プロジェクト マネージャーに尋ねれば、プロジェクトの目標を達成したときに感じる興奮ほど素晴らしいものはないと言うでしょう。
プロジェクト管理の目標と目的は、優先順位と期待の概要を示すため、ビジネスの成功の鍵となります。
しかし、プロジェクト管理における目標と目的は同じものなのでしょうか。プロジェクトの賢明な目標をどのように作成して設定できるのでしょうか?
このブログでは、これらの質問に対する答えを示し、すぐに実践できるプロジェクト管理目標の実用的な例を 10 個紹介します。
プロジェクト管理における目標とは何ですか?
プロジェクトの目標は、プロジェクトが達成する必要がある、目標とする望ましいビジネス成果です。これは、一定の収益を生み出すこと、問題を解決すること、または一流の顧客体験を提供することなどです。一方、プロジェクト管理の目標は、管理プロセスとより関連したものです。プロジェクト マネージャーとしてのプロジェクト管理の目標は、リソースを賢く利用すること、予算を管理すること、適切な手順を実行することなどです。
プロジェクト管理の目標と目的: 違いは何ですか?
プロジェクト管理の目標と目標の主な違いは、目標はビジネスの一般的な意図と野心を定義するのに対し、目標はプロジェクトのチームが目標に近づくために実行する正確な行動であることです。
- プロジェクトの目標とは、達成する必要があるものです。
- プロジェクトの目標とは、その目標をどのように達成するかということです。
たとえば、会社の目標が、12 か月以内に会社の YouTube チャンネルの登録者数 100,000 人に達することであるとします。この目標に関連する目標には、月に 10 本の動画を制作する、さらに 2 人の動画編集者を雇用する、専門分野で YouTube インフルエンサーと提携する、古いチャンネルの動画の SEO 監査を実行するなどが含まれる場合があります。
プロジェクト管理目標を作成および設定するにはどうすればよいですか?
目標の作成と設定は、プロジェクト計画に不可欠な部分です。有能なプロジェクト マネージャーは、プロジェクト全体の戦略に対して適切な目標を設定することの重要性を理解しています。プロジェクト管理戦略は、チームワークを向上させるための明確な計画を提供し、チームがプロジェクトの課題に対処し、目標を達成するために何が起こっているかを追跡するのに役立ちます。
プロジェクトの適切な目標を設定することで、プロジェクトの成功への完璧なロードマップを作成することができます。達成したいことが分かっていれば、それに向かって取り組みやすくなります。たとえば、本当に生産性を向上させたい場合は、目標の目的、戦術、それを実現するためのベスト プラクティスの概要を示す具体的な目標を設定することで、何をする必要があるのか が正確にわかります。
目標に取り組み始める前に、まず目標を適切に策定する必要があります。 SMART 目標は、Specific、Measurable、Achievable、Relevant、Time-Bound を表す目標設定方法です。
具体的– 目標が明確に定義されていることを確認してください。オーガニック トラフィックを 30% 増加させます。
測定可能– 目標が追跡可能であることを確認します。古いブログを刷新し、新しいバックリンクを 30 個追加してSEO の可視性を高めます。
達成可能– 目標が達成可能であることを確認します。これを実現するために適切なチームメンバーを配置します。
関連性– 目標が現実的であることを確認します。定義された期間内にその増加を達成できるかどうかを分析します。
期限付き– 目標には必ず期限を設けてください。オーガニック トラフィックを 3 か月で 30% 増加させます。
SMART 目標を作成し、それを正しく設定するということは、非常に具体的かつ明確な方法で目標を達成できるようにビジネスを設定することを意味します。
パフォーマンスを向上させるためのプロジェクト管理の 10 の目標
プロジェクト管理の目標と目的、およびその 2 つの違いについては理解できたので、プロジェクトのパフォーマンスを向上させるために活用できる 10 のプロジェクト管理目標を以下に示します。
1. 締め切りを厳守し、プロジェクトを期限内に完了する
プロジェクトを管理する際の最も重要な要件の 2 つは、期限を守ることと、時間通りにプロジェクトを完了することです。時間を管理するために、多くのプロジェクト マネージャーはタスク管理ツールを使用して、タスクの進行状況、依存関係、マイルストーンを追跡します。
多くの場合、重要なタスクがプロジェクト遅延の原因となることがあります。クリティカルなタスクは、プロジェクトが予定どおりに完了することに直接影響するタスクであり、プロジェクト マネージャーはそれらを事前に特定する必要があります。常に期限を守り、時間通りにプロジェクトを完了できるようにするには、プロジェクト管理目標を設定して各タスクにかかる時間を決定し、他のタスクへの依存度を測定する方法を見つけることができます。
2. 予算の管理
同様に、リストの最初の目標に対して、プロジェクトの予算を管理することも非常に重要な要件です。すべてのプロジェクト マネージャーはプロジェクトのコストを追跡し、予算を超過しないように必要に応じて調整する必要があります。プロジェクトの性質に応じて、コストには消耗品、チームメンバー、管理費などのリソースが含まれる場合があります。ただし、予算内でプロジェクトを遂行するための鍵は、プロジェクト実行中のコストの増加を特定し、抑制できることです。
3. チームのコラボレーションとコミュニケーションを改善する
