Escolhendo o sistema de gerenciamento de documentos certo: o que considerar

Não importa se você está administrando uma empresa grande, média ou iniciante– a desordem de documentação é algo com o qual todos no mundo dos negócios têm lutado. Para operar perfeitamente e – em nossos dias –de qualquer lugar, as equipes precisam ser capazes de encontrar, carregar, enviar e compartilhar documentos rapidamente em suas operações diárias.

O que é um sistema de gerenciamento de documentos

Um sistema de gerenciamento de documentos ou um DMS é uma solução de software automatizada usada para organizar, proteger, gerenciar, armazenar, receber e rastrear documentos de qualquer tipo. Essa solução pode fornecer armazenamento em nuvem, gerenciamento de documentos digitais e fluxo de trabalho em um sistema que dá acesso à equipe que opera os documentos em questão.

Com um sistema de gerenciamento de documentos, as empresas podem perder a confusão de documentação em papel, gerenciar seus documentos digitais e controlá-los com segurança, em armazenamento centralizado, com opções de recuperação.

A coisa mais importante que um DMS fornece é um fluxo de informações para as pessoas certas, sem interrupções, em um fluxo constante e sem extravio de arquivos importantes. Ele cria o acesso necessário às informações em um local central on-line, permitindo que vários membros da equipe usem e acessem os mesmos documentos atualizados, trabalhem neles e economizem tempo pesquisando em vários canais.

Importância de usar um sistema de gerenciamento de documentos

Como os documentos são o alicerce de qualquer equipe e empresa, um sistema de gerenciamento de documentos pode desempenhar um papel central no trabalho diário de qualquer departamento. Visualizar, compartilhar e trabalhar em documentos simultaneamente é indispensável, especialmente em projetos em que tudo é sensível ao tempo e as reações e o acesso aos documentos precisam ser rápidos e eficientes.

Optar por usar um sistema de gerenciamento de documentos pode levar sua equipe e organização a:

Melhor alinhamento no trabalho do dia-a-dia

Documentos dispersos, procurando constantemente qual é a versão mais atualizada e alternando entre vários canais para encontrá-los podem mudar a vida

Melhor estrutura diária

Os sistemas de gerenciamento de documentos fornecem estrutura com documentação, capacidade de gerenciá-la de forma mais rápida, fácil e eficiente do que nunca, para que a equipe possa se livrar da bagunça digital que está prejudicando a produtividade

Receita melhor e maior

Um estudo recente mostra que as empresas que operam com receitas entre US$ 500 mil e US$ 1 milhão podem economizar até US$ 40 mil por anoapenas operando com um sistema de gerenciamento de documentos. A eficiência do fluxo de trabalho e a remoção de erros na operação de arquivos aumentam a produtividade da equipe e levam a uma maior receita e economia de custos

Melhor organização do tempo

Outro estudo mostra que a sobrecarga de trabalho leva a uma séria diminuição da produtividade em 68% dos funcionários. Um dia de trabalho tem apenas algumas horas – com um sistema de gerenciamento de documentos, você salva muitas delas e o foco é colocado nas coisas certas, em vez de vasculhar constantemente os arquivos. Acontece que, em média, os funcionários gastam1,8 horastodos os dias e9,3 horaspor semana procurando informações.

Benefícios de usar um sistema de gerenciamento de documentos

Ter e gerenciar digitalmente todos os documentos importantes em sua organização pode ser difícil se o sistema de gerenciamento de documentos correto não for utilizado. Ele fornece a base para simplificar os processos e manter a equipe em fluxo com qualquer arquivo que eles precisem acessar ou compartilhar, a qualquer momento. Aqui estão cinco dos principais benefícios que um sistema de gerenciamento de documentos oferece.

Benefício 1: Recuperação de documentos mais fácil

Encontrar e recuperar os documentos necessários é realmente demorado se não houver um sistema organizado. Ter um sistema de gerenciamento de documentos que fornece o acesso rápido necessário a informações críticas traz um poderoso crescimento na produtividade e reduz as limitações de tempo que podem trazer problemas complexos e atrasos em projetos importantes

Benefício 2: Bom backup e recuperação de arquivos

Alta rastreabilidade, backup de armazenamento em nuvem e proteção de documentos contra perda podem evitar muitos desconfortos para sua equipe. Com um DMS, a rastreabilidade é garantida, pode ser rastreada facilmente e isso reduz o risco de contratempos. Um DMS também ajuda com questões de segurança, jáque 41% das empresas têm mais de 1.000 arquivos com informações confidenciais– o sistema de gerenciamento de documentos certo pode, a qualquer momento, mostrar quem visualizou, trabalhou ou modificou um documento.

