Você está tendo muitas reuniões? Veja como parar

Enquanto isso, pesquisas mostram que 67% dos funcionários reclamam que o tempo gasto em reuniões os impede de serem produtivos durante o trabalho.

Portanto, reduzir o tempo de reunião da sua equipe é essencial para garantir que a produtividade não seja prejudicada.

Estamos aqui para lhe dizer como fazer isso.

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Razões pelas quais você está tendo muitas reuniões

Reuniões são inevitáveis, mas se você verificar sua agenda e descobrir que está tendo muitas delas, deve haver uma razão para isso. Equipes que tendem a exagerar no número de reuniões por semana geralmente cometem vários erros, como:

Não tendo nenhuma agenda

Um dos principais propósitos de uma reunião é o planejamento – de um projeto, curso de ação, etc. Toda reunião deve, no entanto, ter uma pauta de antemão e uma lista de coisas para discutir, que seja compartilhada de antemão com a equipe. Entrar em uma reunião sem uma pauta significa deixar a porta aberta para não cobrir o que é mais importante e ter que conduzir uma segunda reunião para o mesmo propósito.

Nenhuma categoria

Estranho, mas ainda acontece – muitas reuniões são conduzidas sob o amplo guarda-chuva do termo “brainstorming” ou “status de progresso”, ainda assim, as pessoas não têm ideia da categoria em que se enquadram. A coisa mais fácil é colocá-lo em uma das principais categorias de reunião que existem, que são:

• Definição de prioridades
• Coleta de feedback
• Colaboração em uma tarefa específica
• Tomada de decisão / Busca de aprovação

Se sua reunião não tiver uma categoria, isso geralmente significa que seu propósito permanecerá obscuro e as pessoas precisarão esclarecer o que é necessário delas com mais discussões – e talvez mais reuniões.

Sem colaboração

Nenhuma reunião deve se transformar em uma palestra. Ter uma conversa unilateral sem incluir sua equipe na discussão significa que essa reunião provavelmente não deveria ter acontecido em primeiro lugar. Se você não se envolver com seus colegas de equipe em uma discussão construtiva, apenas certifique-se de rotular a reunião como "apresentação" ou "compartilhamento de conhecimento" e não exagere na frequência.

Nenhum ponto acionável

Se você precisa compartilhar uma ideia – por todos os meios, faça isso! Mas não ter itens acionáveis em uma reunião deixa todos com a sensação de uma promessa não cumprida. Certifique-se de preparar pontos de ação para todos que você convidou, com prazos e um curso de ação claro.

Não usar a tecnologia certa

No mundo de hoje, existem ferramentas de colaboração e planejamento que ajudam sua equipe a evitar reuniões desnecessárias, garantindo que todos estejam atualizados com o progresso de suas tarefas. Essas tecnologias melhoram o desempenho, ajudando a equipe a se envolver em um espaço de trabalho digital sem precisar falar constantemente para ver o que todos estão fazendo. Usar uma ferramenta dessas em toda a organização pode remover muitas das reuniões que realmente roubam o tempo produtivo de sua equipe.

Quantas reuniões são demais

Segundo relatos, as reuniões tendem a durar entre 31 e 60 minutos em média. E agora, pesquisas recentes mostram que as reuniões no local de trabalho estão atualmente mais longas e frequentes do que nunca.

Então, levando em conta o fato de que o trabalhador médio é produtivo apenas por 2 horas e 53 minutos por dia, quantas reuniões por semana podemos realmente pagar? E como verificamos o número analiticamente, para que possamos determinar se são muitas?

Uma boa maneira de descobrir o que sua equipe pensa sobre o número de reuniões que está tendo é por meio de uma pesquisa, como a que fizemos abaixo!

Você também pode conversar com sua equipe sobre coisas como:

• O tempo que eles gastam em reuniões diárias
• Tarefas que estão atrasadas devido ao tempo gasto em reuniões
• Prioridades e nível de concentração
• Eficácia das reuniões para fins específicos (uma lista)

Você pode ajustar uma lista de verificação de perguntas para a equipe específica, certificando-se de deixar espaço para o pensamento crítico. Mas, acima de tudo, considere se um software de colaboração com atualizações em tempo real sobre projetos e tarefas seria o alívio que sua equipe precisa das muitas reuniões que estão tendo.

Reunião vs. E-mail: Como você decide

Acontece o tempo todo – você está sentado lá, em uma longa reunião que está tomando seu tempo (e às vezes suas células cerebrais) e você está pensando que deveria ter sido um e-mail. Claro, as reuniões têm seu propósito na discussão, levantando questões e preocupações, fazendo brainstorming ou apresentando algo novo para a equipe. É vital, no entanto, reconhecer quando você precisa recuar de arrastar colegas de equipe para reuniões que deveriam ter sido um e-mail.

Então como você decide? Aqui estão cinco regras simples que você pode seguir.

Identifique o propósito

Antes de convocar a reunião, pergunte a si mesmo se o propósito dela é simplesmente informativo. Se você precisa simplesmente compartilhar algo com as pessoas em questão, pode fazer isso em um e-mail e salvar a reunião para um momento em que todos já saibam o suficiente para ter uma discussão.

Tom

Se um tópico em questão for mais geral, isso permite que ele seja compartilhado em um e-mail. Em uma reunião, você pode escolher seu tom e transmitir melhor a emoção, especialmente com tópicos dolorosos. Se você enviar um e-mail, às vezes as coisas se perdem na tradução, a intenção positiva é perdida e o tom não pode ser transmitido corretamente, o que pode levar a mal-entendidos. Então, mantenha as coisas mais gerais por e-mail e reserve o tempo da reunião para os momentos em que você precisa que as pessoas realmente entendam você.

