¿Tiene demasiadas reuniones? Así es cómo dejar de tenerlas

Mientras tanto, la investigación muestra que el 67% de los empleados se quejan de que el tiempo dedicado a reuniones les impide ser productivos durante el trabajo.

Por lo que reducir el tiempo de reuniones de su equipo es vital para asegurar que la productividad no se vea dañada.

Estamos aquí para decirle cómo hacerlo.

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Razones por las que tiene demasiadas reuniones

Las reuniones son inevitables, pero si revisa su calendario y descubre que tiene demasiadas, debe haber una razón para ello. Los equipos que tienden a excederse con el número de reuniones por semana suelen cometer varios errores, tales como:

No tener una agenda

Uno de los propósitos principales de una reunión es la planificación, ya sea de un proyecto, curso de acción, etc. Sin embargo, cada reunión debe tener una agenda de antemano y una lista de cosas a discutir que se comparta previamente con el equipo. Entrar a una reunión sin una agenda significa dejar la puerta abierta para no cubrir lo más importante y tener que realizar una segunda reunión con el mismo propósito.

Sin categoría

Extraño, pero sigue sucediendo: muchas reuniones se realizan bajo el amplio paraguas del término "lluvia de ideas" o "estado de progreso", sin embargo, la gente no tiene idea de la categoría en la que se incluye. Lo más fácil es clasificarla en una de las categorías principales de reuniones que existen, que son:

• Establecimiento de prioridades
• Recopilación de comentarios
• Colaboración en una tarea específica
• Toma de decisiones / Búsqueda de aprobación

Si su reunión no tiene categoría, generalmente significa que su propósito permanecerá poco claro y la gente tendrá que aclarar lo que se necesita de ellos con más discusión, quizás con más reuniones.

Sin colaboración

Ninguna reunión debería convertirse en una conferencia. Tener una conversación unilateral sin incluir a su equipo en la discusión significa que probablemente esta reunión nunca debería haber sucedido en primer lugar. Si no se compromete con sus compañeros de equipo en una discusión constructiva, asegúrese de etiquetar la reunión como "presentación" o "intercambio de conocimientos" y no exagere su frecuencia.

Sin puntos de acción

Si necesita compartir una idea, ¡adelante! Pero no tener elementos accionables en una reunión deja a todos con la sensación de una promesa incumplida. Asegúrese de preparar puntos de acción para todos los que ha invitado, con plazos y un curso de acción claro.

No usar la tecnología adecuada

En el mundo de hoy, existen herramientas de colaboración y planificación que ayudan a su equipo a evitar reuniones innecesarias asegurando que todos estén actualizados sobre el progreso de sus tareas. Estas tecnologías mejoran el desempeño ayudando al equipo a participar en un espacio de trabajo digital sin necesidad de hablar constantemente para ver qué está haciendo cada uno. El uso de tal herramienta en toda la organización puede eliminar muchas de las reuniones que realmente le quitan tiempo productivo a su equipo.

¿Cuántas reuniones son demasiadas?

Según informes, las reuniones tienden a durar entre 31 a 60 minutos en promedio. Y ahora, la investigación reciente muestra que las reuniones en el lugar de trabajo actualmente son más largas y frecuentes que nunca antes.

Entonces, teniendo en cuenta que el trabajador promedio es productivo solo 2 horas y 53 minutos al día, ¿cuántas reuniones a la semana podemos permitirnos realmente? ¿Y cómo verificamos analíticamente el número, para poder determinar si son demasiadas?

Una buena manera de descubrir cómo se siente su equipo respecto al número de reuniones que tiene es mediante una encuesta, como la que hicimos a continuación.

También puede verificar con su equipo cosas como:

• El tiempo que pasan en reuniones diariamente
• Tareas que actualmente están atrasadas debido al tiempo dedicado a reuniones
• Prioridades y nivel de concentración
• Efectividad de las reuniones para propósitos específicos (una lista)

Puede ajustar una lista de verificación de preguntas para el equipo específico, asegurándose de dejar espacio para el pensamiento crítico. Pero lo más importante es considerar si un software de colaboración con actualizaciones en tiempo real sobre proyectos y tareas sería el alivio que su equipo necesita de las demasiadas reuniones que está teniendo.

Reunión versus correo electrónico: ¿Cómo decide?

Sucede todo el tiempo: está sentado allí, en una reunión larga que le está quitando tiempo (y a veces células cerebrales) y está pensando que debería haber sido un correo electrónico. Claro, las reuniones tienen su propósito en la discusión, planteamiento de preguntas e inquietudes, lluvia de ideas o presentación de algo nuevo al equipo. Sin embargo, es vital reconocer cuándo necesita dar un paso atrás de arrastrar a los compañeros de equipo a reuniones que debieron haber sido un correo electrónico.

Entonces, ¿cómo decide? Aquí hay cinco reglas simples que puede seguir.

Identificar el propósito

Antes de convocar la reunión, pregúntese si su propósito es simplemente informativo. Si simplemente necesita compartir algo con las personas en cuestión, puede hacerlo en un correo electrónico y reservar la reunión para un momento en que todos ya sepan lo suficiente para tener una discusión.

