成功するための 11 のプロジェクト管理戦略

プロジェクト管理はロケット科学ではありませんが、時には非常に困難です。プロジェクト マネージャーやプロジェクト チームがプロジェクトにどれほどの労力を費やしても、常に成功するとは限りません。期限が守られないこともあれば、予算を超えてしまう場合もあれば、最終結果が期待を満たしていない場合もあります。

それは気の遠くなるようなことであり、やる気を失わせるものであることは私たちも承知しています。幸いなことに、プロジェクト管理プロセスに適用して、戦略と実行の間のギャップを埋めることができるプロジェクト管理戦略があります。

このブログでは、適切なチームの選択から説明責任の文化の維持まで、すぐに実践できる、実行を成功させるための 11 のプロジェクト管理戦略を検討します。

戦略的計画とは何ですか?

戦略計画は、ミッション、長期目標、実行可能な計画を設定するために使用される特定のビジネス戦略を作成するプロセスです。マーケティングと販売、会計と財務などのさまざまな部門を統合し、すべてのファイルとドキュメントを 1 か所に保管して、全員が共通の目標に向かって作業できるようにします。しっかりと確立された効果的な戦略計画は、組織がどこに向かっているのか、そして進歩するために必要な行動を明確に定義するため、ビジネスの成長と成功において極めて重要な役割を果たすことができます。

プロジェクト管理戦略とは何ですか?

プロジェクト管理の分野でもほぼ同じです。プロジェクト管理戦略は、プロジェクト マネージャーがチームを団結させ、プロジェクトの目標とニーズ、マネージャーがプロジェクトの各部分をどのように進めたいかを全員が理解できるようにするための方法です。

プロジェクト管理戦略を使用する理由

プロジェクト管理戦略は、チームワークを改善し、生産性と効率を向上させるための明確な計画を提供します。これは、チームが機敏になり、プロジェクトの課題に対処し、何が起こっているかを追跡し、プロジェクトの目標を達成するのに役立ちます。

プロジェクト管理

複雑なタスク、チーム、プロジェクトを最初から最後までシームレスに管理します。

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11 プロジェクト管理戦略

プロジェクトを適切に管理して完了し、プロジェクトの戦略的目標を達成するには、単なる優れたアイデアだけでは不十分です。プロジェクト管理戦略は、プロセス全体を最初から最後まで支援し、より良い最終結果を保証します。

これらの 11 のプロジェクト管理戦略は、将来のあらゆるプロジェクトやイベント組織を管理し、常に把握しておくのに役立ちます。

1.成功の定義

プロジェクトの成功基準を設定していない場合、たとえ期限どおりに予算内で納品できたとしても、プロジェクトは本当に成功したと言えるでしょうか?最終的に、プロジェクトの成功は、達成した目標と目的によって決まりますが、それを達成したかどうかを定義するには、いくつかの要因を考慮する必要があります。

プロジェクトの成功を測る 6 つの指標は次のとおりです。

• 範囲– プロジェクトの意図した結果を達成すること。
• スケジュール– 締め切りを守ること。
• 予算– 立ち上げ時に合意された予算内でプロジェクトを遂行します。
• チームの満足度– チームは開発したものに満足していますか?
• 顧客満足度– 顧客は最終結果に満足していますか?
• 品質– 利害関係者の期待に応えていますか?

賢明な目標を書くことと、プロジェクトの成功基準を設定することは、これなしではプロジェクトを開発できませんが、正常に完了することはできません。時間をかけてそのステップを実行し、それが完了したらすぐに、他の戦略の実装を検討できます。

2.プロジェクトの成功に影響を与える可能性のあるリスクを理解する

プロジェクトには常に、全体的な結果に影響を与えるリスクが伴います。プロジェクトの開始前にリスク分析を実行して、リスクを特定し、潜在的な解決策を作成することを検討してください。起こり得るリスクを最初に認識していれば、それらを管理し、発生を防ぐことができます。

3.適切なチームを選択する

プロジェクトを成功裏に遂行するために最も重要なプロジェクト管理戦略の 1 つは、完璧なチームを編成することです。誰もがすべてのプロジェクトに適しているわけではないため、賢明に選択する必要があります。各チームメンバーは、プロジェクトにもたらすことができるスキルと専門知識を考慮して選ばれるべきです。プロジェクトのニーズを念頭に置き、特定のプロジェクト要件に合わせられる人材のチームを集めます。

