La importancia de los equipos multifuncionales en la nueva normalidad actual

En el último año, la pandemia de coronavirus ha ejercido una presión cada vez mayor sobre las empresas para que cumplan más con presupuestos más pequeños y resuelvan una gama más amplia de problemas. La antigua forma de hacer las cosas (departamentos atrapados en silos y solo unos pocos con acceso a información crítica) estaba obsoleta antes de 2020. Ahora, en la era del trabajo desde casa, la necesidad de que los equipos sean multifuncionales es más crítica que nunca, lo que requiere una comunicación más frecuente, mayor transparencia y un compromiso de todos los miembros del equipo para alinearse y mantenerse unificados. Es posible que los equipos que compartían ubicación antes de la pandemia y que tuvieron que volverse remotos hayan tenido que enfrentar desafíos con agilidad. Según un informe de McKinsey sobre la virtualización durante 2020 y años posteriores: “Sin el acceso fluido a los colegas que ofrecen los frecuentes eventos en persona en equipo, las comidas y las charlas de café, puede ser más difícil mantener el tipo de camaradería, comunidad y confianza que resulta más fácil para los equipos que comparten ubicación”.

Por muy incómodo que pueda resultar para los equipos remotos ser ágiles y multifuncionales, la verdad es que, en el futuro, los equipos ágiles son imprescindibles. Este artículo analizará cómo los equipos multifuncionales pueden tener éxito a pesar de los desafíos que presenta el trabajo desde casa.

¿Qué son los equipos multifuncionales?

Los equipos multifuncionales son un tipo de equipo compuesto por miembros capacitados en roles específicos. Los equipos de marketing suelen ser, por definición, multifuncionales, porque deben reunir a especialistas en marketing, redactores publicitarios, analistas de datos y especialistas en redes sociales para implementar una única campaña. En el caso de una empresa farmacéutica que busca llevar un medicamento al mercado, un equipo multifuncional puede estar formado por investigadores, médicos, especialistas en marketing y especialistas en cumplimiento. Todos están alineados en torno al mismo resultado (diseñar y probar un fármaco), pero sus funciones específicas son diferentes. Existen equipos multifuncionales en diferentes tipos de industrias: telecomunicaciones, ingeniería de software, manufactura e incluso gobierno y ejército. Uno de los muchos beneficios de los equipos multifuncionales permite que muchos tipos diferentes de perspectivas y diferentes tipos de experiencia contribuyan a la eficacia general del equipo. Este tipo de equipo es más reactivo, más ágil y, en última instancia, puede girar más rápida y fácilmente en respuesta a circunstancias que cambian rápidamente. A diferencia de los equipos aislados, o equipos que solo se centran en un departamento o un proyecto, la capacidad de los equipos multifuncionales es casi ilimitada, porque existen múltiples oportunidades para la creatividad, la lluvia de ideas y la resolución de problemas. Cuando los miembros del equipo aportan diferentes perspectivas, la colaboración se vuelve mucho más fácil y los problemas que parecían insuperables se vuelven manejables.

El impacto de la nueva normalidad actual

La nueva normalidad actual amenaza tanto la estabilidad como la estructura de los equipos multifuncionales. Estar separados físicamente y constantemente en llamadas de Zoom puede generar tensión, estrés e incluso fomentar la desconfianza entre colegas. Según un artículo de abril de 2020 de Harvard Business Review, luchar contra la fatiga de Zoom es parte de la nueva realidad: “Ya no nos limitamos a asistir a una o dos reuniones virtuales. También encontramos continuamente nuevas formas educadas de pedirles a nuestros seres queridos que no nos molesten, o de ignorarlos mientras se arrastran por el suelo para agarrar sus auriculares de la mesa del comedor. Para aquellos que no tienen un espacio privado para trabajar, es especialmente desafiante”. Cuando hay plazos ajustados para cumplir en un proyecto con miembros del equipo que operan en diferentes departamentos, trabajar juntos de forma remota puede parecer una batalla cuesta arriba.

