7 dicas para melhorar a produtividade e o alinhamento em equipes remotas

Tudo isso mudou em março de 2020, com a mudança massiva de todo o pessoal possível para trabalhar remotamente devido às medidas da COVID-19. O modelo sem precedentes cortou todas as amarras ao local de trabalho físico para muitas pessoas, e todos precisaram se adaptar da noite para o dia. Hoje, mais de um ano depois, muitos ainda trabalham em casa ou de forma híbrida — usando apenas parcialmente os espaços de escritório.

Nossas salas de estar agora são nossos postos de trabalho, fazemos pausas na cozinha ou no terraço e nos conectamos com nossos colegas de trabalho por meio de aplicativos de bate-papo e colaboração.

Ainda mais – algumas das pessoas que mudaram de local de trabalho durante a pandemia nunca viram sua equipe pessoalmente – apenas online. Este é o novo normal ao qual as organizações precisaram se ajustar globalmente. E como é esperado que o trabalho remoto continue para muitos, a questão de como manter a produtividade alta ou até mesmo aumentá-la durante este período é muito compreensível. Então continue lendo para descobrir como você pode conseguir isso facilmente para sua equipe e organização.

O que é uma equipe remota?

Equipes remotas são aquelas que atualmente trocaram o espaço do escritório por suas próprias casas e estão trabalhando sem estar fisicamente presentes para reuniões semanais, sessões de brainstorming e qualquer outro tipo de cooperação em equipe.

No início dessa grande mudança (que aconteceu com pouco ou nenhum aviso), muitos pensaram que seria apenas por um curto período e temporário. De acordo com esta pesquisa da Deloitte, 31% dos empregadores achavam que suas equipes retornariam ao trabalho presencial em algum momento de 2020 e 30% no primeiro semestre de 2021.

Agora é seguro dizer que o trabalho remoto veio para ficar de uma forma ou de outra. Para muitos, a combinação entre trabalhar em casa e passar algum tempo no escritório será o modelo mais desejado.

E embora a maioria das empresas esteja verificando regularmente quais são as atitudes em relação ao retorno ao escritório entre os trabalhadores, à medida que o mundo lentamente se move em direção à reabertura de tudo, muitas pessoas não querem que o trabalho remoto acabe. De acordo com a FlexJobs, impressionantes 51% das pessoas entrevistadas disseram que "absolutamente" procurariam um novo emprego se não pudessem continuar o trabalho remoto em sua função atual, 65% disseram que queriam continuar trabalhando totalmente remotamente após a pandemia e 33% optaram pelo arranjo de trabalho híbrido. Com certeza há algo cativante sobre a liberdade e a flexibilidade que as equipes de trabalho remoto têm. Portanto, é lógico que as organizações precisam encontrar uma maneira não apenas de manter todos felizes, mas a produtividade aumentando e em uma trajetória cada vez maior.

Como gerenciar equipes remotas

Antes do “novo normal”, cada equipe tinha contato verdadeiro – ocupávamos os mesmos espaços e podíamos sentar e conversar uns com os outros, fazer brainstorming, verificar o progresso de projetos e tarefas e fazer controle de danos quando necessário. Equipes e gerentes estavam no mesmo ambiente, levando, em última análise, a uma boa visibilidade e produtividade diária. Isso era antes – mas agora as coisas são diferentes. Gerenciar equipes remotas se tornou uma necessidade para a qual muitos líderes de equipe e gerentes não estavam prontos. Os desafios incluem:

• Incapacidade de supervisionar pessoalmente
• Falta de acesso a informações sobre o andamento de projetos ou tarefas
• Desconexão das necessidades e perspectivas da equipe
• Tempo de resposta mais lento e problemas com gerenciamento de tempo

Ainda assim, todos os desafios e obstáculos podem ser superados com algumas práticas básicas de gestão que cada equipe pode implementar para que os gerentes tenham uma boa visão geral.

Aqui estão algumas dicas de produtividade no trabalho remoto para executar uma boa gestão de equipe remota.

• Enfatize a comunicação– durante esse período remoto, os gerentes devem continuar a se comunicar com suas equipes com a mesma frequência e profundidade que faziam quando estavam no escritório. Essa comunicação pode acontecer por meio de um canal preferencial – e-mail, chamadas (com vídeo ou não) e chat e frequentemente.

• Use boas ferramentas de colaboração– a tecnologia é mais do que sua amiga durante esse período, é a tábua de salvação da sua equipe. Então, escolha a ferramenta que dará à sua equipe a capacidade de permanecer conectada, compartilhar recursos, comunicar-se e manter-se atualizada sobre suas tarefas em andamento diariamente.

