Maximizar el ROI con la plataforma de BI adecuada

Las plataformas de BI ofrecen ROI cuando permiten a los líderes tomar decisiones más rápidas, reducir las ineficiencias y proporcionar a los equipos acceso a datos confiables. La mayoría de las herramientas de BI no logran hacer eso.

Es por eso que todavía espera los informes, en lugar de tenerlos al instante. Todavía necesitan tres herramientas, cinco personas y medio día de mensajes Slack. Los paneles no se utilizan. Los datos viven en silos y el ROI que esperaba aún está esperando.

Según el Informe de tendencias laborales digitales de 2024, el 42% de los empleados usan cinco o más aplicaciones diariamente. Esa sobrecarga dispersa datos críticos y ralentiza la toma de decisiones.

Invirtió en BI para acelerar la ejecución y vincular las decisiones a los resultados comerciales. Pero sin adopción, integración y alineación con su estrategia, el retorno permanece fuera de su alcance.

Este artículo ofrece un marco claro para evaluar las plataformas de BI, implementarlas de manera efectiva y realizar un seguimiento de los resultados medibles. Aprenderá qué impulsa el retorno de la inversión en inteligencia empresarial y cómo Slingshot ayuda a los equipos a convertir los datos en acción.

Comprender el ROI en BI: más allá del ahorro de costos

Cuando la mayoría de las empresas hablan de ROI de BI, se centran en los números equivocados, como los costos de licencia, la automatización de informes o las horas ahorradas. Importan, pero solo cuentan una parte de la historia. El valor real de BI aparece cuando los equipos toman decisiones más rápidas e inteligentes que mueven directamente los ingresos, la retención y las ganancias.

 Cibao Meat Products lo vio de primera mano. Después de conectar sus datos de cuentas por cobrar a los paneles en vivo de Slingshot, su equipo de finanzas pudo identificar problemas de pago y tomar medidas antes. Ese cambio agregó $ 40,000 en flujo de efectivo semanal, todo por poder acceder y actuar sobre métricas clave más rápido.

Piense en el ROI de BI en tres dimensiones: 

Cuando mide el ROI de BI de esta manera, deja de tratar la analítica como un gasto de informes y comienza a verla como un motor de crecimiento. La plataforma adecuada no solo ahorra tiempo. Multiplica el impacto de cada decisión que toma su empresa.

Para obtener ese tipo de ROI, debe elegir una plataforma de BI que esté diseñada para obtener resultados, no solo resultados.

Criterios clave para elegir la plataforma de BI adecuada

Elegir la plataforma de BI adecuada no se trata solo de listas de verificación de funciones. Se trata de encontrar un sistema que la gente realmente use, se integre con las herramientas en las que ya confía y se adapte a su negocio. Para ver el ROI real de BI, concéntrese en cinco áreas principales: facilidad de uso y adopción, integración y escalabilidad, análisis avanzado, seguridad y gobernanza, y estructura de costos. Estos pilares dan forma a la rapidez con la que sus equipos obtienen valor y si ese valor crece con el tiempo o desaparece.

Facilidad de uso y adopción

Una plataforma de BI poderosa solo crea valor si las personas la usan y confían en lo que ven. Una de las mayores barreras para el ROI de BI es la adopción. Si su plataforma es difícil de navegar, los equipos la evitarán. Seguirán confiando en hojas de cálculo o persiguiendo a alguien en operaciones de datos para ejecutar informes.

Busque plataformas que ofrezcan:

• Paneles de control de arrastrar y soltar que no requieren formación técnica
• Consultas en lenguaje natural para que cualquiera pueda hacer preguntas y obtener respuestas
• Un diseño limpio y compatible con dispositivos móviles que funciona para equipos ocupados
• Filtrado y uso compartido sencillos para evitar cuellos de botella

Para evaluar la adopción, mida:

• El porcentaje de usuarios que crean paneles por su cuenta
• Usuarios activos mensuales en comparación con el total de licencias
• ¿Cuánto tiempo tarda un nuevo usuario en crear o ver un informe significativo?

