9 características de gestión de proyectos para mejorar la productividad de su equipo

Resolver el caos y crear calma y eficiencia en su espacio de trabajo requiere mucha atención y esfuerzo. En un día ocupado, gestionar múltiples proyectos y tareas además de un equipo grande puede volverse desalentador y abrumador incluso para los mejores gerentes de proyectos. Para poder gestionar efectivamente esta carga de trabajo como gerente de proyectos, necesita las características correctas de gestión de proyectos.  

La solución de software de gestión de proyectos rica en características es el arma secreta de los gerentes de proyectos exitosos.  

Para ayudarle a elegir la solución de software de gestión de proyectos correcta para su equipo y necesidades, hemos reunido esta lista de características de gestión de proyectos que su software de gestión de proyectos debe tener para entregar productividad, satisfacción y tranquilidad. 

Definición de software de gestión de proyectos

Antes de proceder a las características de gestión de proyectos que mejorarán la productividad de su equipo, primero respondamos la pregunta qué es el software de gestión de proyectos.  

El software de gestión de proyectos es un software especializado diseñado para ayudar a equipos y organizaciones a gestionar múltiples proyectos al mismo tiempo, mientras proporciona características sólidas que simplifican y agilizan el flujo de trabajo de cada miembro del equipo en una organización. Lo utilizan las empresas para la planificación de proyectos, colaboración, gestión de tareas, seguimiento, asignación de recursos, fácil navegación en un espacio de trabajo compartido, y muchas otras cosas dependiendo de la sofisticación del software.  

Características de software de gestión de proyectos

Las diferentes soluciones de software de gestión de proyectos disponibles en el mercado varían en capacidades y funcionalidades. Para encontrar la solución mejor para su equipo, considere qué características necesita para gestionar sus proyectos de manera eficiente y efectiva. Hay muchos componentes del software de gestión de proyectos que pueden facilitar y simplificar la gestión de su espacio de trabajo. Aquí hay algunas características imprescindibles que el buen software de gestión de proyectos debería incluir:  

1. Gestión de proyectos 
2. Gestión de tareas 
3. Gestión de contenido 
4. Colaboración en equipo  
5. Notificaciones
6. Análisis de datos 
7. Informes en tiempo real 
8. Oportunidades de integración  
9. Aplicación móvil nativa  

Gestión de proyectos

Gestione sin problemas tareas, equipos y proyectos de cualquier complejidad de inicio a fin.

Usar plantilla →

1. ¿Qué es la característica de gestión de proyectos?

La gestión de proyectos permite organizar todos los aspectos de un proyecto desde la planificación y programación hasta la asignación de recursos y ejecución. Típicamente, la característica de gestión de proyectos asiste no solo al gerente de proyectos sino también a otros miembros del equipo.  

Los proyectos generalmente tienen fechas de inicio y finalización, y múltiples hitos intermedios, pero los proyectos también podrían ser continuos. Por ejemplo, un proyecto continuado podría ser su calendario de contenido – todo lo que su equipo planea producir y publicar como contenido en línea con fechas establecidas que todos tratan de cumplir. Y como cada empresa trabaja en ambos tipos de proyectos, necesita una herramienta de gestión de proyectos que admita ambos casos de uso.  

Una buena herramienta de gestión de proyectos  también debería permitir establecer prioridades, dependencias del proyecto, y colaboradores – una persona será listada como el propietario principal del proyecto y será responsable de él, pero otros miembros del equipo también podrían ser listados allí.  

¿Por qué son importantes las características de gestión de proyectos?

Hace que gestionar múltiples proyectos complejos en organizaciones, departamentos y empresas a la vez sea más simple y fácil. Cuando tiene todos sus proyectos disponibles en una pantalla frente a sus ojos, puede rastrear fácilmente el progreso de cada proyecto, ver instantáneamente obstáculos y saber exactamente qué causa retrasos e identificar bloqueadores en sus proyectos antes de que se conviertan en un problema real.  

2. ¿Qué es una característica de gestión de tareas?

