올바른 문서 관리 시스템 선택: 고려해야 할 사항

대기업, 중견 기업, 스타트업 기업을 운영하는지는 중요하지 않습니다. 문서의 혼란은 비즈니스 세계의 모든 사람들이 어려움을 겪는 문제입니다. 우리 시대에 어디에서나 원활하게 운영하려면 팀은 일상적인 작업에서 문서를 빠르게 찾고, 업로드하고, 보내고, 공유할 수 있어야 합니다.

문서 관리 시스템이란 무엇입니까?

문서 관리 시스템 또는 DMS는 모든 종류의 문서를 구성, 보안, 관리, 저장, 수신 및 추적하는 데 사용되는 자동화된 소프트웨어 솔루션입니다. 이러한 솔루션은 문제의 문서를 운영하는 팀에 액세스를 제공하는 시스템에서 클라우드 스토리지, 디지털 문서 관리 및 워크플로를 제공할 수 있습니다.

문서 관리 시스템을 사용하면 기업은 복잡한 종이 문서를 없애고 디지털 문서를 관리하며 검색 옵션을 통해 중앙 집중식 저장소에서 안전하게 제어할 수 있습니다.

DMS가 제공하는 가장 중요한 것은 중단 없이, 지속적인 흐름으로, 중요한 파일의 잘못된 위치 없이 올바른 사람들에게 정보의 흐름을 제공하는 것입니다. 온라인 중앙의 한 장소에서 정보에 대한 필수 액세스 권한을 생성하여 여러 팀 구성원이 동일한 최신 문서를 사용 및 액세스하고 해당 문서에서 작업하며 여러 채널에서 검색하는 시간을 절약할 수 있습니다.

문서 관리 시스템 사용의 중요성

문서는 모든 팀과 비즈니스의 구성 요소이므로 문서 관리 시스템은 모든 부서의 일상 업무에서 중심 역할을 할 수 있습니다. 문서를 동시에 보고 공유하고 작업하는 것은 필수적입니다. 특히 모든 것이 시간에 민감하고 문서에 대한 반응과 액세스가 빠르고 효율적이어야 하는 프로젝트에서는 더욱 그렇습니다.

문서 관리 시스템을 사용하기로 선택하면 팀과 조직이 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다.

일상 업무의 더 나은 정렬

흩어져 있는 문서, 최신 버전을 지속적으로 검색하고 이를 찾기 위해 여러 채널을 전환하는 것은 인생을 변화시킬 수 있습니다.

더 나은 일일 구조

문서 관리 시스템은 문서화 구조를 제공하고 그 어느 때보다 빠르고 쉽고 효율적으로 관리할 수 있는 기능을 제공하므로 팀은 생산성을 저하시키는 디지털 혼란을 제거할 수 있습니다.

더 좋고 더 높은 수익

최근 연구에 따르면 기업은 다음과 같은 수익을 창출합니다. 50만 달러와 100만 달러로 연간 최대 4만 달러를 절약할 수 있습니다.문서 관리 시스템으로 운영하는 것만으로도 충분합니다. 워크플로우 효율성과 파일 작업 실수 제거로 직원 생산성이 향상되고 수익 증대 및 비용 절감으로 이어집니다.

더 나은 시간 조직

또 다른 연구에 따르면 업무 과부하로 인해 직원 68%의 생산성이 심각하게 저하됩니다.. 업무 시간은 너무 많습니다. 문서 관리 시스템을 사용하면 많은 시간을 절약할 수 있으며 지속적으로 파일을 살펴보는 대신 올바른 일에 집중할 수 있습니다. 평균적으로 직원들이 지출하는 것으로 나타났습니다.1시간 30분매일 그리고9,3시간매주 정보를 검색합니다.