La facilidad de uso genera confianza y acelera el acceso a la información. Cuantos más equipos confíen en la plataforma para tomar decisiones, más rápido verá un retorno real.

Integración y escalabilidad

Incluso la mejor plataforma de análisis falla si no puede conectarse a sus datos. Cuando los equipos tienen que extraer números manualmente o cambiar entre aplicaciones, el valor de BI desaparece. La integración es lo que convierte la inteligencia empresarial de una herramienta de informes en un sistema operativo diario.

Busque plataformas que se conecten a:

• CRM, ERP y herramientas de automatización de marketing
• Almacenes de datos y hojas de cálculo en la nube
• Aplicaciones que tus equipos ya usan todos los días

Una integración sólida significa menos trabajo manual, acceso más rápido a la información y más confianza en los datos.

La escalabilidad es igual de importante. A medida que su organización crece, la plataforma necesita admitir más usuarios, más datos y más complejidad sin fricciones. Eso incluye:

• Modelos de datos flexibles que controlan el crecimiento
• Entornos multiequipo con controles de permisos
• Acceso basado en roles para que los usuarios solo vean lo que es relevante

Una plataforma de BI que se integra rápidamente y escala fácilmente admite el retorno de la inversión a largo plazo. Brinda a los equipos los datos que necesitan sin ralentizarse ni agregar gastos generales.

Analítica avanzada

BI no se trata solo de mirar hacia atrás. Las plataformas más valiosas ayudan a los equipos a predecir lo que se avecina y actuar antes de que crezcan los problemas. Sin análisis avanzados, BI se convierte en una herramienta de informes estáticos que le dice lo que sucedió, pero nunca qué hacer a continuación.

Busque características que apoyen la toma de decisiones con visión de futuro, como:

• Modelos predictivos y de pronóstico que resaltan las tendencias de manera temprana
• IA y aprendizaje automático que marcan anomalías automáticamente
• Herramientas de escenarios hipotéticos que ayudan a los equipos a comparar opciones
• Recomendaciones inteligentes que guían los próximos pasos

Estas capacidades hacen que BI pase de la información pasiva al soporte activo de decisiones. Reducen el riesgo de oportunidades perdidas y brindan a los equipos un camino más rápido hacia la acción.

A medida que su negocio cambia, la analítica debe evolucionar con ella. Una plataforma que ofrece más que gráficos y paneles se convierte en una parte fundamental de su proceso de toma de decisiones. Eso es lo que impulsa el ROI de BI a lo largo del tiempo.

Seguridad y gobernanza

Las plataformas de inteligencia empresarial manejan datos confidenciales. Sin una seguridad y una gobernanza sólidas, corre el riesgo de fallas de cumplimiento, decisiones mal informadas y fallas en la confianza. Los equipos no se basarán en la información si no confían en la fuente o si ven números diferentes en cada informe.

La seguridad comienza con los controles básicos:

• Acceso basado en roles para proteger los datos confidenciales
• Inicio de sesión único, autenticación de dos factores y registro de auditoría
• Cumplimiento de estándares como GDPR, HIPAA y SOC 2

La gobernanza es lo que mantiene sus datos consistentes y utilizables en toda la organización. Eso significa:

• Definiciones estandarizadas para KPI
• Control de versiones para paneles e informes
• Flujos de trabajo de aprobación para administrar lo que se comparte

Juntos, la seguridad y la gobernanza crean una única fuente de verdad. Reducen el riesgo, mejoran la calidad de los datos y se aseguran de que todos trabajen con el mismo libro de jugadas. Esto es esencial para el retorno de la inversión de la inteligencia empresarial a largo plazo.

Estructura de costos

Los precios pueden hacer o deshacer el ROI a largo plazo de una plataforma de BI. Una herramienta puede parecer asequible por adelantado, pero se vuelve costosa una vez que se tienen en cuenta las tarifas de capacitación, mantenimiento o uso. El costo no debe medirse solo por las licencias. Debe reflejar el esfuerzo total requerido para obtener valor del sistema.