La característica de gestión de tareas ayuda a gestionar tareas a través de su ciclo de vida desde la planificación hasta la ejecución. Como mínimo, debería incluir establecer fechas límite, prioridades, dependencias, creación de subtareas, la capacidad de adjuntar archivos y documentos, y una sección de comentarios. La característica de gestión de tareas también debería ofrecer la capacidad de gestionar fácilmente todas sus tareas en diferentes vistas y elegir la vista que se adapte mejor a usted y a las tareas de su proyecto.  

¿Por qué es importante la característica de gestión de tareas?

La característica de gestión de tareas le permite impulsar la responsabilidad del equipo e individual creando un entorno de trabajo transparente donde todo es visible para todos y donde todos son responsables de las tareas que les han sido asignadas.  

Además, al mantener todas sus tareas bien organizadas en su vista preferida, todos ahorrarán tiempo buscando información y también se cumplirán los plazos.  

3. ¿Qué es la integración de gestión de contenido?

La característica de gestión de contenido es importante para cada software de gestión de proyectos. Permite a los usuarios compartir y trabajar en documentos juntos. Esta característica también ayuda a mantener los documentos bien organizados en un solo lugar, para que todos puedan acceder a ellos fácilmente en cualquier momento.   

¿Por qué es importante la integración de gestión de contenido?

¡No más búsqueda de documentos! La integración completa con sus archivos y proveedores de almacenamiento ahorra tiempo al cambiar entre diferentes plataformas de almacenamiento de contenido y libera su tiempo para que pueda enfocarse en cosas más importantes. Puede adjuntar rápidamente documentos y archivos clave a tareas y encontrar información fácilmente dentro del contexto. Tener todo accesible desde el mismo lugar y por cualquiera aumenta la productividad y eficiencia del equipo.  

4. ¿Qué es una característica de colaboración en equipo?

La característica de colaboración en equipo está diseñada para ayudar a los equipos a ser más productivos y trabajar juntos más eficientemente habilitando que colaboren en una sola plataforma. Reúne a todos con los que trabaja para que todos puedan enfocarse en su trabajo y contribuyen hacia los mismos objetivos del proyecto y la empresa. También permite comunicación en la aplicación y la capacidad de colaborar a nivel de tarea y proyecto compartiendo comentarios, observaciones e ideas. 

¿Por qué es importante la característica de colaboración en equipo?

La frase ''La colaboración es la clave del éxito'' es tan ampliamente utilizada que seguramente la habrá visto. Podría sonar un poco cliché, pero debemos estar de acuerdo en que es verdad. La importancia de la colaboración en el espacio de trabajo es vital – para gestionar proyectos, desarrollo de productos, gestión de eventos, usted lo menciona. Un grupo de individuos es más poderoso y puede lograr mucho más que una sola persona.  

La colaboración exitosa lleva a relaciones mejoradas entre empleados y equipos, productividad maximizada, eficiencia aumentada y procesos de trabajo optimizados. Además de eso, una característica de colaboración en equipo ayuda a prevenir y resolver problemas y alinea equipos distribuidos y remotos. 

5. ¿Qué es la característica de notificación?

La característica de notificación lo ayuda a mantenerse al día con todas las modificaciones recientes realizadas en tareas, menciones, discusiones y más.   

¿Por qué es importante la característica de notificación?

La característica de notificación es importante ya que sirve como recordatorio para no perder una actualización importante. Cada vez que hay una actualización en las tareas en las que está trabajando, ha sido mencionado, o ha perdido un mensaje de chat, las notificaciones están ahí para recordarle. 

6. ¿Qué es una característica de análisis de datos?

El análisis de datos es el proceso de analizar datos brutos y ayudar a identificar tendencias, patrones y correlaciones que de otro modo nunca hubiera descubierto. La característica de análisis de datos también le permite convertir datos en representación visual para que los datos sean más fáciles de entender incluso para personas que no son expertos en datos.  

Desafortunadamente, el análisis de datos rara vez se encuentra como característica en soluciones de software de gestión de proyectos, así que mantenga los ojos abiertos y no se conforme con menos, ya que esta característica es una de las más beneficiosas para impulsar más ingresos y crecimiento empresarial general.  