문서 관리 시스템 사용의 이점

올바른 문서 관리 시스템을 활용하지 않으면 조직의 모든 중요한 문서를 디지털 방식으로 보유하고 관리하는 것이 어려울 수 있습니다. 이는 프로세스를 간소화하고 팀이 언제든지 액세스하거나 공유해야 하는 모든 파일의 흐름을 유지하기 위한 기반을 제공합니다. 문서 관리 시스템이 제공하는 5가지 주요 이점은 다음과 같습니다.

이점 1: 더 쉬워진 문서 검색

체계화된 시스템이 없으면 필요한 문서를 찾고 검색하는 데 정말 시간이 많이 걸립니다. 중요한 정보에 필요한 빠른 액세스를 제공하는 문서 관리 시스템을 갖추면 생산성이 크게 향상되고 중요한 프로젝트에서 복잡한 문제와 지연을 가져올 수 있는 시간 제한이 줄어듭니다.

이점 2: 우수한 파일 백업 및 복구

높은 추적성, 클라우드 스토리지 백업, 문서 분실 방지 기능을 통해 팀의 불편함을 크게 줄일 수 있습니다. DMS를 사용하면 추적성이 보장되고 쉽게 추적할 수 있어 사고 위험이 줄어듭니다. DMS는 보안 문제에도 도움이 됩니다.기업의 41%가 민감한 정보가 포함된 파일을 1,000개 이상 보유하고 있기 때문 입니다. 올바른 문서 관리 시스템은 누가 문서를 보거나, 작업하거나, 수정했는지 언제든지 확인할 수 있습니다.

이점 3: 완벽한 협업

문서 관리 시스템을 사용하면 문서 액세스, 콘텐츠 관리 및 공동 작업이 엄청나게 단순화됩니다. 비즈니스 모멘텀과 프로세스는 정밀하게 모니터링되고, 프로젝트와 캠페인은 자산에 대한 높은 가시성을 확보하며 워크플로가 모니터링됩니다. 좋은 문서 관리 시스템은 외부 사용자의 액세스 제어도 제공하므로 협업이 완전히 새로운 수준으로 진행될 수 있습니다.

이점 4: 높은 유연성과 생산성

문서를 체계적으로 정리하고 효율적으로 액세스할 수 있게 하면 이전에 볼 수 없었던 팀 생산성의 폭발적인 향상을 가져올 수 있습니다. 모든 것이 역동적이고 일상적인 요구 사항이 항상 변화하고 빠른 대응이 요구되는 경우 문서 관리 시스템은 유연성과 생산성을 결합하여 필요한 편안함을 제공합니다.

이점 5: 명확한 조직 및 버전 관리

한 설문조사에 따르면 팀원 중 33%가 일상 업무에서 문서 버전 관리에 문제가 있는 것으로 나타났습니다. 지속적으로 서로 파일을 보내면 최신 버전을 찾는 것이 정말 어려울 수 있습니다. 문서 관리 시스템에서는 모든 편집 및 수정 사항을 추적할 수 있고, 사람들은 동일한 문서에서 동시에 작업할 수 있으며, 항상 문서 기록을 확인하고 최신 버전에 액세스할 수 있습니다. 필요한 것이 무슨 일이 있어도 항상 거기에 있다는 마음의 평화를 제공합니다.

문서 관리 시스템에는 어떤 기능이 있어야합니까?

문서 관리 시스템에는 여러 유형이 있지만(잠시 후에 다루겠습니다) 이러한 도구에는 표준으로 포함되어야 하는 몇 가지 기능이 있습니다. 이들 요소는 모든 산업에서 매우 중요하므로 산업과 팀에 적합한 솔루션을 선택할 때 이러한 요소가 항상 존재해야 합니다.

검색 기능

작성된 지 얼마나 됐든, 프로젝트/작업이 완료됐든 안 끝났든, 필요한 문서를 즉각적이고 빠르게 찾는 것이 중요합니다. 문서 관리 시스템에는 필요한 파일을 분류하고 참조할 수 있는 기능과 함께 우수한 검색 기능이 있어야 합니다.