Fíjate bien en:

• Modelos de precios, ya sea por usuario, por área de trabajo o basados en el volumen de datos
• Límites de datos, incluidos los cargos por almacenamiento, actualizaciones o recuentos de filas
• Costo total de propiedad, incluidas las necesidades de incorporación, soporte y consultoría

Una plataforma con precios transparentes y bajos gastos generales libera a su equipo para que se concentre en la información, no en el trabajo administrativo. La configuración correcta ahorra tiempo, escala de manera eficiente y reduce los costos ocultos que erosionan el ROI de BI.

Los compradores inteligentes tratan el BI como una inversión a largo plazo. El verdadero costo no es lo que pagas, sino lo que obtienes de ello.

Cuando se centre en estos cinco pilares, estará en una posición sólida para elegir una plataforma que impulse un ROI de BI claro y medible.

Un marco de ROI paso a paso para la implementación de BI

Un fuerte ROI de BI depende de algo más que comprar una herramienta. Necesita un plan estructurado que alinee los datos con los objetivos comerciales y promueva la adopción. Esta hoja de ruta muestra cómo convertir las inversiones en BI en un retorno de la inversión medible en inteligencia empresarial.

1. Definir el problema comercial 

Comience con objetivos claros, como reducir la rotación o mejorar la precisión del pronóstico. Las empresas que aplican datos estratégicamente reportan una retención de clientes un 51% más fuerte, lo que demuestra que la claridad en esta etapa impulsa los resultados.

2. Evaluar proveedores 

Pruebe dos o tres plataformas con datos reales. Concéntrese en la usabilidad y la adopción, no en las listas de verificación de funciones. Esto ayuda a predecir el ROI de BI a largo plazo con mayor precisión.

3. Piloto y tren 

Ejecute pilotos con equipos multifuncionales. Desarrollar "campeones de BI" internos que alienten a los colegas y mantengan el uso. La adopción es el puente entre las herramientas y el ROI tangible de la inteligencia empresarial.

4. Integrar y escalar 

Automatice las canalizaciones de datos y los flujos de trabajo de informes. Integre en CRM, ERP y herramientas de marketing para evitar silos. La escalabilidad es clave para maximizar el ROI de BI a lo largo del tiempo.

5. Medir y optimizar 

Realice un seguimiento de las tasas de adopción, la eficiencia de los informes y los resultados comerciales. Utilice estas métricas para refinar los procesos. La medición continua convierte a BI en un retorno de la inversión de inteligencia empresarial continuo en lugar de una ganancia única.

Un marco claro garantiza que su implementación de BI ofrezca ganancias tempranas, pero mantener los resultados requiere un enfoque a largo plazo. El siguiente paso es buscar estrategias que maximicen el ROI con el tiempo.

Estrategias para maximizar el ROI a largo plazo

El valor de BI no se desvanece de la noche a la mañana. Se erosiona silenciosamente. Algunas métricas obsoletas, un tablero que nadie abre, un equipo que toma decisiones por instinto en lugar de conocimiento. Así es como se desliza el ROI.

Para evitar esto, BI debe convertirse en una parte integral de cómo opera el negocio. No es algo que lanzas, sino algo que mantienes. Hay algunas estrategias que mantienen su plataforma relevante, sus datos confiables y sus equipos comprometidos, mucho después de la implementación inicial.

1. Alinear BI con los objetivos comerciales

Los cuadros de mando deben reflejar sus KPI estratégicos. Vincule cada gráfico a una decisión. Documente los propietarios y actualice la cadencia.

• Asigne cada métrica a una pregunta de negocio.
• Agregue objetivos y umbrales junto a las tendencias.
• Utilice esta guía para poner en práctica la información de datos.

Este enfoque mantiene el ROI de BI visible para el liderazgo y los equipos.

2. Mejorar la gobernanza de datos

Cree una única fuente de verdad con una propiedad clara. Estandarice la nomenclatura, las definiciones y el acceso.

• Establezca administradores de datos para dominios principales.
• Publique definiciones de métricas y registros de cambios.
• Audite los permisos y el registro trimestralmente.

