협업 소프트웨어란 무엇이며 조직에 이 소프트웨어가 필요한 이유는 무엇입니까?

오늘날 시장에는 직원의 작업 프로세스를 단순화하고 이를 달성할 수 있는 도구가 넘쳐납니다.

하지만 정말 그렇습니까?

Pegasystems Inc.*의 화요일 보고서에 따르면 직원들은 매일 1,100회 이상 35개의 업무에 중요한 응용 프로그램 사이를 전환합니다!

귀하의 팀은 몇 개의 애플리케이션을 사용합니까?

비효율적인 소프트웨어와 비효율적인 프로세스는 각 팀의 생산성에 영향을 미치며 많은 기업이 협업 소프트웨어에 대한 도움을 구하는 것을 방지합니다.

하지만 이것이 귀하의 팀과 요구 사항에 가장 적합한 솔루션일까요?

이 기사에서는 협업 소프트웨어와 관련된 모든 질문에 답변해 드리겠습니다. 협업 소프트웨어가 무엇인지, 온라인 협업 도구가 어떻게 작동하는지 등을 포함합니다.

협업 소프트웨어란 무엇입니까?

협업 소프트웨어는 개인이나 팀이 물리적 위치에 관계없이 프로젝트를 함께 진행하고, 정보를 공유하고, 실시간으로 서로 통신할 수 있도록 하는 소프트웨어 솔루션 유형을 의미합니다. 협업 소프트웨어에는 프로젝트 관리, 메시징, 파일 공유 및 팀워크를 촉진하고 생산성을 향상시키는 기타 기능을 위한 도구가 포함될 수 있습니다.

기업이 협업 소프트웨어를 사용하는 이유는 무엇입니까?

팀이 전 세계에 분산되어 있는 프로젝트에서 작업한다고 상상해 보십시오. 소프트웨어 엔지니어는 뉴욕에 있고 마케팅 팀은 런던에 있으며 디자인 관리 팀은 파리에 있습니다. 각 팀이 서로 다른 국가에 있고 서로 다른 시간대에서 활동한다는 사실을 고려할 때 모든 사람이 집중하고 동기화되도록 하는 것은 어려울 수 있습니다.

그렇다면 모든 사람이 알고 있는지 어떻게 확인할 수 있습니까?

공동 작업 소프트웨어는 다른 사람이 어디에 있든 함께 작업하는 스트레스를 줄이는 데 도움이 됩니다. 이는 팀 관계를 강화하고, 시간과 골칫거리를 절약하고, 조직을 개선하고, 속도와 효율성을 높이는 데 도움이 될 수 있습니다.

숫자로 보는 협업 생산성 소프트웨어:

• 직원의 70%는 디지털 기술이 협업을 향상시킨다고 말했습니다. (아루바네트웍스)
• 온라인 협업 도구와 디지털 작업 공간은 생산성을 최대 30%까지 향상시키는 것으로 디지털 협업 통계가 밝혀졌습니다. (맥킨지)
• 완벽하게 작동하는 커뮤니케이션 시스템은 회사의 최고 인재를 최대 450%까지 유지하는 데 도움이 됩니다. (작업 연구소)
• 극도로 연결된 팀은 수익성이 21% 증가한 것으로 나타났습니다. (갤럽)
• 이제 직원들은 공동 작업에 약 50% 더 많은 시간을 보냅니다. (하버드 비즈니스 리뷰)
• 직원의 약 75%가 협업과 팀워크를 중요하게 생각합니다. (퀸즈대학교 샬럿)

온라인 협업 도구 사용의 이점

협업 소프트웨어를 사용하면 기업과 팀에 수많은 이점이 제공됩니다. 협업 소프트웨어 사용의 가장 큰 장점은 다음과 같습니다.

• 향상된 커뮤니케이션– 협업 소프트웨어를 사용하면 팀 구성원이 실시간으로 커뮤니케이션할 수 있으므로 더 쉽게 질문하고, 정보를 공유하고, 문제를 신속하게 해결할 수 있습니다.
• 향상된 협업– 온라인 협업 도구를 사용하면 팀 구성원이 물리적 위치에 관계없이 원활하게 협력하여 팀워크를 개선하고 효율성을 높일 수 있습니다.
• 생산성 향상– 협업 소프트웨어는 팀 구성원이 프로젝트 정보에 액세스하고 작업에 대해 협업할 수 있는 중앙 위치를 제공하여 프로젝트를 완료하는 데 필요한 시간과 노력을 줄여줍니다.
• 프로젝트 관리– 무엇보다도 협업 소프트웨어는 작업 추적, 기한 설정, 진행 상황 모니터링을 위한 도구를 제공하므로 프로젝트를 보다 쉽게 관리하고 모든 사람이 원활하게 진행되도록 할 수 있습니다.

프로젝트 관리

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온라인 협업 도구는 어떻게 작동하나요?

온라인 공동 작업 도구를 사용하면 팀이 작업과 프로젝트를 중심으로 원활하게 소통하고 공동 작업할 수 있으며 단일 플랫폼에서 다양한 기타 생산성 도구를 더 쉽게 사용할 수 있습니다. 협업 소프트웨어를 사용하면 동일한 도구 내에서 작업을 완료할 수 있으므로 서로 다른 앱 사이를 전환하고 시간을 낭비하고 작업 흐름을 중단할 필요가 없습니다.

