Elegir el Sistema Correcto de Gestión de Documentos: Qué Considerar

Ya sea que esté dirigiendo una empresa grande, mediana o una empresa emergente – el desorden de documentación es algo con lo que todos en el mundo empresarial han tenido dificultades. Para operar sin interrupciones y – en nuestra época – desde cualquier lugar, los equipos necesitan poder encontrar, cargar, enviar y compartir documentos rápidamente en sus operaciones diarias.

¿Qué es un Sistema de Gestión de Documentos?

Un sistema de gestión de documentos o DMS es una solución de software automatizada que se utiliza para organizar, asegurar, gestionar, almacenar, recibir y rastrear documentos de cualquier tipo. Tal solución puede proporcionar almacenamiento en la nube, gestión de documentos digitales y flujo de trabajo en un sistema que proporciona acceso al equipo que opera los documentos en cuestión.

Con un sistema de gestión de documentos, las empresas pueden eliminar el desorden de la documentación en papel, gestionar sus documentos digitales y controlarlos de forma segura, en almacenamiento centralizado, con opciones de recuperación.

Lo más importante que proporciona un DMS es un flujo de información hacia las personas correctas sin interrupciones, en un flujo constante y sin extraviación de archivos importantes. Crea acceso necesario a la información en un lugar central en línea, permitiendo que múltiples miembros del equipo utilicen y accedan a los mismos documentos actualizados, trabajen en ellos y ahorren tiempo buscando en múltiples canales.

Importancia de Usar un Sistema de Gestión de Documentos

Dado que los documentos son el componente fundamental para cualquier equipo y empresa, un sistema de gestión de documentos podría desempeñar un papel central en el trabajo diario de cualquier departamento. Ver, compartir y trabajar en documentos simultáneamente es indispensable, especialmente en proyectos donde todo es sensible al tiempo y las reacciones y el acceso a los documentos deben ser rápidos y eficientes.

Elegir usar un sistema de gestión de documentos podría llevar su equipo y organización a:

Mejor Alineación en el Trabajo Diario

Los documentos dispersos, la búsqueda constante de cuál es la versión más actualizada y el cambio entre múltiples canales para encontrarlos podrían ser un cambio de vida

Mejor Estructura Diaria

Los sistemas de gestión de documentos proporcionan estructura con documentación, capacidad de gestionarla más rápida, más fácil y más eficiente que nunca, para que el equipo pueda deshacerse del desorden digital que está afectando la productividad

Mejores Ingresos y Mayores

Un estudio reciente muestra que las empresas que operan con ingresos entre $500k y $1 millón pueden ahorrar hasta $40k por año simplemente operando con un sistema de gestión de documentos. La eficiencia del flujo de trabajo y la eliminación de errores en la operación de archivos trae una mayor productividad del personal y conduce a mayores ingresos y ahorros de costos

Mejor Organización del Tiempo

Otro estudio muestra que la sobrecarga de trabajo conduce a una productividad seriamente disminuida en el 68% de los empleados. Un día laboral solo tiene tantas horas – con un sistema de gestión de documentos, ahorras muchas de ellas y el enfoque se coloca en las cosas correctas en lugar de estar constantemente revolviendo archivos. Resulta que, en promedio, los empleados gastan 1,8 horas cada día y 9,3 horas por semana buscando información.

Beneficios de Usar un Sistema de Gestión de Documentos

Tener y gestionar todos los documentos importantes en su organización digitalmente podría resultar difícil si el sistema de gestión de documentos correcto no se utiliza. Proporciona la base para simplificar procesos y mantener al equipo en flujo con cualquier archivo que necesiten acceder o compartir, en cualquier momento. Aquí hay cinco de los principales beneficios que proporciona un sistema de gestión de documentos.

