¿Qué es la microgestión y cómo lidiar con ella?

Nada es más desmoralizante que tener un jefe que práctica la microgestión controlando cada paso de tu flujo de trabajo diario. Una encuesta sobre microgestión realizada por Trinity Solutions* mostró que:

• El 79% de los encuestados había experimentado microgestión
• El 69% dijo que consideró cambiar de trabajo debido a la microgestión
• El 36% realmente cambió de trabajo
• El 71% dijo que ser microgescionado interfirió con su desempeño laboral
• El 85% dijo que su moral fue impactada negativamente

¿Forma parte de esas estadísticas?

¿Ha sido o está siendo microgescionado actualmente?

¿Considera que es posible ser un jefe que practica la microgestión usted mismo?

Si la respuesta es sí, entonces ha llegado al lugar correcto.

En este artículo, discutiremos la microgestión: qué es la microgestión, por qué las personas la practican, cuáles son los signos de la microgestión, cómo lidiar con un jefe que practica la microgestión y cómo dejar de practicar la microgestión a otros.

¿Qué es la microgestión?

La microgestión o microgestión es un término negativo que se refiere al estilo de gestión. Está muy bien definida por Gartner: la microgestión es un patrón de comportamiento gerencial marcado por supervisión y control excesivos del trabajo y los procesos de los empleados, así como una delegación limitada de tareas o decisiones al personal.

Los microgestores generalmente evitan dar poder de decisión a sus empleados y generalmente están obsesionados con la recopilación de información.

¿Por qué las personas practican la microgestión?

No hay una respuesta directa a esa pregunta. Las personas practican la microgestión por una variedad de razones. Estas razones pueden incluir diferentes sentimientos y emociones como el miedo al fracaso, la necesidad extrema de control y dominio, la falta de experiencia en la gestión, las inseguridades, los miembros del equipo poco calificados, el ego poco saludable, etc. Algunos microgestores pueden ser impulsados a actuar de manera tan obsesiva debido a problemas que tienen en casa y en su vida personal.

Sin embargo, la razón más obvia y común por la que las personas practican la microgestión es la falta de confianza y respeto en las personas con las que trabajan.

Signos de microgestión

Si se pregunta si está siendo microgescionado o si usted mismo es un microgestor, aquí hay una lista de las características más comunes que lo prueban:

1. Los microgestores evitan la delegación

Dado que los microgestores no creen que alguien pueda hacer un trabajo decente, evitan delegar tareas y hacen todo ellos mismos. Por supuesto, eso no funciona bien para nadie, y los microgestores no son superhéroes, por lo que obviamente necesitan volver a la realidad y darse cuenta de que las tareas deben delegarse a las personas que tienen las habilidades especializadas necesarias y están calificadas para producir los resultados deseados.

2. Los microgestores se involucran excesivamente en el trabajo de sus empleados

Pararse sobre el hombro de alguien observando cada movimiento y revisando constantemente las cosas no es efectivo, y seamos honestos, es molesto. Muchas personas se cierran o sienten mucha incomodidad cuando están siendo constantemente observadas, lo que resulta en estrés e incluso errores.

3. Los microgestores piden actualizaciones frecuentes y reportes de estado

Las reuniones de revisión semanales y los reportes de estado en una cadencia razonable son estándares. Pero, cuando las actualizaciones se solicitan a diario, puede estar seguro de que o está siendo microgescionado o está siendo un jefe que practica la microgestión. Esta obsesión con actualizaciones constantes resulta en tiempo perdido que las personas dedican a crear reportes detallados en lugar de enfocarse en lo que realmente fueron empleados para hacer.

4. Los microgestores quieren estar en copia en cada correo electrónico

''Y no olvides ponerme en copia en el correo electrónico'' — ¿Eso suena familiar? Si es así, entonces este es un claro signo de que o está siendo microgescionado o que usted es un microgestor. Esta necesidad de tener visibilidad de cada aspecto de la comunicación en todo momento generalmente indica que el gerente tiene miedo de quedarse fuera del circuito o que está pensando que otros podrían estar discutiendo detalles y tomando decisiones a sus espaldas.

5. Los microgestores se quejan constantemente y nunca están satisfechos

Los microgestores se quejan de todo, incluso cuando no hay nada de qué quejarse. Pero el problema es que cuando siempre está buscando errores y defectos en otros, eso es todo lo que encontrará. Frecuentemente estas quejas podrían ser sobre las cosas más pequeñas que ni siquiera están relacionadas con la ejecución de tareas. Usualmente, los microgestores pensarían que solo fomentan la perfección, pero lo que realmente hacen es agotar la motivación de sus empleados.

