Tres mejores prácticas para el almacenamiento de contenido que puede utilizar ahora mismo

No existe un departamento en ninguna empresa del mundo que no dependa del contenido a diario.

Y en el mundo digital actual, ya no dependemos de documentos impresos o dispositivos USB para compartir: podemos usar el contenido que necesitamos de la forma que queramos y acceder a él en segundos, con almacenamiento de contenido.

"No se trata sólo de consumir contenido, sino de compartirlo, transmitirlo y ampliarlo".

Arianna Huffington, cofundadora de The Huffington Post

Aun así, esta necesidad constante de compartir y dar acceso a archivos, el incesante ir y venir hasta que todos los miembros del equipo obtienen el archivo más actualizado para algo, puede ser espantoso. Asegurarse de que todos tengan acceso es crucial, pero puede llevar mucho tiempo y también puede resultar ineficiente en los casos en que el propietario del archivo posiblemente esté de vacaciones o haya abandonado la organización.

Entonces, ¿qué puedes hacer para evitar este enigma?

Lee las tres prácticas recomendadas que debes seguir al compartir contenido en Slingshot para asegurarte de que no se pierda ningún archivo, documento o activo creativo.

Tres mejores prácticas para el almacenamiento de contenido

Mantenga todo el contenido en un lugar compartido

Cuando crea un archivo de contenido y lo comparte por correo electrónico o chat, por ejemplo, su último pensamiento es: "¿Pero mi equipo podrá acceder a este archivo si dejo la empresa?"

Entonces, el primer paso para compartir contenido de forma segura y evitar esto es establecer reglas claras para su equipo al compartir archivos de cualquier tipo.

Fije su contenido desde una ubicación compartida como SharePoint, Google Drive y DropBox (todos integrados con Slingshot) y asegúrese de brindar acceso a todos en su departamento, incluidos los compañeros de equipo relevantes fuera de él.

Nombra tus carpetas correctamente

Hazlo sencillo para todos. No es necesario asignar nombres complejos o abstractos a las carpetas en las que guarda su contenido: manténgalo intuitivo y transparente, para que los miembros del equipo siempre sepan dónde deben encontrar y guardar el contenido. Haga que las estructuras de carpetas sean sencillas y no tengan demasiados niveles de profundidad.

No haga excepciones con las reglas de contenido

Una vez que hace una excepción a las “reglas de contenido” que tiene su organización o departamento, se abre la puerta a que el contenido se distribuya entre demasiados proveedores de nube. Lo mismo ocurre con mantener sus archivos localmente y nunca brindar acceso a todos. Luego, se vuelve un caos y los archivos no se pueden encontrar cuando más se necesitan. Así que mantenga todo limpio y haga cumplir que su equipo siga las mejores prácticas.

Con la revolución digital, muchos equipos se dieron cuenta de que ahora el contenido se comparte más libremente y sin esfuerzo que nunca. Pero no tener reglas al respecto puede generar caos organizacional y pérdida de tiempo, sin mencionar el retraso en la ejecución del proyecto.

Seguir estas prácticas recomendadas para almacenar contenido en Slingshot es una manera fantástica de mantener su trabajo siempre accesible y ayudar a su equipo a prosperar en un lugar de trabajo digital todo en uno.