Beneficio 1: Recuperación Más Fácil de Documentos

Encontrar y recuperar los documentos necesarios es verdaderamente que consume tiempo si no hay un sistema organizado en su lugar. Tener un sistema de gestión de documentos que proporcione el acceso rápido necesario a la información crítica trae un crecimiento poderoso en productividad y reduce las limitaciones de tiempo que pueden traer problemas complejos y retrasos en proyectos importantes

Beneficio 2: Buen Respaldo y Recuperación de Archivos

La alta trazabilidad, el respaldo de almacenamiento en la nube y la protección de documentos para que no se pierdan podrían ahorrar a su equipo mucha incomodidad. Con un DMS, la trazabilidad se garantiza, se puede rastrear fácilmente y esto reduce el riesgo de accidentes. Un DMS también ayuda con los problemas de seguridad, ya que el 41% de las empresas tienen más de 1.000 archivos con información confidencial – el sistema de gestión de documentos correcto podría en cualquier momento mostrar quién vio, trabajó o modificó un documento.

Beneficio 3: Colaboración Impecable

El acceso a documentos, la gestión de contenido y la colaboración se simplifican tremendamente con un sistema de gestión de documentos. El impulso empresarial y los procesos se monitorean con precisión, los proyectos y campañas tienen alta visibilidad en los activos y el flujo de trabajo se monitorea. Los buenos sistemas de gestión de documentos también proporcionan acceso controlado por usuarios externos, por lo que la colaboración puede llegar a un nivel completamente nuevo.

Beneficio 4: Alta Flexibilidad y Productividad

Tener sus documentos altamente organizados y eficientemente accesibles puede traer una explosión de productividad nunca antes vista para su equipo. Cuando todo es dinámico y las necesidades diarias siempre cambian y exigen una reacción rápida, un sistema de gestión de documentos proporciona la comodidad necesaria al reunir flexibilidad y productividad.

Beneficio 5: Organización Clara y Control de Versiones

Según una encuesta, el 33% de los miembros del equipo tienen problemas e inconvenientes con el control de versiones de documentos en su trabajo diario. Cuando constantemente se envían archivos entre sí, encontrar la versión más reciente de algo podría resultar ser un verdadero desafío. En un sistema de gestión de documentos, cualquier edición y modificación se puede rastrear, las personas pueden trabajar en el mismo documento simultáneamente y siempre puede ver el historial de documentos, para acceder a la versión más actualizada. Proporciona la tranquilidad de que lo que necesita siempre está ahí sin importar qué.

¿Qué Características Debería Tener un Sistema de Gestión de Documentos?

Aunque hay varios tipos de sistemas de gestión de documentos (que cubriremos en un momento), hay varias funcionalidades que deberían ser estándar en tal herramienta. Su importancia es grande para cualquier industria y por lo tanto en la elección de la solución adecuada para su industria y equipo, estos elementos deben estar siempre presentes.

Función de Búsqueda

Es importante encontrar el documento necesario inmediatamente y rápidamente, sin importar cuándo fue creado, si el proyecto/tarea está terminado o no. Un sistema de gestión de documentos debería tener una buena función de búsqueda, con la capacidad de categorizar y referenciar los archivos necesarios

Acceso Controlado

Una solución para la gestión de documentos debería proporcionar permisos y controles que permitan a las personas externas acceder solo a documentos específicos, en un entorno digital. Los permisos deben configurarse fácilmente, de modo que algunos archivos permanezcan seguros mientras que otros sean accesibles para personas particulares.

Integración de Sistemas en la Nube y Heredados

Recuperar un documento rápida y fácilmente y tener siempre la versión más reciente es excelente, pero lo que es aún más valioso es la capacidad de proporcionar integración con todos los sistemas conocidos, heredados, pila tecnológica y herramientas de colaboración. La integración en la nube ayuda a almacenar documentos de forma segura, proteger siempre su información, fijarla y compartirla fácilmente, y mucho más. Un DMS basado en la nube también proporciona a los equipos globales (remotos o distribuidos) la capacidad de comunicarse y trabajar juntos sin problemas, ahorrando mucho tiempo en el proceso.

Versión Móvil

Es seguro decir que un sistema de gestión de documentos necesita proporcionar una opción para acceso móvil. Esto proporciona al equipo flexibilidad y mantenerlos actualizados mientras están en movimiento, y aunque la mayoría de las personas siempre trabajan en escritorio, tener sus documentos accesibles en el movimiento (para verificar algo, para revisar, para aprobar algo, para revisar cambios urgentes, etc.) es una característica que realmente es bueno tener.