Nuances

Às vezes, os e-mails são lidos rapidamente – especialmente se você recebe muitos deles diariamente. Se você está explicando demais em um e-mail e está prestes a escrever seu 14º ponto, provavelmente deve alterá-lo para uma reunião e usar os pontos como uma pauta. Determine a complexidade para determinar se você deve usar uma reunião ou e-mail.

Realimentação

Se sua reunião for sobre obter feedback sobre uma tarefa ou um projeto, tenha certeza disto: você receberá uma resposta muito mais bem pensada de seus colegas se escolher um e-mail. Dessa forma, você dá a eles a liberdade de revisar e responder de forma independente, sem perder tempo em uma reunião apenas para revisar algo.

Possibilidade de perguntas

Algumas reuniões são necessárias para que a equipe possa fazer perguntas. Se você antecipar isso, deve organizar um horário de reunião para o assunto em questão. As perguntas são melhor respondidas pessoalmente e isso pode ser um bom indicador sobre se você precisa considerar um tópico para uma reunião.

Como ter muitas reuniões está afetando a produtividade

Então, reuniões não são necessariamente uma coisa ruim – elas podem se tornar uma. A frustração acontece quando não há equilíbrio, a produtividade sofre e as pessoas na reunião se sentem sobrecarregadas (especialmente se não têm certeza do motivo pelo qual estão participando). Reuniões também podem resultar em sensação de microgerenciamento quando são usadas como relatórios de status em pequenas tarefas.

Estudos recentes mostram que 67% dos trabalhadores sentem que muitas reuniões os impedem de fazer seu melhor trabalho e impactam sua produtividade. As empresas como um todo também estão sofrendo com isso – Wundamail revela em sua pesquisa que a videoconferência atualmente custa mais de $ 1250 por funcionário por mês em tempo desperdiçado.

Então, como muitas reuniões influenciam a produtividade?

Impacto no Foco

Quando as pessoas entram em muitas reuniões por dia, suas tarefas ficam atrasadas não apenas por causa do tempo desperdiçado, mas por causa do foco interrompido. A concentração é afetada e as pessoas estão ficando mais lentas com suas tarefas depois de estarem em discussões ao vivo – ou mesmo apenas ouvindo – por um período prolongado.

Perigo de Burnout

Participar de muitas reuniões consome energia mental e emoções, o que é um grande fator de esgotamento dos funcionários, especialmente quando eles têm muitas outras tarefas também.

Baixo envolvimento

Um novo estudo mostra que muitas reuniões levam a um baixo nível de envolvimento dos funcionários na empresa. Elas são uma parte importante do trabalho organizacional em qualquer negócio, no entanto, exagerar no número de reuniões aumenta a possibilidade de perda interna de motivação, baixa otimização do tempo e perda do senso de satisfação.

Dicas para reduzir as reuniões

Se ao ler este artigo você percebeu que precisa reduzir as reuniões para economizar uma grande parte da sua produtividade, a boa notícia é que há uma maneira de fazer isso. Aqui estão algumas dicas e truques que levarão a reduzir suas reuniões.

Bloqueie o tempo no dia

Não importa se você é um gerente ou não – você tem tarefas todos os dias que exigem tempo e, acima de tudo, concentração. Não tenha medo de bloquear o tempo quando você não estiver disponível para reuniões – quaisquer reuniões – a menos que haja algo urgente que surja. Podem ser três horas por dia, mas certifique-se de manter seu tempo bem organizado.

Crie uma cultura de “dia sem reunião”

Muitas empresas não estão implementando um 'dia sem reunião' toda semana, geralmente no meio da semana. Esses são os dias em que reuniões não são permitidas e tudo deve ser conduzido por aplicativos de bate-papo, e-mail, etc.

Crie um centro de informações

A tecnologia oferece infinitas oportunidades para manter sua equipe informada. Ao ter um hub central para todas as agendas, tarefas, projetos, documentos, etc., e dar à sua equipe acesso a eles. Quando todos podem encontrar as informações mais atualizadas sobre um projeto e colaborar facilmente com seus colegas, as reuniões podem ser puladas na maioria das vezes.

Mantenha a colaboração sempre possível

Por meio de sistemas de gerenciamento de tarefas e aplicativos de bate-papo, você pode criar uma cultura de colaboração contínua e ao vivo, que nunca termina. As equipes precisam ser capazes de se comunicar e compartilhar arquivos, trabalhar juntas e manter contato mesmo sem chamadas de vídeo constantes e, felizmente, hoje isso é mais fácil do que nunca.

Como acabar com a loucura das reuniões: experimente Slingshot

Como dissemos anteriormente – a tecnologia tem a resposta para a loucura das suas reuniões. Slingshot é

• É um software de gerenciamento de projetos e uma ferramenta de planejamento para a equipe, ajudando com a propriedade, divisão de tarefas e acompanhamento do progresso e/ou problemas

  

• As opções de bate-papo estão sempre em contexto (em cada tarefa, painel, área de trabalho, etc.) para que nenhuma informação seja perdida
• Discussões e feedback são facilmente recebidos – tanto de colaboradores internos quanto externos
• Os dados estão sempre lá para você, contando uma história com belas visualizações que são facilmente compartilhadas para que os tomadores de decisão possam tomar medidas com base nelas

No Slingshot, você pode separar suas equipes, projetos e até mesmo departamentos em espaços de trabalho.

É também o único centro que sua equipe precisa para reunir todo o conteúdo necessário – de qualquer armazenamento em nuvem, como Google Drive, OneDrive, Sharepoint, Box, DropBox (confira a lista completa), ele permite arrastar e soltar, fazer upload e fixar links.