통제된 접근

문서 관리 솔루션은 디지털 환경에서 외부인이 특정 문서에만 접근할 수 있도록 허용하고 제어할 수 있는 권한을 제공해야 합니다. 권한은 쉽게 설정되어야 일부 파일은 안전하게 유지되고 다른 파일은 특정 사용자가 액세스할 수 있습니다.

클라우드 및 레거시 시스템 통합

문서를 빠르고 쉽게 검색하고 항상 최신 버전을 유지하는 것은 훌륭하지만 더욱 가치 있는 것은 모든 잘 알려진 레거시 시스템, 기술 스택 및 협업 도구와의 통합을 제공하는 기능입니다. 클라우드 통합은 문서를 안전하게 저장하고, 항상 정보를 보호하며, 쉽게 고정하고 공유하는 등 다양한 기능을 제공합니다. А 클라우드 기반 DMS는 또한 글로벌 팀(원격 또는 분산)이 의사소통하고 원활하게 협력할 수 있도록 하여 프로세스에서 많은 시간을 절약합니다.

모바일 버전

문서 관리 시스템은 모바일 액세스를 위한 옵션을 제공해야 한다고 해도 과언이 아닙니다. 이를 통해 팀은 이동 중에도 유연성을 확보하고 최신 상태를 유지할 수 있으며, 대부분의 사람들이 항상 데스크탑에서 작업하더라도 이동 중에도 문서에 액세스할 수 있습니다(무언가 확인, 검토, 승인, 긴급 사항 검토). 변경 등)은 있으면 정말 좋은 기능입니다.

편집, 저장, 공유

문서 관리 시스템에 저장되는 모든 문서는 공동 작업, 편집을 위해 액세스할 수 있어야 하며 DMS 내에 쉽게 저장되고 다양한 방법으로 공유되어야 합니다. 한 곳에서 문서를 자유롭게 수정할 수 있는 문서 관리 시스템을 확보하여 특정 프로젝트의 맥락에서 아무것도 손실되지 않도록 하는 것은 항상 좋은 생각입니다.

문서 관리 시스템의 3가지 유형

문서 관리 시스템의 세계에서는 그러한 솔루션이 무엇을 의미하는지에 대한 많은 용어와 정의를 접하게 될 것입니다. DMS에 대해 이야기할 때 어떤 의미인지 더 잘 이해하기 위해 가장 널리 사용되는 세 가지 유형의 문서 관리 시스템을 살펴보겠습니다.

콘텐츠 관리 시스템

이러한 유형의 문서 관리 시스템은 컨텐츠 생성, 수정, 구성 및 적절한 사람들과 공유하는 컨텐츠에 중점을 둡니다. 마케팅 캠페인, 이벤트 관리 및 스마트 카피 및 자산 사용과 관련된 기타 종류의 프로젝트에서 이러한 유형의 시스템은 매우 중요합니다. 콘텐츠는 어느 팀, 어느 부서에서나 가장 중요한 요소 중 하나이므로 해당 콘텐츠의 영향을 분석할 수 있는 분석 도구에 대해 생각하는 것도 중요합니다.

워크플로우 관리 시스템

이러한 유형의 문서 관리 시스템은 문서가 작업을 충족하는 곳입니다. 추적 가능한 작업을 각 문서로 구성하고 프로젝트, 팀 또는 작업 공간을 특정 파일과 연결하는 기능은 워크플로에서 진정한 이점을 제공합니다. 이를 통해 다양한 팀 구성원에게 작업을 할당하고 마감일을 지정하며 프로젝트 진행 상황을 확인할 수 있습니다.

엔터프라이즈 콘텐츠 관리

많은 조직에서는 문서와 마찬가지로 데이터도 중요한 부분을 차지합니다. 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시스템은 해당 데이터를 통합하고 분석하여 다음 단계에 대한 통찰력과 아이디어를 제공합니다. 시각화 옵션과 데이터 대시보드 구축 기능도 중요한 컨텍스트를 제공하고 데이터 분석을 한 단계 더 발전시킵니다.