Editar, Guardar, Compartir

Todos los documentos que almacena su sistema de gestión de documentos deben ser accesibles para colaboración, edición, fáciles de guardar dentro del DMS y compartidos de múltiples formas. Siempre es una buena idea obtener un sistema de gestión de documentos que proporcione libertad en la modificación de documentos en un lugar, para que nada se pierda nunca en el contexto de un proyecto específico.

3 Tipos de Sistemas de Gestión de Documentos

En el mundo de los sistemas de gestión de documentos, es probable que encuentre muchos términos y definiciones en cuanto a lo que tal solución representa. Para comprender mejor lo que alguien podría significar al hablar de un DMS, veamos los tres tipos más populares de sistemas de gestión de documentos.

Sistema de Gestión de Contenidos

Este tipo de sistema de gestión de documentos se enfoca en el contenido – crearlo, modificarlo, organizarlo y compartirlo con las personas correctas. Con campañas de marketing, gestión de eventos, y otros tipos de proyectos que implican el uso de texto inteligente y activos, este tipo de sistema es invaluable. Dado que el contenido es uno de los principales pilares en cualquier equipo, en cualquier departamento, también es importante pensar en una herramienta de análisis aquí, que puede analizar el impacto de dicho contenido.

Sistema de Gestión de Flujo de Trabajo

Este tipo de sistema de gestión de documentos es donde los documentos se encuentran con las tareas. Organizar tareas rastreables para cada documento, tener la capacidad de conectar un proyecto, equipo o espacio de trabajo con archivos específicos proporciona una verdadera ventaja en el flujo de trabajo. Permite que las tareas se asignen a diferentes miembros del equipo, especificar plazos y seguir el progreso del proyecto.

Gestión de Contenido Empresarial

Con muchas organizaciones, los datos son una gran parte del enfoque así como la documentación. Los sistemas de gestión de contenido empresarial reúnen esos datos y los analizan, para proporcionar información e ideas para los próximos pasos. Las opciones de visualización y la capacidad de construir paneles de datos también proporcionan contexto importante e llevan la analítica de datos al siguiente nivel.

Todos esos tipos principales de sistemas de gestión de documentos podrían llevar una organización a un flujo. Combinar estas características en una única solución podría poner fin al caos en la documentación. Entonces veamos rápidamente la mejor forma de elegir un sistema de gestión de documentos para sus necesidades y casos de uso.

Cómo Elegir un Sistema de Gestión de Documentos

Para elegir el sistema de gestión de documentos correcto para su equipo y empresa, hay varias cosas que contemplar para satisfacer todas las necesidades comerciales que podría tener. Aquí hay algunas consideraciones a tener en cuenta al elegir un sistema de gestión de documentos.

Características de Colaboración Centralizada

Los sistemas de gestión de documentos deberían proporcionar control de acceso centralizado al equipo para trabajar con todos los archivos en cualquier momento y en cualquier lugar. Las características de colaboración permiten que el equipo trabaje independientemente cuando está en diferentes zonas horarias y co-modifique documentos, así como se comunique.

Características de Chat en Contexto

Si el sistema de gestión de documentos tiene la opción de discusiones directamente en el contexto del documento. Las características de chat pueden traer aún más colaboración entre miembros del equipo que tienen diferentes funciones en el proyecto y utilizan los mismos archivos para sus trabajos.

Características de Categorización

Un buen sistema de gestión de documentos especifica documentos por proyecto, equipo, a cualquier nivel, para que haya una organización impecable y orden.

Características de Integración con Otros Sistemas

Como ya mencionamos, su sistema de gestión de documentos necesita "hablar con" otros programas sin problemas y tener características integradas que permitan un rango más amplio de opciones para sus archivos y flujos de trabajo.

Características de Análisis de Datos

Los documentos deberían verse, utilizarse en analizados sin problemas, para que una característica de analítica de datos para hojas de cálculo de Excel, resultados en campañas, etc. debería traer aún más información, llevando a la empresa a las decisiones correctas y a tiempo, mayores ingresos al negocio.

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