4.開始する前にプロジェクトの詳細を最終決定する

過小評価され無視されることが多いこのプロジェクト管理戦略は、大きな効果を発揮します。プロジェクトを開始する前に、すべての詳細を最終決定し、すべての計画を策定し、すべてのチーム メンバーのさまざまな役割と責任を定義してください。これを実行して、開始する前にチームに提示すると、各従業員の日常業務を管理する必要がなくなります。従業員が計画と詳細を認識し、何をすることが期待されているかを知っていれば、プロセスはスムーズになり、 、最終的には成功しました。

5.達成可能なマイルストーンを設定して進捗状況を追跡する

具体的で測定可能なマイルストーンがなければ、プロジェクトは予定より遅れることがよくあります。マイルストーンを設定するとプロジェクトがフェーズに分割され、進捗状況の追跡が容易になります。このプロセスでは、各フェーズが正常に完了することを確認しながら、発生する問題や課題について常に通知されます。

6.スプリントでプロジェクトのタスクを管理する

​並列アジャイル チームのメンバーと同じことができます。そのチームでは、全員の仕事がスプリント (チームが一定の作業量を完了するために作業する、タイムボックスに区切られた短い期間) ごとに変わります。たとえば、あるスプリントでは全員がコードを作成し、次のスプリントでは全員がそれをテストします。

そして、はい、共通のプロジェクトに取り組むすべての従業員が、それを行うための同じスキルや能力を持っているわけではありません。ただし、アイデアを借用してプロジェクトに合わせて調整します。時間管理は各プロジェクトにとって不可欠であるため、1 日で完了する必要があるさまざまなアクティビティやタスクに対して特定の時間を設定するのは賢明です。それぞれに十分な時間を確保し、相互に干渉しないようにします。

7.中央コミュニケーションツールを備え、明確なコミュニケーションを確立する

​チームコミュニケーションアプリへの投資はもはやオプションではありません。コミュニケーションはプロジェクト全体の成否を左右します。対面でのコミュニケーションやコラボレーションは素晴らしいものですが、それが不可能な場合は、コラボレーション ソフトウェアなどのオンライン ツールを使用すると、会話、フィードバック、アイデアの流れを維持することができます。効率的なコミュニケーションは生産性を向上させるだけでなく、問題の予防と解決にも役立ちます。

8.説明責任の文化を維持する

プロジェクトのメンバーは全員、特定の責任を負って参加しており、各自が自分のパフォーマンスに対して責任を負う必要があります。しかし、責任の文化をどのように達成し、維持するのでしょうか?まずは自分自身から始めましょう。Hillwork, LLC の Steve Pao 氏は、自分の約束を守り、自分の間違いを認めましょうと述べています。フィードバックをオープンに受け入れ、従業員に責任を負う方法を教えてください。

責任の文化とは、誰かが間違いを犯したときに非難することではありません。自分の行動に責任を持ち、その結果を理解し、問題を解決し、間違いから学ぶことです。

9.いかなる種類のマイクロマネジメントも避ける

チームを細かく管理するのは悪い考えです。たとえ善意からそうしたいと思うことがあるとしても、もちろんやめてください。誰かの肩の上に立って、その人の一挙手一投足を観察することは効果的ではなく、プロジェクトの成功の妨げとなります。細かく管理されている従業員はフリーズしてパニックに陥ることが多く、その結果、高いレベルのストレスが生じ、さらにはミスが発生することもあります。

したがって、マイクロマネージャーになるのではなく、リーダーになりましょう。チーム内の信頼構築に努め、コミュニケーションと双方向のフィードバックを継続してください。チームの誰かが正しい方向に進んでいないと感じた場合は、その人の首を絞めるのではなく、ディスカッションを開いて自分の考えを共有し、最善の解決策を一緒に見つけてください。

10.柔軟性と適応性を保つ

ノースイースタン大学のプロジェクト管理プログラムの教員であるコニー・エマーソン氏は、プロジェクト計画は静的な文書ではなく、プロジェクトの新たなニーズや課題に合わせて進化、変更、適応する能力を備えた生きた文書であることを覚えておくことが重要であると述べています。 。

「成功するプロジェクト マネージャーは、最も効果的なプロジェクト管理戦略がプロジェクト全体を通じて変化することを認識しています」と彼女は言います。 「彼または彼女は、何が起こっているのか? と常に考え続ける必要があります。何をする必要がありますか?この時点で何をしなければならないでしょうか?何が私を支えているのか、あるいは妨げているのか？また、プロジェクト管理のどのようなツール、スキル、能力が役に立ちますか?これらをどのように実行すればよいでしょうか?そのためには、プロジェクト管理の理論だけでなく、それを適用する方法を知る必要があります。」

11.完了後のプロジェクトの評価

これらのプロジェクト管理戦略をすべて実施したとしても、時には失敗する可能性が非常に高いです。そのため、完了後に各プロジェクトをレビューすることが重要です。成功も失敗も超えてください。各プロジェクトから、将来利用できる情報を抽出できます。

何がうまくいき、何がうまくいかなかったのか?改善の余地がある領域に注目し、プロセスのどこかで問題が発生した場所や段階を必ず探してください。同じ間違いが再び起こらないようにするにはどうすればよいでしょうか?

