11 estrategias de gestión de proyectos para una ejecución exitosa

La gestión de proyectos no es una ciencia espacial, pero a veces es bastante difícil. No importa el arduo trabajo que los gerentes y equipos de proyecto pongan en sus proyectos, no siempre tienen éxito. A veces no se cumplen los plazos, otras veces se excede el presupuesto o los resultados finales simplemente no cumplieron con las expectativas.

Es desalentador y desmotivador, lo sabemos. Afortunadamente, existen estrategias de gestión de proyectos que puede aplicar a su proceso de gestión de proyectos para cerrar la brecha entre la estrategia y la ejecución.

Desde elegir el equipo adecuado hasta mantener una cultura de responsabilidad, en este blog revisamos 11 estrategias de gestión de proyectos para una ejecución exitosa que puede poner en práctica de inmediato.

¿Qué es la planificación estratégica?

La planificación estratégica es el proceso de creación de una estrategia empresarial específica que se utiliza para establecer una misión, objetivos a largo plazo y planes viables. Integra diferentes departamentos como marketing y ventas, o contabilidad y finanzas, y garantiza que todos trabajen para alcanzar objetivos comunes, con todos los archivos y documentos guardados en un solo lugar. Un plan estratégico bien establecido y eficaz puede desempeñar un papel fundamental en el crecimiento y el éxito de su negocio, ya que define claramente hacia dónde se dirige una organización y las acciones necesarias para avanzar.

¿Qué son las estrategias de gestión de proyectos?

En el ámbito de la gestión de proyectos ocurre más o menos lo mismo. Las estrategias de gestión de proyectos son métodos que utilizan los directores de proyectos para unir a sus equipos y ayudar a todos a comprender los objetivos y necesidades del proyecto, así como también cómo el director quiere que progrese cada parte del proyecto.

¿Por qué utilizar estrategias de gestión de proyectos?

Una estrategia de gestión de proyectos proporciona un plan claro para un mejor trabajo en equipo, aumentando la productividad y la eficiencia. Ayuda a los equipos a ser ágiles, abordar los desafíos del proyecto, realizar un seguimiento de lo que sucede y alcanzar los objetivos del proyecto.

Gestión de proyectos

Administre sin problemas tareas, equipos y proyectos de cualquier complejidad, de principio a fin.

Usar plantilla →

11 estrategias de gestión de proyectos

Se necesita más que una idea brillante para gestionar y completar proyectos con éxito, así como para lograr los objetivos estratégicos del proyecto. Las estrategias de gestión de proyectos ayudan en todo el proceso de principio a fin y garantizan mejores resultados finales.

Estas 11 estrategias de gestión de proyectos le ayudarán a gestionar y mantenerse al tanto de cada proyecto u organización de eventos futuros:

1.Definir el éxito

Si no ha establecido criterios de éxito para el proyecto, incluso si lo entregó a tiempo y dentro del presupuesto, ¿puede realmente decir que su proyecto es exitoso? En última instancia, el éxito del proyecto se define por las metas y objetivos que alcanzó, pero hay un par de factores a tener en cuenta para definir si lo ha logrado o no.

Aquí están las 6 métricas con las que se mide el éxito del proyecto:

• Alcance: lograr los resultados previstos del proyecto.
• Calendario: cumplimiento del plazo.
• Presupuesto: entregar el proyecto según el presupuesto acordado en el momento del lanzamiento.
• Satisfacción del equipo: ¿está el equipo satisfecho con lo que ha desarrollado?
• Satisfacción del cliente: ¿están los clientes satisfechos con el resultado final?
• Calidad: ¿cumple con las expectativas de las partes interesadas?

Escribir objetivos inteligentes y establecer criterios de éxito del proyecto son dos cosas sin las cuales no puedes desarrollar el proyecto, pero no puedes completarlo exitosamente. Tómese el tiempo, siga ese paso y, justo después de haberlo hecho, podrá pensar en implementar cualquiera de las otras estrategias.

2.Comprenda los riesgos que podrían afectar el éxito de su proyecto

Siempre existen riesgos involucrados en los proyectos que pueden afectar el resultado general. Considere realizar un análisis de riesgos antes del lanzamiento del proyecto para identificar cualquier riesgo y crear posibles soluciones. Cuando eres consciente de los posibles riesgos desde el principio, puedes gestionarlos y evitar que sucedan.

3.Elija los equipos adecuados

Una de las estrategias de gestión de proyectos más importantes para una ejecución exitosa es formar el equipo perfecto. No todo el mundo encajará perfectamente en todos los proyectos, por lo que debes elegir sabiamente. Cada miembro del equipo debe ser elegido por las habilidades y experiencia que pueden aportar al proyecto. Tenga en cuenta las necesidades del proyecto y reúna un equipo de personas que puedan alinearse con los requisitos específicos del proyecto.