Benefício 3: Colaboração impecável

O acesso a documentos, o gerenciamento de conteúdo e a colaboração são tremendamente simplificados com um sistema de gerenciamento de documentos. O impulso e os processos de negócios são monitorados com precisão, projetos e campanhas têm alta visibilidade dos ativos e o fluxo de trabalho é monitorado. Bons sistemas de gerenciamento de documentos também fornecem acesso controlado por usuários externos, para que a colaboração possa ir a um nível totalmente novo.

Benefício 4: Alta flexibilidade e produtividade

Ter seus documentos altamente organizados e acessíveis com eficiência pode trazer uma explosão de produtividade nunca antes vista para sua equipe. Quando tudo é dinâmico e as necessidades do dia-a-dia estão sempre mudando e exigem uma reação rápida, um sistema de gestão de documentos proporciona o conforto necessário, reunindo flexibilidade e produtividade.

Benefício 5: Organização clara e controle de versão

De acordo com uma pesquisa, 33% dos membros da equipe têm problemas e problemas com o controle de versão de documentos em seu trabalho diário. Quando você está constantemente enviando arquivos um para o outro, encontrar a versão mais recente de algo pode ser um verdadeiro desafio. Em um sistema de gerenciamento de documentos, todas as edições e modificações podem ser rastreadas, as pessoas podem trabalhar no mesmo documento simultaneamente e você sempre pode ver o histórico do documento, para acessar a versão mais atualizada. Ele fornece a tranquilidade de saber que o que você precisa está sempre lá, não importa o que aconteça.

Quais recursos um sistema de gerenciamento de documentos deve ter

Embora existam vários tipos de sistemas de gerenciamento de documentos (que abordaremos em um minuto), existem várias funcionalidades que devem ser padrão em tal ferramenta. Sua importância é grande para qualquer setor e, portanto, ao escolher a solução certa para seu setor e equipe, esses elementos precisam estar sempre presentes.

Função de pesquisa

É importante encontrar o documento necessário imediatamente e rapidamente, não importa há quanto tempo ele foi criado, se o projeto/tarefa foi concluído ou não. Um sistema de gerenciamento de documentos deve ter uma boa função de pesquisa, com a capacidade de categorizar e referenciar os arquivos necessários

Acesso Controlado

Uma solução para gerenciamento de documentos deve fornecer permissões e controles que permitam que pessoas externas acessem apenas documentos específicos, em um ambiente digital. As permissões devem ser definidas facilmente, para que alguns arquivos permaneçam seguros enquanto outros sejam acessíveis para pessoas específicas.

Integração de nuvem e sistemas legados

Recuperar um documento de forma rápida e fácil e ter sempre a versão mais recente é ótimo, mas o que é ainda mais valioso é a capacidade de fornecer integração com todos os sistemas legados conhecidos, pilha de tecnologia e ferramentas de colaboração. A integração na nuvem ajuda a armazenar documentos com segurança, sempre proteger suas informações, fixá-las e compartilhá-las facilmente e muito mais. А o DMS baseado em nuvem também fornece equipes globais (remotas ou distribuídas) para se comunicarem e trabalharem juntas sem problemas, economizando muito tempo no processo.

Versão móvel

É seguro dizer que um sistema de gerenciamento de documentos precisa fornecer uma opção de acesso móvel. Isso fornece à equipe flexibilidade e fica por dentro das coisas enquanto está em movimento e, embora a maioria das pessoas sempre trabalhe no desktop, ter seus documentos acessíveis em movimento (para verificar algo, revisar, aprovar algo, examinar alterações urgentes etc.) é um recurso que é realmente bom ter.

Editar, Salvar, Compartilhar

Todos os documentos que seu sistema de gerenciamento de documentos armazena devem estar acessíveis para colaboração, edição, facilmente salvos dentro do DMS e compartilhados de várias maneiras. É sempre uma boa ideia obter um sistema de gerenciamento de documentos que ofereça liberdade na modificação de documentos em um só lugar, para que nada se perca no contexto de um projeto específico.

3 Tipos de sistemas de gerenciamento de documentos

No mundo dos sistemas de gerenciamento de documentos, você provavelmente encontrará muitos termos e definições sobre o que essa solução representa. Para entender melhor o que alguém pode querer dizer quando se fala em um DMS, vamos dar uma olhada nos três tipos mais populares de sistemas de gerenciamento de documentos.