¿Por qué es importante la característica de análisis de datos?

Con el poder de una solución de análisis de datos, su equipo ya no necesitará perder tiempo intentando analizar hojas de cálculo sino que tendrá más tiempo para enfocarse en los conocimientos reunidos y tomar decisiones basadas en hechos. Al tener acceso a datos en tiempo real, puede actuar en el momento correcto y nunca perder una oportunidad.  

Y se vuelve aún mejor cuando se da cuenta de que la BI moderna facilita que todos analicen y comprendan datos comerciales clave y creen un tablero hermoso de forma independiente. Eso significa que su experto en datos y equipo de TI pueden enfocarse en sus competencias principales en lugar de perder tiempo creando informes y tableros para otras personas en su equipo que los necesitan.  

Tener eso disponible en un solo lugar con tantas otras herramientas de productividad aporta sencillez instantánea y efectividad al proceso de toma de decisiones basada en datos.  

7. ¿Qué es la característica de informes en tiempo real?

Con informes en tiempo real, puede personalizar informes o usar diferentes plantillas para crear informes de KPI (indicadores clave de rendimiento). Eso ayuda a monitorear métricas comerciales clave tan a menudo como sea posible para asegurarse de que todo lo que hace su equipo funciona. 

¿Por qué es importante la característica de informes en tiempo real?

La característica de informes en tiempo real lo ayuda a mantenerse en el camino correcto en KPIs importantes del proyecto, KPIs de publicidad digital, KPIs de marketing por correo electrónico, y más, así como permite acceso instantáneo a importantes KPIs que todo CEO quiere ver en su panel.  

8. ¿Qué es la característica de integración?

El mejor software de gestión de proyectos incluye una característica de integración sólida. La característica de integración permite a los usuarios acceder a todo tipo de documentos, archivos y recursos, algunos de los cuales se almacenan en aplicaciones de terceros. Cada miembro del equipo puede insertar archivos y documentos en la plataforma y todos los demás tendrán acceso rápido en todo momento. 

Asegúrese de elegir una solución que ofrezca oportunidades de integración perfecta con las herramientas que su equipo ya utiliza.  

¿Por qué es importante la característica de integración?

Con una solución de software de gestión de proyectos en un solo lugar que ofrece oportunidades de integración perfecta, los equipos podrán acceder a todo desde una aplicación de plataforma única. Esto aumenta la productividad al reducir el tiempo de cambio entre varias aplicaciones.   

9. ¿Qué es una característica de aplicación móvil nativa?

Las características de gestión de proyectos que usted y su equipo necesitan deberían poder funcionar correctamente en teléfonos móviles y tabletas también. La tecnología móvil está cambiando la forma en que trabajamos y como apenas estamos ''desconectados'' más, todos deberían tener acceso al espacio de trabajo al alcance de su mano siendo capaz de responder a mensajes, actualizar estados de proyectos y tareas, participar en discusiones comerciales clave, analizar datos y todo lo demás que puede hacer desde una computadora.  

¿Por qué es importante la característica de aplicación móvil nativa?

Es muy importante elegir una solución de gestión de proyectos que tenga una versión móvil nativa que usted y su equipo puedan usar para mantenerse productivos y trabajar en sus tareas incluso sobre la marcha. Los empleados no pueden estar siempre atados frente al escritorio; cosas suceden y a veces necesitan salir a ejecutar mandados, pero cuando pueden tener acceso al espacio de trabajo en todas partes y en cualquier momento, eso asegura que puedan reaccionar si hay una emergencia que requiera su experiencia, y por supuesto, ayuda a mantenerse en el camino correcto y nunca perder una actualización importante.  

Beneficios del software de gestión de proyectos

El propósito principal del software de gestión de proyectos es ayudar a los gerentes de proyectos a gestionar múltiples proyectos complejos con facilidad. Con la ayuda de todas las características de software de gestión de proyectos que cubrimos, tales herramientas vienen con muchos beneficios para sus usuarios.  