La buena gobernanza protege el retorno de la inversión en inteligencia empresarial y reduce la repetición del trabajo.

3. Fomentar la adopción

Haga que BI sea fácil de aprender y gratificante de usar. Recluta campeones en cada función.

• ​Comience con plantillas listas para usar para una incorporación más rápida.
• Realice capacitaciones cortas basadas en roles y horas de oficina.
• Reconozca a los equipos que utilizan la información para enviar mejoras.

Un mayor uso aumenta el ROI de la inteligencia empresarial en todos los departamentos.

4. Optimizar paneles

Diseña para decisiones, no para decoración. Priorice las vistas de alto impacto y reduzca el desorden.

• Utilice un software de panel de control productizado para una experiencia de usuario consistente.
• Empareje paneles con análisis de datos en la página para responder preguntas de seguimiento.
• Limite los widgets a lo que los líderes actúan semanalmente.

Una experiencia más limpia aumenta el ROI de la plataforma de BI y acelera la adopción.

5. Evaluar continuamente el desempeño

Revise los resultados según un cronograma. Realice un seguimiento de los impulsores que mueven los resultados.

• Mida el tiempo ahorrado, el impacto en los ingresos y las tasas de error.
• Compare la adopción por equipo y función.
• Reconstruya los paneles de bajo valor cada trimestre.

Las empresas basadas en datos reportan un crecimiento más rápido de los ingresos y mayores ganancias, lo que refuerza el ROI sostenido.

Estos hábitos convierten a BI en un volante. Protegen el ROI de BI y amplían el retorno de la inversión en inteligencia empresarial a medida que crecen sus datos y equipos.

Convertir el ROI de BI en crecimiento sostenible

La inteligencia empresarial no se detiene. Las decisiones que tome hoy determinarán qué tan flexibles y útiles seguirán siendo sus datos dentro de un año. Los equipos que tratan BI como infraestructura, no como una herramienta de informes, son los que ven ganancias a largo plazo. Crean flujos de trabajo en torno a la información. Invierten en herramientas que sus equipos realmente usan. Y a medida que su estrategia evoluciona, también lo hace la forma en que usan los datos.

De cara al futuro, la IA impulsará esto aún más. Las plataformas de BI que combinan modelos predictivos con consultas en lenguaje natural acortarán los ciclos de decisión y ampliarán el acceso a la información. Este cambio mejorará el ROI de la inteligencia empresarial al permitir a los líderes anticiparse a los desafíos y tomar medidas antes de que los problemas se intensifiquen.

Al revisar las herramientas, comience con un marco claro y compárelas con recursos confiables, como las mejores herramientas de inteligencia empresarial para nuevas empresas. Luego, pregunte cómo cada opción admite la ejecución, la adopción y la escalabilidad.

Por qué Slingshot ofrece un ROI duradero:

• Concentrador todo en uno: Combina la gestión de proyectos, el chat, el uso compartido de contenido y los paneles en un solo lugar.
• Simplicidad que escala: Fácil de adoptar para equipos pequeños, pero lo suficientemente potente para las empresas.
• Gestión unificada de datos y trabajo: Mantiene los proyectos, los archivos y los análisis juntos en una sola fuente de información.
• Campos personalizados integrados: Opciones avanzadas sin configuración adicional ni actualizaciones ocultas.
• Análisis para todos: Análisis integrados sin necesidad de complementos ni niveles premium.
• IA entrenada en su negocio: Recomendaciones contextuales que se adaptan a sus flujos de trabajo.
• Consultas en lenguaje natural: Haz preguntas en un lenguaje sencillo y obtén información al instante.
• Seguridad flexible: Permisos basados en roles que se adaptan a su negocio.
• Precios transparentes: Sin complementos ocultos, valor claro a medida que su equipo crece.

Slingshot combina colaboración, análisis e IA en una sola plataforma. Este enfoque todo en uno ayuda a las organizaciones a capturar un ROI duradero de la plataforma de BI y convierte a BI en un motor sostenible de crecimiento.