Você Está Tendo Muitas Reuniões? Aqui Está Como Parar

Enquanto isso, pesquisas mostram que 67% dos funcionários reclamam que o tempo gasto em reuniões os impede de serem produtivos durante o trabalho.

Portanto, reduzir o tempo de reuniões da sua equipe é fundamental para garantir que a produtividade não seja prejudicada.

Estamos aqui para contar como fazer isso.

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Motivos pelos quais você está tendo muitas reuniões

Reuniões são inevitáveis, mas se você verificar seu calendário e descobrir que está tendo muitas delas, deve haver um motivo para isso. Equipes que tendem a exagerar com o número de reuniões por semana geralmente cometem vários erros, como:

Não ter agenda

Um dos principais objetivos de uma reunião é o planejamento — de um projeto, plano de ação, etc. Cada reunião, no entanto, deve ter uma agenda prévia e uma lista de assuntos a discutir, que seja compartilhada antecipadamente com a equipe. Entrar em uma reunião sem uma agenda deixa a porta aberta para não cobrir o que é mais importante e ter que realizar uma segunda reunião para o mesmo objetivo.

Sem categoria

Estranho, mas ainda acontece — muitas reuniões são realizadas sob a ampla definição do termo "brainstorm" ou "status de progresso", mas as pessoas não têm ideia em qual categoria ela se enquadra. O mais fácil é colocá-la em uma das categorias principais de reuniões que existem, que são:

• Definição de prioridades
• Coleta de feedback
• Colaboração em uma tarefa específica
• Tomada de decisão / Busca de aprovação

Se sua reunião não tiver nenhuma categoria, isso geralmente significa que seu objetivo permanecerá pouco claro e as pessoas precisarão esclarecer o que é esperado delas com discussão posterior — e talvez mais reuniões.

Sem colaboração

Nenhuma reunião deve se transformar em uma palestra. Ter uma conversa unilateral sem incluir sua equipe na discussão significa que esta reunião provavelmente não deveria ter acontecido em primeiro lugar. Se você não se envolver com seus colegas em uma discussão construtiva, apenas certifique-se de rotular a reunião como "apresentação" ou "compartilhamento de conhecimento" e não exagere em sua frequência.

Sem pontos de ação

Se você precisa compartilhar uma ideia — com certeza, faça! Mas não ter itens acionáveis em uma reunião deixa todos com a sensação de uma promessa não cumprida. Certifique-se de preparar pontos de ação para todos os que você convidou, com prazos e um plano de ação claro.

Não usar a tecnologia certa

No mundo atual, existem ferramentas de colaboração e planejamento que ajudam sua equipe a evitar reuniões desnecessárias, garantindo que todos estejam cientes do progresso de suas tarefas. Essas tecnologias melhoram o desempenho ajudando a equipe a se envolver em um espaço de trabalho digital sem precisar conversar constantemente para ver o que todos estão fazendo. Usar essa ferramenta em toda a organização pode eliminar muitas das reuniões que realmente roubam tempo produtivo da sua equipe.

Quantas reuniões são muitas

De acordo com relatórios, reuniões tendem a durar entre 31 e 60 minutos em média. E agora, pesquisas recentes mostram que as reuniões no local de trabalho atualmente são mais longas e mais frequentes do que nunca. 

Então, levando em conta o fato de que o trabalhador médio é produtivo por apenas 2 horas e 53 minutos por dia, quantas reuniões por semana podemos realmente permitir? E como verificamos o número analiticamente, para que possamos determinar se são muitas?

Uma boa maneira de descobrir como sua equipe se sente sobre o número de reuniões que está tendo é fazer uma pesquisa — como a que fizemos abaixo! 

Você também pode verificar com sua equipe coisas como:

• O tempo que gastam em reuniões diariamente
• Tarefas que estão atualmente atrasadas por causa do tempo gasto em reuniões
• Prioridades e nível de concentração
• Eficácia das reuniões para fins específicos (uma lista)

Você pode ajustar uma lista de perguntas para a equipe específica, deixando espaço para o pensamento crítico. Mas acima de tudo — considere se um software de colaboração com atualizações em tempo real sobre projetos e tarefas seria o alívio que sua equipe precisa das muitas reuniões que está tendo.

Reunião vs. E-mail: Como você decide

Isso acontece o tempo todo — você está lá, em uma longa reunião que está tomando seu tempo (e às vezes suas células cerebrais) e está pensando que deveria ter sido um e-mail. Claro, reuniões têm seu propósito em discussão, levantamento de questões e preocupações, brainstorm, ou apresentação de algo novo para a equipe. É vital, no entanto, reconhecer quando você precisa se afastar de trazer colegas para reuniões que deveriam ter sido um e-mail.

Então como você decide? Aqui estão cinco regras simples que você pode seguir.

Identifique o objetivo

Antes de convocar a reunião, pergunte-se se seu objetivo é simplesmente informativo. Se você precisa simplesmente compartilhar algo com as pessoas em questão, pode fazer isso em um e-mail e economizar o tempo da reunião para quando todos já souberem o suficiente para ter uma discussão. 

Tom 

Se um tópico em questão é mais geral, isso permite que seja compartilhado em um e-mail. Em uma reunião, você pode escolher seu tom e transmitir emoção melhor, especialmente com tópicos dolorosos. Se você enviar um e-mail, às vezes as coisas se perdem na tradução, a intenção positiva se perde e o tom não pode ser transmitido corretamente, o que pode levar a mal-entendidos. Portanto, mantenha as coisas mais gerais via e-mail e economize o tempo da reunião para quando você realmente precisar que as pessoas o entendam.

