7 Dicas para Melhorar a Produtividade e Alinhamento de Equipes Remotas

Tudo mudou em março de 2020, com a mudança massiva de todo o pessoal possível para trabalho remoto devido às medidas de COVID-19. O modelo sem precedentes cortou todos os laços com o local de trabalho físico para muitas pessoas, e todos precisavam se adaptar da noite para o dia. Hoje, mais de um ano depois, muitas pessoas ainda trabalham em casa ou de uma forma híbrida – usando apenas parcialmente os espaços de escritório.

Nossas salas de estar agora são onde nossas estações de trabalho ficam, fazemos pausas na cozinha ou na varanda, e nos conectamos aos nossos colegas através de aplicativos de chat e colaboração.

Ainda mais – alguns dos profissionais que mudaram de local de trabalho durante a pandemia nunca viram seu time pessoalmente – apenas online. Esse é o novo normal que as organizações precisaram se ajustar globalmente. E como é esperado que o trabalho remoto continue por muito tempo, a questão sobre como manter a produtividade alta ou até aumentá-la durante esse período é muito compreensível. Então continue lendo para descobrir como você pode alcançar isso facilmente para sua equipe e organização.

O que é uma Equipe Remota?

Equipes remotas são aquelas que atualmente trocaram o espaço físico do escritório pela sua casa e estão trabalhando sem estarem fisicamente presentes para reuniões semanais, sessões de brainstorm e qualquer outro tipo de cooperação em equipe.

No início dessa grande mudança (que aconteceu com pouco ou nenhum aviso) muitos pensavam que seria por pouco tempo apenas e temporário – de acordo com esta pesquisa da Deloitte, 31% dos empregadores achavam que suas equipes retornariam presencialmente em algum momento de 2020 e 30% – na primeira metade de 2021.

Agora é seguro dizer que o trabalho remoto está aqui para ficar de uma forma ou de outra. Para muitos, a combinação entre trabalhar de casa e passar um tempo no escritório será o modelo mais desejado.

E embora a maioria das empresas esteja regularmente verificando quais são as atitudes em relação ao retorno ao escritório entre os colaboradores, conforme o mundo muda lentamente para a reabertura, muitas pessoas não querem que o trabalho remoto acabe. De acordo com a FlexJobs, incríveis 51% das pessoas entrevistadas disseram que "definitivamente" procurariam um novo emprego se não conseguissem continuar com o trabalho remoto em sua função atual, 65% disseram que queriam continuar trabalhando totalmente remotamente após a pandemia e 33% optaram pelo arranjo de trabalho híbrido. Com certeza há algo cativante sobre a liberdade e flexibilidade que as equipes de trabalho remoto têm. Portanto, é lógico que as organizações precisem encontrar uma forma não apenas de manter todos felizes, mas de manter a produtividade em alta e em uma trajetória sempre ascendente.

Como Gerenciar Equipes Remotas

Antes do "novo normal", cada equipe tinha verdadeiro contato – ocupávamos os mesmos espaços e éramos capazes de sentar e conversar uns com os outros, fazer brainstorm, verificar o progresso de projetos e tarefas e fazer o controle de danos quando necessário. Times e gerentes estavam no mesmo ambiente, levando finalmente a boa visibilidade e produtividade diária. Isso era antes – mas agora as coisas são diferentes. Gerenciar equipes remotas se tornou uma necessidade para a qual muitos líderes de equipe e gerentes não estavam preparados. Os desafios incluem:

• Incapacidade de supervisionar pessoalmente
• Falta de acesso a informações sobre o progresso de projetos ou tarefas
• Desconexão das necessidades e perspectivas da equipe
• Tempo de resposta mais lento e problemas com gestão de tempo

Ainda assim, todos os desafios e obstáculos podem ser superados com algumas práticas de gestão básicas que cada equipe pode implementar para que os gerentes tenham uma boa visão geral.

Aqui estão algumas dicas de produtividade do trabalho remoto para executar uma boa gestão de equipe remota.

• Enfatize a comunicação – durante este período remoto, os gerentes devem continuar se comunicando com suas equipes com a mesma frequência e profundidade que faziam quando estavam no escritório. Essa comunicação pode ocorrer através de um canal preferido – e-mail, chamadas (com vídeo ou não) e chat com frequência.

• Use boas ferramentas de colaboração – a tecnologia é mais que uma amiga durante esse tempo, é a linha de vida da sua equipe. Então escolha a ferramenta que proporcionará à sua equipe a capacidade de se manter conectada, compartilhar recursos, comunicar-se e manter cada um atualizado sobre suas tarefas contínuas diariamente.

