razón por la que administrar proyectos de manera eficiente puede hacer o deshacer una empresa.

Tienes tantas tareas entre manos. Tienes que coordinar a tu equipo, cumplir con plazos ajustados y, por supuesto, tener en cuenta las demandas cambiantes de tu cliente. Por lo tanto, no es de extrañar que los gestores de proyectos quieran nuevas formas de agilizar los flujos de trabajo y aumentar la productividad. 

Entra en juego la inteligencia artificial (IA). Si bien el mercado de software de gestión de proyectos está valorado en más de $ 7 mil millones a partir de 2023, la tecnología de IA está causando sensación en la industria de rápido crecimiento. La IA no se trata solo de tecnología futurista o conceptos abstractos.

Es una herramienta muy práctica que ya está cambiando la forma en que los gestores de proyectos, y las empresas en general, abordan y ejecutan los proyectos. La IA para la gestión de proyectos puede mejorar la toma de decisiones, automatizar tareas rutinarias y hacer mucho más.

Pero, ¿cómo está cambiando exactamente la IA la gestión de proyectos y qué significa para los profesionales del marketing, en particular?

¿Qué es la IA para la gestión de proyectos?

Como su nombre indica, la IA para la gestión de proyectos es la utilización de algoritmos de aprendizaje automático para mejorar ciertos aspectos de la gestión de un proyecto y del equipo que trabaja en él. La IA puede ayudar a los gestores de proyectos con:

• Automatización
• Analítica predictiva
• Optimización del flujo de trabajo
• Mitigación de riesgos
• Planificación
• Asignación de recursos
• Toma de decisiones

Una de las capacidades más poderosas de la IA es el análisis predictivo o la previsión. Puede examinar montañas de datos y proporcionarle información útil. Además, la IA analiza datos en tiempo real y genera soluciones instantáneas, para que pueda tomar decisiones informadas justo cuando sea necesario.

También significa que puede detectar posibles obstáculos antes de que ocurran y mantener los proyectos en marcha. A diferencia de las herramientas tradicionales de gestión de proyectos, que generalmente se enfocan solo en la gestión de tareas y la colaboración en equipo, las plataformas impulsadas por IA integran algunas características adicionales, como:

• Extracción de puntos de acción y creación de tareas a partir de ellos
• Comprimir conversaciones largas en un resumen breve y procesable
• Obtén respuestas instantáneas a preguntas sobre el lenguaje natural
• Analítica avanzada: analítica predictiva y conversacional

Cómo la IA transformará la gestión de proyectos

Hay diferentes formas de ver cómo la IA transformará la gestión de proyectos en todas las industrias. Ofrece una gama de beneficios que pueden mejorar cada etapa del ciclo de vida de un proyecto y proporciona avances continuos que agregan nuevas características para mejorar aún más las capacidades existentes.

Además, aquí hay cinco formas más en que la IA transformará la gestión de proyectos:

1. Mejorar la eficiencia a través de la automatización

Uno de los beneficios más inmediatos y tangibles de la IA es que puede automatizar tareas repetitivas. Ya sea para programar reuniones o realizar un seguimiento del tiempo, las herramientas impulsadas por IA pueden hacerlo por usted. Se encargará de las tareas administrativas que consumen mucho tiempo y permitirá a sus gestores de proyectos dedicar más energía al trabajo estratégico y creativo.

Por ejemplo, en lugar de asignar tareas manualmente o ajustar los plazos de los proyectos, la IA puede analizar los datos del proyecto para comprender la disponibilidad de recursos. Por lo tanto, puede generar automáticamente horarios actualizados y asignaciones de tareas. A su vez, esto le ahorrará mucho tiempo y reducirá la probabilidad de errores humanos, lo que puede conducir a una finalización del proyecto más fluida y eficiente.

2. Información basada en datos para una mejor toma de decisiones

El segundo aspecto importante de la IA en la gestión de proyectos es la información basada en datos. Atrás quedaron los días en que los gerentes de proyectos tenían que confiar en la intuición para tomar decisiones. Ahora cuenta con una IA que puede procesar grandes conjuntos de datos y generar información procesable, principalmente sobre el progreso de los proyectos.

Si bien no todos, la IA más capaz para las herramientas de gestión de proyectos puede analizar datos históricos del proyecto para identificar tendencias y pronosticar posibles desafíos u oportunidades. Por ejemplo, evaluar los niveles de riesgo de un proyecto.

Esto te dará una idea de los posibles cuellos de botella a lo largo del proceso e incluso podría sugerir soluciones basadas en patrones de datos (que dependerán de la capacidad de la IA que estés utilizando). El objetivo principal de esto es asegurarse de que los gerentes de proyecto no se queden adivinando.

3. Escalabilidad y flexibilidad

Ahora, a medida que tu negocio crezca, también lo hará la complejidad de los proyectos de los que tienes que ocuparte. Tendrás más proyectos de varias capas. Algunas tareas se ejecutarán a través de varias capas del proyecto, mientras que otras bloquearán tareas futuras. Esto añade estrés adicional a los gestores de proyectos, que deben asegurarse de que el flujo de trabajo no se interrumpa. Aquí es donde las plataformas impulsadas por IA pueden ayudarlo a escalar las operaciones sin perder la supervisión o el control.