• Mantenha as reuniões inteligentes– é bom ter um tempo de reunião equilibrado e ter reuniões mais longas apenas para as coisas realmente importantes. Para coisas menores, você pode criar o hábito de ter um huddle online de 15 minutos, para manter o controle. É uma boa ideia gravar e compartilhar certas reuniões também.

• Foco nos resultados– ao manter um bom controle de todas as tarefas e ter boa comunicação e visibilidade do progresso, os gerentes ficam de olho nos resultados e sabem precisamente o que é bem-sucedido e o que não é. Ao não tentar microgerenciar o tempo da sua equipe remota, horas trabalhadas, etc., apenas siga o controle do trabalho feito. Isso é especialmente valioso quando a equipe está espalhada por diferentes locais.

• Tenha confiança e responsabilidade juntos– enquanto a equipe está remota, muitos gerentes são tentados a microgerenciar e olhar por cima do ombro constantemente, embora virtualmente. Trabalhadores fortes prosperam quando seus líderes confiam neles. Então, defina expectativas e acompanhe (melhor por meio de uma ferramenta), mas fique longe de inspeções desnecessárias.

Seguir essas dicas configura os gerentes para um bom equilíbrio com sua equipe remota, uma vez que elas destacam os principais requisitos para que o gerenciamento remoto seja bem-sucedido. A equipe remota ainda precisa da atenção de um gerente, mas de forma diferente, fornecendo estabilidade e flexibilidade ao mesmo tempo.

Trabalhadores remotos são mais produtivos?

Esta é provavelmente a maior questão de organizações cujas equipes continuam trabalhando remotamente até 2021. No recente relatório The Future of Remote Work, 32% dos gerentes disseram que a produtividade nas equipes realmente aumentou com a mudança remota. Um relatório do CIPD de abril deste ano mostra que os empregadores são menos propensos a dizer que o aumento do trabalho em casa diminuiu a produtividade (23%) e 38% dos empregadores dizem que a produtividade permaneceu a mesma (inalterada desde junho de 2020).

O debate sobre produtividade é animado e muitas empresas tentam medir a produtividade rotineiramente para avaliar o que o trabalho remoto está fazendo com ela. Um estudo do ESRC, sediado no Reino Unido, mostra que 54% dos trabalhadores dizem que estão fazendo agora muito mais “por hora” em comparação com os tempos pré-lockdown. Quase 90% afirmam que a produtividade é mantida. E outra pesquisa mostra que as pessoas são igualmente produtivas em casa e no escritório.

Ainda assim, com todos os resultados multidirecionais, os empregadores continuam preocupados sobre como a produtividade em seus negócios será mantida se o trabalho remoto continuar indefinidamente.

E com muitas pessoas negando as restrições de um local físico, tendo encontrado a liberdade da flexibilidade, pode haver um conflito no futuro, pois os empregadores podem tentar forçar sua equipe a retornar ao escritório.

Seja qual for o caso, certas armadilhas podem diminuir o nível de produtividade das equipes remotas, como:

• Tendências de esgotamento– houve um estudo da plataforma global de emprego online Monster que mostrou que o trabalho remoto aumentava o estresse e o esgotamento, assim como as horas extras – e o esgotamento leva facilmente à diminuição da produtividade

• Perda de comunicação– para equipes que precisam ser unidas em seus projetos, no desenvolvimento, nas vendas ou no trabalho criativo, há o risco de perder a conexão e ter discrepâncias no resultado, prazos perdidos e perda geral de contato diariamente, especialmente se não houver uma boa ferramenta de colaboração presente

• Distrações durante o horário de trabalho– embora isso não seja verdade para todos, uma grande porcentagem de pessoas não consegue trabalhar sozinha em uma sala quando está em casa e tem a distração de animais de estimação, cônjuges e filhos por perto

Para se antecipar a esses perigos, muitas empresas agora estão tentando medir ativamente a produtividade de seus funcionários remotos e combatê-los ativamente.

Como medir a produtividade de trabalhadores remotos

Ainda se espera que equipes remotas entreguem resultados – é o que as empresas sabem em seu âmago e provavelmente uma de suas maiores preocupações desde o início da pandemia. Existem várias boas maneiras de medir exatamente isso – a produtividade que os trabalhadores remotos mostram e os resultados que eles realizam. Isso não é bom apenas para a paz de espírito dos gerentes e da organização como um todo, mas para ver o roteiro para metas futuras e oportunidades de melhoria. Então, aqui estão algumas maneiras pelas quais você pode medir a produtividade no curto e longo prazo.