• Mantenha as reuniões inteligentes – é bom ter um tempo de reunião equilibrado e reuniões mais longas apenas para as coisas realmente importantes. Para coisas menores, você pode criar o hábito de ter uma huddle online de 15 minutos para manter um controle. É uma boa ideia gravar e compartilhar certas reuniões também.

• Foque nos resultados – mantendo um bom controle de todas as tarefas e tendo boa comunicação e visibilidade do progresso, os gerentes têm seus olhos nos resultados e sabem com precisão o que é bem-sucedido e o que não é. Ao não tentar microgerenciar o tempo da sua equipe remota, horas trabalhadas, etc., apenas acompanhe o trabalho realizado. Isso é especialmente valioso quando a equipe está distribuída em diferentes locais.

• Tenha confiança e responsabilidade juntas – enquanto a equipe é remota, muitos gerentes são tentados a microgerenciar e observar constantemente por cima do ombro deles, ainda que virtualmente. Trabalhadores fortes prosperam quando seus líderes confiam neles. Então estabeleça expectativas e acompanhe (melhor através de uma ferramenta), mas evite inspeções desnecessárias.

Seguindo essas dicas, os gerentes se estabelecem para um bom equilíbrio com sua equipe remota, pois destacam os requisitos principais para que a gestão remota seja bem-sucedida. A equipe remota ainda precisa da atenção do gerente, mas de forma diferente, oferecendo estabilidade e flexibilidade ao mesmo tempo.

Trabalhadores Remotos São Mais Produtivos?

Esta é provavelmente a maior pergunta de organizações cujas equipes continuam trabalhando remotamente bem dentro de 2021. No recente relatório The Future of Remote Work, 32% dos gerentes disseram que a produtividade nas equipes aumentou com a mudança para remoto. Um relatório CIPD de abril deste ano mostra que os empregadores são menos propensos a dizer que o aumento do trabalho em casa diminuiu a produtividade (23%) e 38% dos empregadores dizem que a produtividade permaneceu a mesma (inalterada desde junho de 2020).

O debate sobre produtividade é animado e muitas empresas tentam medir a produtividade rotineiramente para avaliar o que o trabalho remoto está fazendo a ela. Um estudo baseado em UK do ESRC mostra que 54% dos trabalhadores dizem que agora estão fazendo muito mais "por hora" comparado aos tempos pré-confinamento. Quase 90% afirmam que a produtividade é mantida. E outra pesquisa mostra que as pessoas são igualmente produtivas em casa e no escritório.

Ainda assim, com todos os resultados multidirecionais, os empregadores permanecem preocupados com como a produtividade em seu negócio se manterá se o trabalho remoto continuar indefinidamente.

E com muitas pessoas negando as restrições de um local físico, tendo encontrado a liberdade da flexibilidade, pode haver um conflito no futuro em que os empregadores possam tentar forçar suas equipes a voltar ao escritório.

Qualquer que seja o caso, certos riscos podem baixar o nível de produtividade das equipes remotas, tais como:

• Tendências de esgotamento – houve um estudo pela plataforma global de emprego online Monster que mostrou que o trabalho remoto adicionou estresse e esgotamento, bem como trabalho extra – e o esgotamento facilmente leva a menor produtividade

• Perda de comunicação – para equipes que precisam ser unidas em seus projetos, em desenvolvimento, vendas ou trabalho criativo, há um risco de perder conexão e ter discrepâncias no resultado, prazos perdidos e perda geral de contato diário, especialmente se não houver uma boa ferramenta de colaboração presente

• Distrações durante as horas de trabalho – embora isso não seja verdade para todos, uma grande porcentagem de pessoas é incapaz de trabalhar sozinha em um quarto quando está em casa e tem a distração de animais de estimação, cônjuges e filhos ao redor

Para se antecipar a esses perigos, muitas empresas agora estão ativamente tentando medir a produtividade de seus trabalhadores remotos e contrariar ativamente.

Como Medir a Produtividade de Trabalhadores Remotos

Equipes remotas ainda são esperadas a entregar resultados – é o que as empresas conhecem em seu núcleo e provavelmente uma de suas maiores preocupações desde o início da pandemia. Existem várias maneiras boas de medir precisamente isso – a produtividade que os trabalhadores remotos mostram e os resultados que eles realizam. Isso não é apenas bom para a paz de espírito dos gerentes e da organização como um todo, mas para ver o roadmap para objetivos futuros e oportunidades de melhorias. Então aqui estão algumas maneiras através das quais você pode medir a produtividade no curto e longo prazo.