Sus gestores de proyectos podrán supervisar fácilmente una cartera de proyectos más grande y compleja, por ejemplo, sin perder ningún detalle importante. Este tipo de escalabilidad es particularmente beneficiosa para los equipos de marketing, que a menudo tienen que hacer malabarismos con varias campañas o iniciativas a la vez.

La inteligencia artificial les ayuda a gestionar varios proyectos simultáneamente, ya sea gestionando presupuestos, prioridades o plazos.

4. Reducción del error humano

A veces, incluso los gestores de proyectos más experimentados pueden cometer errores. Por supuesto, cuantas más tareas tengan que hacer malabarismo los gestores de proyectos, mayor será la posibilidad de que se produzcan tales errores.

Por lo tanto, la capacidad de la IA para analizar datos y hacer recomendaciones (basadas en patrones y lógica) puede reducir la carga de trabajo de los humanos. Y lo que es más importante, puede provocar menos errores humanos, ya que se necesita menos trabajo manual.

Si tienes una herramienta de IA para la gestión de proyectos, los líderes de tu equipo pueden utilizar el algoritmo de autoaprendizaje para detectar discrepancias en los datos. Pueden identificar los riesgos potenciales desde el principio y pueden encontrar soluciones más rápido. Como resultado, los costos generales de los errores humanos se reducen significativamente.

Además, la IA puede supervisar y ajustar continuamente los procesos en tiempo real. Esto garantiza que su proyecto se mantenga en marcha independientemente de circunstancias imprevistas.

5. Colaboración y comunicación mejoradas

Otro aspecto clave de la IA en la gestión de proyectos es la comunicación efectiva entre los miembros del equipo. Dado que tiene herramientas de IA, hay mejores oportunidades para la colaboración. Por ejemplo, puede utilizar las funciones inteligentes de IA para compartir actualizaciones, hacer preguntas y proporcionar comentarios de una manera más optimizada.

Basta con considerar un chatbot impulsado por IA que pueda responder a preguntas rutinarias sobre el estado del proyecto o los plazos. Imagínese el tiempo que ahorraría a los miembros de su equipo cuando no tengan que iniciar sesión y monitorear cada minuto del informe de progreso del proyecto manualmente.

Y cuando tienen más tiempo disponible, pueden centrarse en cuestiones más dinámicas para mejorar los resultados finales del trabajo. Además, las plataformas de gestión de proyectos impulsadas por IA pueden actualizar automáticamente a las partes interesadas sobre el progreso. Esto te ayudará a mantener a todos en la misma página sin necesidad de registros manuales.

Los beneficios de la IA en la gestión de proyectos

Algunos gestores de proyectos parecen pensar que la IA está aquí para quitarles el trabajo. Sin embargo, las plataformas impulsadas por IA como Slingshot son solo un complemento. Con ellos, los gerentes mejorarán sus habilidades para administrar sus equipos y tomar decisiones basadas en datos y mucho más.

​1.Análisis predictivo para la gestión de riesgos

Una de las aplicaciones más poderosas de la IA en la gestión de proyectos es que puede predecir riesgos y también mitigarlos antes de que se intensifiquen. El algoritmo de IA analiza los datos históricos del proyecto y los patrones de spot.

De esa manera,  identifica posibles trampas que pueden afectar los plazos y la utilización de recursos de su proyecto. Por ejemplo, puede compartir los resultados de proyectos anteriores con la herramienta de IA para compararlos con los datos actuales del proyecto. Esto ayudará al software a pronosticar riesgos, como:

• Retrasos
• Sobrecostos presupuestarios
• Escasez de recursos

Si tiene este tipo de previsión, puede realizar cambios de manera efectiva y proactiva para evitar riesgos.

2. Gestión de recursos mejorada

Un gran beneficio de la IA en la gestión de proyectos es la gestión de recursos , ya sean recursos humanos, presupuestos o tiempo. Puede ser un desafío y, por lo tanto, una herramienta de gestión de proyectos con IA puede agilizar el proceso. 

Puede hacerlo analizando los patrones de asignación de recursos para recomendar estrategias óptimas para administrar diferentes recursos, como tareas y presupuestos. Además, una herramienta de este tipo puede evaluar la carga de trabajo y la experiencia de los miembros del equipo.

Por supuesto, esos datos provendrán de evaluaciones de desempeño pasadas. Ayudarán a la IA a sugerir las mejores tareas posibles. Por ejemplo, en las campañas de marketing, esto significa elegir a los profesionales adecuados para crear un equipo que pueda manejar las tareas correctas y al mismo tiempo prometer productividad junto con menos riesgo de agotamiento.