또한 사용자가 작업을 완료하는 데 필요한 모든 것에 액세스할 수 있는 모든 것을 한곳에 보관할 수 있으므로 다양한 서비스 및 앱에서 파일을 호스팅하고 중요한 정보를 찾기 위해 긴 목록을 검색해야 하는 혼란을 해결합니다.

온라인 협업 도구의 또 다른 작동 방식은 모든 내부 커뮤니케이션을 같은 지붕 아래에서 유지하는 것입니다. 온라인 공동 작업 도구를 사용하면 대화를 체계적이고 투명하게 유지할 수 있으므로 받은 편지함과 채팅 앱에서 메시지를 다시 검색할 필요가 없습니다.

온라인 협업 도구는 팀이 보다 스마트하게 작업하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 전반적인 팀 생산성을 높이고 프로젝트 및 작업의 진행 상황을 추적하고 실시간으로 상태 업데이트를 받는 데 도움이 됩니다.

협업 소프트웨어 주요 기능

협업 소프트웨어는 기능과 성능 측면에서 매우 다양할 수 있습니다. 공동 작업 소프트웨어에서 흔히 볼 수 있는 몇 가지 주요 기능은 다음과 같습니다.

• 메시징 및 채팅– 이는 모든 협업 소프트웨어의 필수 부분입니다. 직접 및 그룹 메시징, 스레드 대화, 채팅 내 파일 공유, 알림, 이모티콘 및 반응과 같은 채팅 및 메시징 기능을 찾으십시오.
• 문서 공유 기능– 공동 작업 소프트웨어에는 일반적으로 팀 구성원이 중앙 위치에서 문서와 파일을 업로드, 저장 및 공유할 수 있는 파일 공유 기능이 포함되어 있습니다. 이를 통해 팀 구성원은 어디서나 쉽게 파일에 액세스할 수 있으며 중요한 문서를 잃어버릴 위험이 줄어듭니다.
• 프로젝트 및 작업 관리– 프로젝트 관리 도구를 사용하면 팀 구성원이 작업을 추적하고 마감일을 설정하며 진행 상황을 모니터링할 수 있습니다. 이 기능은 팀이 체계적으로 조직된 상태를 유지하고 프로젝트가 제 시간에 완료되도록 하는 데 도움이 됩니다.
• 다른 도구와의 통합– 팀이 사용하는 다른 도구 및 애플리케이션과 통합할 수 있는 협업 소프트웨어 기능은 워크플로를 간소화하고 다양한 애플리케이션 간 전환 필요성을 줄여 팀이 시간을 절약하고 보다 효율적으로 작업하는 데 도움이 될 수 있습니다.
• 모바일 앱– 점점 더 많은 사람들이 원격으로 또는 이동 중에 작업하고 스마트폰, 태블릿과 같은 모바일 장치에서 프로젝트, 작업 및 업무 관련 통신에 액세스해야 함에 따라 이 기능은 점점 더 중요해지고 있습니다.

협업 소프트웨어를 선택하는 방법은 무엇입니까?

팀을 위한 협업 소프트웨어를 선택하는 데 있어 6가지 중요한 요소는 다음과 같습니다.

1. 조직의 요구 사항– 협업 소프트웨어로 달성하려는 목표를 식별하는 것부터 시작하십시오. 프로젝트를 관리하고, 팀 구성원과 소통하고, 파일을 공유하는 데 도움이 되는 도구를 찾고 계십니까? 이상적으로는 모두. 요구 사항을 이해하면 옵션 범위를 좁히고 조직과 팀의 요구 사항에 맞는 협업 소프트웨어를 선택하는 데 도움이 됩니다.

2. 사용 가능한 기능– 작업 관리, 메시징, 파일 공유, 사용하는 다른 도구와의 통합 등 필요한 기능을 제공하는 소프트웨어를 찾으십시오. 또한 소프트웨어의 사용 용이성과 소프트웨어를 적합하게 사용자 정의하는 기능도 고려하십시오. 너의 요구.

3. 솔루션 비용– 협업 소프트웨어는 무료부터 매우 비싼 것까지 다양합니다. 소프트웨어에 얼마의 예산을 책정할 수 있는지 결정하고 추가 기능 및 추가 기능의 비용을 고려하십시오.

4. 지원– 안정적인 지원을 제공하고 팀에 필요한 교육, 튜토리얼 및 지식 기반을 제공할 수 있는 공급업체를 찾으세요.

5. 통합– 통합 기능을 무시하지 마십시오. 팀에 필요한 다른 도구와 통합할 수 없는 도구를 선택했다면 팀의 생산성과 효율성을 달성하는 데 도움이 되지 않습니다.

6. 보안– 데이터 암호화, 사용자 인증, 액세스 제어 등 소프트웨어의 보안 기능을 확인합니다.

Slingshot 디지털 업무 공간

Slingshot 최신 프로젝트 및 팀 파일 관리, 채팅, 데이터 분석을 모두 하나의 앱에 통합하여 협업을 단순화합니다. 이 모든 요소를 한 곳에서 팀원들과 쉽게 공유하고, 프로젝트를 외부 팀원들과 공유할 수 있으면 평온함이 회복됩니다. 강력한 생산성을 통해 기본적으로 원활하게 작동하여 지속적인 협업 워크플로우를 지원하도록 설계되었습니다. 이를 통해 팀은 협업 사일로를 극복하고 작업 중단을 방지하며 팀이 더 쉽게 협력할 수 있습니다.

*출처: Pegasystems Inc.