4.Finalice los detalles del proyecto antes de comenzar

Esta estrategia de gestión de proyectos, a menudo subestimada y descuidada, puede ser de gran ayuda. Antes de comenzar un proyecto, asegúrese de ultimar todos los detalles, establecer todos los planes y definir las distintas funciones y responsabilidades de todos los miembros del equipo. Cuando haga eso y lo presente al equipo antes de comenzar, no necesitará administrar el trabajo diario de cada empleado; si conocen los planes y los detalles y saben lo que se espera que hagan, el proceso será fluido y , en definitiva, exitoso.

5.Establecer hitos alcanzables para realizar un seguimiento del progreso

Sin hitos específicos y mensurables, los proyectos a menudo se retrasan. Establecer hitos divide un proyecto en fases, lo que facilita el seguimiento del progreso. Este proceso lo mantiene informado sobre cualquier problema o desafío que surja y al mismo tiempo garantiza que cada fase se complete con éxito.

6.Gestionar las tareas del proyecto en Sprints

Puedes hacer lo que hacen los miembros de un equipo ágil paralelo. En ese equipo, el trabajo de todos cambia por sprint (período corto con un límite de tiempo en el que un equipo trabaja para completar una cantidad determinada de trabajo). Por ejemplo, en un sprint, todos escribirán código y luego, en el siguiente sprint, todos lo probarán.

Y sí, no todos los empleados que trabajen en un proyecto común tendrán las mismas habilidades y capacidades para hacerlo. Sin embargo, aún tomas prestada la idea y la adaptas al proyecto. La gestión del tiempo es esencial para cada proyecto, por lo que establecer tiempos específicos para diferentes actividades y tareas que deben completarse en un día es algo inteligente: simplemente deje suficiente tiempo para cada una y no permita que interfieran entre sí.

7.Tener una herramienta de comunicación central y establecer una comunicación clara

Invertir en una aplicación de comunicación en equipo ya no es opcional. La comunicación puede hacer o deshacer un proyecto completo. La comunicación y la colaboración en persona son excelentes, pero cuando eso no es posible, las herramientas en línea como el software de colaboración nos ayudan a mantener el flujo de conversaciones, comentarios e ideas. La comunicación eficiente no sólo aumenta la productividad sino que también ayuda a prevenir y resolver problemas.

8.Mantener una cultura de rendición de cuentas

Cada miembro del proyecto ha sido incorporado con responsabilidades específicas y cada uno debe ser responsable de su desempeño. Pero ¿cómo lograr y mantener una cultura de rendición de cuentas? Comienza contigo mismo. Cumpla con sus propios compromisos y admita sus propios errores, dice Steve Pao de Hillwork, LLC. Esté abierto a la retroalimentación y enseñe a los empleados cómo ser responsables.

Una cultura de rendición de cuentas no consiste en señalar con el dedo cuando alguien comete un error; se trata de asumir la responsabilidad de tus acciones, comprender las consecuencias, resolver el problema y aprender de los errores.

9.Evite cualquier tipo de microgestión

Microgestionar tu equipo es una mala idea. Incluso si a veces te sientes tentado a hacerlo de buena voluntad, por supuesto, no lo hagas. Estar sobre el hombro de alguien y observar cada movimiento que hace no es efectivo y distrae la atención de la finalización exitosa del proyecto. Los empleados que están siendo microgestionados a menudo se congelan y entran en pánico, lo que resulta en altos niveles de estrés e incluso errores.

Entonces, no seas un microgerente, sé un líder. Trabaja para generar confianza en tu equipo y mantén la comunicación y la retroalimentación bidireccional. Si siente que alguien del equipo no está en el camino correcto, en lugar de estar pendiente de él, inicie una discusión, comparta sus pensamientos y encuentren juntos la mejor solución.

10.Manténgase flexible y adaptable

Connie Emerson, miembro de la facultad del programa de gestión de proyectos de Northeastern, señala que es importante recordar que un plan de proyecto no es un documento estático sino vivo que debe tener la capacidad de evolucionar, cambiar y adaptarse para satisfacer las necesidades o desafíos emergentes del proyecto. .

"Los gerentes de proyectos exitosos reconocen que las estrategias de gestión de proyectos más efectivas cambiarán a lo largo del proyecto", dice. “Él o ella necesita estar pensando continuamente: ¿Qué está pasando? ¿Qué necesito para seguir adelante? ¿Qué hay que hacer en este momento? ¿Qué me apoya o me obstaculiza? ¿Y qué herramientas, habilidades o competencias de gestión de proyectos me ayudarán? ¿Cómo los pongo en práctica? Esto requiere conocer no sólo las teorías de la gestión de proyectos sino también cómo aplicarlas”.