3. Mejora de la colaboración entre equipos

La colaboración es la columna vertebral del éxito de la gestión de proyectos. Por lo tanto, cuando sus proyectos crezcan en complejidad, el elemento más crítico que garantizará su éxito será una comunicación clara entre los equipos.

Por ejemplo, piense en el marketing, donde la colaboración es necesaria en todos los niveles, desde el contenido hasta el diseño. Ahora, las plataformas de gestión de proyectos de IA pueden facilitar esto a través de una colaboración fluida. Existen herramientas, como chatbots y sistemas de análisis asistidos por IA, para mantener a todos en la misma página.

Además, puede utilizar estas herramientas de IA para distribuir información entre diferentes equipos en tiempo real y enviar recordatorios de tareas importantes. Incluso puede habilitar actualizaciones automáticas sobre el progreso del proyecto sin intervención humana. Esto elimina la necesidad de correos electrónicos de seguimiento constantes y reuniones de estado para que puedan realizar el trabajo.

4. Mejora de la satisfacción del cliente

Es posible que ya sepas que la gestión de proyectos no se trata solo de eficiencia interna. De hecho, también se refleja en las expectativas de los clientes. Por lo tanto, cuando incorpora la IA en sus procesos de gestión de proyectos, tiene la oportunidad de tomar decisiones respaldadas por datos que impactan directamente en la satisfacción del cliente.

Piense en las capacidades predictivas de la IA. Esta función puede ayudarlo a optimizar los plazos y los recursos del proyecto, para que pueda entregar un trabajo de alta calidad a tiempo (y dentro del presupuesto). Como especialista en marketing, puede pronosticar qué estrategias producirán los mejores resultados en función del comportamiento del cliente y los patrones de participación.

A su vez, te ayudará a optimizar la campaña para alcanzar dichos "mejores resultados posibles". ¿Y el resultado final? Clientes satisfechos y felices.

5. Mejora continua y aprendizaje

Por último, el objetivo principal de incluir la IA como parte del software de gestión de proyectos es aprender y adaptarse con el tiempo. Fíjate en los sistemas tradicionales. Permanecen estancados a menos que se produzcan modificaciones significativas en el backend.

Por otro lado, las herramientas de IA pueden volverse más eficientes y precisas a medida que procesan más datos. Cuantos más proyectos completes, más refinada y precisa será la IA. Y con eso, comienza a dar recomendaciones más relevantes y ayuda a lograr mejores resultados.

El poder de la inteligencia empresarial de Slingshot, mejorada con IA para la gestión de proyectos

Agregar varias herramientas a la rutina diaria del gerente de proyecto solo puede resultar en más errores y retrasos. Por ejemplo, si están trabajando en una gran campaña de marketing con múltiples partes interesadas, deben seguir varios datos de varias fuentes. Las campañas de redes sociales estarán en un panel y las campañas de PPC y SEO en otro. Además, deberán mantener una comunicación clara con todas las partes interesadas. Esto significa un flujo interminable de llamadas, hojas de trabajo y documentos.

Con escritorios tan elaborados, difícilmente se puede culpar a los gerentes de proyecto por perderse en las últimas horas cuando sus cerebros se han cocinado demasiado.

Afortunadamente, hay una solución. Slingshot es una poderosa herramienta que integra soluciones de gestión de proyectos de inteligencia empresarial e inteligencia artificial. Slingshot combina funciones innovadoras y análisis conversacionales sólidos, a diferencia de las herramientas tradicionales de informes de IA. Ambos aumentan la eficiencia y la claridad operativa de toda su empresa y aceleran la toma de decisiones.

Elementos de acción impulsados por IA

Con Slingshot, los gerentes de proyectos pueden extraer automáticamente datos y contexto de conversaciones largas y transformarlos en tareas procesables.

Resumen de conversaciones

Además, Slingshot puede recapitular conversaciones extensas, identificando las ideas más importantes en un resumen completo. Los gestores de proyectos ya no tendrán que desplazarse por el spam para encontrar lo que es importante.

Investigación de datos de lenguaje natural

Una pregunta simple necesita una respuesta simple y directa, no horas de búsqueda a través de docenas de archivos y datos. Por lo tanto, Slingshot utiliza la IA para responder preguntas importantes de manera rápida y eficiente extrayendo datos directamente de la fuente y presentándolos al usuario.

Conclusión

No hay duda de que la IA cambiará la forma en que las empresas gestionan proyectos y completan tareas, independientemente de la industria. Por lo tanto, para utilizar todo el potencial de la inteligencia artificial y obtener una ventaja competitiva frente a sus rivales del mercado, debe implementar la IA en su gestión de proyectos lo antes posible.

Con Slingshot, no solo obtendrá todos los beneficios del uso de algoritmos de autoaprendizaje, sino que también los recibirá en una herramienta de gestión todo en uno, flexible, fácil de usar y magníficamente diseñada. Por lo tanto, asegúrese de que sus gerentes, líderes de equipo y miembros del equipo tengan toda la información que necesitan para tomar decisiones basadas en datos en un solo lugar: en Slingshot.