이러한 모든 주요 유형의 문서 관리 시스템은 조직을 흐름으로 이끌 수 있습니다. 이러한 기능을 단일 솔루션에 결합하면 문서 작성의 혼란을 종식시킬 수 있습니다. 그럼 귀하의 필요와 사용 사례에 맞는 문서 관리 시스템을 선택하는 가장 좋은 방법을 간단히 살펴보겠습니다.

문서 관리 시스템을 선택하는 방법

팀과 회사에 적합한 문서 관리 시스템을 선택하려면 모든 비즈니스 요구 사항을 충족하기 위해 고려해야 할 몇 가지 사항이 있습니다. 문서 관리 시스템을 선택할 때 염두에 두어야 할 몇 가지 고려 사항은 다음과 같습니다.

중앙 협업 기능

문서 관리 시스템은 팀이 언제 어디서나 모든 파일을 작업할 수 있도록 중앙 집중식 액세스 제어를 제공해야 합니다. 공동 작업 기능을 사용하면 팀이 서로 다른 시간대에 있을 때 독립적으로 작업하고 문서를 공동 수정하고 의사소통할 수 있습니다.

상황별 채팅 기능

문서 관리 시스템에 문서의 맥락에서 바로 토론할 수 있는 옵션이 있는 경우. 채팅 기능을 사용하면 프로젝트에서 서로 다른 기능을 수행하고 작업에 동일한 파일을 사용하는 팀 구성원 간에 더 많은 협업이 가능해집니다.

분류 기능

좋은 문서 관리 시스템은 모든 수준에서 프로젝트, 팀별로 문서를 지정하므로 체계적이고 광범위한 조직과 순서가 있습니다.

기타 시스템 통합 기능

이미 언급한 것처럼 문서 관리 시스템은 다른 프로그램과 완벽하게 "대화"해야 하며 파일 및 작업 흐름에 대한 더 넓은 범위의 옵션을 허용하는 통합 기능을 갖추고 있어야 합니다.

데이터 분석 기능

문서를 보고 문제 없이 분석에 사용해야 합니다. 따라서 Excel 시트, 캠페인 결과 등에 대한 데이터 분석 기능은 더 많은 통찰력을 제공하여 회사가 올바른 결정을 내릴 수 있도록 하고 시간이 지나면 비즈니스에 더 큰 수익을 가져다 줄 것입니다.

Slingshot으로 문서 관리 촉진

팀 및 문서 관리를 위한 올인원 솔루션인 Slingshot 파일, 데이터 및 토론 모두에 대해 최고 수준의 협업을 제공합니다. 고급 프로젝트 및 회사 파일 관리, 채팅 및 데이터 분석을 통합하고 다양한 결합 기능 덕분에 모든 비즈니스 또는 산업에 품질을 제공합니다.

• Slingshot 사용하면 기업은 작업 추적, 관리 및 문서 저장을 기대할 수 있을 뿐만 아니라 비즈니스 인텔리전스 도구 로서 앱이 대시보드 및 분석을 제공하고 팀이 의미 있는 방식으로 데이터에 연결하는 데 도움이 됩니다.
• Slingshot 팀의 계획 도구로 사용되어 소유권과 작업 분할을 돕고 매일 모든 진행 상황을 추적할 수 있습니다.
• 작업을 분할하고 캠페인 전반에 걸쳐 모든 문제나 블록을 감시하여 프로젝트 관리를 혁신합니다.
• 모든 것을 한 곳에 보관하는 Slingshot 필요한 모든 문서를 위한 클라우드 기반 AI 주입 허브이므로 팀이 모든 시간대에서 효율적으로 협업하고 항상 최신 업데이트된 파일에 액세스할 수 있습니다.

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