Tono

Si un tema es más general, eso permite que se comparta en un correo electrónico en su lugar. En una reunión, puede elegir su tono y transmitir emoción mejor, especialmente con temas difíciles. Si envía un correo electrónico en su lugar, a veces las cosas se pierden en la traducción, la intención positiva se pierde y el tono no se puede transmitir correctamente, lo que podría llevar a malentendidos. Entonces, mantenga las cosas más generales por correo electrónico y reserve el tiempo de reunión para cuando necesite que la gente realmente lo entienda.

Matices

Los correos electrónicos a veces se leen rápidamente, especialmente si recibe muchos diariamente. Si está sobre-explicando en un correo electrónico y está a punto de escribir su decimocuarto punto, probablemente debería cambiarlo a una reunión en su lugar y usar los puntos como agenda. Determine la complejidad para determinar si debe usar una reunión o correo electrónico.

Retroalimentación

Si su reunión es sobre obtener comentarios sobre una tarea o proyecto, esté seguro de esto: recibirá una respuesta mucho más reflexiva de sus colegas si elige un correo electrónico en su lugar. De esta manera, les da la libertad de revisar y responder de forma independiente, sin perder tiempo en una reunión solo para revisar algo.

Posibilidad de preguntas

Algunas reuniones son necesarias para que el equipo pueda hacer preguntas. Si lo anticipa, debe organizar un tiempo de reunión para el tema en cuestión. Las preguntas se responden mejor en persona y eso podría ser un buen indicador de si necesita considerar un tema para una reunión.

¿Cómo están afectando demasiadas reuniones a la productividad?

Entonces, las reuniones no son necesariamente algo malo, simplemente pueden serlo. La frustración viene cuando no hay equilibrio, la productividad se resiente y la gente en la reunión se siente abrumada (especialmente si no está segura de por qué está asistiendo). Las reuniones también pueden resultar en sentirse microadministrado cuando se usan como informes de estado en tareas pequeñas.

Estudios recientes muestran que el 67% de los trabajadores sienten que demasiadas reuniones les impiden hacer su mejor trabajo e impactan su productividad. Las empresas en general también están sufriendo por esto: Wundamail revela en su investigación que las videoconferencias actualmente cuestan más de $1250 por empleado por mes en tiempo perdido.

Entonces, ¿cómo influyen demasiadas reuniones en la productividad?

Impacto en el enfoque

Cuando la gente asiste a demasiadas reuniones al día, sus tareas se acumulan no solo debido al tiempo perdido sino también debido a la interrupción del enfoque. La concentración se ve afectada y la gente se vuelve más lenta en sus tareas después de estar en discusiones en vivo, o incluso solo escuchando, durante un período prolongado.

Peligro de agotamiento

Asistir a demasiadas reuniones consume energía mental y emocional, que es un gran factor en el agotamiento de los empleados, especialmente cuando tienen muchas otras tareas también.

Bajo nivel de participación

Un nuevo estudio muestra que demasiadas reuniones conducen a un bajo nivel de participación de los empleados en la empresa. Son una parte importante del trabajo organizacional en cualquier negocio, sin embargo, excederse con el número de reuniones aumenta la posibilidad de una pérdida interna de motivación, baja optimización del tiempo y pérdida del sentido de satisfacción.

Consejos para reducir las reuniones

Si al leer este artículo se ha dado cuenta de que necesita reducir las reuniones para ahorrar una gran parte de su productividad, la buena noticia es que hay una manera de hacerlo. Aquí hay algunos consejos y trucos que lo llevarán a tener menos reuniones.

Bloquee tiempo en el día

No importa si es gerente o no, tiene tareas todos los días que requieren tiempo y lo más importante, concentración. No tenga miedo de bloquear tiempo cuando no esté disponible para reuniones, ninguna reunión, a menos que algo urgente surja. Puede ser tres horas al día, pero asegúrese de mantener su tiempo bien organizado.

Crear una cultura de "día sin reuniones"

Muchas empresas no están implementando un "día sin reuniones" cada semana, generalmente a mediados de la semana. Esos son los días en los que no se permiten reuniones y todo debe realizarse a través de aplicaciones de chat, correo, etc.

Crear un centro de información

La tecnología ofrece oportunidades infinitas para mantener a su equipo informado. Al tener un centro centralizado para todas las agendas, tareas, proyectos, documentos, etc., y dar acceso a su equipo. Cuando todos pueden encontrar la información más actualizada sobre un proyecto y colaborar fácilmente con sus colegas, las reuniones se pueden omitir la mayoría de las veces.

Mantenga la colaboración siempre posible

A través de sistemas de gestión de tareas y aplicaciones de chat, puede crear una cultura de colaboración continua y en vivo que nunca termina. Los equipos necesitan poder comunicarse y compartir archivos, trabajar juntos y mantenerse en contacto incluso sin videoconferencias constantes, y afortunadamente, hoy eso es más fácil que nunca.

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