6. Los microgestores no dejan espacio para la creatividad e iniciativa y desalientan la toma de decisiones independiente

Porque no confían en otros para hacer su trabajo, los microgestores dicen a los empleados qué hacer sin dejar espacio para la creatividad e iniciativa. Especialmente si su trabajo está en el área creativa, que constantemente le digan exactamente cómo se debe hacer una tarea puede ser muy frustrante y desalentador.

Dar libertad de toma de decisiones independiente también es impensable para los microgestores. Aunque es probable que su trabajo deba pasar por algún tipo de proceso de aprobación, eso no significa que no deba tomar algunas decisiones por su cuenta en el proceso de su trabajo. De hecho, es lo opuesto: fue contratado porque es la persona más calificada para ese trabajo y porque las decisiones que puede tomar basándose en su experiencia podrían impulsar el crecimiento empresarial.

Steve Jobs dice: ''No tiene sentido contratar gente inteligente y decirles qué hacer; contratamos gente inteligente para que nos digan qué hacer.''

7. Los microgestores no transmiten sus habilidades y conocimiento

Los gerentes pueden actuar como modelos a seguir para los empleados que apenas están comenzando su viaje. Pero si ese gerente tiene cero interés en enseñar a los principiantes, eso puede ser no solo decepcionante sino también muy desalentador y desmoralizante. Típicamente, después de una experiencia tan horrible en la que los principiantes no aprenden nada, pero mientras tanto reciben toneladas de quejas, eso puede hacer que se rindan o lo que es peor, convertirse en un microgestor en el futuro.

Cómo lidiar con un jefe que practica la microgestión

Nadie quiere ser microgescionado, ir a trabajar con desesperación, estrés todo el día y ser gritado. El primer paso para lidiar con la microgestión es comprender la razón detrás del comportamiento de un microgestor. Aquí hay más cosas que hacer:

1. Comprenda las razones detrás del comportamiento de un microgestor

Como ya mencionamos, las personas practican la microgestión por una serie de razones. Para saber cómo proceder y lidiar con su jefe que practica la microgestión, primero debe entender qué dispara su comportamiento.

Quizás su gerente está bajo mucho estrés también, quizás ha tenido problemas de confianza con empleados anteriores o quizás es solo su personalidad. Para continuar al siguiente paso, debe descubrirlo, para poder generar confianza e incluso ayudarlo a superar lo que sea que lo hace actuar así hacia usted y sus compañeros de equipo.

2. Construya confianza

La confianza es clave para cualquier relación saludable, ya sea amor, amistad o relación laboral. Sin confianza, es solo una pérdida de tiempo. Si quiere que su jefe deje de microgestionar, debe ganarse su confianza y demostrarle que puede delegar tranquilamente sus tareas y darle la libertad de tomar decisiones. Sí, sabemos que eso es más fácil dicho que hecho, pero generalmente ese es el caso con la confianza: es difícil de construir, fácil de perder.

Puede intentar demostrar a su jefe que puede confiar en usted entregando un trabajo excepcional (asegúrese de revisar dos o incluso tres veces todo antes de enviar) y comunicando regularmente su progreso (no espere a que pregunte, asuma la responsabilidad). A veces, construir una relación personal también puede contribuir a construir y mejorar la confianza en el lugar de trabajo.

3. Comparta sus sentimientos e inicie una discusión

Esa idea puede parecer aterradora al principio, pero uno de los enfoques más directos para lidiar con un jefe que practica la microgestión es simplemente compartir sus sentimientos e iniciar una discusión sobre la situación. Explique cómo su comportamiento de microgestión está afectando negativamente su desempeño y el flujo de trabajo general de una manera honesta, educada y tranquila. No deje que la ira lo controle y no intente ser defensivo, ya que esto no lo ayudará a mejorar la situación.

4. Establezca límites saludables y expectativas realistas

Como parte de la conversación anterior, será excelente discutir y establecer límites saludables y expectativas realistas. Establezca claridad sobre los roles, responsabilidades y expectativas de usted y su gerente para que no haya malentendidos en el proceso de trabajo. Asegúrese de establecer límites también e informe a su jefe cuándo está cruzando los límites. Eso también puede parecer aterradora al principio, pero una vez que todas estas cosas se comunican y se aprenden las lecciones, las cosas mágicas pueden suceder en el lugar de trabajo.

5. Mantenga la comunicación y la retroalimentación bidireccional continua

Bien, así que ha entendido las razones detrás del comportamiento de su gerente, compartió sus sentimientos, discutió la situación y trabajó para construir confianza: ¡excelente! Pero esto no es el final. Este es un proceso continuo; no puede cambiar las cosas de la noche a la mañana. Debe mantener constantemente la comunicación y la retroalimentación bidireccional, para que las cosas no vuelvan a como eran. Continúe siendo proactivo y hable con su gerente para asegurarse de que esté satisfecho con su producción.

