La Importancia de los Equipos Multifuncionales en la Nueva Normalidad de Hoy

En el último año, la pandemia de coronavirus ha ejercido una creciente presión en las empresas para entregar más con presupuestos más pequeños para resolver un rango más amplio de problemas. La forma antigua de hacer las cosas—departamentos atrapados en silos, con solo unos pocos teniendo acceso a información crítica—estaba obsoleta antes de 2020. Ahora, en la era del trabajo desde casa, la necesidad de que los equipos sean multifuncionales es más crítica que nunca, lo que requiere comunicación más frecuente, mayor transparencia y un compromiso de todos los miembros del equipo para alinearse y mantenerse unificados. Los equipos que estaban coubicados antes de la pandemia y que han tenido que volverse remotos pueden haber tenido que enfrentar desafíos con la agilidad. Según un informe de McKinsey sobre cómo pasar a virtual durante 2020 y más allá: "Sin el acceso fluido a colegas que proporcionan eventos frecuentes en persona, comidas y charlas de café, puede ser más difícil mantener el tipo de camaradería, comunidad y confianza que viene más fácilmente a los equipos coubicados."

Por incómodo que sea para los equipos remotos ser ágiles y multifuncionales, la verdad es que los equipos ágiles son obligatorios en el futuro. Este artículo discutirá cómo los equipos multifuncionales pueden tener éxito a pesar de los desafíos que se presentan al trabajar desde casa.

¿Qué son los Equipos Multifuncionales?

Los equipos multifuncionales son un tipo de equipo que está compuesto por miembros capacitados en roles específicos. Los equipos de marketing a menudo son por definición multifuncionales, porque deben unir especialistas en marketing, redactores, analistas de datos y especialistas en redes sociales para lanzar una sola campaña. En el caso de una empresa farmacéutica que busca llevar un fármaco al mercado, un equipo multifuncional puede constar de investigadores, médicos, comercializadores y especialistas en cumplimiento. Todos están alineados alrededor del mismo resultado—diseñar y probar un fármaco—pero sus roles específicos son diferentes. Los equipos multifuncionales existen en diferentes tipos de industrias: telecomunicaciones, ingeniería de software, manufactura, incluso gobierno y fuerzas armadas. Uno de los muchos beneficios de los equipos multifuncionales permite que muchas perspectivas diferentes y diferentes tipos de experiencia contribuyan a la efectividad general del equipo. Este tipo de equipo es más reactivo, más ágil y, en última instancia, puede pivotar más rápido y fácilmente en respuesta a circunstancias que cambian rápidamente. A diferencia de los equipos en silos o equipos que solo se centran en un departamento o un proyecto, la capacidad de los equipos multifuncionales es prácticamente ilimitada, porque hay múltiples oportunidades para la creatividad, lluvia de ideas y resolución de problemas. Cuando los miembros del equipo aportan perspectivas diferentes a la mesa, la colaboración se vuelve mucho más fácil y los problemas que parecían insuperables se vuelven manejables.

El Impacto de la Nueva Normalidad de Hoy

La nueva normalidad de hoy amenaza tanto la estabilidad como la estructura de los equipos multifuncionales. Estar físicamente separados y constantemente en llamadas de Zoom puede crear tensión, estrés e incluso fomentar la desconfianza entre colegas. Según un artículo de abril de 2020 de Harvard Business Review, luchar contra la fatiga del Zoom es parte de la nueva realidad: "Ya no solo estamos marcando una o dos reuniones virtuales. También estamos encontrando constantemente formas educadas de pedirle a nuestros seres queridos que no nos molesten, o ignorándolos mientras se arrastran por el piso para agarrar sus auriculares de la mesa del comedor. Para aquellos que no tienen un espacio privado para trabajar, es especialmente desafiante." Cuando hay plazos ajustados para cumplir en un proyecto con miembros del equipo que operan en diferentes departamentos, trabajar juntos de forma remota puede sentirse como una batalla cuesta arriba.