Sistema de gerenciamento de conteúdo

Esse tipo de sistema de gerenciamento de documentos se concentra no conteúdo – criá-lo, modificá-lo, organizá-lo e compartilhá-lo com as pessoas certas. Com campanhas de marketing, gerenciamento de eventos e outros tipos de projetos que envolvem o uso de cópia inteligente e ativos, esse tipo de sistema é inestimável. Como o conteúdo é um dos principais pilares de qualquer equipe, em qualquer departamento, também é importante pensar em uma ferramenta de análise aqui, que possa analisar o impacto desse conteúdo.

Sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho

Esse tipo de sistema de gerenciamento de documentos é onde os documentos atendem às tarefas. Organizar tarefas rastreáveis para cada documento, ter a capacidade de conectar um projeto, equipe ou espaço de trabalho a arquivos específicos oferece uma verdadeira vantagem no fluxo de trabalho. Ele permite que as tarefas sejam atribuídas a diferentes membros da equipe, especifiquem prazos e acompanhem o andamento do projeto.

Gerenciamento de conteúdo corporativo

Em muitas organizações, os dados são uma grande parte do foco, assim como a documentação. Os sistemas de gerenciamento de conteúdo corporativo reúnem esses dados e os analisam, para fornecer insights e ideias para as próximas etapas. As opções de visualização e a capacidade de criar painéis de dados também fornecem um contexto importante e levam a análise de dados para o próximo nível.

Todos esses tipos principais de sistemas de gerenciamento de documentos podem trazer uma organização para um fluxo. Combinar esses recursos em uma única solução pode acabar com o caos na documentação. Então, vamos dar uma olhada rápida na melhor maneira de escolher um sistema de gerenciamento de documentos para suas necessidades e casos de uso.

Como escolher um sistema de gerenciamento de documentos

Para escolher o sistema de gerenciamento de documentos certo para sua equipe e empresa, há várias coisas a serem consideradas para satisfazer todas as necessidades de negócios que você possa ter. Aqui estão algumas considerações a serem lembradas ao escolher um sistema de gerenciamento de documentos.

Recursos Colaborativos Centrais

Os sistemas de gerenciamento de documentos devem fornecer controle de acesso centralizado à equipe para trabalhar com todos os arquivos a qualquer hora e em qualquer lugar. Os recursos de colaboração permitem que a equipe trabalhe de forma independente quando em fusos horários diferentes e modifique documentos em conjunto, além de se comunicar.

Recursos de bate-papo em contexto

Se o sistema de gerenciamento de documentos tiver a opção de discussões diretamente no contexto do documento. Os recursos de bate-papo podem trazer ainda mais colaboração entre os membros da equipe que têm funções diferentes no projeto e usam os mesmos arquivos para seus trabalhos.

Recursos de categorização

Um bom sistema de gerenciamento de documentos especifica documentos por projeto, equipe, em qualquer nível, para que haja uma organização e ordem contínuas.

Outros recursos de integração do sistema

Como já mencionamos, seu sistema de gerenciamento de documentos precisa "conversar" com outros programas perfeitamente e ter recursos integrados que permitem uma gama mais ampla de opções para seus arquivos e fluxos de trabalho.

Recursos de análise de dados

Os documentos devem ser vistos, usados e analisados sem problemas, portanto, um recurso de análise de dados para planilhas de excel, resultados em campanhas, etc. deve trazer ainda mais insights, levando a empresa às decisões corretas e, com o tempo, maior receita para o negócio.

Facilitando o gerenciamento de documentos com Slingshot

Como uma solução completa para equipes e gerenciamento de documentos, o Slingshot fornece colaboração no mais alto nível para arquivos, dados e discussões. Ele incorpora gerenciamento avançado de arquivos de projetos e empresas, bate-papo e análise de dados e traz qualidade para qualquer negócio ou setor, graças aos seus muitos recursos combinados.

• Com o Slingshot, as empresas podem contar com rastreamento de tarefas, gerenciamento e armazenamento de documentos, mas também, como uma ferramenta de inteligência de negócios, o aplicativo fornece painéis e análises e ajuda as equipes a se conectarem aos dados de maneira significativa.
• Slingshot serve como uma ferramenta de planejamento para a equipe, ajudando na propriedade e divisão de tarefas e permitindo acompanhar o progresso de tudo no dia a dia
• Ele revoluciona o gerenciamento de projetos pela divisão de tarefas e mantendo o controle sobre quaisquer problemas ou bloqueios ao longo das campanhas
• Mantendo tudo em um só lugar, o Slingshot é o hub baseado em nuvem e com infusão de IA para todos os documentos necessários, para que sua equipe possa colaborar com eficiência em todos os fusos horários e sempre ter acesso aos arquivos mais atualizados.

Se você estiver interessado em uma demonstração ou tiver alguma dúvida, envie-nos uma mensagem aqui.