올바른 문서 관리 시스템 선택: 고려할 사항

대규모, 중규모 또는 스타트업 기업을 운영하든 문서 관리 혼란은 비즈니스 세계에서 누구나 겪어본 문제입니다. 원활하게 운영하고 이 시대에는 어디서나 일하기 위해 팀은 일상적인 작업에서 문서를 빠르게 찾고, 업로드하고, 보내고, 공유할 수 있어야 합니다.

문서 관리 시스템이란 무엇입니까?

문서 관리 시스템 또는 DMS는 모든 종류의 문서를 구성, 보안, 관리, 저장, 수신 및 추적하는 데 사용되는 자동화된 소프트웨어 솔루션입니다. 이러한 솔루션은 문서를 운영하는 팀에 대한 액세스를 제공하는 시스템의 클라우드 스토리지, 디지털 문서 관리 및 워크플로우를 제공할 수 있습니다.

문서 관리 시스템을 사용하면 기업은 종이 문서의 혼란을 없애고 디지털 문서를 관리하고 중앙 집중식 스토리지에서 안전하게 제어할 수 있으며 검색 옵션을 사용할 수 있습니다.

DMS가 제공하는 가장 중요한 것은 올바른 사람들에게 방해 없이, 끊임없는 흐름으로, 중요한 파일이 잘못 배치되지 않도록 정보의 흐름입니다. 온라인에서 한 곳 중앙에 필요한 정보에 대한 액세스를 만들고, 여러 팀원이 동일한 최신 문서를 사용하고 액세스하며, 여러 채널에서 파일을 검색하는 시간을 절약할 수 있습니다.

문서 관리 시스템 사용의 중요성

문서는 모든 팀과 비즈니스의 기본 단위이기 때문에 문서 관리 시스템은 모든 부서의 일상 업무에서 중심적인 역할을 할 수 있습니다. 문서를 동시에 보고, 공유하고, 작업하는 것은 특히 모든 것이 시간에 민감한 프로젝트에서 필수적이며, 문서에 대한 반응과 액세스는 빠르고 효율적이어야 합니다.

문서 관리 시스템을 사용하기로 선택하면 팀과 조직을 다음 상태로 끌어올릴 수 있습니다:

일상 업무의 더 나은 정렬

흩어진 문서, 최신 버전이 무엇인지 끊임없이 검색하고 여러 채널 사이를 전환하여 찾는 것은 인생을 바꿀 수 있습니다.

더 나은 일일 구조

문서 관리 시스템은 설명서와 함께 구조를 제공하며, 이를 더 빠르고, 더 쉽고, 더 효율적으로 관리할 수 있는 능력을 제공하므로 팀은 생산성을 해치고 있는 디지털 혼란을 제거할 수 있습니다.

더 나은 그리고 더 높은 수익

최근 연구에 따르면 수익이 $500,000에서 $1백만 사이의 회사는 문서 관리 시스템으로 운영하기만 해도 연간 $40,000를 절약할 수 있습니다. 워크플로우 효율성과 파일 운영 실수 제거는 더 높은 직원 생산성을 가져오고 더 높은 수익과 비용 절감으로 이어집니다.

더 나은 시간 조직

또 다른 연구에 따르면 작업 과부하는 68%의 직원에서 생산성을 심각하게 감소시킵니다. 업무일은 제한된 시간만 있습니다. 문서 관리 시스템을 통해 많은 시간을 절약할 수 있으며 파일을 끊임없이 뒤지는 대신 올바른 것에 초점을 맞춥니다. 평균적으로 직원들은 매일 1.8시간 그리고 주당 9.3시간을 정보 검색에 소비합니다.

문서 관리 시스템 사용의 이점

조직의 모든 중요한 문서를 디지털로 보유하고 관리하는 것은 올바른 문서 관리 시스템이 활용되지 않으면 어려울 수 있습니다. 이는 프로세스를 간소화하고 팀이 액세스하거나 공유해야 하는 모든 파일로 흐름 상태를 유지할 수 있는 기초를 제공합니다. 다음은 문서 관리 시스템이 제공하는 상위 5가지 이점입니다.

이점 1: 더 쉬운 문서 검색

조직된 시스템이 없으면 필요한 문서를 찾고 검색하는 것은 정말 시간이 많이 걸립니다. 필요한 정보에 빠르게 액세스할 수 있는 문서 관리 시스템을 갖추면 생산성이 크게 증가하고 복잡한 문제를 야기할 수 있는 시간 제한을 줄이고 중요한 프로젝트의 지연을 방지합니다.

이점 2: 좋은 파일 백업 및 복구

높은 추적 가능성, 클라우드 스토리지 백업 및 문서 손실로부터의 보호는 팀에 많은 불편함을 절약할 수 있습니다. DMS를 사용하면 추적 가능성이 보장되고 쉽게 추적할 수 있으며 이는 오류 위험을 줄입니다. DMS는 또한 보안 문제를 도움으로써 41%의 회사가 민감한 정보가 있는 1,000개 이상의 파일을 보유하고 있습니다 – 올바른 문서 관리 시스템은 누가 문서를 보고, 작업하고, 수정했는지 언제든지 보여줄 수 있습니다.