Según CMS wire, los trabajadores del conocimiento dedican el 36% de su día a buscar y consolidar la información necesaria para hacer su trabajo. Peor aún, el 44% del tiempo, los trabajadores nunca encuentran la información que buscan.

Demasiado a menudo, los miembros individuales del equipo actúan como repositorios de información. Imagina si toda el trabajo real realizado y los plazos cumplidos si la información requerida fuera fácilmente accesible para todos los que la necesitaban.

Cómo Lograr el Éxito con Equipos Multifuncionales

Si bien es cierto que durante este período de trabajo remoto, hay una variedad de herramientas que pueden ayudar a los equipos multifuncionales a lograr un nivel de éxito similar o tal vez mayor que el que tenían cuando estaban en la misma oficina, no hay muchas plataformas de software que se centren específicamente en elevar la capacidad de equipos de alto rendimiento. Slingshot tiene la capacidad de reunir equipos multifuncionales, incluso cuando están separados, proporcionando una estructura que permite a los individuos chatear, colaborar e informar a otros sobre el progreso. Al mantener a todos informados y asignar tareas a individuos, los miembros del equipo pueden mantener la calma y la eficiencia en todos los equipos y lograr mejores resultados cuando todos están enfocados, alineados y obteniendo información procesable.

Slingshot no es solo una herramienta de gestión de proyectos. Las herramientas de gestión de proyectos sirven para organizar tareas, mientras que Slingshot se enfoca en organizar equipos, que se centra en comunicación honesta, abierta y frecuente. Harvard Business Review enumera criterios muy claros de lo que se necesita para que un equipo multifuncional tenga éxito: "Para que estos esfuerzos multifuncionales tengan éxito, los ejecutivos necesitan asignar un líder responsable a cada proyecto. Esta persona tomará decisiones clave, mantendrá al equipo alineado y coordinará con la gerencia senior. Cada proyecto también debe tener objetivos, recursos y plazos claramente establecidos."

Slingshot lo facilita asegurando que todas estas capacidades—plazos, responsabilidad, alineación y objetivos—ocurran dentro de un marco. Sin ir y venir entre correos electrónicos y Powerpoints, o pasar tiempo en reuniones sinuosas que se salen del tema, Slingshot centraliza todas las tareas y proyectos y los responsables de ellas dentro de una aplicación simple. De esta manera, incluso cuando los miembros del equipo están en diferentes zonas horarias o trabajando en horas impares, simplemente pueden abrir una aplicación y obtener todo el contexto que necesitan sin tener que revisar páginas de documentos y registros de chat. Pueden entrar directamente, trabajar en su porción del proyecto y actualizar a todos sobre su progreso. Otros miembros del equipo pueden ver qué se ha actualizado y luego pueden responder en la función de chat, manteniendo la conversación—eliminando reuniones innecesarias y creando un flujo de trabajo suave entre miembros del equipo que se enfoca en objetivos similares.

Otro aspecto importante de Slingshot es su capacidad de invitar a miembros externos del equipo a participar en un proceso o proyecto continuo. Muchas soluciones de software no permiten la colaboración entre diferentes equipos, y limitan la participación externa. Con Slingshot, los miembros del equipo pueden invitar a quien quieran a unirse a la conversación, proporcionando oportunidades para que las partes interesadas externas proporcionen información, orientación y perspectiva valiosa.

Conclusión

Querer un equipo multifuncional y lograrlo son dos cosas diferentes, y facilitar una buena comunicación puede ser difícil, incluso cuando los miembros del equipo están en el mismo lugar. Pero incluso cuando se levanten las restricciones de pandemia y la vacuna continúe siendo distribuida, es muy probable que el trabajo remoto siga siendo aquí por ahora. Y a medida que los equipos se hacen más pequeños y más eficientes, es más importante que nunca que permanezcan en la misma página mientras empujan la piedra proverbial cuesta arriba. Con software como Slingshot, los equipos pueden lograr más juntos, sin tener que preocuparse por perder el enfoque en un proyecto o perderse en detalles insignificantes.