Sea un líder, no un microgestor

Si comenzó a leer este artículo porque ha considerado la posibilidad de que podría ser un jefe que practica la microgestión, entonces para ahora ya debería saber la respuesta. Si ha concluido que es un jefe que practica la microgestión, no pierda la esperanza; la microgestión puede ser un hábito difícil de romper, pero con la orientación correcta, puede hacerlo.

Siga nuestros consejos, trabaje duro y los resultados deseados no tardarán en llegar.

1. Suelte el perfeccionismo

Es hora de enfrentar la verdad: la perfección no existe. Cuando se dé cuenta de eso, será mucho más fácil para que deje de practicar la microgestión con su equipo. Hay varios métodos diferentes para realizar una tarea o proyecto, así que en lugar de decirle a su equipo cómo hacer todo lo que considera perfecto, empoderelos para que prueben nuevos enfoques y experimenten con nuevas ideas: nunca sabe cómo lo pueden sorprender.

2. Practique la delegación

Como gerente, debe conocer las fortalezas de los miembros de su equipo para poder delegar tareas en consecuencia. Si no puede delegar tareas efectivamente, entonces esta es otra razón para que evite hacerlo y microgestime todo lo que su equipo hace.

Al principio, podría cometer errores, pero recuerde que la práctica es la parte difícil del aprendizaje, pero también la esencia del conocimiento.

3. Abrace el fracaso

Por difícil que parezca, el mundo no dejaría de girar si las cosas no resultan como se planeó. El fracaso es el éxito en progreso y podría ser el mejor maestro. No le tenga miedo, acéptelo, y en lugar de culpar y gritar a su equipo por ello, enséñeles a abrazar el fracaso también.

4. Enfóquese en su rol y responsabilidades

Su trabajo como gerente viene con sus responsabilidades. En lugar de practicar la microgestión en cada paso del flujo de trabajo del empleado porque cree que el único que puede completar una tarea específica exitosamente es usted, déles la oportunidad de demostrar sus habilidades y enfóquese en las actividades que solo usted como gerente puede hacer. Su trabajo es establecer objetivos y puntos de referencia claros y medir el desempeño, y eso es lo que debe hacer.

5. Busque retroalimentación y hable con su equipo

Si quiere tener una relación sólida con su equipo, no tenga miedo de traer el tema de su estilo de gestión. Pregúntele a cada individuo de su equipo por retroalimentación y pregúnteles cómo les gustaría ser gestionados: quizás algunos preferirán su estilo actual de microgestión, mientras que otros querrían más libertad. Comprenda qué quiere su equipo y ajústese a estas necesidades.

Cómo reemplazar la microgestión con OKR

No malinterprete este artículo: los microgestores generalmente tienen buenas intenciones hacia sus empleados y el trabajo en general. El problema es que su comportamiento puede impactar el desempeño del equipo, la productividad e incluso dañar la salud de las personas. Por eso las cosas en un ambiente de microgestión deben cambiar.

Objetivos y resultados clave (OKR) es una técnica de gestión utilizada para establecer objetivos desafiantes y ambiciosos con resultados medibles. Y aunque puede hacerlo en un papel, esto generalmente se hace con software OKR dedicado.

El software OKR proporciona a los gerentes y miembros del equipo visibilidad en todo el proceso de trabajo, conectando las tareas cotidianas con los objetivos más importantes del proyecto. De esta manera, los gerentes pueden pasar menos tiempo gestionando y más tiempo liderando.

Slingshot es una herramienta de productividad diseñada para ayudar a los equipos y organizaciones a producir resultados extraordinarios mejorando la eficiencia del flujo de trabajo con un conjunto rico y robusto de funciones integradas, alineando a los equipos alrededor de oportunidades para alentarlos a alcanzar su potencial máximo, y permitiendo toma de decisiones inteligente y basada en datos con análisis avanzado.

Aquí hay algunas formas en que Slingshot lidia con la microgestión:

• Impulsa la responsabilidad del equipo e individual creando un ambiente de trabajo transparente donde todo es visible para todos (esto incluye el estado de quién está haciendo qué, fechas de entrega clave de proyectos y objetivos y métricas del equipo).
• Proporciona un único lugar para la colaboración donde todos están en la misma página con las mismas vistas, tareas y contenido.
• Motiva a los gerentes a pasar menos tiempo en reuniones de estado del equipo y más tiempo como mentores y pensando proactivamente en el negocio.

Si quiere aprender más y ver cómo funciona, puede probar hoy de forma gratuita y ver cómo Slingshot puede ayudar a sus equipos a entregar resultados extraordinarios que impulsen el crecimiento empresarial.

*Fuente: Trinity Solution