プロジェクト マネージャーがこれらの質問に対する答えを見つけると、プロジェクト管理プロセスを改善し、今後のプロジェクトのためのより良い実践方法を開発できます。

プロジェクトを正常に実行するにはプロジェクト管理ソフトウェアを使用する必要がありますか?

プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクト マネージャー、ユーザー、関係者がプロジェクトのタスクを追跡し、期限を守り、予算内に収まるように支援する、プロジェクトの計画、追跡、および実行のためのソフトウェアです。その主な目的は、プロジェクトのさまざまな段階を通じてチームを支援し、同時にプロジェクト管理プロセス全体を簡素化および改善することです。

プロジェクト管理ソフトウェアの利点には、プロジェクト計画の容易化、チーム コラボレーションの向上、作業プロセス全体の標準化などがあります。プロジェクトの計画と開発を成功させるために必要なすべてのツールが 1 つの画面上に表示され、アクセスできるようになると、プロジェクト マネージャーはより効率的かつスマートに、ストレスなく作業できるようになります。コラボレーションも大きな利点です。プロジェクト管理ソリューションは、プロジェクトで協力する必要があるさまざまなチームや部門間のコラボレーションを可能にし、容易にします。そして最も優れているのは、異なるアプリケーションを切り替えたり飛び回ったりすることなく、同じシステムからそれを実行できることです。

では、プロジェクトを成功させるにはプロジェクト管理ソフトウェアを使用する必要があるでしょうか?

あなたがこの記事を読んでいるということは、おそらく現在のプロジェクト管理プロセスの何かが期待どおりに機能していない、またはおそらくプロジェクトを正常に完了できていないため、そのオプションを検討していることを意味します。

ここに憂慮すべき統計があります。ギャラップ社がさまざまな業界の 30 か国、200 社の 10,640 のプロジェクト管理チームを対象に実施した調査​によると、プロジェクトを 100% 完了できたチームはわずか 2.5% でした。  

これらは 500 億ドルから 1,500 億ドル以上の損失に相当します。 

残りの 97.5% のチームは、当初の目標を達成できず、期限を守れず、調整が合わず、依存関係や説明責任の問題があり、予算を超過していました。

プロジェクト管理機能は、これらすべてを整理し、完璧なプロジェクト ロードマップを作成するのに役立ちます。これらは、実際にワークスペースの管理をよりシンプルかつ簡単にするプロジェクト管理ソフトウェアのさまざまなコンポーネントです。市場にはさまざまなソリューションがあり、それらはすべて機能や性能が多岐にわたります。たとえば、あるソリューションにはアプリにチャット機能が統合されている場合がありますが、他のソリューションにはこの機能がありません。

でも必要ですか？プロジェクトとチームが仕事を最大限に遂行し、プロジェクトの段階を順調に進めるために何が必要かを判断したら、これらのニーズに応え、プロジェクトを 100% 正常に完了する 2.5% に入るのに役立つ最適なソリューションを見つけることができます。

Slingshotどのように役立ちますか?

Slingshotプロジェクト管理戦略を次のレベルに引き上げる準備ができています。全員が状況を把握できるようにすることで、チームはタイムゾーンが異なっていてもプロジェクトの最新情報を把握し続けることができます。つまり、チームメンバーが物理的に一緒にいない場合でも、生産性が低下することはありません。

Slingshot、最新のプロジェクトとチームのファイル管理、チャット、データ分析をすべて 1 つのアプリ内に組み込むことでコラボレーションを簡素化します。これらすべての要素を 1 か所でチーム メンバーと簡単に共有したり、外部のチーム メンバーとプロジェクトを共有したりできると、落ち着きが戻ります。すぐに使える堅牢な生産性により、シームレスに動作して継続的なコラボレーション ワークフローを実現できるように設計されています。これにより、チームはコラボレーションのサイロを横断し、作業の中断を防ぎ、より効率的に連携することが容易になります。

チームの働き方を変える準備はできていますか?今すぐ試して、チームがビジネスの成長を促進する驚異的な成果を生み出すのにSlingshotどのように役立つかを確認してください。