• Tenha visibilidade sobre as tarefas– Acompanhe a produção e o tempo de conclusão das tarefas, depois compare com o benchmark para estimar e ter uma visão geral das datas de vencimento e acompanhar o progresso facilmente por meio de um software

• Boa comunicação remota– sua equipe precisa estar em um lugar virtualmente, assim como estava em um lugar fisicamente antes da pandemia – então certifique-se de ter uma ferramenta de comunicação e colaboração que a torne confortável. E para os gerentes, esta continua sendo a melhor maneira de rastrear o engajamento da equipe

• Compartilhamento on-line e gerenciamento de arquivos– ter sempre tudo à mão é inestimável quando sua equipe está trabalhando remotamente e aumenta a produtividade com economia de tempo e esforço

• Colaboração online– certifique-se de que você sempre vê o engajamento e a atividade em cada projeto, sem desperdiçar tempo precioso em longas reuniões; a colaboração online é sobre transparência, a capacidade de discutir questões e ideias em um só lugar e um bom feedback

• Aumente a transparência, não a vigilância– certifique-se de ter uma boa visão geral de todas as datas de vencimento, eventos, engajamento e progresso e acompanhe isso, não o tempo que sua equipe gasta online e quando eles fazem o trabalho

Ao aproveitar a tecnologia e ter opções para uma rápida mudança de direção quando necessário, a produtividade em equipes remotas continuará crescendo com o tempo.

7 dicas para melhorar a produtividade da equipe remota: os benefícios de um aplicativo tudo-em-um

Com equipes que não necessariamente trabalham no mesmo lugar, ser produtivo depende muito do software de colaboração que eles usam. Mas ter que alternar constantemente entre mais de um aplicativo diariamente pode ser cansativo e resultar em perda de produtividade. Uma solução completa como Slingshot é a resposta para resolver o caos desses obstáculos que geralmente resultam em tempo valioso perdido.

Então, aqui estão 7 dicas para melhorar a produtividade da equipe remota usando um aplicativo de colaboração completo em vez de várias ferramentas.

1. Mantenha todos os arquivos em um só lugar– como dissemos, alternar entre várias ferramentas resulta em perda de tempo e distração – é muito melhor dedicar tempo e esforços para colaborar em um só lugar e manter todos os arquivos lá. Por meio de aplicativos como Slingshot, seus provedores de nuvem são integrados ao aplicativo, permitindo o upload e/ou vinculação a qualquer arquivo – para que cada membro da equipe tenha acesso aos arquivos atualizados mais recentemente em um nível de tarefa

2 Una a função de chat com dados– a maioria das equipes remotas precisa depender de dados todos os dias, especialmente quando o rastreamento do progresso e o gerenciamento de campanhas são necessários. Com um aplicativo tudo-em-um, os membros da equipe podem discutir ideias e problemas sem alternar e, ao mesmo tempo, usar a análise de dados para tomar decisões baseadas em dados.

3 Tenha insights prontos a qualquer momento– se dermos uma olhada no Slingshot em suas características de aplicativo de colaboração, ele pode servir essencialmente como uma central de gerenciamento de projetos, conectando todos os insights necessários para sua equipe – rastreamento de tarefas, datas de vencimento, resultados de campanhas pagas, progresso do projeto e discussões no contexto

4 Organização rápida sem interrupções– ao manter documentos importantes e resumos de projetos em primeiro plano, a organização de equipes remotas acontece rapidamente e sem problemas, enquanto, ao mesmo tempo, as pessoas podem obter insights rápidos sobre o cronograma da campanha, ter conteúdo pronto, identificar obstáculos e limpar caminhos para o sucesso sem a necessidade de peneirar o caos

5 Tenha uma boa colaboração entre equipes– certifique-se de que o alinhamento entre os departamentos (por exemplo, vendas e marketing) esteja presente o tempo todo, monitorando métricas, KPIs e tenha todos os recursos em um só lugar, mapeie cronogramas, colabore no ROI, monitore o orçamento, etc.

6. Garanta uma excelente gestão de projetos– se você escolher um aplicativo com fortes componentes de inteligência empresarial que forneçam painéis e análises, e recursos de gestão de projetos, você pode ter certeza de que quaisquer problemas ou bloqueios sejam resolvidos imediatamente ou mesmo antes que aconteçam

7. Direção clara sobre expectativas e responsabilidade– dentro de cada tarefa, é bom ter um cronograma de todo o processo do início ao fim, todos os arquivos disponíveis, resumo, discussões e direções claras, sem necessidade de múltiplas iterações

O trabalho em equipe remoto obviamente veio para ficar, então toda boa equipe merece a chance não apenas de permanecer boa, mas também de prosperar e ser ótima.