Según CMS wire, los trabajadores del conocimiento pasan el 36% de su día buscando y consolidando la información necesaria para realizar su trabajo. Peor aún, el 44% de las veces, los trabajadores ni siquiera encuentran la información que buscan.

Con demasiada frecuencia, los miembros individuales del equipo actúan como depósitos de información. Imagínese si todo el trabajo real se realizara y los plazos se cumplieran si la información requerida fuera fácilmente accesible para todos los que la necesitaran.

Cómo lograr el éxito con equipos multifuncionales

Si bien es cierto que durante este período de trabajo remoto, hay una variedad de herramientas que pueden ayudar a los equipos multifuncionales a lograr un nivel de éxito similar o quizás mayor que el que tenían cuando estaban en la misma oficina, no hay muchas plataformas de software que se centren específicamente en aumentar la capacidad de los equipos de alto rendimiento. Slingshot tiene la capacidad de reunir equipos multifuncionales, incluso cuando están separados, al proporcionar una estructura que permite a las personas chatear, colaborar e informarse mutuamente sobre el progreso. Al mantener a todos informados y asignar tareas a individuos, los miembros del equipo pueden mantener la calma y la eficiencia en todos los equipos, y lograr mejores resultados cuando todos están enfocados, alineados y logrando información procesable.

Slingshot no es solo una herramienta de gestión de proyectos. Las herramientas de gestión de proyectos son para organizar tareas, mientras que Slingshot se centra en la organización de equipos, que se centra en la comunicación honesta, abierta y frecuente. Harvard Business Review enumera criterios muy claros de lo que se necesita para que un equipo multifuncional tenga éxito: "Para que estos esfuerzos multifuncionales tengan éxito, los ejecutivos deben asignar un líder responsable a cada proyecto. Esta persona tomará decisiones clave, mantendrá al equipo alineado y se coordinará con la alta dirección. Cada proyecto también debe tener claramente establecidos objetivos, recursos y plazos".

Slingshot lo hace fácil al asegurarse de que todas estas capacidades (plazos, responsabilidad, alineación y objetivos) se realicen dentro de un mismo marco. Sin tener que ir y venir entre correos electrónicos y Powerpoints, ni pasar tiempo sentado en reuniones serpenteantes que se desvían, Slingshot centraliza todas las tareas y proyectos y a los responsables de ellos dentro de una simple aplicación. De esta manera, incluso cuando los miembros del equipo están en diferentes zonas horarias o trabajando a horas extrañas, pueden simplemente abrir una aplicación y obtener todo el contexto que necesitan sin tener que vadear páginas de documentos y registros de chat. Pueden saltar de inmediato, trabajar en su parte del proyecto y actualizar a todos sobre su progreso. Otros miembros del equipo pueden ver lo que se ha actualizado y luego pueden responder en la función de chat, manteniendo la conversación, eliminando reuniones innecesarias y creando un flujo de trabajo fluido entre los miembros del equipo que se centra en objetivos similares.

Otro aspecto importante de Slingshot es su capacidad para invitar a miembros externos del equipo a participar en un proceso o proyecto en curso. Muchas soluciones de software no permiten la colaboración entre diferentes equipos y limitan la participación externa. Con Slingshot, los miembros del equipo pueden invitar a quien quieran a unirse a la conversación, lo que brinda oportunidades para que las partes interesadas externas brinden información, orientación y perspectivas valiosas.

Conclusión

Querer un equipo multifuncional y lograrlo son dos cosas diferentes, y facilitar una buena comunicación puede ser difícil, incluso cuando los miembros del equipo están en el mismo lugar. Pero incluso cuando se levanten las restricciones pandémicas y la vacuna continúe implementándose, es muy probable que el trabajo remoto haya llegado para quedarse por el momento. Y a medida que los equipos se vuelven más pequeños y delgados, es más importante que nunca que permanezcan en la misma página mientras empujan la proverbial roca cuesta arriba. Con software como Slingshot, los equipos pueden lograr más juntos, sin tener que preocuparse por perder el enfoque en un proyecto o perderse en detalles insignificantes.