이점 3: 완벽한 협업

문서 관리 시스템으로 문서 액세스, 콘텐츠 관리 및 협업이 크게 간소화됩니다. 비즈니스 모멘텀과 프로세스가 정확하게 모니터링되고, 프로젝트 및 캠페인은 자산에 대한 높은 가시성을 가지며, 워크플로우가 모니터링됩니다. 좋은 문서 관리 시스템은 또한 외부 사용자의 제어된 액세스를 제공하므로 협업이 완전히 새로운 수준으로 진행될 수 있습니다.

이점 4: 높은 유연성과 생산성

문서를 잘 구성하고 효율적으로 액세스 가능하게 하면 팀의 생산성이 이전에 없던 수준으로 높아질 수 있습니다. 모든 것이 역동적이고 일상적인 필요가 항상 변하며 빠른 대응을 요구할 때 문서 관리 시스템은 유연성과 생산성을 결합하여 필요한 편안함을 제공합니다.

이점 5: 명확한 조직 및 버전 제어

한 조사에 따르면 33%의 팀 멤버는 일상적인 업무에서 문서의 버전 제어에 문제가 있습니다. 끊임없이 서로 파일을 보낼 때 최신 버전을 찾는 것은 정말 큰 도전이 될 수 있습니다. 문서 관리 시스템에서는 모든 편집 및 수정 사항을 추적할 수 있고, 사람들은 동일한 문서에서 동시에 작업할 수 있으며, 항상 문서 기록을 확인하여 최신 버전에 액세스할 수 있습니다. 필요한 것이 무엇이든 항상 거기에 있다는 마음의 평온을 제공합니다.

문서 관리 시스템이 가져야 할 기능

여러 종류의 문서 관리 시스템이 있지만(이는 잠시 후에 다루겠습니다), 그러한 도구에서 표준이어야 할 몇 가지 기능이 있습니다. 그들의 중요성은 모든 산업에 있으므로 업계와 팀에 맞는 올바른 솔루션을 선택할 때 이러한 요소는 항상 있어야 합니다.

검색 기능

얼마나 오래 전에 생성되었는지, 프로젝트/작업이 완료되었는지 여부에 상관없이 필요한 문서를 즉시 빠르게 찾는 것이 중요합니다. 문서 관리 시스템은 필요한 파일을 분류하고 참조하는 기능이 있는 좋은 검색 기능을 가져야 합니다.

제어된 액세스

문서 관리 솔루션은 디지털 환경에서 외부인이 특정 문서에만 액세스할 수 있도록 하는 권한 및 제어를 제공해야 합니다. 권한은 쉽게 설정되어야 하므로 일부 파일은 안전하게 유지되고 다른 파일은 특정 사람이 액세스할 수 있습니다.

클라우드 및 레거시 시스템 통합

빠르고 쉽게 문서를 검색하고 항상 최신 버전을 갖는 것은 훌륭하지만, 모든 잘 알려진 레거시 시스템, 기술 스택 및 협업 도구와의 통합을 제공할 수 있다는 것은 훨씬 더 가치 있습니다. 클라우드 통합은 문서를 안전하게 저장하고, 항상 정보를 보호하고, 고정 및 공유하고, 훨씬 더 많은 기능을 제공하는 데 도움이 됩니다. 클라우드 기반 DMS는 또한 글로벌 팀(원격 또는 분산)이 통신하고 원활하게 협력하며 프로세스에서 많은 시간을 절약할 수 있습니다.

모바일 버전

문서 관리 시스템이 모바일 액세스 옵션을 제공해야 한다고 해도 과언이 아닙니다. 이는 팀에 유연성을 제공하고 이동 중에도 상황을 파악하고 있습니다. 대부분의 사람들이 항상 데스크톱에서 작업하더라도 이동 중에 문서에 액세스할 수 있다면(뭔가 확인하고, 검토하고, 뭔가를 승인하고, 긴급한 변경 사항을 살펴보는 등) 정말 좋은 기능입니다.

편집, 저장, 공유

문서 관리 시스템이 저장하는 모든 문서는 협업을 위해 액세스 가능해야 하며, DMS 내에서 쉽게 저장되고 여러 방법으로 공유됩니다. 한 곳에서 문서를 수정할 수 있는 자유를 제공하는 문서 관리 시스템을 얻는 것은 항상 좋은 생각입니다. 그러면 특정 프로젝트의 맥락에서 아무것도 잃어버리지 않습니다.

3가지 유형의 문서 관리 시스템

문서 관리 시스템의 세계에서 그러한 솔루션이 무엇을 의미하는지에 대한 많은 용어와 정의를 접할 가능성이 높습니다. DMS에 대해 이야기할 때 누군가가 의미하는 바를 더 잘 이해하기 위해 가장 인기 있는 3가지 유형의 문서 관리 시스템을 살펴보겠습니다.