チームのコラボレーションとコミュニケーションには改善の余地が常にあるため、このプロジェクト管理目標は努力すべき素晴らしい目標となります。ただし、その目標を設定する前に、まずその目標をどのように正確に改善できるかを決定する必要があります。それは、WhatsApp にメッセンジャー チャネルを設定する、週に 1 回の定期的な Skype 会議を開始して全員の仕事の報告をする、あるいはさらに良いのは、チーム コラボレーションおよびコミュニケーション アプリに投資することなどかもしれません。
4. 生産性の向上
生産性は、プロジェクト マネージャーにとって最大の関心事の 1 つです。チームとプロジェクトの生産性を向上させる方法を疑問に思っている場合は、プロジェクト管理ソフトウェアの購入を検討してください。これらのタイプのソリューションはシンプルさと信頼性を提供し、チームの生産性を向上させます。Forbes でさえ、プロジェクト管理と生産性において注目すべきトレンドの 1 つとしてソフトウェアの導入を挙げているため、これらのツールが今後も存続すると確信しています。
このようなツールは、プロジェクト管理機能を備えており、プロジェクト マネージャーが複数の複雑なプロジェクトを簡単に管理し、すべてのチーム メンバー、コンテンツ、ファイルを 1 か所に統合 するのに役立ちます。
この目標の目的には、さまざまなベンダーの調査、製品デモへのサインアップ、市場のさまざまなソリューションのテストなどが含まれる場合があります。
5. 利害関係者の期待に対処する
利害関係者はプロジェクトと組織のサポート システムであり、プロジェクトの成功に直接影響を受けます。そのため、プロジェクト マネージャーにとって、利害関係者の期待が確実に満たされるようにすることが非常に重要です (期待を超える場合はさらに良くなります)。これは特にスタートアップ企業に当てはまります。これはプロジェクト管理プロセスの中で最も注意が必要な部分の 1 つであるため、その達成に重点を置いた目標を持つことが重要です。
利害関係者は最終的にその結果を気に入らないかもしれませんが、少なくとも、特定の質問が生じた場合には特別な会議を招集して詳細を議論し、プロジェクトの進捗状況を頻繁に報告し、定期的に価値を生み出す必要があります。
6. プロジェクトのリソースを最適に活用する
予算、時間、人員など、プロジェクトに与えられるリソースが限られていることは誰もが知っており、プロジェクト マネージャーの仕事は、これらの限られたリソースでプロジェクトを遂行することです。ここでの目標は、プロジェクトのために確保できたリソースを最適に利用する最善の方法を見つけることです。
これはプロジェクト管理の目標以上のもので、利用可能な時間、与えられた予算、人数を最大限に活用するスキルを試すテストでもあります。
7. チームミーティングの効率を向上させる
チームミーティングをより効果的にしたいと思いませんか? 「はい」の場合、これは最優先事項の 1 つであるはずです。ただし、これに対する SMART 目標を設定する前に、現在開催しているチーム ミーティングが効果的ではない理由を定義する必要があります。より効果的にするには何を改善できると思いますか?毎週のチーム会議を減らすか、明確な会議の議題を提示できるかもしれません。
8. データドリブンな文化を築く
現在、データドリブンの文化を構築することは、より良い結果を達成しようと努力している多くの組織にとっての最優先目標です。データドリブンの文化とは、組織が各部門全体で意思決定の中心としてデータを使用することです。データを信頼して意思決定を行うということは、ゼロから始めるのではなく、以前にうまく機能していた情報を信頼し、それを考慮に入れて、それを達成しようとしているものの中心に置くことを意味します。
9. クライアントとのコミュニケーションとコラボレーションを簡素化する
クライアントとのコラボレーションやコミュニケーションは、ほとんどの人が思っているほど簡単ではありません。あなた自身もプロジェクト マネージャーとして、顧客やクライアントとの長期にわたる関係には努力と献身が必要であり、それは一夜にして成り立つものではないことをご存知でしょう。
クライアントとのコラボレーションとコミュニケーションを簡素化するには、特定のアプローチが必要です。信頼、可視性、制御、快適な参加とフィードバック、そしていかなる状況でも透明性を得る迅速な方法を確保する必要があります。そのためには、あらゆるレベルおよびプロジェクトにわたってクライアントからのフィードバックを受け取るための簡単かつ明確な方法を作成するという目標を設定できます。設定できるもう 1 つの目標は、サービス呼び出しの応答時間を短縮するか、必要なすべてのアセットを備えた頼りになるライブラリを作成することです。
10. 学習を止めず、新しい実践で進化する
これは非常に強力でプロフェッショナル志向のプロジェクト管理目標です。新しいテクノロジーとリーダーシップのパラダイムの出現により、プロジェクト管理の規律は大きな変革を迎えています。そのため、最新のトレンドを常に把握しておくことが重要です。そうすることで、これらの変化に迅速に適応し、管理スタイルにそれらをより簡単に導入できるようになります。
無料のオンライン コースを受講する、プロジェクト管理ブログを読む、地域の PMイベントに参加する、教育ワークショップや年次カンファレンスに参加するなどの目標を設定できます。
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