Nuances

E-mails às vezes são lidos rapidamente — especialmente se você recebe muitos diariamente. Se você está reexplicando em um e-mail e está prestes a escrever seu 14º ponto, provavelmente deveria mudar para uma reunião em vez disso e usar os pontos como uma agenda. Determine a complexidade para determinar se você deve usar uma reunião ou e-mail.

Feedback

Se sua reunião é sobre obter feedback sobre uma tarefa ou um projeto, tenha certeza disso: você receberá uma resposta muito mais bem pensada de seus colegas se escolher um e-mail em vez disso. Dessa forma, você dá a eles a liberdade de revisar e responder independentemente, sem perder tempo em uma reunião apenas para revisar algo.

Possibilidade de perguntas

Algumas reuniões são necessárias para que a equipe possa fazer perguntas. Se você antecipar isso, você deve organizar um tempo de reunião para o assunto em questão. As perguntas são melhor respondidas pessoalmente e isso pode ser um bom indicador de se você precisa considerar um tópico para uma reunião.

Como muitas reuniões estão impactando a produtividade

Então, reuniões não são necessariamente uma coisa ruim — elas podem apenas se tornar uma. A frustração surge quando não há equilíbrio, a produtividade sofre e as pessoas na reunião se sentem sobrecarregadas (especialmente se não tiverem certeza sobre por que estão participando). Reuniões também podem resultar em sensação de microgerenciamento quando são usadas como relatórios de status de pequenas tarefas. 

Estudos recentes mostram que 67% dos trabalhadores sentem que muitas reuniões os mantêm longe de seu melhor trabalho e impactam sua produtividade. As empresas como um todo também estão sofrendo com isso — Wundamail revela em sua pesquisa que videoconferência atualmente custa mais de $1250 por funcionário por mês em tempo desperdiçado.

Então como muitas reuniões influenciam a produtividade?

Impacto no foco

Quando as pessoas entram em muitas reuniões por dia, suas tarefas se acumulam não apenas por causa do tempo desperdiçado, mas por causa da concentração interrompida. A concentração é afetada e as pessoas ficam mais lentas com suas tarefas depois de estarem em discussões ao vivo — ou até mesmo apenas ouvindo — por um período prolongado.

Risco de burnout

Participar de muitas reuniões consome energia mental e emoção, o que é um fator importante no burnout dos funcionários — especialmente quando eles têm muitas outras tarefas também.

Baixo envolvimento

Um novo estudo mostra que muitas reuniões levam a um baixo nível de envolvimento dos funcionários na empresa. Elas são uma parte importante do trabalho organizacional em qualquer negócio, no entanto, exagerar com o número de reuniões aumenta a possibilidade de perda interna de motivação, otimização inadequada do tempo e perda de sensação de satisfação.

Dicas para reduzir reuniões

Se ao ler este artigo você percebeu que precisa reduzir as reuniões para salvar uma grande parte de sua produtividade, a boa notícia é — existe uma maneira de fazer isso. Aqui estão algumas dicas e truques que levarão a menos reuniões.

Bloquear tempo no dia

Não importa se você é um gerente ou não — você tem tarefas todo dia que exigem tempo e acima de tudo, concentração. Não tenha medo de bloquear tempo quando você está indisponível para reuniões — qualquer reunião — a menos que algo urgente apareça. Pode ser três horas por dia, mas certifique-se de manter seu tempo bem organizado.

Criar uma cultura de "dia sem reunião"

Muitas empresas não estão implementando um "dia sem reunião" cada semana, geralmente no meio da semana. Esses são os dias em que reuniões não são permitidas e tudo deve ser conduzido via aplicativos de chat, e-mail, etc. 

Criar um hub para informações

A tecnologia oferece oportunidades infinitas para manter sua equipe informada. Ao ter um hub central para todas as agendas, tarefas, projetos, documentos, etc., e dar à sua equipe acesso a eles. Quando todos podem encontrar as informações mais atualizadas sobre um projeto e colaborar facilmente com seus colegas, as reuniões podem ser evitadas na maioria das vezes.

Manter a colaboração sempre possível

Por meio de sistemas de gerenciamento de tarefas e aplicativos de chat, você pode criar uma cultura de colaboração contínua e ao vivo, que nunca termina. Os times precisam ser capazes de se comunicar e compartilhar arquivos, trabalhar juntos e manter contato mesmo sem chamadas de vídeo constantes, e felizmente, hoje isso é mais fácil do que nunca.

Como parar a loucura de reuniões: Experimente Slingshot

Como dissemos anteriormente — a tecnologia tem a resposta para sua loucura de reuniões. Slingshot é

• É um software de gerenciamento de projetos, e uma ferramenta de planejamento para a equipe, ajudando com propriedade, divisão de tarefas e acompanhamento de progresso e/ou problemas

  

• As opções de chat estão sempre em contexto (em cada tarefa, dashboard, workspace, etc.) para que nenhum insight seja perdido
• Discussões e feedback são facilmente recebidos — tanto de contribuidores internos quanto externos
• Os dados estão sempre lá para você, contando uma história com visualizações bonitas que são então facilmente compartilhadas para que os tomadores de decisão possam tomar medidas baseadas nelas

No Slingshot, você pode separar seus times, projetos e até departamentos em workspaces.

É também o único hub que sua equipe precisa para reunir todo o conteúdo necessário — de qualquer armazenamento em nuvem como Google Drive, OneDrive, Sharepoint, Box, DropBox (confira a lista completa), permite arrastar e soltar, fazer upload e fixar links.