콘텐츠 관리 시스템

이 유형의 문서 관리 시스템은 콘텐츠에 중점을 두고 있으며, 콘텐츠를 만들고, 수정하고, 구성하고, 올바른 사람들과 공유합니다. 마케팅 캠페인, 이벤트 관리 및 스마트 카피와 자산의 사용을 포함하는 다른 종류의 프로젝트에서 이 유형의 시스템은 매우 유용합니다. 콘텐츠는 모든 팀, 모든 부서의 상위 기둥 중 하나이기 때문에 여기서는 해당 콘텐츠의 영향을 분석할 수 있는 분석 도구에 대해 생각하는 것도 중요합니다.

워크플로우 관리 시스템

이 유형의 문서 관리 시스템은 문서가 작업을 만나는 곳입니다. 각 문서에 추적 가능한 작업을 구성하고, 프로젝트, 팀 또는 워크스페이스를 특정 파일과 연결하는 기능을 가지면 진정한 이점을 제공합니다. 다양한 팀 멤버에게 작업을 할당하고, 마감일을 지정하고, 프로젝트의 진행 상황을 따를 수 있습니다.

엔터프라이즈 콘텐츠 관리

많은 조직에서 데이터와 문서화는 초점의 큰 부분입니다. 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시스템은 해당 데이터를 함께 가져오고 분석하여 다음 단계에 대한 통찰력과 아이디어를 제공합니다. 시각화 옵션 및 데이터 대시보드 구축 능력도 중요한 컨텍스트를 제공하고 데이터 분석을 다음 수준으로 끌어올립니다.

이러한 모든 주요 유형의 문서 관리 시스템은 조직을 흐름 상태로 가져올 수 있습니다. 이러한 기능을 단일 솔루션으로 결합하면 문서 기록의 혼란을 끝낼 수 있습니다. 이제 필요에 맞는 문서 관리 시스템을 선택하는 최선의 방법을 빠르게 살펴보겠습니다.

문서 관리 시스템을 선택하는 방법

팀과 회사에 맞는 올바른 문서 관리 시스템을 선택하려면 가지고 있을 수 있는 모든 비즈니스 요구 사항을 충족하기 위해 생각해야 할 몇 가지가 있습니다. 다음은 문서 관리 시스템을 선택할 때 명심해야 할 몇 가지 고려 사항입니다.

중앙 협업 기능

문서 관리 시스템은 팀이 언제든지 어느 장소에서나 모든 파일로 작업할 수 있도록 중앙 집중식 액세스 제어를 제공해야 합니다. 협업 기능을 통해 팀은 다른 시간대에 독립적으로 작업하고 문서를 함께 수정할 수 있습니다.

컨텍스트 내 채팅 기능

문서 관리 시스템이 문서의 컨텍스트 내에서 바로 논의할 수 있는 옵션을 가지고 있습니다. 채팅 기능은 프로젝트에서 다른 기능을 하고 동일한 파일을 사용하는 팀 멤버 간의 협업을 더욱 증가시킬 수 있습니다.

분류 기능

좋은 문서 관리 시스템은 프로젝트, 팀, 모든 수준별로 문서를 지정하여 깔끔하고 질서 있는 조직이 되도록 합니다.

다른 시스템 통합 기능

이미 언급했듯이 문서 관리 시스템은 다른 프로그램과 "대화"하고 파일과 워크플로우에 대한 더 넓은 범위의 옵션을 허용하는 통합 기능을 가져야 합니다.

데이터 분석 기능

문서는 보이고, 사용하고, 분석되어야 하므로 Excel 시트, 캠프 결과 등에 대한 데이터 분석 기능이 더 많은 통찰력을 가져오고 올바른 결정을 내릴 수 있도록 하며, 때에 맞춰 더 많은 수익을 비즈니스에 가져올 수 있습니다.

Slingshot으로 문서 관리 용이하게 하기

팀과 문서 관리를 위한 올인원 솔루션인 Slingshot은 파일, 데이터 및 토론에 대해 최고 수준의 협업을 제공합니다. 고급 프로젝트 및 회사 파일 관리, 채팅 및 데이터 분석을 통합하고 많은 결합된 기능 덕분에 모든 비즈니스 또는 산업에 품질을 제공합니다.

• Slingshot을 사용하면 회사는 작업 추적, 관리 및 문서 저장에 의존할 수 있을 뿐만 아니라 비즈니스 인텔리전스 도구로 앱은 대시보드 및 분석을 제공하고 팀이 데이터에 의미 있는 방식으로 연결하도록 돕습니다.
• Slingshot은 팀을 위한 계획 도구로 사용되어 소유권을 지원하고 작업의 분할을 허용하며 매일 모든 것의 진행 상황을 추적할 수 있습니다.
• 작업의 분할과 캠프 전체의 모든 문제 또는 차단으로 탭을 유지하면서 프로젝트 관리를 혁신합니다.
• 모든 것을 한 곳에 보관하면서 Slingshot은 모든 필요한 문서를 위한 클라우드 기반, AI 기반 허브이므로 팀은 모든 시간대에 효율적으로 협업할 수 있으며 항상 최신 파일에 액세스할 수 있습니다.

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