11.Evaluar el proyecto una vez finalizado

Incluso si implementa todas estas estrategias de gestión de proyectos, es muy probable que a veces fracase. Por eso es importante revisar cada proyecto una vez finalizado. Vaya más allá del éxito o del fracaso. De cada proyecto, puede extraer información que podrá utilizar en el futuro.

¿Qué salió bien y qué no? Tenga en cuenta las áreas de mejora y asegúrese de buscar lugares y etapas en el proceso donde algo falló. ¿Qué puedes hacer para evitar que vuelva a ocurrir el mismo error?

Cuando los gerentes de proyectos encuentran las respuestas a estas preguntas, pueden perfeccionar sus procesos de gestión de proyectos y desarrollar mejores prácticas para los proyectos futuros.

¿Debería utilizar un software de gestión de proyectos para una ejecución exitosa?

El software de gestión de proyectos es un software para la planificación, el seguimiento y la ejecución de proyectos que ayuda a los gerentes de proyectos, usuarios y partes interesadas a realizar un seguimiento de las tareas del proyecto, cumplir con los plazos y mantenerse dentro del presupuesto. Su objetivo principal es ayudar a un equipo a lo largo de las diferentes etapas del proyecto y simultáneamente simplificar y mejorar el proceso general de gestión del proyecto.

Algunos de los beneficios del software de gestión de proyectos incluyen una planificación de proyectos sin esfuerzo, una mejor colaboración en equipo y la estandarización de todo el proceso de trabajo. Tener todas las herramientas necesarias para planificar y desarrollar con éxito un proyecto visibles y accesibles en una pantalla hace que los gerentes de proyectos trabajen mejor, de manera más inteligente y sin estrés. La colaboración es otro gran beneficio. Las soluciones de gestión de proyectos permiten y facilitan la colaboración entre diferentes equipos y departamentos que en ocasiones pueden necesitar trabajar juntos en proyectos. Y lo mejor es que pueden hacerlo desde el mismo sistema sin tener que cambiar o saltar entre diferentes aplicaciones.

Entonces, ¿debería utilizar un software de gestión de proyectos para una ejecución exitosa del proyecto?

El hecho de que estés leyendo esto significa que estás considerando la opción porque probablemente algo en tu proceso actual de gestión de proyectos no funciona como te gustaría, o quizás no completas exitosamente tus proyectos.

He aquí una estadística preocupante. Un estudio de Gallup realizado en 10.640 equipos de gestión de proyectos de 200 empresas en 30 países de diversas industrias encontró que solo el 2,5% de los equipos completaron con éxito el 100% de sus proyectos.  

¡Esto equivalía a más de 50 mil millones a 150 mil millones de dólares en pérdidas! 

El otro 97,5 % de los equipos no cumplieron sus objetivos originales, no cumplieron con los plazos, no estaban alineados y tuvieron problemas de dependencia y responsabilidad, además de exceder sus presupuestos.

Las funciones de gestión de proyectos pueden ayudar a poner todo esto en orden y crear la hoja de ruta perfecta para el proyecto. Son los diferentes componentes del software de gestión de proyectos que realmente simplifican y facilitan la gestión de su espacio de trabajo. Hay muchas soluciones diferentes en el mercado y todas ellas varían en funcionalidades y capacidades. Por ejemplo, una solución podría tener funciones de chat integradas en la aplicación, mientras que otras no tendrán esta función.

pero lo necesitas? Después de determinar qué necesitan sus proyectos y equipos para realizar mejor su trabajo y mantenerse al día con las etapas del proyecto, puede encontrar la mejor solución para satisfacer estas necesidades y ayudarlo a llegar a ese 2,5 % que completa el 100 % de sus proyectos con éxito.

¿Cómo puede ayudarle Slingshot?

Slingshot viene listo para llevar sus estrategias de gestión de proyectos al siguiente nivel. Al mantener a todos informados, los equipos pueden estar al tanto de los proyectos incluso en diferentes zonas horarias, lo que significa que la productividad no se ve afectada aunque los miembros del equipo no puedan estar físicamente presentes entre sí.

Slingshot simplifica la colaboración incorporando gestión moderna de archivos de equipos y proyectos, chat y análisis de datos, todo en una sola aplicación. Cuando puedes compartir fácilmente todos estos elementos en un solo lugar con los miembros del equipo y compartir proyectos con miembros externos del equipo, se restablece la calma. Con una productividad sólida, fluye desde el primer momento y está diseñado para funcionar sin problemas para permitir flujos de trabajo de colaboración continua. Esto ayuda a los equipos a superar los silos de colaboración, evita interrupciones en el trabajo y facilita que los equipos trabajen mejor juntos.

¿Estás listo para transformar la forma en que trabaja tu equipo? Pruébelo hoy y vea cómo Slingshot puede ayudar a sus equipos a obtener resultados extraordinarios que impulsen el crecimiento empresarial.