Aquí están los 5 principales beneficios de usar software de gestión de proyectos:  

Planificación de proyectos sin esfuerzo

La planificación de proyectos es un aspecto extremadamente importante de la gestión de proyectos, y todos sabemos que la mayoría del tiempo gastado en la planificación de proyectos se desperdicia. O al menos solía serlo. Con la asistencia de características sólidas de software de gestión de proyectos, los gerentes de proyectos pueden planificar, acceder y rastrear todo desde una sola pantalla. Tales herramientas hacen que el proceso de planificación de proyectos se sienta como un paseo por el parque.  

Trabajo remoto

La forma remota de trabajar es probable que se convierta en la nueva forma normal de trabajar y las soluciones de gestión de proyectos serán una parte integral de ello ya que proporciona a los equipos remotos tantas ventajas. Sin importar dónde están distribuidos los miembros de su equipo en todo el globo, todo es fácilmente accesible y visible para cualquiera. Las muchas formas de colaborar entre sí fortalecen las relaciones del equipo, mejoran la organización e incrementan la velocidad y eficiencia. 

Los equipos Agile pueden beneficiarse enormemente de tales características efectivas de gestión de proyectos ya que pueden ayudarles mucho en rastrear el progreso del proyecto en el que están trabajando y mejorar su comunicación.  

Colaboración en equipo mejorada

Un beneficio enorme del software de gestión de proyectos es que puede simplificar la colaboración entre diferentes equipos y departamentos, que a veces necesitan trabajar juntos en proyectos y tareas. Como pueden colaborar en cualquier nivel y tener discusiones en contexto, la comunicación se vuelve más eficiente y asegura que no habrá brechas de comunicación que creen retrasos innecesarios en los proyectos.  

Estandarización de los procesos de trabajo

Piénselo: está trabajando en un equipo de 15 personas. Cada individuo en este equipo tiene su propia forma de hacer las cosas. Hay múltiples equipos en su organización y quizás cientos de miles de personas trabajando juntas. Es el gerente que necesita asegurarse de que cada miembro del equipo esté en la misma página. ¿Cómo hace que eso suceda?  

La capacidad y oportunidad de estandarizar el proceso de trabajo en su espacio de trabajo es uno de los principales beneficios del software de gestión de proyectos. Es la clave para la coordinación, sincronización, y alineación. Eso aporta profesionalismo, consistencia y unidad en toda su organización.  

Productividad mejorada

Dicen que el software de gestión de proyectos es el santo grial de la productividad. ¿Y quién puede discutirlo? Tales herramientas lo ayudan a mantener todos sus archivos y documentos clave en un solo lugar, colaborar sin problemas con sus compañeros de equipo, diseñar una cultura de propiedad y responsabilidad con mayor transparencia del flujo de trabajo, ¡y mucho más! Esta ventaja poderosa del software de gestión de proyectos optimizó el proceso de toma de decisiones ya que todos pueden tomar decisiones mejor informadas más rápidamente y más confiadamente.  

Slingshot está diseñado para desatar la productividad de su equipo

Slingshot viene listo para llevar su gestión de proyectos al siguiente nivel. Al mantener a todos informados, los equipos pueden mantenerse al tanto de los proyectos incluso en diferentes zonas horarias, lo que significa que la productividad no sufre aunque los miembros del equipo no puedan estar físicamente presentes entre sí.    

Slingshot simplifica la colaboración incorporando gestión moderna de proyectos y archivos de equipo, chat y análisis de datos todo dentro de una aplicación. Cuando puede compartir fácilmente todos estos elementos en un lugar con miembros del equipo y compartir proyectos con miembros del equipo externos, se restaura la calma. Con flujos de productividad sólidos de la caja y diseñado para funcionar sin problemas para habilitar flujos de trabajo de colaboración continua. Esto ayuda a los equipos a cortar a través de silos de colaboración, previene interrupciones de trabajo y facilita que los equipos trabajen mejor juntos.  

¿Está listo para mejorar la productividad de su equipo? Pruébelo hoy y vea cómo Slingshot puede ayudar a sus equipos entregar resultados extraordinarios que impulsen el crecimiento empresarial.