• Tenha visibilidade sobre as tarefas – Acompanhe a saída e o tempo para conclusão de tarefas, depois compare com a referência para estimar e ter uma visão geral dos prazos e acompanhar o progresso facilmente através de um software

• Boa comunicação remota – sua equipe precisa estar em um lugar virtualmente assim como estavam em um lugar fisicamente antes da pandemia – então certifique-se de ter uma ferramenta de comunicação e colaboração que seja confortável. E para gerentes, essa continua sendo a melhor forma de acompanhar o engajamento da equipe

• Compartilhamento online e gestão de arquivos – ter tudo à mão sempre é inestimável quando sua equipe está trabalhando remotamente e aumenta a produtividade com tempo e esforço economizados

• Colaboração online – certifique-se de sempre ver o engajamento e a atividade em cada projeto, sem desperdiçar tempo precioso em reuniões longas; colaboração online é sobre transparência, a capacidade de discutir questões e ideias tudo em um lugar e bom feedback

• Aumente a transparência, não a vigilância – certifique-se de ter uma boa visão geral de todos os prazos, eventos, engajamento e progresso e acompanhe isso, não o tempo que sua equipe fica online e quando eles fazem o trabalho

Ao aproveitar a tecnologia e ter opções para uma mudança rápida de direção quando necessário, a produtividade nas equipes remotas continuará crescendo ao longo do tempo.

7 Dicas para Melhorar a Produtividade de Equipes Remotas: Os Benefícios de um Aplicativo Tudo em Um

Com equipes que não necessariamente trabalham no mesmo lugar, ser produtivo depende muito do software de colaboração que elas usam. Mas ter que constantemente alternar entre mais de um aplicativo diariamente pode ser cansativo e resultar em perda de produtividade. Uma solução tudo em um como o Slingshot é a resposta para resolver o caos desses obstáculos que geralmente resultam em tempo valioso perdido.

Então aqui estão 7 dicas para melhorar a produtividade de equipes remotas usando um aplicativo de colaboração tudo em um em vez de múltiplas ferramentas.

1. Mantenha todos os arquivos em um só lugar – como dissemos, alternar entre múltiplas ferramentas resulta em perda de tempo e distração – é muito melhor dedicar tempo e esforços para colaborar em um único lugar e manter todos os arquivos lá. Através de aplicativos como Slingshot, seus provedores de nuvem são integrados no aplicativo, permitindo o upload e/ou vinculação a qualquer arquivo – para que cada membro da equipe tenha acesso aos arquivos mais recentemente atualizados em nível de tarefa

2 Unifique a função de chat com dados – a maioria das equipes remotas precisa depender de dados diariamente, especialmente quando o acompanhamento do progresso e gerenciamento de campanhas é necessário. Com um aplicativo tudo em um, os membros da equipe podem discutir ideias e problemas sem alternar e ao mesmo tempo usar análise de dados para fazer decisões baseadas em dados.

3 Tenha insights prontos em qualquer momento – se olharmos para Slingshot em suas características de aplicativo de colaboração, ele essencialmente pode servir como central de gerenciamento de projetos, conectando todos os insights necessários para sua equipe – acompanhamento de tarefas, prazos, resultados de campanhas pagas, progresso do projeto e discussões no contexto

4 Organização rápida sem interrupções – mantendo documentos-chave e briefs de projeto em destaque, a organização de equipes remotas acontece rapidamente e sem problemas, enquanto ao mesmo tempo as pessoas podem obter insights rápidos sobre o timing das campanhas, ter conteúdo pronto, encontrar bloqueadores e abrir caminhos para o sucesso sem a necessidade de vasculhar o caos

5 Tenha boa colaboração entre equipes – certifique-se de que o alinhamento entre departamentos (por exemplo, vendas e marketing) esteja presente o tempo todo, rastreando métricas, KPIs e tendo todos os recursos em um lugar, mapeando cronogramas, colaborando em ROI, rastreando o orçamento, etc.

6. Garanta excelente gerenciamento de projetos – se você escolher um aplicativo com fortes componentes de business intelligence fornecendo painéis de controle e análises, e recursos de gerenciamento de projeto, você pode garantir que qualquer problema ou bloqueio seja tratado no mesmo instante ou até mesmo antes que aconteça

7. Direção clara sobre expectativas e responsabilidade – dentro de cada tarefa, é bom ter uma linha do tempo de todo o processo do início ao fim, todos os arquivos disponíveis, brief, discussões e direções claras, sem necessidade de múltiplas iterações

Trabalho em equipe remoto obviamente está aqui para ficar, então cada boa equipe merece a chance de não apenas permanecer boa, mas prosperar e ser ótima.